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PAR-Richtlinie Dampsoft Kunden und DS-Win

Die systematische Behandlung von Parodontitis steht ab dem 01.07.2021 vor einem grundlegenden Neuanfang. Bislang fehlten im Katalog der gesetzlichen Krankenversicherung verankerte Leistungen. Mit der neuen Richtlinie zur systematischen Behandlung von Parodontitis (PAR-Richtlinie) ändert sich das jetzt. Wir erklären, was Dampsoft-Kunden wissen müssen.

Welche Änderungen sieht die PAR-Richtlinie vor?

Mit Einführung der PAR-Richtlinie ändert sich nicht nur die Planerstellung sondern auch die Abrechnung. Zum 01.07.2021 treten die neue Parodontitis-Richtlinie, Ergänzungen der Behandlungsrichtlinie wie der Parodontale Screening-Index und auch die Richtlinie für die PAR-Behandlung vulnerabler Gruppen nach § 22a SGB V in Kraft.

Da noch nicht alle Vorgaben für die Umsetzung abschließend geklärt sind, haben sich die Praxisverwaltungssystem-Hersteller und die KZBV auf eine vollständige Implementierung der PAR-Richtlinien bis zum 01.10.2021 geeinigt. Diese wird stufenweise erfolgen.

Welche Änderungen erwarten Sie im DS-Win?
Erste Phase 01.07. bis 30.09.2021

Im Zuge der Übergangsfrist ist die Übernahme von PAR-Leistungen in die Patientenkartei sowie die Monatsabrechnung für nach dem 01.07.2021 aufgestellte Pläne im DS-Win bis zum 01.10.2021 nicht möglich. Ausnahmen bestehen für Therapieergänzungen von älteren PAR-Anträgen, diese können wie gewohnt erstellt und abgerechnet werden.

Die Übergangslösung sieht vor, dass PAR-Behandlungen ab dem 01.07.2021 auf von der KZBV entworfenen PDF-Dokumenten erfasst werden. Diese PDF-Dateien erhalten Sie von der KZBV bzw. Ihrer jeweiligen KZV.

Die Abrechnung der neuen PSI-Leistung ist bereits ab dem 01.07.2021 über das DS-Win möglich. Die Messwerte können sie ab diesem Zeitpunkt ebenfalls wie gewohnt in das DS-Win-PA eingeben und speichern, dies dient jedoch ausschließlich der Dokumentation.

Wichtiger Hinweis: Mit dem General-Update 3/2021 steht Ihnen eine einfache Konvertierung der seit dem 01.07.2021 erfassten Pläne zur Verfügung. Wir informieren Sie per E-Mail sobald das Update verfügbar ist. Die konvertierten Pläne bzw. Leistungen können Sie dann wie gewohnt über die PAR-Monatsabrechnung im DS-Win abrechnen.

Unser Tipp: Mit der Filterfunktion im DS-Win können Sie diese Fälle einfach finden. Gehen Sie über Verwaltung – Kontrollbücher – PA-Kontrollbuch. Wählen Sie im oberen Filterbereich den gewünschten Zeitraum, setzen Sie den Radiobutton bei „genehmigt“ und den Haken bei „nicht begonnen“. Über „Neu filtern“ erhalten Sie eine Liste mit den PA-Plänen, die neu ausgefüllt werden müssen. In unserem FAQ finden Sie weitere Tipps zur Umsetzung der PAR-Richtlinie im DS-Win.

Wie geht es weiter?
Zweite Phase ab dem 01.10.2021

In der zweiten Phase ab Quartal 4/2021 steht Ihnen mit Auslieferung des General-Updates 3/2021 zur Unterstützung das ab 01.07.2021 gültige PSI-Formular direkt im DS-Win zur Verfügung. Das Formular wird automatisch verwendet, wenn Sie in der Leistungserfassung Ihres Patienten eine 04/PSI-Leistung eingeben.

Die Eingabe und Abrechnung der neuen PAR-Leistungen wird ebenfalls ab Quartal 4/2021 möglich sein, ebenso die automatisierte Übertragung der ab 01.07.2021 erstellten Pläne auf die neuen Formulare.

