Voll transparent Tipps für Praxisgründer

In seinem ersten Gastbeitrag zum Thema Existenzgründung hat Christian Brendel, Geschäftsführer der Praxisberatung solvi GmbH, die Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung für zahnärztliche Existenzgründer herausgestellt. In diesem Artikel erklärt er, warum gerade während der Existenzgründung saubere und effiziente Praxisfinanzen wichtig sind.

Zwei gute Gründe für digitale Praxisfinanzen

Welchen Nutzen können Praxisinhaber von der Digitalisierung des Praxisalltags erwarten? Im administrativen Bereich der Praxis zeigt sich der Nutzen in der Optimierung von Praxisabläufen und in wirtschaftlichen Vorteilen. Besonders groß ist der Hebel dabei immer dort, wo es um bares Geld geht. Die Praxisfinanzen spielen auch in Bezug auf die Automatisierung von Prozessen eine wichtige Rolle und gliedern sich in zwei Teilbereiche:

1Praxissteuerung: Die Beschäftigung mit den Praxiszahlen als Erfolgskontrolle und mit dem Ziel der Optimierung des Praxiserfolgs.

2Finanzprozesse: Die Erledigung der administrativen Aufgaben im Bereich der Praxisfinanzen mit dem Ziel der maximalen Effizienz bei minimalen Fehlerquoten.

Praxissteuerung: Die Praxisfinanzen ab dem ersten Tag fest im Blick

Als Praxisinhaber ist es besonders wichtig, jederzeit die Finanzen im Blick zu haben – schließlich leitet man nicht nur ein Praxisteam und behandelt Patienten, sondern ist auch für die wirtschaftliche Entwicklung der Zahnarztpraxis zuständig. Die Entwicklung der neu gegründeten Praxis ist in den ersten Jahren sehr dynamisch und es bestehen in der Regel weder Erfahrungswerte noch Liquiditätspuffer. Um den aktuellen Praxiserfolg und die zukünftige Liquiditätsentwicklung einschätzen zu können, sollten sich Gründer regelmäßig im Rahmen eines Controllings und einer aktiven Praxissteuerung mit der Leistungserbringung und den eigenen Finanzkennzahlen beschäftigen.

Den meisten Gründenden fehlt die Erfahrung und Zeit, sich diese Informationen selbst zusammenzustellen. Sie können hierfür Anwendungen zur Praxissteuerung einsetzen, die Daten zur Leistungserbringung, Finanz- und Lohnbuchhaltung, Arbeitszeiterfassung und Materialverwaltung aufbereitet. So werden Praxisinhaber und Praxismanagement mit aktuellen und aufschlussreichen Kennzahlen versorgt. Gerade für Gründer lohnt sich der regelmäßige Blick auf die Zahlen. Zum einen als Frühindikator für Praxiserfolg, zum anderen für die Erfolgskontrolle.

Finanzprozesse: Schon vor der Praxiseröffnung sauber aufstellen

Abgesehen vom finanziellen Durchblick spielt die effiziente Abwicklung der Finanzprozesse eine große Rolle. Leider fallen gerade diese Tätigkeiten in Anbetracht der täglichen Herausforderungen oft weg. Dabei geht es genau an dieser Stelle doch darum, dass sich der ganze Aufwand auf lohnt und in Form von finanziellem Erfolg auf den Praxis- und Privatkonten niederschlägt.

Besonders während der Existenzgründung ist es daher wichtig, dass Prozesse der Abrechnung, des Mahnwesens, des Belegwesens, des Zahlungsverkehrs und der Buchhaltung oder Buchhaltungsvorbereitung zeitnah, effizient und fehlerfrei laufen. Denn wer diese Prozesse nicht im Griff hat, riskiert einen verzögerten Geldeingang, Umsatzausfälle durch erbrachte aber nicht-abrechenbare Leistungen, zu hohe Praxiskosten und im Ergebnis einen zu niedrigen Praxisgewinn.

Zur effizienten Erledigung der Finanzprozesse bietet sich der Einsatz schlauer Softwarelösungen an. Hierdurch wird die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern und Dienstleistern gesenkt und die Fehlerquote minimiert. Mit digitalen Anwendungen zur Erledigung der Praxisfinanzen lassen sich beispielsweise Eingangsbelege digitalisieren, der Zahlungsverkehr erledigen, offene Patientenrechnungen automatisch austragen und die Buchhaltung für das Steuerbüro vorbereiten.

Fazit: Digitale Praxisfinanzen sind ein wesentlicher Erfolgsfaktor

Die Anforderungen an Praxisinhaber sind hoch und scheinen fortlaufend zu steigen. Gerade als Existenzgründer ist es daher erfreulich, wenn man in Teilbereichen entlastet wird. Wer die Finanzprozesse und die Praxissteuerung in der Existenzgründung ab dem ersten Tag digital und effizient gestaltet, kann sich auf die Kernaufgaben als Zahnarzt konzentrieren.

Schlaue Software-Lösungen und spezialisierte Beratungen können hierbei einen wertvollen Beitrag leisten. Lösungen wie das Dampsoft Controlling Cockpit ermöglichen Existenzgründer eine einfache und intuitive Erledigung dieser Aufgaben – und das alles von jedem Ort und zu jeder Zeit.

Wer sich bei der Umsetzung digitaler Finanzprozesse Unterstützung wünscht, dem helfen die Experten der solvi GmbH. Hierbei bekommen Praxisinhaber einen Rundumservice, bei dem das Team um Diana Haber und Christian Brendel die Praxisbuchhaltung vorbereitet, die Praxiszahlen geordnet auswertet und die wesentlichen Beobachtungen regelmäßig mit Praxisinhaber oder Praxismanagement bespricht.

Gemeinsam auf Erfolgskurs

Wer sich für die eigene Praxis entscheidet, dem bietet Dampsoft nicht nur schlaue Lösungen für das digitale Praxismanagement − von Anamnese und Aufklärung bis Verwaltung und Abrechnung −, sondern auch wertvolle Unterstützung durch langjährige Erfahrungen mit Praxisübernahmen und Neugründungen, persönlichen Ansprechpartner, Events für Existenzgründer und ein starkes Partnernetzwerk.

