Elektronische Patientenakte (ePA)
Hier finden Sie die am häufigsten gestellten Fragen von Dampsoft-Kunden zur elektronischen Patientenakte (ePA).
Was ist die ePA?
Die elektronische Patientenakte (ePA) ist eine persönliche Akte, die vom Patienten selbst verwaltet werden kann. Dokumente, wie zum Beispiel Laborbriefe, Befundbriefe anderer Ärzte und OP-Berichte, können zur Nachverfolgung und Organisation auf Wunsch des Patienten oder vom Patienten selbst in der ePA hinterlegt werden.
Muss die Praxis nach der elektronischen Patientenakte (ePA) der Patienten fragen?
Nein, im Grunde warten Sie, dass sich ein Patient bei Ihnen mit vorhandener elektronischen Patientenakte meldet. Bei Fragen zur ePA muss sich der Patient an seine Krankenkasse wenden.
Welche Voraussetzungen werden neben der Anbindung an die Telematikinfrastruktur für die ePA benötigt?
Zusätzlich zur Produkterweiterung e-health von DAMPSOFT, die Sie bereits erworben haben, benötigt Ihr Konnektor ein Upgrade auf die Produkttypversion 4 (PTV 4). Das Upgrade erhalten Sie bei dem Hersteller bzw. Anbieter des Konnektors.
Sollten Sie sich nicht sicher sein, ob Ihr Konnektor bereits das PTV4-Upgrade erhalten hat, können Sie die aktuell installierte Produkttypversion im DS-Win in den Einstellungen unter Kartenleser/Konnektor und hier unten rechts über die Schaltfläche Konnektorstatus einsehen. Die erste Ziffer in der angezeigten Konnektorversion zeigt die PTV (z. B. 4.8.2 = PTV 4).
Aus rechtlicher Sicht benötigen Sie einen elektronischen Heilberufsausweis. Halten Sie bei Bedarf Rücksprache mit Ihrer KZV.
Wird KIM für die Nutzung der ePA benötigt?
Nein.
Die ePA selbst ist ein geschützter Speicher medizinischer Dokumente des Versicherten und ist ein eigener Fachdienst in der Telematikinfrastruktur.
Befindet sich die ePA auf der eGK des Versicherten?
Nein. Die eGK dient im Rahmen der ePA-Nutzung dazu, mit der PIN eine Berechtigung in der Praxis zu erteilen, sofern der Versicherte keine App nutzt.
Besteht eine Verpflichtung der Patienten zur Nutzung der ePA und wer ist für die Aktualisierung der ePA-Daten verantwortlich?
Besteht eine Verpflichtung der Zahnärzt:innen, die ePA zu unterstützen?
Ja, seit dem 01.07.2021 sind alle Ärzte und Zahnärzte verpflichtet, die ePA zu unterstützen, indem Daten auf Wunsch des Patienten in die ePA eingestellt oder auch heruntergeladen werden können.
Mit der erworbenen e-health Erweiterung von Dampsoft und einer DS-Win Update-Version ab dem 30.6.2021 ist die Unterstützung der ePA in vollem Umfang möglich.
Wie erhält eine Praxis Zugriff auf die ePA eines Patienten ?
Eine Praxis hat erst dann einen Zugriff, wenn der Versicherte/der Patient der Praxis eine Zugriffsberechtigung erteilt hat.
Bei Fragen zur ePA muss der Patient sich an seine Krankenkasse wenden.
Für welchen Zeitraum kann die Praxis auf die ePA zugreifen?
Das entscheidet der Versicherte/Patient selbst.
Der Zeitraum, der im DS-Win eingestellt werden kann, reicht von einem Tag bis zu 18 Monaten.
Vor der PIN-Eingabe am Kartenlesegerät wählen Sie in Absprache mit dem Versicherten den vereinbarten Zeitraum im DS-Win aus.
Sollte der Versicherte die Berechtigung über dessen App erteilt haben, sehen Sie die gesetzte Zugriffsdauer im DS-Win auf der Schaltfläche ePA in der Patientenauswahl. Klicken Sie ggf. zuvor die Schaltfläche ePA aktiv an, um den Status der ePA zu erfragen bzw. zu aktualisieren.
Der Patient kann jederzeit die gesetzte Zugriffsdauer in der App verändern.
Welche Dokumente in der ePA darf die Praxis einsehen?
Der Versicherte/Patient bestimmt, welche Dokumente einsehbar sind. Seit dem 01.07.2021 kann der Versicherte/Patient entscheiden, ob Dokumente anderer Leistungserbringer, von Krankenkassen oder seine eigenen Dokumente von der Praxis eingesehen werden dürfen. In der Praxis werden nur die Dokumente gezeigt, auf die ein Zugriff durch den Versicherten/Patienten erteilt wurde.
