Dampsoft-Blog: Checkliste für Praxisgründer

Die Gründerin und Zahnärztin Dr. Lilly Qualen teilt ihre Erfahrungen und entwickelt eine Checkliste für Praxisgründer in Kooperation mit Dampsoft. Die Wege in die Selbständigkeit mit einer eigenen Zahnarztpraxis sind so vielfältig wie die Gründerpersönlichkeiten selbst und deren beruflichen wie privaten Startbedingungen: Die eine übernimmt eine bestehende Praxis in der Stadt, der andere gründet komplett neu auf dem Land; eine spezialisiert sich auf Kinderzahnheilkunde, ein anderer ist eher zahnmedizinischer Allrounder. Viele Fragen stellen sich vor der Praxisgründung und immer wieder „Soll ich oder soll ich nicht?“. Für die Zahnärztin Dr. Lilly Qualen war es „am Ende eher eine Bauchentscheidung“, die sie vor wenigen Jahren – direkt nach der Assistenzzeit, mit gerade einmal 26 Jahren – ihre eigene Praxis in Niendorf an der Ostsee eröffnen ließ. Dort hatte sie die Möglichkeit, in einem neugebauten Ärztehaus eine Praxis ganz nach ihren eigenen Wünschen zu gestalten. Im Interview mit Maximilian Voigt, Ansprechpartner für Existenzgründer bei Dampsoft, spricht sie über ihre Erfahrungen und Herausforderungen, die erste Zeit als Chefin, „Work-Work-Life-Balance“ u.v.m..

Viele Wege führen zur eigenen Zahnarztpraxis

In der Zusammenarbeit von Dr. Lilly Qualen und Dampsoft entstand schnell die Idee von einer Checkliste „vom Praxisgründer für Praxisgründer“. Sie vermisste damals selbst den Austausch mit anderen jungen Kollegen und Gründern, und wird dafür heute oft nach ihren Erfahrungen gefragt. „Sie wünschen sich den Rat von jemandem, der direkte Gründungserfahrungen gemacht hat – und das nicht schon vor Jahrzehnten, sondern erst vor einigen Jahren“, berichtet Dr. Lilly Qualen. So ist eine Art Leitfaden entstanden, der sich an den wesentlichen Fragen orientiert, die sich jeder zunächst einmal selbst stellen kann: Von „Wie möchte ich mich in Zukunft als Zahnmediziner positionieren?“ über „Möchte ich von Anfang an komplett mein eigenes Ding machen?“ bis hin zu „Was benötige ich im Vorfeld, damit Patienten auf die Praxis aufmerksam werden?“ Dabei geht es zunächst um persönliche Ziele, Lebens- und Karrierepläne, im Weiteren um Vorstellungen zum Niederlassungskonzept, um Betriebswirtschaftliches, etwas konkreter zur Praxisausstattung und nicht zuletzt auch um Ideen zum späteren Praxisalltag. Die Antworten können und sollen vielfältig sein, um aus dem Luftschloss ein für sich und seine Patienten geeignetes Praxiskonzept zu entwickeln. „Diese Checkliste kann jedem nützlich sein, um seinen ganz eigenen Weg zu gehen“, so Dr. Lilly Qualen. „Soll ich oder soll ich nicht?“ kann sich am Ende nur jeder selbst beantworten. Die Checkliste für Praxisgründer liefert dafür eine kleine, aber nützliche Starthilfe.

Existenzgründung mit Dampsoft

Wer sich für die eigene Praxis entscheidet, dem bietet Dampsoft nicht nur schlaue Lösungen für das digitale Praxismanagement − von Anamnese und Aufklärung bis Verwaltung und Abrechnung −, sondern auch wertvolle Unterstützung durch langjährige Erfahrungen mit Praxisübernahmen und Neugründungen, persönlichen Ansprechpartnern, Events für Existenzgründer, ein Netzwerk aus starken Partnern u.v.m. Sprechen Sie uns an!

Im letzten Teil des Interviews mit Maximilian Voigt, Ansprechpartner für Existenzgründer bei Dampsoft, spricht Gründerin und Zahnärztin Dr. Lilly Qualen über Herausforderungen in Sachen Marketing, Personalsuche und Qualitätsmanagement auf ihrem Weg zur eigenen Praxis. Lesen Sie hier einen Auszug aus dem Interview, das in der „dentalfresh“ 4-2020 erschienen ist.