 

Interview Update mit Dr. Lilly Qualen

Dr. Lilly Qualen hat mit 26 Jahren den Sprung ins kalte Wasser mit eigener Praxis gewagt. Im Magazin „dentalfresh“ (Oemus Media AG) beantwortet sie regelmäßig Fragen rund um Leben, Lieben und Arbeiten als selbstständige Zahnärztin und frischgebackene Mutter. Lesen Sie hier einen Auszug aus der Ausgabe 4-2021.

Lilly, deine Praxisgründung ist über drei Jahre her. Hast du deine Entscheidung jemals bereut?

Nein, noch nie. Natürlich gab es den ein oder anderen Realitätscheck. Zahnärztin in der eigenen Praxis zu sein bedeutet nämlich längst nicht, nur „Zahnärztin“ in der eigenen Praxis zu sein. Man ist die Chefin eines größer werdenden Teams und braucht offene Ohr für Sorgen, Ideen oder auch mal Kritik, muss sich durch den Dschungel der Betriebswirtschaft kämpfen, mit etlichen Gewerken und Laboren kommunizieren und auch mal Reinigungskraft oder Handwerker:innen ersetzen. Genau diese Abwechslung macht mir aber auch viel Spaß. Doch ich bin ehrlich: Manchmal würde ich die eine oder andere Verantwortung gern abgeben. In stressigen Zeiten habe ich mich auch schon dabei ertappt, wie ich mich nach der entspannten Assistenzzeit zurücksehnte. Alles in allem möchte ich die Freiheiten der Selbstständigkeit aber nicht mehr missen. Genau deshalb ist das auch für mich der richtige Weg. Ich muss niemanden um Erlaubnis fragen, ob ich meinen Sohn hin und wieder mit in die Praxis nehmen darf. Stattdessen ist er für mein Team und unsere Patientinnen und Patienten das Highlight des Tages, wenn er dabei ist. Er zaubert allen ein Lächeln ins Gesicht – und stärkt damit schon jetzt unsere Praxisphilosophie.

Junge Mutter und selbstständige Zahnärztin: Welche digitalen Helfer erleichtern dir das Leben zwischen Praxis und zu Hause?

Mein digitaler Helfer Nummer Eins ist mein Smartphone. Es ist immer in meiner Handtasche. Seitdem mein Sohn auf der Welt ist, telefoniere ich deutlich öfter mit meinem Team. Für alles, was keine direkten Absprachen braucht, habe ich einen sicheren VPN-Zugang zu meinem Praxisverwaltungssystem. Dadurch kann ich von zu Hause aus E-Mails beantworten, die gesamte Abrechnung kontrollieren oder auch mal online Rechnungen an unsere Factoring-Gesellschaft übermitteln. Hinzu kommt: Ich kann auf unser Terminmanagement zugreifen und mich optimal auf bevorstehende Arbeitstage vorbereiten. Ich weiß dadurch auch, wann ich private Termine wie Kinderarztbesuche einplanen kann. Wenn es nötig ist, kann ich Termine auch von zu Hause aus ohne Probleme neu planen. Meine digitalen Helfer geben mir die Möglichkeit, zu Hause mit meinem Kleinen zu kuscheln und dennoch so produktiv wie vor der Geburt zu bleiben […]

(Quelle: „Meine Freiheit: Auch mal mit Sohn in der Praxis − Q&A mit Lilly“, Dentalfresh (Oemus Media AG), 17. Jahrgang, November 2021, Seite 20, www.zwp-online.info à https://oemus.com/issue/dentalfresh-04-2021/ )

Angebote für Existenzgründer
Checkliste Praxisgründung

Praxis und Familie unter einem Hut − Nicht ohne digitale Helfer

Erfolgreich als Zahnärztin und frischgebackene Mutter, geht das? Es geht − und wie! Das beweist Zahnärztin Dr. Lilly Qualen. Regelmäßig beantwortet sie Fragen aus ihrer Community im Magazin „dentalfresh“, z. B. welche digitalen Helfer sie in der Praxis und daheim unterstützen.

Im Blog lesen
jameda schnittstelle dampsoft

Praxisgründer stehen vor der Herausforderung, passende Patienten für ihr Leistungsangebot zu gewinnen. Reichweitenstarke Arzt-Patienten-Plattformen mit Schnittstelle zur Praxisverwaltungssoftware helfen, Zahnärzte und Patienten erfolgreich und effizient zusammenzubringen. Lesen Sie hier einen Auszug aus dem Beitrag auf www.zm-online.de

Frischer Wind für das Online-Terminmanagement

Es gibt keinen Zweifel mehr daran, dass digitale Systeme das Leben und die Arbeit von Menschen erleichtern. Nunmehr kommt es auf die sinnvolle Vernetzung der Systeme an, die nicht zuletzt auch Menschen zusammenbringen soll – so auch den Patienten und sein spezifisches Anliegen mit dem richtigen Arzt für das beste Behandlungsergebnis. Arzt-Patienten-Plattformen verschaffen Patienten hierfür Überblick und nützliche Vergleichsmöglichkeiten. Für Zahnärzte sind diese Plattformen ein wichtiger Baustein für das Praxismarketing. Sie dienen der Akquise neuer und der Bindung bestehender Patienten.

Ähnlich einer Website können dort Leistungen beschrieben, das Team vorgestellt sowie Öffnungszeiten und Kontaktdaten veröffentlicht werden. Folgerichtig bieten diese Plattformen auch Online-Terminbuchungssysteme an, die es dem Patienten ermöglichen, nicht mehr nur Kontakt mit dem ausgewählten Arzt aufzunehmen, sondern auch direkt einen Termin zu vereinbaren. Damit die online gebuchten Termine in der Praxisverwaltungssoftware des Zahnarztes landen und synchronisiert werden, haben Dampsoft und jameda an einer gemeinsamen Lösung gearbeitet.