Ab Januar 2022 kann ein Versicherter pro Dokument eine Berechtigung erteilen.
Kann der Versicherte die komplette Karteikarte des DS-Win einsehen?
Nein. Der Versicherte sieht nichts, was Sie nicht selbst aus dessen Kartei aktiv in die ePA einstellen. In Absprache mit dem Versicherten können Sie aus dem DS-Win patientenbezogene Dokumente, anstatt sie auszudrucken, per Druckumleitung in die ePA einstellen. Nur die hochgeladenen Inhalte sind für den Patienten einsehbar.
Weitere Informationen hierzu finden Sie in der e-health-Anleitung im Kapitel 9. Die Anleitung finden Sie hier.
Welche Dokumente bzw. Dateiformate können in die ePA eingestellt werden?
Dateitypen .pdf, *.txt, *.text, *.rtf, *.jpg, *.jpeg, *.jpe, *.tif, *.tiff.
Vor dem Einstellen in die ePA werden dem Dokument bestimmte Kennzeichnungen (sogenannte Metadaten) hinzugefügt, damit andere medizinische Einrichtungen nach diesen Dokumenten in der ePA suchen können.
Können Daten aus der ePA gelöscht werden?
Ja, dies ist möglich, wenn beispielsweise ein Dokument veraltet ist und durch eine neue Fassung ersetzt werden soll. Dies geschieht jedoch ausschließlich nach Zustimmung oder auf Wunsch des Versicherten/Patienten.
Wo erhält man Informationen zur Bedienung der ePA im DS-Win?
Alle Informationen rund um das Thema e-health inklusive ePA erhalten Sie in unserer Anleitung. Die Anleitung finden Sie hier.
Wie sieht ein typischer Ablauf für eine PIN-Eingabe in der Praxis aus?
Der Patient gibt dem Praxispersonal die eGK oder steckt diese selbst ins Kartenlesegerät. Der Praxismitarbeiter betätigt in der Patientenauswahl des DS-Win die Schaltfläche ePA. Der Patient gibt die PIN der eGK in das Kartenlesegerät ein. In dem sich öffnenden Fenster, kann die Dauer der Zugriffsberechtigung ausgewählt werden. Über die Zugriffsdauer entscheidet der Patient selbst.
Weitere Informationen finden Sie in unserer e-health-Anleitung. Die Anleitung finden Sie hier.
Wie kann man die Dokumente in der ePA ansehen?
Der Aufruf der ePA erfolgt über die Schaltfäche ePA. Dort werden alle Dokumente, sofern solche in der ePA vorhanden sind und der Zugriff durch den Patienten erteilt wurde, angezeigt.
Weitere Informationen finden Sie in unserer e-health-Anleitung. Die Anleitung finden Sie hier.
Wie können Dokumente aus dem DS-Win in die ePA eines Patienten geladen werden?
In Absprache mit dem Versicherten können Sie aus dem DS-Win patientenbezogene Dokumente, anstatt diese auszudrucken, per ePA-Upload in der ePA für den Patienten zur Verfügung stellen.
Weitere Informationen finden Sie in unserer e-health-Anleitung. Die Anleitung finden Sie hier.
Kann man Röntgenbilder auch in die ePA laden?
Ja, wenn der Patient dies wünscht, kann das Röntgenbild in die ePA geladen werden. Im DS-Win-View gibt es die Möglichkeit, die Bilder in die ePA zu laden (ePA-Upload).
Weitere Informationen finden Sie in unserer e-health-Anleitung. Die Anleitung finden Sie hier.
Wo werden Dokumente aus der ePA gespeichert?
In der PatInfo werden im Reiter ePA alle Dokumente mit Zugriff angezeigt. Hier ist es möglich, ein Dokument in die Kartei zu übernehmen. Nutzen Sie hierzu die Schalfläche In Kartei übernehmen. Im Anschluss öffnet sich das DS-Win-View. Hier ist nun im Reiter ePA Ihr Dokument gespeichert.
Können Privatpatienten ebenfalls die ePA nutzen?
Die ePA steht ausschließlich für gesetzlich Versicherte zur Verfügung. Bei privatversicherten Patienten besteht kein ePA-Zugriff. In Ausnahmefällen ist es möglich, dass bei Privatpatienten Dokumente in der Kartei oder im View verfügbar sind, die zum Zeitpunkt einer gesetzlichen Versicherung aus der ePA geladen wurden.
Die ePA-Schaltfläche ist bei Privatpatienten deaktiviert. Es wird kein spezielles Symbol angezeigt.
