Elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren (EBZ)
Was bedeutet EBZ?
EBZ steht für Elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren Zahnärzte. Ein häufig verwendetes Synonym ist zum Beispiel eHKP.
Welche Produkterweiterung von DAMPSOFT wird benötigt?
Die Produkterweiterung e-health enthält die Funktionen für das EBZ.
Zur Überprüfung, ob Ihr DS-Win mit der Produkterweiterung e-health ausgestattet ist, klicken Sie beispielsweise in der Patientenauswahl auf die Schaltfläche ePA. Sofern keine Freischaltung für e-health vorliegt, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis.
Alternativ klicken Sie im DS-Win in der Menüzeile auf das blaue Fragezeichen Info über. Im sich öffnenden Dialog können Sie über die Schaltfläche Stationsinfo einsehen, welche Lizenzen in Ihrem DS-Win freigeschaltet sind.
Falls Sie die e-health-Lizenz erworben haben, stellen Sie sicher, dass die Freischaltung/Stempeldatei eingelesen wurde, welche Sie nach dem Vertragsabschluss per E-Mail erhalten haben oder holen Sie dies nach. In der E-Mail ist neben der Freischaltung ein PDF mit der Anleitung zum Einlesen der Stempeldatei enthalten.
Sie benötigen die Produkterweiterung e-health? Hier geht es zum Online-Bestellformular.
Welche allgemeinen Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um EBZ nutzen zu können?
Die im DS-Win benötigten Funktionen stehen seit dem 01.07.2022 im Dampsoft-e-health-Paket zur Verfügung.
Die notwendigen Voraussetzungen sind:
• Anschluss an die Telematikinfrastruktur
• Einrichtung eines KIM-Postfachs
• Zugriff auf den Verzeichnisdienst der TI
• Elektronischer Heilberufsausweis (eHBA oder eZAA)
Sie benötigen noch einen eHBA? Hier geht es zum Online-Bestellformular.
Weitere Informationen zur Einrichtung unserer Erweiterung e-health finden Sie hier.
Wann steht das elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren zur Verfügung?
Nach der Beendigung der Pilotphase am 30.06.2022 startete der Echtbetrieb des EBZ zum 1. Juli 2022. Diese Phase erstreckt sich bis zum 31. Dezember 2022.
Im Anschluss startet ab dem 1. Januar 2023 eine einjährige Einführungsphase, da erst ab diesem Zeitpunkt von einer flächendeckenden Versorgung ausgegangen werden kann (Quelle: KZVB im Juli 2022).
Wenn Sie das Generalupdate 2/2022 installieren, steht Ihnen datumsgenau seit dem 01. Juli 2022 im DS-Win die Möglichkeit zur Aktivierung der EBZ-Funktionen zur Verfügung.
Danach besteht die Möglichkeit, bis zum Jahresende 2022 das EBZ im Praxisalltag kennenzulernen, bevor es dann zum 01. Januar 2023 als einzig mögliches Antragsverfahren für alle Zahnarztpraxen verpflichtend sein wird.
Welche Maßnahmen wurden/werden vor Einführung des EBZ getroffen?
Der Einführungsphase ab dem 01.07.2022 ging eine lange und ausführliche Testphase zwischen Praxisverwaltungssoftwareherstellern und Krankenkassen voraus.
Des Weiteren fand zwischen dem 01.01. und 30.06.2022 eine Pilotphase mit einigen ausgewählten Zahnarztpraxen statt. Als Praxis profitieren Sie von den wertvollen Erfahrungen aus der Test- und Pilotphase, aus welcher qualitativ hochwertige und ausgiebig getestete EBZ-Funktionen resultieren.
Wo und wie können wir uns über die Funktionen im DS-Win informieren?
Die Aktivierung der EBZ-Funktionen ist seit dem 01.07.2022 und mit dem General-Update möglich. Die einzelnen Programmfunktionen können Sie der Anleitung zur Programmbedienung e-health entnehmen.
Wir empfehlen besonders die Buchung eines unserer EBZ-Webinare, um sich optimal auf das EBZ-Verfahren vorzubereiten. Die Termine für dieses Webinar finden Sie auf unserer Webseite. Im Webinar geben Ihnen unsere kompetenten Kolleg:innen des Kundenservice praxisnahe Informationen und Tipps, um Sie bestmöglich beim Start mit dem EBZ zu unterstützen.
Hier geht es zum Dampsoft-Webinar-Angebot.
Warum kann ich den Menüpunkt EBZ aktivieren nicht aufrufen?
Wenn Sie mit einer aktiven Mitarbeiterverwaltung arbeiten, ist es unter Umständen notwendig, dass Sie die Berechtigung EBZ Aktivierung in den Berechtigungsgruppen der Mitarbeiter setzen.