Schnittstelle setzt neuen Standard für die digitale Terminverwaltung

Dampsoft, führender Softwarehersteller für ca. 12.000 Zahnarztpraxen, und jameda – mit mehr als 6 Mio. Nutzern monatlich, eine der reichweitenstärksten Arzt-Patienten-Plattformen in Deutschland – haben eine Schnittstelle für den Datenabgleich zwischen Praxisverwaltungssoftware und Plattform entwickelt. „Durch die Kooperation können wir unseren Kunden eine zusätzliche Lösung zur noch effizienteren Terminverwaltung anbieten“, so Janosch Greifenberg, Geschäftsführer der DAMPSOFT GmbH. Besonders Praxisgründer würden am Anfang ihrer Selbständigkeit vor der Herausforderung stehen, sich auf dem Markt noch etablieren zu müssen, um Patienten zu gewinnen. Dafür stiftet die Präsenz der Praxis auf reichweitenstarken Plattformen wie jameda einen wertvollen Nutzen, um Zahnärzte und Patienten effektiv zu vernetzen. Greifenberg ist überzeugt: „Gemeinsam mit jameda können wir Zahnärzten die derzeit beste Lösung für das digitale Terminmanagement mit unserer Praxisverwaltungssoftware anbieten.“

Gesucht – gebucht – verbunden

Die Anwender des DS-Win können ihren Patienten über zwei Kontaktpunkte den Terminbuchungsservice anbieten: Über die eigene Website der Praxis mit dem Online-Terminmanagement (OTM) von Dampsoft und über jameda. Nach Aktivierung der Schnittstelle im DS-Win werden freie und gebuchte Termine zwischen dem jameda Profil und dem DS-Win-Terminbuch automatisch synchronisiert. Durch diesen automatischen Datenabgleich wird ein zusätzlicher Verwaltungsaufwand in den Praxen vermieden und das Team behält alle Termine stets im Blick. Das Online-Terminmanagement von Dampsoft erhält eine sinnvolle Erweiterung − quasi „all-in“, denn es muss kein neues System eingeführt und ins Praxismanagement integriert werden. Patienten können ihre Termine unabhängig von Ort und Zeit – somit noch bequemer – selbst organisieren. Praxen können wiederum besser planen, kostspielige Leerläufe im Praxisalltag vermeiden und Patientenströme lenken (…).

Exklusiv für Existenzgründer: Praxisverwaltungssoftware inkl. Online Terminmanagement

Unser exklusives Angebotspaket für Ihren Start in die eigene Praxis verbindet unsere All-in-one-Software DS-Win-Pro mit zusätzlichen Vorteilen. Es enthält alle wesentlichen Funktionen für einen digitalen Workflow von Anfang an: von der Terminverwaltung bis zur Leistungsabrechung. Jetzt entdecken und Vorteil sichern!

Mehr zum Online Terminmanagement
Interview Update mit Dr. Lilly Qualen

Im Magazin „dentalfresh“ (Oemus Media AG) beantwortet die Praxisgründerin Dr. Lilly Qualen regelmäßig Fragen rund um Leben, Lieben und Arbeiten als selbständige Zahnärztin und frischgebackene Mutter. Lesen Sie hier einen Auszug aus der Ausgabe 3-2021.

Realitätscheck: Lief der Wiedereinstieg nach deiner Babypause wie geplant?

Um es kurz zu machen: Am Ende kommt immer alles anders, als man denkt. Schon kurz nach der Entbindung habe ich wieder stundenweise gearbeitet. Als Chefin eines siebenköpfigen Teams konnte ich nicht lange zu Hause bleiben. Also war ich jede Woche in der Praxis, wenn auch nicht am Behandlungsstuhl. Gestört hat es mich nicht, denn ich freue mich jeden Tag aufs Neue auf mein Team. In den ersten Wochen konnte ich von zu Hause aus viel erledigen, da ich per Remote-Verbindung auf mein Praxisverwaltungssystem zugreifen kann. E-Mails versenden, Termine organisieren oder die Abrechnung checken – alles lief gut. Nach acht Wochen zu Hause bin ich wieder täglich in der Praxis. Ich kann den kleinen Mann ganz entspannt mitnehmen. Das stört glücklicherweise weder ihn noch mich. Im Gegenteil: In der Praxis freuen sich alle, ihn endlich kennenzulernen […]

Wie waren die Reaktionen von deinen Patienten – und von deiner Community?

Unsere Patient:innen haben mir die kleine Auszeit durchweg gegönnt und mein Team hat mich super vertreten und die Zufriedenheit in der Praxis war weiterhin hoch. Unsere Community bei Instagram interessiert sich sehr für den Spagat zwischen Muttersein und Selbstständigkeit. Ich stehe jetzt vielen Kolleginnen, die einen ähnlichen Plan haben, mit meinen Erfahrungen zur Seite. Gleichzeitig bekomme ich hilfreiches Feedback von Kolleginnen, die diesen Weg selbst schon gegangen sind. Mein Fazit: Ja, es ist kompliziert, aber nicht unmöglich. Dabei kann ich nur immer wieder betonen: Ohne meine Familie und Praxisfamilie wäre das alles nicht möglich.

Quelle: „Nach der Babypause: Zurück im Praxisalltag − Q&A mit Lilly“, Dentalfresh (Oemus Media AG), 17. Jahrgang, September 2021, Seite 32, www.zwp-online.info

Gemeinsam mit Dampsoft auf Erfolgskurs

Dampsoft bietet nicht nur schlaue Lösungen für das digitale Praxismanagement − von Anamnese und Aufklärung bis Verwaltung und Abrechnung −, sondern auch wertvolle Unterstützung durch langjährige Erfahrungen mit Praxisübernahmen und Neugründungen, persönlichen Ansprechpartner:innen, Events für Existenzgründer:innen und ein starkes Partnernetzwerk. Schon startklar? Machen Sie den Anfang mit unserer Checkliste!