Sie können sich auf uns verlassen: Wir werden Sie bis zum 01.10.2021 mit allen weiteren notwendigen Programmfunktionen versorgen und selbstverständlich bezüglich der weiteren Entwicklungen auf dem Laufenden halten. In unserem FAQ haben wir die häufigsten Fragen und Antworten zur PAR-Richtlinie für Sie beantwortet. Außerdem zeigen wir Ihnen in unserem Webinar den Umgang mit der Richtlinie im DS-Win.

An einem Mittwochmorgen im Juli waren wir mit Dr. Susanne Scharf per Videocall auf einen Kaffee verabredet. Normalerweise prüft die Zahnärztin an ihrem „Bürotag“ die Rechnungsein- und -ausgänge ihrer Praxis in der Nähe von Frankfurt am Main. Doch seit einiger Zeit hat Dr. Scharf auch am Mittwoch wieder mehr Luft für ihre eigentliche Tätigkeit als Zahnärztin. Warum? Das erzählt sie uns im Interview.

Frau Dr. Scharf, Sie arbeiten daran, den Abrechnungsaufwand in Ihrer Praxis schrittweise zu reduzieren. Welche Maßnahmen haben Sie ergriffen?

Dafür muss ich zunächst erklären, wo wir angefangen haben. Mein Partner und Ehemann Dr. Andreas Lagan und ich haben 2016 eine alteingesessene Praxis übernommen. Damals haben die Helferinnen noch alles in die Papierakten geschrieben. Mit uns kehrte dann Dampsoft in die Praxis ein: Leistungseingaben mussten fortan direkt im Praxisverwaltungssystem gemacht werden. Das war der erste Schritt zur Reduzierung des Verwaltungsaufwands.

Die Abrechnung erledigte ich von Beginn an selbst. So bin ich üblicherweise mittwochs, mein Bürotag, unter anderem mit Rechnungsstellungen beschäftigt. 90 % der Rechnungen wurden bisher bei uns per Post verschickt, das ist nicht nur aufwändig, sondern führte auch zu einer enormen Portokasse. Deshalb haben wir uns 2021 für eine Auslagerung des Mahn- und Rechnungswesens entschieden. Hierbei nutzen wir die Abrechnungslösung Factoring Cockpit von BFS health finance und Dampsoft.

Wie erleichtert Ihnen das Factoring Cockpit den Alltag?

Das Factoring Cockpit ist eine Erweiterung für das DS-Win, mit der wir alle Rechnungen und Zahlungen direkt in der Patientenkartei sehen. Alles ist sehr übersichtlich und schlüssig dargestellt und man braucht sich nicht nochmal irgendwo extra einloggen. Was auch sehr praktisch ist: Man kann, wenn man einen HKP abrechnet, die Laborrechnung direkt im DS-Win als XML einlesen und die wird dann auch übertragen. Außerdem gibt es ein Postfach direkt im DS-Win, mit dem wir uns per Nachricht mit BFS austauschen können. Alles sehr angenehm.

Infovideo: So funktioniert das Factoring Cockpit für Zahnarztpraxen.

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Wie lief die Umstellung auf eine externe Rechnungsstellung?

Zunächst haben wir unsere Patienten informiert und erklärt, dass wir nicht mehr selbst die Rechnungen stellen. Erst wenn die Patienten eine Einverständniserklärung unterschrieben haben, können wir die Ankaufsvoranfrage stellen. Bevor BFS eine Rechnung von uns „ankauft“, wird zunächst eine Bonitätsprüfung durchgeführt. BFS übernimmt das Abrechnungs- und Mahnwesen. Dank des Ausfallschutzes sind wir auch abgesichert, falls ein Patient mal nicht zahlt.

Eine weitere Hürde war bisweilen auch die Barzahlung. Mit der Umstellung auf BFS haben wir auch ein EC-Gerät angeschafft, das war mir wichtig. Also entweder zahlen die Patienten direkt vor Ort oder bekommen die Rechnung von BFS.

Und wie haben Ihre Patienten reagiert?