„Man sollte zu keinem Zeitpunkt das Gefühl haben müssen, alleine dazustehen.“

Dr. Qualen, nach welchen Kriterien haben Sie die Ausstattung Ihrer Praxis ausgewählt?

Es gibt die drei Grundkriterien „Kosten, Design und Funktionalität“, die jeder Zahnarzt bei der Anschaffung abwägen muss. Zunächst habe ich mich bei der Zahnärztekammer über alle baulichen und hygienischen Anforderungen informiert. Da gibt es Grundsätzliches, das man braucht, wie die Instrumentenaufbereitung. Hier darf man nicht am falschen Ende sparen, weshalb Gebrauchtgeräte für mich nicht infrage kamen. Andere Gerätschaften wie ein Anmischgerät müssen für mich nicht nagelneu sein, die funktionieren viele Jahrzehnte einwandfrei. Bei den Behandlungseinheiten ha-be ich auf meine Erfahrung zurückgegriffen: In der Universität hatten wir tolle Behandlungsstühle, die ich dann auch für meine eigene Praxis angeschafft habe. Dabei standen für mich Funktionalität und Design über den Kosten, denn hier sitzen meine Patienten und ich den ganzen Tag (…)

Stichwort „Mitarbeiter“: Wie sind Sie die Personalsuche angegangen?

Die Personalsuche war eine größere Herausforderung. Hier hat mir mein Netzwerk an Kollegen sehr geholfen. Ich weiß, dass ältere Kollegen früher Dutzende Bewerbungen bekamen und aussortieren konnten. Das ist heute nicht mehr so. Es muss definitiv daran gearbeitet werden, dass der Beruf der ZFA wieder attraktiver wird.

In Ihrer Praxis herrscht eine Du-Mentalität. Ist der freundschaftliche Umgang eine Stärke Ihres Teams?

Die Stärke eines Teams entsteht nicht dadurch, ob man sich duzt oder siezt. Das hat keinen Einfluss, wenn man menschlich miteinander klarkommt. Für mich war das Du eine ganz klare Sache, weil meine Mitarbeiterinnen genauso alt sind wie ich. Da wäre es mir komisch vorgekommen, wenn wir uns siezen. Ich brauche das auch nicht für mein Ego, dass ich die „Frau Dr.“ bin. Viel wichtiger als die Anrede ist der Umgang miteinander. Mittlerweile bekomme ich Initiativbewerbungen, weil die Helferinnen natürlich auch ihr Netzwerk haben und ein guter Arbeitsplatz sich schnell herumspricht (…)

Sie sind auf Instagram sehr präsent. Hatten Sie von Anfang an ein Marketingkonzept?

Nein, gar nicht. Wir haben uns eher auf Mund-zu-Mund-Werbung verlassen.

Das ist unterm Strich auch das Erfolgreichste, oder?

Das stimmt. Aber es kamen auch im zweiten Jahr noch neue Patienten, die sagten: „Ich wusste gar nicht, dass hier eine Praxis ist. Wenn ich das vorher gewusst hätte!“ Wir haben uns unseren Stand erarbeitet. Es gibt einen guten Internetauftritt, was wichtig ist, um gefunden zu werden. Dafür gibt es Experten, die sich um so etwas kümmern. Eine gute Website mit ansprechenden Bildern ist die halbe Miete, um in der Region gefunden zu werden.

Dann aber entschieden Sie sich, Social-Media-Kanäle zu nutzen. Warum?

Hier kann man besonders die jüngeren Generationen erreichen oder auch internetaffine Menschen. Man hat hier die Möglichkeit, einen persönlichen Eindruck der Praxis zu vermitteln, was so-wohl für die Patienten als auch für die Mitarbeitergewinnung von Vorteil ist. Auch für die Patientenbindung. Facebook sehe ich eher als informativen Kanal, auf dem ich zum Beispiel über Öffnungszeiten, neue Materialien oder Behandlungsspektren berichte. Instagram bietet Raum für Emotionales oder den Zahnarztalltag. Hier sehen die Patienten auch die persönliche Seite des Behandlers oder der Mitarbeiter. Aber auch ganz einfache Dinge: Wie sieht die Praxis aus? Wie ist die Stimmung dort? Man kann über Social Media viele Informationen transportieren, was zum Beispiel für Angstpatienten sehr hilfreich sein kann, denn sie haben die Möglichkeit, schon im Vorfeld einen Eindruck zu gewinnen. Auch wichtig finde ich den Input über Zahnmedizin, den wir über Social Media für Studierende oder Assistenzärzte weitergeben können. Kanäle wie Instagram sind ja auch keine Einbahnstraßen. Hier bilden sich Communities und es findet ein Austausch statt (…)