Angebote für Existenzgründer

Die Teilnehmer:innen der OPTI SummerSchool 2021 ließen sich vom norddeutschen Wetter nicht beeindrucken, dafür umso mehr von der Zahnärztin und Praxisgründerin Dr. Verena Freier sowie einem spannenden Programm aus Fortbildung und Freizeit.

Wie jedes Jahr kamen knapp 100 ambitionierte Zahnmediziner:innen aus ganz Deutschland nach Damp, um sich in einer Woche frisches Wissen zu Praxisplanung, Digitalisierung, Marketing, Recht, Finanzen u. v. m. abzuholen und sich somit den Weg zur eigenen Praxis zu bahnen. In diesem Jahr kam noch eine steife Brise über die Ostsee hinzu, die der guten Stimmung aller Teilnehmer:innen und Referent:innen aber keinen Abbruch tat. Den Auftakt zu der Fortbildung gab die Zahnärztin Dr. Verena Freier mit ihrem Vortrag über digitale Zahnmedizin in der eigenen Praxis. Darüber hinaus teilte sie ihre wertvollen Erfahrungen als Praxisgründerin und stellte sich den vielen Fragen ihrer jungen Kolleg:innen.

Eine erfahrene Zahnärztin und Praxisgründerin berichtet

Dr. Verena Freier gründete 2015 ihre eigene Praxis und wusste genau, vor welchen Fragen und Entscheidungen angehende Praxisgründer:innen stehen. „Es steht und fällt mit dem Praxiskonzept“, berichtete sie. So solle man sich etwa ein bis eineinhalb Jahre vor Gründung bereits Gedanken zu Standort, Spezialisierung, Finanzierung und Digitalisierung machen. Neben dem Konzept sei auch ein starkes Netzwerk von Vorteil. Sie empfahl: „Beginnt am besten heute schon Kontakt zu Kolleg:innen und Partner:innen zu knüpfen. Ein breites Netzwerk ist enorm wichtig bei der Gründung und auch später in der Selbstständigkeit.“

In ihrer Praxis in Bad Soden am Taunus legte die Zahnärztin von Anfang an Wert auf einen digitalen Workflow. Die digitale Anamnese und Aufklärung sei eine Selbstverständlichkeit für ihr Team und Patient:innen. Auch dem Fachkräftemangel versucht Dr. Freier mit modernen Arbeitslösungen entgegenzuwirken. So arbeitet eine ihrer Mitarbeiterinnen teilweise im Homeoffice. „Dies ist dank der Remotefunktion zum DS-Win kein Problem, da sie sich einfach von zu Hause auf den Praxisrechner schalten kann. Auch Anrufe nimmt sie von daheim entgegen. Das Telefon würde einfach umgeleitet, so dass es an einigen Tagen richtig ruhig in der Praxis wäre. Am Ende hatte Dr. Verena Freier noch einen wichtigen Rat für die jungen Zahnmediziner: innen: „Verliert niemals den Mut!“

Digitale Helfer in der Zahnarztpraxis

Mit zahlreichen Expertenvorträgen und Workshops ging es für die Teilnehmer:innen weiter durch eine abwechslungsreiche Woche. Die Möglichkeiten des digitalen Praxismanagements wurden mit Sandra Jauernig von Dampsoft näher beleuchtet und diskutiert. Durch die eigenen Erfahrungen aus den Praxen, in denen die Workshop-Teilnehmer:innen bereits als Angestellte oder Assistenzärzte tätig waren oder sind, konnten sie untereinander Erfahrungen mit der Praxisverwaltungssoftware austauschen sowie gezielt Fragen zur Nutzung stellen und erhielten zugleich hilfreiche Tipps.

Weitere Tools wie die digitale Anamnese und Patientenaufklärung auf dem iPad oder das Online Terminmanagement mit Verknüpfung zwischen PVS und Arzt-Patienten-Plattform wurden direkt vor Ort demonstriert und ausprobiert. Der Workshop bot allen viele Anstöße und Anknüpfungspunkte, die digitalen Helfer in der zukünftigen Praxis von Anfang an sinnvoll zu planen und einzusetzen.

Vielen Dank und Auf Wiedersehen

Das Freizeit- und Abendprogramm bot den Teilnehmer:innen der SummerSchool auch schon in Damp viel Raum und Zeit für das von Dr. Freier angesprochene „Netzwerken“ mit gleichgesinnten Kolleg:innen und den Referent:innen. Vielen Dank an alle für Ihr Kommen, Mitmachen und Austauschen – ganz besonders noch einmal an Dr. Verena Freier, Sandra Jauernig und – last but not least – das Team von OPTI health consulting für die gute Organisation und den herzlichen Empfang! Unseren Stipendiat:innen sowie allen Teilnehmer:innen wünschen wir, dass sie das neue Wissen und die vielen Kontakte im Gepäck schon bald erfolgreich nutzen und mit der eigenen Praxis durchstarten können. Seid euch sicher: Wird’s mal stürmisch, wir stehen mit Rat und Tat zur Seite!

Gemeinsam mit Dampsoft auf Erfolgskurs

Dampsoft bietet nicht nur schlaue Lösungen für das digitale Praxismanagement − von Anamnese und Aufklärung bis Verwaltung und Abrechnung −, sondern auch wertvolle Unterstützung durch langjährige Erfahrungen mit Praxisübernahmen und Neugründungen, persönlichen Ansprechpartner:innen, Events für Existenzgründer:innen und ein starkes Partnernetzwerk. Schon startklar? Machen Sie den Anfang mit unserer Checkliste!

Kennenlern-Webinare für Praxisgründer
Interview Update mit Dr. Lilly Qualen

Dr. Lilly Qualen hat mit 26 Jahren den Sprung ins kalte Wasser mit eigener Praxis gewagt. Im Magazin „dentalfresh“ (Oemus Media AG) beantwortet sie regelmäßig Fragen rund um Leben, Lieben und Arbeiten als selbständige Zahnärztin und frischgebackene Mutter. Lesen Sie hier einen Auszug aus der Ausgabe 2-2021.