Um die Berechtigung zu setzen, folgen Sie im DS-Win dem Pfad Verwaltung/Praxis/Mitarbeiter.
Wählen Sie hier die Schaltfläche Berechtigungsgruppen und markieren Sie bei Gruppen die Gruppe, für die die Berechtigung eingerichtet werden soll. Im Reiter DS-Win Plus geben Sie im Suchfeld EBZ ein. Markieren Sie EBZ Aktivierung und bestätigen mit Übernehmen.
Nach einer Neuanmeldung am System über die Taste F11 kann die EBZ-Aktivierung über Einstellungen/e-health/EBZ-Aktivierung vorgenommen werden.
Welche Planarten können elektronisch beantragt werden?
Ab dem 01.07.2022 können Heil- und Kostenpläne für Zahnersatz (ZE), Kiefergelenkserkrankungen bzw. Kieferbruch (KGL/KB) und Kieferorthopädische Pläne (KFO) elektronisch beantragt werden.
PAR-Pläne können voraussichtlich im Jahr 2023 ebenfalls elektronisch beantragt werden.
Dürfen Pläne in der Einführungsphase ausschließlich elektronisch beantragt werden?
Ab dem 01.07.2022 und mit entsprechenden Generalupdate steht Ihnen die Möglichkeit zur Aktivierung der Funktionen EBZ zur Verfügung. Sie entscheiden den Zeitpunkt der Aktivierung.
Im Bundesmantelvertrag Anlage 15 § 17 Absatz 15 heißt es:
Nach dem Start des flächendeckenden Echtbetriebs des elektronischen Beantragungs- und Genehmigungsverfahrens kann in begründeten Fällen, insbesondere bei Programmierfehlern oder sonstigen technischen Störungen, in einer Einführungsphase von 12 Monaten auf das Papierverfahren (herkömmliche Formulare oder Stylesheets) zurückgegriffen werden. Die Anwendung des Papierverfahrens ist auf dem Bemerkungsfeld des entsprechenden Vordrucks zu begründen.
Bisher war es nicht notwendig, einen KB- oder KGL-Plan zur Genehmigung an die Krankenkasse zu senden. Wurde dies durch das elektronische Verfahren geändert?
Nein. Sofern in Ihrem Bundesland bzw. bei bestimmten Krankenkassen bisher ein Genehmigungsverzicht besteht, bleibt dieser auch nach Einführung des EBZ bestehen.
Wie werden die Pläne elektronisch übertragen?
Die Pläne werden per KIM (Kommunikation im Medizinwesen) sicher und verschlüsselt an die Krankenkasse übertragen. Das DS-Win sendet die Pläne automatisch an die richtige KIM-Adresse der jeweiligen Krankenkasse des Versicherten.
Sie haben noch kein KIM-Konto? Hier geht es zum Online-Bestellformular.
Muss jede Arbeitsstation in der Praxis an die Telematikinfrastruktur (TI) angeschlossen werden?
Es gibt drei wesentliche Arbeitsschritte im Rahmen des EBZ:
1. Elektronischen Antrag erstellen
2. eAntrag signieren und
3. eAntrag senden.
Das Erstellen des elektronischen Antrags funktioniert an jeder Arbeitsstation, auch ohne Anbindung an die TI.
Das Signieren und Senden funktioniert ausschließlich an Arbeitsstationen, die an die TI angeschlossen sind, da ein Zugriff auf die Karten (eHBA, eZAA) nötig ist.
Womit werden die Pläne signiert/unterschrieben?
Um einen eAntrag zu signieren, ist ein eHBA notwendig. Sofern eine Signatur mittels eHBA, z. B. aus technischen
Gründen, nicht möglich ist, ist in Ausnahmefällen eine Signatur mittels SMC-B zulässig.
Sie benötigen noch einen eHBA? Hier geht es zum Online-Bestellformular.
Benötigen auch angestellte Zahnärzt:innen einen eigenen eHBA oder kann der Praxisinhaber die Pläne signieren?
Bitte lassen Sie sich hierzu von Ihrer zuständigen KZV beraten.
Kann die Signatur nur an den Stationen erfolgen, an denen ein Kartenterminal angeschlossen ist?
Ja. Eine Erleichterung bietet die Komfortsignatur. Bei aktivierter Komfortsignatur kann die Signatur auch an Stationen erfolgen, die nicht direkt mit einem Kartenterminal verbunden sind. Bitte beachten Sie hierzu die Praxisinformation der KZBV hier sowie Abschnitt 3. 4 Komfortsignatur anlegen in unserer Anleitung e-health-Programmbedienung. Die Anleitung finden Sie hier.
Die Erstellung von Plänen und das Einlesen von Karten erfolgt an unterschiedlichen Arbeitsplätzen. Können Pläne jetzt nur noch an der Station mit Kartenleser erstellt werden?