Haben Sie zum Abschluss einen ganz allgemeinen Tipp für Existenzgründer?

Das Wichtigste bei der Praxisgründung ist: Man sollte zu keinem Zeitpunkt das Gefühl haben, mit allem alleine dazustehen. Man kann alleine gründen, aber man sollte sich immer auch auf ein Back-up in Form von Businesspartnern, Kollegen oder Familie berufen. Ganz allein wird es nicht klappen. Man braucht einfach Unterstützung bei allen möglichen fachlichen und persönlichen Themen (…)

WEITERE INFORMATIONEN

(Quelle: Voigt, Maximilian, „Man sollte zu keinem Zeitpunkt das Gefühl haben müssen, alleine dazustehen“, Dentalfresh (Oemus Media AG), 16. Jahrgang, September 2020, Seite 32 bis 34, www.zwp-online.info)

Im ersten Teil des Interviews berichtete Dr. Lilly Qualen, wie sie mit gerade einmal 26 Jahren ins kalte Wasser gesprungen ist und ihre eigene Zahnarztpraxis ge­gründet hat. Seit ihrer Existenzgründung praktiziert sie erfolgreich in Niendorf/Timmen­dorfer Strand. Mit Maximilian Voigt, Ansprechpartner und Berater für Existenzgründer bei Dampsoft, spricht sie im zweiten Interview über Bedarfs- und Standortanalyse sowie rechtliche Herausforderungen und Finanzierungsfragen. Lesen Sie hier einen Auszug aus dem Interview, das in der „dentalfresh“ 3-2020 erschienen ist.

„Am Ende war es gut, dass ich mir alles selbst erarbeitet habe.“

Was waren für Sie die wichtigsten Pfei­ler bei der Existenzgründung?

Für mich war es extrem wichtig, ein sicheres Back-up zu haben: Kollegen, ehemalige Chefs, Freunde und Familie, die mein Vor­haben unterstützen. Wäre ich auf mich allein gestellt gewesen, hätte ich eher gezweifelt. Menschen, die mich unterstützt haben, mich daran erinnerten, warum ich das alles mache, waren genauso wichtig wie passende Räumlichkeiten, Liquidität, ein finanzieller Puffer, falls alle Stricke reißen, und ein klares Ziel vor Augen.

Sicherheit war also ein wichtiger Faktor. Worauf konnten Sie verzichten – und worauf definitiv nicht?

Worauf ich verzichten konnte, ist viel Urlaub, weil ich das tatsächlich gar nicht so sehr brauche. Natürlich brauche ich schon Ur­laub, aber ich sehne mich nicht so sehr da­nach. Dementsprechend hatte ich im ersten Jahr auch nur ganz wenig Freizeit. Worauf ich definitiv nicht verzichten kann, ist gutes Personal, das mich in meinem Vorhaben unterstützt. Das habe ich zum ersten Mal wirklich merken müssen, als eine Mitarbei­terin gegangen ist. Das ist aus meiner Sicht der Super-GAU. Generell kann ich also sagen: Ich verzichte lieber auf meine eigene Freizeit als auf ein gut eingespieltes Team. (…)

Was ist der Vorteil einer Neugründung im Gegensatz zu einer Praxisübernahme und wie wichtig ist die Standortanalyse?