Hand auf Herz und Bauch: Passen Kinderwunsch und eigene Praxis zusammen?

Ich halte es wie Pippi Langstrumpf: „Das habe ich noch nie vorher versucht, also bin ich völlig sicher, dass ich es schaffe.“ Am Ende kommt alles, wie es kommen soll. Trotzdem braucht es Planung, ganz klar. Wenn man plötzlich schwanger ist, muss es schnell gehen. Neun Monate sind kürzer als man denkt. Ohne Vertretung ist man auf dicke Finanzpolster angewiesen – und wer hat die schon nach der Praxisgründung? Zum Glück habe ich eine tolle Kollegin über mein Netzwerk gefunden. Seit dem 1. Januar 2021 ist sie mit im Boot und konnte sich bereits einarbeiten.

Was hast du sonst noch für die Babypause vorbereitet?

Ich habe im Grunde den Einzug von beiden Babys vorbereitet – meinem „richtigen“ Baby und meinem „Praxis-Baby“. Beispielsweise musste ich mit Erschrecken feststellen, dass mein alter Laptop nicht gerade Homeoffice-tauglich ist. Meine erste Investition für die Babypause waren also weder Babybettchen noch Wickeltisch, sondern ein neuer Laptop. Dank einer VPN-Schnittstelle kann ich auch von zu Hause auf meine Praxisverwaltungssoftware von DAMPSOFT zugreifen. Auf diese Weise bin ich aus der Ferne mit dabei. Wie lange genau ich zu Hause bleiben werde, weiß ich selbst noch nicht. Geplant ist eine entspannte Zeit zu Hause, die in einen „Soft-Start“ mit verkürzter Stundenzahl übergehen soll. Mein Partner geht in Elternzeit, meine Familie wohnt nebenan – ich habe also auch während des Mutterschutzes schon viel privates Back-up, sollte das „Praxis-Baby“ mal nach mir schreien […]

Quelle: „Zwischen Praxis und Babypause – Q&A mit Lilly“, Dentalfresh (Oemus Media AG), 17. Jahrgang, Juni 2021, Seite 18, www.zwp-online.info

Angebote für Existenzgründer

Die Entscheidung für Zahnmediziner:innen, sich niederzulassen und selbstständig eine Praxis zu führen dürfte eine der wichtigsten und vor allem finanziell größten Entscheidungen im Leben sein. Daher sollte die Gründung oder Übernahme einer eigenen Zahnarztpraxis gut überlegt, inhaltlich sinnvoll und zielführend vorbereitet werden. Dr. Bernd Hartmann, Geschäftsführer der ieQ health GmbH & Co. KG, hat zehn Experten-Tipps zum Thema Existenzgründung zusammengestellt.

1. Der wichtigste Faktor für den Erfolg der eigenen Praxis

Bei allen Fragen rund um die Gründung oder Übernahme einer Zahnarztpraxis steht ein Erfolgsfaktor an erster Stelle: die Patient:innen! Alle Maßnahmen und Überlegungen sollten immer den Fokus auf die Patient:innen richten. Oder in einem Satz: Patient:innen sind nicht alles, aber ohne Patient:innen ist alles nichts.

Mehr dazu: Dr. Verena Freier beim GründerForum am 02.07.2021

2. Bauch schlägt Kopf – bei allen Entscheidungen ein gutes Gefühl

Egal, ob es sich um eine Personalentscheidung, den Kauf eines technischen Gerätes oder die Beauftragung eines externen Dienstleisters handelt: Sie sollten immer auf Ihr Bauchgefühl hören. Wissenschaftlich ist bewiesen, dass Bauchentscheidungen meist Kopfentscheidungen dominieren. Und das in der Regel zu Recht, denn eine Entscheidung sollte Ihnen immer ein gutes Gefühl geben. Viele Kolleginnen und Kollegen berichten, dass Bauentscheidungen meist die besten und vor allem richtigen Entscheidungen waren.

Mehr dazu: Dr. Verena Freier beim GründerForum am 02.07.2021

3. Frühzeitige Planung – keine Entscheidungen unter Druck

Je früher Sie sich im Vorfeld zu einer Niederlassung oder Übernahme entscheiden und diese Schritte langfristig vorbereiten, umso besser wird die Durchführung gelingen. Sie sollten alle Überlegungen in einem Businessplan formulieren. Hier spielen Sie alle Maßnahmen durch, die sich anschließend am Ende eines Businessplans im Finanzplan wiederfinden. Je mehr Gedanken Sie sich im Vorfeld machen, umso einfacher und besser können Sie mit unvorhergesehen Ereignissen umgehen. Und eins ist sicher: es passieren immer ungeplante Dinge!

Mehr dazu: Christian Brendel und Björn Papendorf beim GründerForum am 02.07.2021

4. Was wollen Sie, und was nicht?

Oft wird im Rahmen des Marketings gefragt, was Sie im Kern wollen und was genau Ihre Vorstellungen sind. Gründer:innen sind jedoch häufig mit der Frage überfordert, genau das in Worte zu fassen. Dabei können folgende Fragen helfen: Was wollen Sie auf keinen Fall? Was passt nicht zu Ihnen? Aus dieser negativen Abgrenzung bleibt meist genügend kreativer Freiraum, um damit Ihre Vorstellungen zu treffen.

Mehr dazu: Dr. Sebastian Schulz beim GründerForum am 02.07.2021

5. Den Erfahrungsschatz nutzen

Vielleicht die wichtigste Frage in der Diskussion mit erfahrenen Kolleginnen und Kollegen: Was waren die größten Fehler – was würde man mit der Erfahrung von heute im Rahmen der Gründung oder Niederlassung anders machen? Die Antworten geben wertvolle Hinweise auf was Sie achten sollten, um Fehler zu vermeiden.

