Die Digitalisierung in Zahnarztpraxen schreitet fort und unterstützt Team und Behandler bei einer wachsenden Zahl von Aufgaben. Dabei spielt eine effiziente und zeitökonomisch sinnvolle Terminplanung eine wichtige Rolle. Fest steht: Zeit ist Geld und Leerläufe, mit denen kein Umsatz generiert wird, können sich Praxen kaum mehr leisten in Zeiten steigenden Kostendrucks. Moderne Software vereinfacht die Vergabe von Terminen erheblich, verschafft den Mitarbeitern einen besseren Überblick und reduziert Fehlerquellen.

Mit digitalen Terminbüchern Leerläufe und lange Wartezeiten vermeiden
Wohl jeder Mitarbeiter in einer Zahnarztpraxis kennt diese Situationen: Ein Notfall kommt rein und muss in den ohnehin vollen Terminkalender geschoben werden, Patienten kommen zu spät oder gar nicht zum Termin und eine Behandlung dauert länger als geplant. Moderne Programme, wie das Terminbuch-Modul von Dampsoft, bieten in diesen Fällen schnell eine Lösung.

So kann jeder Behandler individuell festlegen, wie viel Zeit er für bestimmte Behandlungen benötigt. Indem er diese Informationen im digitalen Terminbuch hinterlegt, schafft er die Voraussetzungen dafür, dass die Fachkräfte an der Rezeption Behandlungen genauer planen und auf diese Weise Leerläufe vermeiden können. Durch eine digitale Warteliste kann zudem schnell auf Terminausfälle reagiert und somit Praxisausfall vermieden werden. Hierbei ist im System vermerkt, welche Patienten schon einen Termin haben und gerne einen früheren wünschen und welche Patienten noch gar keinen Termin haben.

Auch bei Patienten, die wiederholt zu spät oder gar nicht zu Terminen erscheinen, bietet das Terminbuch-Modul eine geeignete Lösung. Es wird automatisch eine Statistik über das Terminverhalten der Patienten geführt, sodass die Praxismitarbeiter die Möglichkeit haben, Wiederholungstäter sanft zur Besserung zu bewegen. Etwa durch die Nutzung einer SMS-Terminerinnerung.

24-Stunden-Rezeption schafft Entlastung und Verbindlichkeit
Ein elektronisches Terminbuch, auf das Patienten, Behandler und Team jederzeit zugreifen können, entlastet die Praxen spürbar. Per QR-Code oder über die Website der Zahnarztpraxis lässt sich das Terminbuchungsportal aufrufen. Dem Patienten werden freie Zeitblöcke vorgeschlagen, die seinen Kriterien entsprechen. Nach Buchung erhält der Patient sofort eine Terminbestätigung, in der sich eine ICS-Datei befindet, mit der per Klick ein Eintrag im Smartphone-Kalender gespeichert wird. Der Patient kann zudem auf Wunsch eine Terminerinnerung per SMS erhalten, wodurch die Ausfallquote erheblich gesenkt werden kann. Auf der anderen Seite haben die Behandler die Möglichkeit sich schnell von zu Hause oder unterwegs einen Überblick zu verschaffen, was z. B. morgen ansteht oder auch selber Termine eintragen bzw. blocken. All diese Schritte finden ohne Online-Terminmanagement an der Rezeption der Zahnarztpraxis statt.

Arzt-Patienten-Portale als zusätzlichen Service
Terminbuchungsportale haben sich bereits in anderen Branchen erfolgreich etabliert. So bieten viele Restaurants über Portale wie OpenTable die Möglichkeit einen Tisch per Klick zu reservieren. Ein solches Serviceangebot wird auch im Rahmen eines anstehenden Zahnarztbesuchs zunehmend genutzt und kann bei der Akquise von Neupatienten helfen.

Auch DS-Win-Anwender können seit Neuestem gleich über zwei Kontaktpunkte den Terminbuchungsservice anbieten: Über die Praxis-Website mit dem Online-Terminmanagement (OTM) von Dampsoft und über jameda, das größtes Arzt-Patienten-Portal Deutschlands. Nach Aktivierung der Schnittstelle im DS-Win werden freie und gebuchte Termine zwischen jameda-Profil und dem DS-Win-Terminbuch automatisch synchronisiert.

Positive Patientenerlebnisse stärken das Image
Gerade jüngere Praxisbesucher betrachten Serviceleistungen wie das Buchen von Terminen online immer häufiger als selbstverständlich und nehmen die dadurch entstehenden Vorteile gerne in Anspruch. Da sich Patienten durch private Zuzahlungen mehr als Kunden fühlen, treten sie auch selbstbewusster auf als früher. Mit einem Online-Terminmanagement können Zahnärzte also auch ihre Außenwirkung als moderne Praxis stärken.