Der größte Vorteil ist, dass alles, was in meiner Praxis steht, von mir persönlich aus­gesucht und teilweise schon erprobt wurde. Bei einer Praxisübernahme gibt es zwar schon einen Patientenstamm und eine Grundlage, aber auch Altlasten. Behand­lungsstühle, die vielleicht bald den Geist aufgeben, Zahnersatzgarantien und vieles mehr. Wenn bei mir etwas ausfällt, weiß ich genau, an wen ich mich zu wenden habe. Deshalb habe ich besonders darauf geach­tet, Anbieter aus der Region zu wählen, die bei Bedarf schnell erreichbar sind. Die Standortanalyse ist sehr wichtig. Ich habe zum Beispiel geschaut, wie viele Kollegen mit welchen Schwerpunkten sich in der Gegend niedergelassen haben. Wichtig ist auch die regionale Altersstruktur der Patienten, an der ablesbar ist, wie der Bedarf an Zahnärzten sich entwickeln könnte. Die Frage, die allem vorange­stellt ist: Was gibt der Standort her?

Rechtliches und Finanzen: Haben Sie hier externe Berater herange­zogen?

Ich habe alles selbst recherchiert oder mich durch Kollegen und mein Depot informiert. Das war teilweise sehr kompliziert, denn im Internet gibt es zum Beispiel keine Businessplan­vorlage zur Gründung einer Zahnarzt­praxis. Ich habe Zahlen im KZBV-­Jahrbuch recherchiert und versucht, alle Einnahmen und Ausgaben durch­zurechnen. Mein Bankberater brachte es gut auf den Punkt: ,,Es kann so lau­fen, es kann sich auch ganz anders entwickeln.“ Das ist halt das Risiko, das man tragen muss. Am Ende war es gut, dass ich mir alles selbst erarbeitet habe. So war ich gezwungen, mich detailliert mit meinem Profil, meinen Kompetenzen, meinem Konzept, den Risiken, den Markt- und Standort­analysen, aber auch mit Konkurren­zen und Zielgruppen wirklich ausei­nanderzusetzen. Das ist eine sehr gute Grundlage für alles Weitere.

WEITERE INFORMATIONEN

(Quelle: Voigt, Maximilian, „Am Ende war es gut, dass ich mir alles selbst erarbeitet habe“, Dentalfresh (Oemus Media AG), 16. Jahrgang, September 2020, Seite 46 bis 48, www.zwp-online.info)

In unmittelbarer Nachbarschaft des Kölner Doms fand am 18. September 2020 die Auftaktveranstaltung zu einer neuen Veranstaltungsreihe von Dampsoft speziell für Existenzgründer statt. „Gemeinsam auf Erfolgskurs“ heißt es in der Einladung des Softwareherstellers an junge Zahnmediziner, die den Weg in die Selbständigkeit antreten. Ganz gleich, ob der Schlüssel schon fest in der Hand oder die eigene Praxis noch ein Luftschloss ist — es empfiehlt sich als künftiger Gründer, sich frühzeitig mit der Praxisverwaltungssoftware auseinanderzusetzen. Das Kennenlern-Seminar „After Work“, das in unterschiedlichen deutschen Metropolen stattfindet, soll hierfür einen entspannten Rahmen schaffen aus interessanten Vorträgen erfahrener Referenten und zum Austausch unter gleichgesinnten Kollegen anregen.

DIGITALES PRAXISMANAGEMENT LIVE – VON DER ANAMNESE BIS ZUM FACTORING
Der Einladung ins 25Hours Hotel „The Circle“ in Köln sind Teilnehmer mit ganz unterschiedlichen Hintergründen gefolgt: Eine Zahnärztin startet Anfang 2021 mit der eigenen Praxis, zwei ihrer Kollegen sind noch auf der Suche nach geeigneten Räumlichkeiten, während andere bereits eine Praxisübernahme erfolgreich vollzogen haben und das bestehende Praxisverwaltungssystem umstellen möchten. Präsentiert wurden vom Dampsoft-Team das DS-Win, der bundesweit meist genutzten Zahnarztsoftware, und dessen elementare Funktionen. Auch konnten die Teilnehmer sich auf den iPads vor Ort selbst ein Bild von der Handhabung der Athena-App und den Vorteilen der digitalen Anamnese und Patientenaufklärung sowie von deren Anbindung an das DS-Win machen. Im Gastvortrag des Netzwerk-Partners, der BFS health finance GmbH, wurden die Mehrwerte des Factorings bzw. Outsourcings der Rechnungsstellung und des Mahnwesens erläutert sowie das Factoring Cockpit im DS-Win präsentiert. Kurzum: Am Ende hatten die Teilnehmer einen guten Einblick in das digitale Praxismanagement des Lösungsanbieters Dampsoft gewinnen können. Gekrönt wurde die Veranstaltung mit einem spektakulären Sonnenuntergang von der Dachterrasse der „Monkey Bar“.