Mehr dazu: Dr. Verena Freier beim GründerForum am 02.07.2021

6. Langfristig denken – auch bei den Verträgen

Verlieren Sie nie den Horizont aus den Augen: Die Selbstständigkeit ist kein Sprint, sondern viel mehr ein Marathon. Jeder erfolgreiche Abschnitt ist der Auftakt zum nächsten Schritt. Daher sollten Sie immer eine langfristige Strategie für die nächsten Jahre überlegen. Besonders wichtig: Denken Sie bei der Übernahme einer Praxis an alle relevanten Verträge – genau wie auch an die Verträge bei einer Neugründung. Sehr oft zeigen sich die inhaltlichen und anschließend die finanziellen Konsequenzen erst Jahre später – nur, weil zu Beginn wichtige Vertragsformulierungen fehlten, nicht bedacht oder sogar falsch verstanden oder interpretiert wurden.

Mehr dazu: Björn Papendorf beim GründerForum am 02.07.2021

7. Arbeitsteilung in der Zahnarztpraxis

Die ganze Welt funktioniert durch Arbeitsteilung. Auch wenn ein Allroundansatz eine interessante Überlegung ist, so ist in einer Zahnarztpraxis eine arbeitsteilige Organisation sinnvoll. Dies betrifft nicht nur die Zahnmedizin, sondern in besonderem Maße alle organisatorischen und inhaltlichen Fragen der Praxisführung: Finanzen, Qualitätsmanagement, IT, Personal, Marketing. Daher die Frage: Was muss man selbst machen, für welche Leistungen sind externe Dienstleister sinnvoller? Letztlich geht es um „Make or Buy“. Wichtig: In der Regel ist Ihre Arbeitsstunde deutlich teurer als von jedem externen Dienstleister.

Mehr dazu: Robert Filipovic beim GründerForum am 02.07.2021

8. Gegenteilstrategie – sei anders als die anderen!

Vielleicht die wichtigste Frage der Positionierung: Warum sollte sich ein:e Patient:in für Ihre Praxis entscheiden und nicht zu einer anderen Zahnarztpraxis wechseln? Die Antwort auf diese Frage ist weder einfach noch schnell zu beantworten. Bieten viele Praxen im Umfeld ähnliche oder vergleichbare Leistungen an, könnte eine Strategie sein, genau das Gegenteil davon anzubieten. Pragmatisch ein Beispiel: Gibt es viele Großpraxen in einer Region, ist die Überlegung sinnvoll, eine kleine Praxis mit einem klaren Schwerpunkt zu etablieren. Beziehen Sie eine klare Position, die sich von anderen Praxen abgrenzt. Mit Sicherheit ein Baustein für den Praxiserfolg: Erfolgreiche Menschen, Organisation, Unternehmen oder auch Praxen unterscheiden sich immer von der Masse.

Mehr dazu: Dr. Sebastian Schulz beim GründerForum am 02.07.2021

9. Zahlen zeigen die Wahrheit

Leider kennen zu wenige der Zahnärztinnen und Zahnärzte die eigenen Erfolgskennzahlen der Praxis. Aber: Mit dem Wissen um die wichtigsten Kennzahlen haben Sie immer den Erfolg der Praxis im Blick und steuern die Praxis in eine erfolgreiche Zukunft. Die Zahlen werden Ihnen zeigen, ob Sie sich auf dem richtigen Weg zu Ihren Zielen befinden.

Mehr dazu: Christian Brendel beim GründerForum am 02.07.2021

10. Teilnehmen und mit der eigenen Praxis durchstarten

Das GründerForum am 02.07.2021 bietet Existenzgründer:innen eine neue Plattform, um Erfolgsfaktoren und Wege aufzuzeigen, die eigene Praxis erfolgreich aufzustellen. Das Ziel: Austausch von Gleichgesinnten und langfristige Begleitung der Gründung. Profitieren Sie von Expert:innen aus den Bereichen Personal, Finanzen, Marketing und Organisation. Also los: Dabei sein und durchstarten!

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Gründertipp von solvi Praxisverwaltung digital gestalten

In den ersten beiden Gastbeiträgen zum Thema Existenzgründung hat Christian Brendel, Geschäftsführer der Praxisberatung solvi GmBH, die Vorteile digitaler Zahnarztpraxen und digitaler Finanzprozesse vorgestellt. In diesem Beitrag erklärt unser Gastautor, wie Zahnärzt:innen mit einer digitalen Personalverwaltung auf dem Arbeitsmarkt punkten und effizient im Team arbeiten.

Gutes Personal ist die wertvollste Ressource jeder Zahnarztpraxis

Personalkosten sind in einer Praxis der größte Kostenfaktor. Gleichzeitig ist das Personal einer der entscheidenden Faktoren für den Erfolg einer Praxis. In unserer täglichen Beratung zeigt sich immer wieder, dass eine erfolgreiche Praxis nur mit einem super Team möglich ist. Gutes Personal ist jedoch seit Jahren Mangelware und die besten Praxismitarbeiter:innen heiß umkämpft. Inhaber:innen stehen vor der Herausforderung, sich als attraktive Arbeitgeber:innen auf dem Dentalmarkt zu etablieren.

Steigende Anforderungen des Personals

Ähnlich wie sich Erwartungen von Patienten:innen weiterentwickeln, steigen auch die Anforderungen von Mitarbeiter:innen an den Arbeitsplatz. Neben Anforderungen an eine bessere Work-Life-Balance (z.B. flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmodelle) wünschen sich immer mehr Mitarbeiter:innen auch topaktuelle Arbeitsmittel (z.B. digitale Tools mit intuitiver Bedienbarkeit) und ein hohes Maß an Transparenz in der Kommunikation.

Moderne Technik und Software, die wir aus dem Privatleben längst gewöhnt sind, wünschen wir uns schließlich auch im beruflichen Bereich. Zahnärzt:innen, die diese Anforderungen erfüllen, gewinnen und halten − auch in Zeiten des Personalmangels − qualifizierte Mitarbeiter:innen.