Die Pläne können nach wie vor an jeder Arbeitsstation erstellt werden. Das Signieren und Versenden ist ausschließlich an Arbeitsstationen, die an die TI angeschlossen sind möglich, da ein Zugriff auf die Karten (eHBA, eZAA) nötig ist.
Das Erstellen und Drucken des elektronischen Antrags ist an jeder Arbeitsstation möglich, auch ohne Anbindung an die TI.
Wird ein weiteres Kartenterminal benötigt?
Je nach Praxisstruktur und -organisation kann ein weiteres Kartenterminal hilfreich sein. Wird ein Plan mit dem eHBA signiert, ist für den Signaturvorgang die Eingabe der PIN durch den Karteninhaber notwendig. Die Pläne können einzeln oder gesammelt mit der sogenannten Stapelsignatur (beispielsweise abends mehrere zeitgleich signieren und senden) unterzeichnet werden.
Besonders hilfreich erweist sich die Komfortsignatur. Als Karteninhaber besteht die Möglichkeit bis zu 250 Signaturen innerhalb eines Tages mit einer einzigen PIN-Eingabe freizuschalten. Der eHBA bleibt bei der Komfortsignatur dauerhaft im Kartenterminal gesteckt, weshalb ein zusätzliches Kartenterminal hilfreich sein kann. Erfragen Sie ggf. bei Ihrem Konnektorhersteller, ob Ihr Konnektor die Komfortsignatur unterstützt.
Weitere Informationen zur Nutzung der Komfortsignatur erhalten Sie in unserer Anleitung zur Programmbedienung e-health.
Welche Krankenkassen können Pläne elektronisch entgegennehmen?
Nach aktuellem Stand können ab dem 01.07.2022 alle Krankenkassen (ausgenommen sonstige Kostenträger) Pläne elektronisch entgegennehmen.
Wie erhalten wir die Informationen zur Genehmigung der Pläne?
Die Krankenkassen versenden die Antworten ebenfalls per KIM und werden im DS-Win ebenfalls elektronisch verarbeitet.
Wie erhalten wir die KIM-Adressen der Krankenkassen?
Die Pläne werden automatisch an die korrekte KIM-Adresse der jeweiligen Krankenkasse des Versicherten gesendet. Es ist nicht notwendig, die KIM-Adressen der Krankenkassen im DS-Win manuell aufzunehmen.
Ändert sich etwas an der Abrechnung?
Das EBZ beinhaltet aktuell die elektronische Beantragung und Genehmigung oben genannter Planarten. An der Abrechnung der Pläne ändert sich zunächst nichts.
Wann können PA-Pläne elektronisch beantragt werden?
In der zweiten Jahreshälfte 2022 startet zunächst eine Testphase zwischen PVS und Krankenkassen. Eine Pilotphase mit ausgewählten Praxen schließt an diese Testphase an. Voraussichtlich im Jahr 2023 können PA-Pläne ebenfalls elektronische beantragt werden.
Wird beim Versand eines Plans darauf hingewiesen, dass die Krankenkasse nicht annahmefähig ist?
Nach unserem Kenntnisstand sind ab dem 01.07.2022 alle Krankenkassen in der Lage, Pläne elektronisch zu empfangen. Ausgenommen hiervon sind sonstige Kostenträger.
Wie gehe ich vor, wenn eine Behandler:in keine Zahnarztnummer hat?
Seit 01.01.2023 ist die Zahnarztnummer verpflichtend und jeder Behandlungsfall muss mit einer Zahnarztnummer in die Abrechnung übergeben werden. Die Zahnarztnummer kann im DS-Win über den Pfad Verwaltung/Praxis/Behandler hinterlegt werden.
Manche Behandler:innen verfügen jedoch über keine Zahnarztnummer. Dies sind z. B. Vertretungszahnärzt:innen, Entlastungszahnärzt:innen, Vorbereitungszahnärzt:innen, Dentalhygieniker:innen, Prophylaxehelferi:nnen etc.
Werden die Patienten nun von einem dieser Behandler:innen behandelt, dann wird keine Zahnarztnummer übermittelt und in der Abrechnung erhalten Sie die Meldung, dass die Zahnarztnummer fehlt oder fehlerhaft ist.
Damit Ihre KZV die Fälle nicht streicht, empfehlen wir Ihnen daher in Abstimmung mit der KZBV, die Zahnarztnummer der verantwortlichen Zahnärzt:in zu hinterlegen.
Eine Ausnahme bilden nur ermächtigte Einrichtungen, für die keine Zahnarztnummer vergeben wird. Hier ist unter Verwaltung/Praxis/Behandler der Ersatzwert zu hinterlegen.