VERANSTALTUNG VERPASST?
Kein Problem! Am Freitag, den 30. Oktober 2020 findet das nächste Kennenlern-Seminar statt. Dieses Mal in der maritimen Atmosphäre des 25Hours Hotels Hafencity in Hamburg. Weitere Termine und Orte sind in Planung.

 

OPTI Summerschool 2020: Dampsoft unterstützt junge Zahnärzte bei der Praxisgründung.

Bei welcher Fortbildung bekommt man zwischen zwei Vorträgen ein Fischbrötchen und wählt dann zwischen Hafen- oder Meerblick? In Damp an der Ostsee, wenn die OPTI Health Consulting GmbH zur alljährlichen „OPTI Summerschool“ einlädt. Was für Dampsoft quasi ein Heimspiel ist (unsere Firmenzentrale ist 5 km entfernt), ist für viele der knapp 100 teilnehmenden Zahnmediziner aus ganz Deutschland mit einer weiten Anreise verbunden und zugleich der Startpunkt zu einer spannenden Reise in die eigene Praxis .

FORTBILDUNG, FREIZEIT, NETZWERK

Am 3. August 2020 zeigte sich unser Heimathafen von seiner besten Seite: Strahlender Sonnenschein, blauer Himmel und hochsommerliche Temperaturen trafen auf die ebenso strahlenden Gesichter hochmotivierter junger Zahnmediziner. Es folgten fünf intensive Tage mit zahlreichen Vorträgen renommierter und erfahrener Speaker zu allgemeinen Themen aus dem Dental- und Gesundheitsmarkt sowie zum Praxismanagement und -marketing im Besonderen. In den Workshops hatten die Teilnehmer beste Gelegenheit tiefer in die Themen zur Praxisgründung einzutauchen. Ein abwechslungsreiches Programm aus Freizeitaktivitäten wie Stand-up-Paddling, Beachvolleyball, Radtour, Grillen am Strand u.v.m. boten reichlich Gelegenheit zum Kennenlernen, Austauschen und Feiern. Ein absolutes Highlight war für uns die Show des Mentalisten. Wer kam da nicht auf andere Gedanken?

Was für eine großartige Stimmung! Wir wünschen allen Teilnehmern, dass sie mit genau diesem positiven Spirit und Enthusiasmus in eine erfolgreiche Karriere oder gar in die eigene Praxis durchstarten. Als Partner stehen wir nicht erst mit unseren digitalen Lösungen zur Praxisverwaltung und Leistungsabrechnung bereit, sondern von Anfang an beratend und unterstützend durch langjährige Erfahrungen in der Begleitung zahlreicher Praxisneugründungen und -übernahmen, und nicht zuletzt mit einem starken Netzwerk. Wir waren in diesem Jahr zum 5. Mal bei der „OPTI Summerschool“ –  sind somit von Anfang an und immer wieder gerne dabei. Vielen Dank an das OPTI-Team für die hervorragende Organisation und die eindrucksvollen Erlebnisse!

Dr. Lilly Qualen eröffnete im April 2018 als damals jüngste Praxisgründerin – mit gerade einmal 26 Jahren – ihre eigene Zahnarztpraxis. Seitdem praktiziert Dr. Qualen erfolgreich in Niendorf/Timmendorfer Strand. „Die letzten zwei Jahre sind wie im Flug vergangen“, berichtet sie im Gespräch mit Maximilian Voigt, Ansprechpartner und Berater für Existenzgründer bei Dampsoft. Lesen Sie hier einen Auszug aus dem Interview, das im Juni 2020 in der „dentalfresh“ (Oemus Media AG) erschienen ist.

„Für mich ist eine reibungslos
funktionierende
Praxissoftware das Herzstück der Praxis.“

Dr. Qualen, können Sie uns kurz Ihre Praxisgründung schildern?