Möglichkeiten der digitalen Personalverwaltung und Steuerung

Ein effizient organisiertes und gut ausgestattetes Team ist besonders für Gründer:innen eine echte Starthilfe. Digitale Systeme, mit deren Hilfe die unterschiedlichen arbeitsvertraglichen Regelungen und Arbeitszeitmodelle der Mitarbeiter:innen verwaltet und kontrolliert werden können, sind in jeder modernen Zahnarztpraxis ein Muss. Die digitale Personalverwaltung sorgt für Transparenz in Bezug auf Arbeitszeiten, Überstunden und Urlaubstage. Dank ihr lässt sich einfach sicherstellen und dokumentieren, dass alle Team-Mitglieder jederzeit informiert sind.

Für noch mehr Effizienz sorgt die Selbstverwaltung des Praxisteams. Inhaber:innen können ihrem Team zum Beispiel eine selbstorganisierte Urlaubsplanung ermöglichen. Auch Urlaubsanträge und Fehlzeiten (Fortbildung, Krankheit) können dort vom Praxisteam selbstständig eingepflegt werden. Für das Praxismanagement bleibt somit primär die Kontrolle und mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben.

Praxisinhaber:innen sorgen so für ein hohes Maß an Transparenz und steigern die Mitarbeiterzufriedenheit. Zahnärzt:innen, die ihr Team mit modernen Systemen zur (Selbst-)Verwaltung ausstatten, gewinnen einen echten Wettbewerbsvorteil im Kampf um die besten Talente.

Fazit: Digitale Personalverwaltung ist während der Gründung besonders wertvoll

Gerade während der Existenzgründung ist es besonders wichtig, dass Inhaber:in und Team sich auf die Behandlung ihrer Patient:innen konzentrieren können. Personalprozesse, von Dienstplanung über Urlaubsplanung bis hin zur Zeiterfassung, müssen effizient und fehlerfrei laufen. Gründer:innen, die diese Prozesse ab dem ersten Tag digital gestalten, können sich auf ihre Kernaufgaben fokussieren.

Schlaue Softwarelösungen helfen dabei die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeiter:innen zu senken und Fehlerquellen zu vermeiden. Solche Lösungen zur digitalen Personalverwaltung und Zeiterfassung ermöglichen Existenzgründer:innen und Praxisteam eine einfache und intuitive Erledigung dieser Aufgaben – und das von jedem Ort und zu jeder Zeit.

Zahnarztpraxen, die bereits das DS-Win-Pro nutzen, profitieren vom integrierten Praxis- und Qualitätsmanagement. DS-Win-Plus Kund:innen können sich noch bis zum 30.06.2021 das Upgrade sichern und von allen Pro-Vorteilen profitieren.

Ein Beispiel für eine Lösung, die speziell für die Bedürfnisse von Arzt- und Zahnarztpraxen entwickelt wurde, ist die digitale Personalverwaltung und Zeiterfassung pepito der Firma solvi GmbH.

Für Rückfragen oder Hilfestellung steht der Autor des Artikels gerne zur Verfügung: Christian Brendel, Geschäftsführer der solvi GmbH, E-Mail: c.brendel@solvi.de, Web: www.solvi.de

Gemeinsam auf Erfolgskurs

Wer sich für die eigene Praxis entscheidet, dem bietet Dampsoft nicht nur schlaue Lösungen für das digitale Praxismanagement − von Anamnese und Aufklärung bis Verwaltung und Abrechnung −, sondern auch wertvolle Unterstützung durch langjährige Erfahrungen mit Praxisübernahmen und Neugründungen, persönlichen Ansprechpartner:innen, Events für Existenzgründer:innen und ein starkes Partnernetzwerk. Machen Sie den ersten Schritt und nehmen Sie am 02.07.2021 am GründerForum teil.

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Praxismarketing für Praxisgründer Expertentipp ieQ health und Dampsoft

Dr. Sebastian Schulz, Marketing-Experte im Gesundheitswesen, nennt vier gute Gründe, das Praxismarketing von Anfang an professionell zu gestalten. Diese Tipps sollten Existenzgründer:innen bei einer Neugründung oder Praxisübernahme beachten, um erfolgreich mit der eigenen Zahnarztpraxis durchzustarten.

1. Die Suche nach einer Arztpraxis läuft digital ab

94 Prozent der deutschsprachigen Bevölkerung nutzen das Internet, ganze 72 Prozent davon sind sogar täglich im Netz unterwegs. In den letzten Jahren nimmt insbesondere die für Zahnmediziner:innen spannende Zielgruppe der Über-60-Jährigen rasant zu. Internetnutzer:innen greifen vermehrt über das Smartphone zu und erwarten professionelle, mobil-optimierte Websites, schnelle Kontaktmöglichkeiten und Online-Terminbuchung.

2. Vorher-Nachher-Bilder und Patientengeschichten überzeugen

Das Heilmittelwerbegesetzt (HWG) ist maßgeblich für das, was im Praxismarketing erlaubt ist. Es wurde bereits vor Jahren spürbar gelockert. Seitdem sind in Industrie und Handel häufig verwendete Maßnahmen wie Vorher-Nachher-Bilder, Patientengeschichten oder Empfehlungen erlaubt. Sie wirken besonders anschaulich und verständlich.

3. Patient:innen bewerten eine Praxis nach eigenen Maßstäben

Patientenzufriedenheit ist in aller Munde, aber warum ist sie so wichtig? Patient:innen verfügen in der Regel über keine zahnmedizinischen Fachkenntnisse, mit denen sie die Kompetenz eines Praxis-Teams bewerten könnten. Sie orientieren sich stattdessen an Maßstäben, die sie persönlich beurteilen können: Sauberkeit und Hygiene, Design und Ambiente, Service und Patientenkommunikation. Sie bewerten zum Beispiel, ob Praxis-Homepage und Printmedien professionell wirken, sie eine verständliche Behandlungsaufklärung erhalten und die Terminvereinbarung reibungslos funktioniert.