Wie übernimmt man ein Dokument aus der ePA in die Kartei?
Besitzt der Patient eine ePA und hat Ihnen den Zugriff auf die ePA erteilt, so können Sie im DS-Win, in der Patinfo im Reiter ePA alle Dokumente sehen, die Ihnen der Patient zur Verfügung stellt. Im unteren Bereich finden Sie die Schaltfläche in Kartei übernehmen. Klicken Sie diese an, wählen Sie das Dokument aus der ePA an und übernehmen dieses in die Karteikarte.
Weitere Informationen finden Sie in unserer e-health-Anleitung. Die Anleitung finden Sie hier.
Muss man alle Dokumente aus der ePA in die Karteikarte übernehmen?
Nein. Übernehmen Sie nur die für Sie relevanten Dokumente, nachdem der Patient Ihnen den Zugriff gewährt hat.
Bitte beachten Sie hier das Patientendatenschutzgesetz. Die Übernahme von Dokumenten kann von Ihrem Patienten abgelehnt werden. Bitte sprechen Sie daher zuvor mit Ihrem Patienten ab, ob und welche Dokumente in die Karteikarte übernommen werden dürfen.
Wie lädt man ein Dokument in die ePA?
Um ein Dokument in die ePA hochzuladen, klicken Sie in der PatInfo im Reiter ePA auf ePA-Upload.
Die Ordnerstruktur Ihres Rechners öffnet sich automatisch in einem neuen Fenster. Navigieren Sie zum gewünschten Ablageort und öffnen Sie Ihr Dokument. Das Dokument muss zuvor auf Ihrem Rechner gespeichert werden.
Ein weiterer möglicher Weg: Um den HKP in die ePA hochzuladen, wählen Sie aus der Auswahlliste der Druckvorbereitung Druck umleiten“ und hier die Option ePA-Upload. Bestätigen Sie die Angaben mit Drucken.
Was sind Metadaten?
Bevor Sie ein Dokument in die ePA hochladen, geben Sie wichtige Angaben zum Dokument an, z. B. Autor, Einrichtung und Informationen zu Dokumentklasse und -typ. Diese Angaben werden als Metadaten bezeichnet und erleichtern die Suche und Verwaltung der Dokumente.
Wie lädt man Notfalldaten (NFD) in die ePA?
Öffnen Sie die NFD Ihres Patienten, z. B. über die Risikofaktoren. Wechseln Sie in den Reiter Notfalldaten. Es kann ausschließlich der zuletzt erstellte NFD hochgeladen werden. Wenn Sie einen älteren Plan wählen, ist die Schaltfläche inaktiv.
Wählen Sie den aktuellen Notfalldatensatz, um diesen in die ePA zu übertragen. Klicken Sie im oberen Bereich auf ePA-Upload.
Weitere Informationen finden Sie in unserer e-health-Anleitung. Die Anleitung finden Sie hier.
Wie lädt man einen eMP in die ePA?
Öffnen Sie den eMP Ihres Patienten, z. B. über die Risikofaktoren. Wechseln Sie in den Reiter Medikationsplan.
Es kann ausschließlich der zuletzt erstellte Medikationsplan (eMP) hochgeladen werden. Wenn Sie einen älteren Plan wählen, ist die Schaltfläche inaktiv.
Wählen Sie den aktuellen Medikationsplan an, um diesen in die ePA zu übertragen. Klicken Sie im oberen Bereich auf ePA-Upload.
Weitere Informationen finden Sie in unserer e-health-Anleitung. Die Anleitung finden Sie hier.
In der ePA-App kann der Patient eine Praxis nicht finden. Woran liegt das?
Da jede Krankenkasse eine eigene ePA-App anbietet, kann Dampsoft hierzu leider keine Auskünfte erteilen. Bitten Sie Ihre Patienten, sich in diesem Fall an den Hersteller der ePA-App zu wenden.
Wo bekommt der Patient die Telematik-ID der Praxis her, wenn die Zugriffsrechte in der ePA-App vergeben werden sollen?
Da jede Krankenkasse eine eigene ePA-App anbietet, kann Dampsoft hierzu leider keine Auskünfte erteilen. Bitten Sie Ihre Patienten, sich in diesem Fall an den Hersteller der ePA-App zu wenden.
Der Patient hat Probleme mit seiner ePA-App. Wie können wir helfen?
Da jede Krankenkasse eine eigene ePA-App anbietet, kann Dampsoft hierzu leider keine Auskünfte erteilen. Bitten Sie Ihre Patienten, sich in diesem Fall an den Hersteller der ePA-App zu wenden.