Der Zeitpunkt meiner Praxisgründung ergab sich eher zufällig. Ich bekam die Möglichkeit, meine Praxisräume in einem entstehenden Ärztehaus selbst mitzugestalten. Nach einigem Überlegen dachte ich: So eine Chance kommt nicht wieder! Am Ende war es eine Bauchentscheidung. Vom Richtfest über den ersten Termin mit der Bank bis hin zur Finanzierung passierte alles während meiner Assistenzzeit. Knapp ein Jahr vor Eröffnung war das Projekt in trockenen Tüchern. Zumindest auf dem Papier. Ich hatte so geplant, dass ich nach meiner Assistenzzeit noch genügend Ruhe finden würde, alle meine Pläne umzusetzen. Dann aber erkrankte mein Chef und ich vertrat ihn noch bis zum letzten Tag. Für mich hieß das: Ich habe viel nach Feierabend und an den Wochenenden gemacht, war oft auf der Baustelle vor Ort, da ich über jede Steckdose mitentscheiden durfte. Das war zwar alles sehr stressig, aber gleichzeitig ein toller Testlauf für mich als Chefin eines ganzen Teams.

Wann haben Sie begonnen, sich darüber zu informieren, was mit einer Existenzgründung einhergeht?

Richtig aktiv wurde ich ein Dreivierteljahr vor Praxiseröffnung. Ich unterhielt mich mit verschiedenen Banken und am Ende entschied ich mich dann für eine Bank, die bereits Praxisneugründungen be gleitet hat und deshalb auch das entsprechende Know-how besaß. Für mich ist es wichtig, starke Partner an meiner Seite zu haben. Den Businessplan habe ich zwei Wochen vor dem ersten Banktermin gemacht. Dafür habe ich im Internet recherchiert, wie das geht und welches Investitionsvolumen realistisch ist. Von der Bank erhielt ich dann außerdem eine Checkliste. Zusammen mit meinen Recherchen ergab das einen kleinen Fahrplan, an den ich mich gehalten habe. (…)

DAMPSOFT bietet mit Ihnen Unterstützung für potenzielle Existenzgründer an und initiiert einen regen gegenseitigen Austausch. Haben Sie selbst solche Netzwerk-Formate vermisst?

Ich hatte mein Staatsexamen mit 23 Jahren und war, nach der Assistenzzeit, dann die Erste, die eine Praxis gegründet hat. Daher konnten meine Kommilitonen eher von meiner Erfahrung profitieren. Natürlich wäre es schön gewesen, wenn auch ich einen Pool aus jungen Kollegen oder einen jungen Qualitätszirkel um mich gehabt hätte. Diesen habe ich erst später auf Instagram gefunden. Auf die Idee, hier nach Antworten zu suchen, war ich während der Planung meiner Selbstständigkeit nicht gekommen. Mittlerweile bekomme ich viele Fragen von Existenzgründern, die anstelle ihren Bankberater oder ihr Depot zu kontaktieren, mich befragen. Sie wünschen sich den Rat von jemandem, der direkte Gründungserfahrungen gemacht hat – und das nicht schon vor Jahrzehnten, sondern erst vor einigen Jahren. Durch meine Zusammenarbeit mit DAMPSOFT kann ich den Mehrwert meiner Erfahrungen anbieten und ausbauen – dabei stehe ich als junge Praxisgründerin für Fragen und Antworten zur Verfügung und DAMPSOFT als Lösungsanbieter für die Verwaltung und Abrechnung in Zahnarztpraxen.

Wie wichtig ist für Sie eine Praxissoftware wie DS-Win?

Für mich ist eine reibungslos funktionierende Praxissoftware das Herzstück der Praxis. Wenn sie ausfällt, liegt in der Praxis alles brach. Bei uns läuft alles volldigitalisiert: DAMPSOFT ist für mich ein starker Partner, der immer ansprechbar ist. Die Software verbindet beispielsweise unser digitales Röntgen, verbindet uns mit dem Kartenlesegerät und auch die ganze Abrechnung ist digital. Deshalb ist die Praxisverwaltungssoftware das Schlüsselstück in unserer Zahnarztpraxis. (…)

(Quelle: Voigt, Maximilian, „Für mich ist eine reibungslos funktionierende Praxissoftware das Herzstück einer Praxis“, Dentalfresh (Oemus Media AG), 16. Jahrgang, Juni 2020, Seite 38 bis 40, www.zwp-online.info)

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