4. Kommunikation schafft Vertrauen

Patient:innen informieren sich über Behandlungsmethoden meist erst dann, wenn sie selbst betroffen sind. Eine gute Zahnarztpraxis informiert nicht nur akut vor Ort, sondern auch präventiv online: auf der Praxis-Homepage und in sozialen Medien. Kommunikation schafft Nähe, sorgt für Vertrauen durch Expertise und stärkt die Patientenbindung. Professionelles Praxismarketing sorgt dafür, dass die eigenen Inhalte im Netz von den Patient:innen gefunden werden.

Gründer-Tipp von ieQ-health

Egal ob Neugründung oder Praxisübernahme: an einem professionellen Marketingkonzept für die eigene Praxis kommt man nicht vorbei. Marketing-Experte der ieQ-health GmbH & Co. KG, Dr. Sebastian Schulz, rät daher, fünf bis sechs Monate vor der Eröffnung ein stimmiges Konzept zu entwickeln. Die Zeit sollte man sich nehmen, denn es gilt einige Fragen zu klären:

/ Wer sind die relevanten Zielgruppen und wie werden sie angesprochen?

/ Wie soll das Corporate Design aussehen?

/ Welche Informationen müssen auf der Homepage zu finden sein?

/ Welche Social-Media-Kanäle sollen genutzt werden?

/ Welche Printprodukte werden benötigt?

Neben Konzept, Design und Inhalt müssen rechtliche Rahmenbedingungen unbedingt beachtet werden. Auf den Dentalmarkt spezialisierte Agenturen können ein einheitliches Praxiskonzept entwickeln und so für ein stimmiges Gesamtbild sorgen, dass Patient:innen überzeugt.

Gemeinsam auf Erfolgskurs

Dampsoft bietet für angehende Existenzgründer:innen digitale Kennenlern-Webinare an. Der nächste Termin findet am 11. Juni von 14 bis 16 Uhr statt. Teilnehmende erfahren alles zu den Leistungen des Existenzgründungs-Pakets von Dampsoft. Dazu gehörten ein exklusiver Kundenservice, ein starkes Partnernetzwerk und Software-Lösungen für einen digitalen Praxisworkflow. Machen Sie den ersten Schritt und nehmen Sie am 02.07.2021 am GründerForum teil.

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GOZ Ziffern im HKP

Gerade während der Gründungsphase spielt Liquidität eine entscheidende Rolle. Doch das Thema Finanzen bleibt auch darüber hinaus wichtig. Zum Beispiel ist eine gebührenkonforme Abrechnung während der gesamten zahnärztlichen Tätigkeit ein Muss. Wichtig ist also, von Anfang an Honorarverluste zu vermeiden. Die Abrechnungsexpertin Sina Olfers der BFS health finance GmbH erklärt, wie Zahnärzt:innen Heil- und Kostenpläne durch den korrekten Einsatz der GOZ-Ziffern 0030 und 0040 optimieren können.

Ziffer 0040 nicht vernachlässigen

Die gängige Abrechnung für die Aufstellung aller privaten Heil-und Kostenpläne erfolgt über die GOZ-Ziffer 0030 – aber warum wird die GOZ-Ziffer 0040 so selten eingesetzt? In den meisten Köpfen ist verankert, dass eine Berechnung der GOZ-Ziffer 0040 lediglich für die Aufstellung von Heil- und Kostenplänen in der KFO legitim ist – die Gebührenziffer gerät daher gerade in Zahnarztpraxen in den Hintergrund. Tatsächlich besagt der Leistungstext der GOZ-Ziffer 0040 jedoch: „Aufstellung eines schriftlichen Heil- und Kostenplans bei kieferorthopädischer Behandlung oder bei funktionsanalytischen und funktionstherapeutischen Maßnahmen nach Befundaufnahme und Ausarbeitung einer Behandlungsplanung“. Für die Praxis bedeutet dies im Umkehrschluss, dass – sobald funktionsanalytische oder -therapeutische Maßnahmen geplant werden – die GOZ-Ziffer 0040 einsatzfähig ist.

Honoraroptimierung durch GOZ-Ziffer 0040

Mit einer Berechnung der Gebührennummer 0030 wird in diesem Fall bares Geld verschenkt, denn zu Recht ist GOZ-Ziffer 0040 mit 32,34 Euro bei Faktor 2,3 um 6,47 Euro besser bewertet als die Gebührennummer 0030. Mit einer falschen Berechnung wird also in der Praxis mit jedem privaten Heil- und Kostenplan Geld verschenkt!

Gründer-Tipp von BFS health finance

Eine zeitgleiche Berechnung der GOZ-Ziffern 0030 und 0040 ist möglich, wenn es sich um unterschiedliche Planungsinhalte für dieselbe Versorgungssituation handelt. Beispielsweise GOZ-Ziffer 0030 für die Implantat-Planung neben GOZ-Ziffer 0040 für die ZE-Planung.

Ebenso ärgerlich wie vermeidbar ist der verschenkte Aufwand beim Schreiben von Heil- und Kostenplänen, die schlussendlich nicht durchgeführt werden. Die Experten der BFS health finance GmbH zeigen in Online-Events zum Thema HKP-Recall, wie Zahnärzt:innen durch Anpassung des Praxis-Workflows eine erfolgreiche HKP-Telefonie etablieren können oder das Thema gewinnbringend auslagern. Von Gesprächseinstieg bis -abschluss erhalten sie außerdem wertvollen Input rund um den entscheidenden Erfolgsfaktor beim HKP-Recall: die Kommunikation.

Gemeinsam auf Erfolgskurs

Wer sich für die eigene Praxis entscheidet, dem bietet Dampsoft nicht nur schlaue Lösungen für das digitale Praxismanagement − von Anamnese und Aufklärung bis Verwaltung und Abrechnung −, sondern auch wertvolle Unterstützung durch langjährige Erfahrungen mit Praxisübernahmen und Neugründungen, persönlichen Ansprechpartner:innen, Events für Existenzgründer:innen und ein starkes Partnernetzwerk. Machen Sie den ersten Schritt und nehmen Sie am 02.07.2021 am GründerForum teil.

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