Wir hatten beide Reaktionen: Einige fanden es total gut, andere hat es total überfordert. Bei den letzteren Fällen habe ich dann entschieden, den Patienten zu vertrauen und die Abrechnung wie gehabt für sie weiterlaufen zu lassen. Mein Ziel ist es natürlich schon, die Abrechnung so einfach wie möglich zu halten, sodass es ein Selbstläufer wird. Gleichzeitig möchte ich auch flexibel bleiben und im Einzelfall entscheiden können, auch weil es zu unserer Praxisphilosophie passt. Deshalb haben wir momentan noch nicht zu 100 % auf eine externe Rechnungsstellung umgestellt – wir haben eher Weg A und B, den neuen und den alten.

Gab es weitere Heraufforderungen, die sich mit der Auslagerung der Abrechnung gelöst haben?

Hauptsächlich sind es die Diskussionen mit den Versicherungen. BFS unterstützt da sehr und hilft uns mit den Begründungen für abgerechnete Leistungen. Wir mussten manchmal mehrfach Begründungen nachreichen, weil die Versicherungen der Patienten diese und jene Leistung nicht übernehmen wollten. Das kostete unheimlich viel Zeit.

… und so lange fließt auch kein Geld.

Genau. Und so kommen wir auch zur zweiten großen Herausforderung: dem Mahnwesen. Es hat mich schon immer gestört, wegen unbeglichener Rechnung bei Patienten anzurufen. Oder dieses Gefühl, wenn man vor einem Patienten sitzt und genau weiß, dass es noch eine offene Rechnung gibt. Dieses Wissen stört einfach das Verhältnis zueinander. Ich möchte nicht, dass meine Behandlung dadurch beeinflusst wird. Das ist für mich ein ganz wichtiger Punkt!

Nutzen Sie bzw. Ihre Patienten auch die Option zur Ratenzahlung?

Grundsätzlich ist die Möglichkeit der Ratenzahlung etwas, was ich den Patienten im Gespräch gerne anbiete. Gerade bei denen, die eine Behandlung dringend nötig haben, aber vor den Kosten zurückscheuen. Ich rate dann immer: Lieber jetzt einmal ordentlich machen und und dann im Zweifel die Rechnung per Ratenzahlung begleichen. Trotzdem wird die Ratenzahlung weniger genutzt, als ich es erwartet hätte. Ich glaube, es liegt daran, dass wir auf dem Land sind und diese Bezahlvariante hier weniger üblich ist. Vielleicht ist dies im städtischen Umfeld eher ein Thema. Ich könnte mir auch vorstellen, dass sich einige Patienten nicht trauen mit mir als Ärztin darüber zu sprechen. Daher finde ich es sehr patientenfreundlich, dass BFS die Ratenzahlung mit der Rechnung anbietet und dies auch direkt mit den Patienten ausmacht.

Spüren Sie jetzt schon die erwartete Entlastung in der Praxis durch die Auslagerung?

Wir sind auf dem richtigen Weg. Aktuell muss ich noch sehr viel kontrollieren. Ich bin aber zuversichtlich, dass die internen Abläufe in Zukunft selbstständiger werden. Mit BFS und dem Factoring Cockpit kommen wir unserem Ziel auf jeden Fall schon viel näher!

… das spricht für das Auslagern des Abrechnungswesens?

Ja, weil dann das Personal dafür nicht vorgehalten werden muss. Und, dass das Mahnwesen professionell betrieben werden kann. Das spricht total dafür!

Würden Sie das Factoring Cockpit einem Kollegen empfehlen?

Auf jeden Fall. Ich selbst habe Factoring von mehreren Kollegen empfohlen bekommen. Gerade für Praxisgründer ist Factoring sehr von Vorteil, da durch die tagesgenaue Abrechnung und Überweisung durch den Dienstleister sofort Einnahmen vorhanden sind. Gerade im ersten Quartal ist es besonders wichtig, Einnahmen außerhalb der KZV zu haben, da diese erst zeitverzögert auszahlt. Außerdem kennt man als Neugründer die Patienten und deren Zahlungsmoral noch nicht. Hier gibt ein Factorer besonders viel Sicherheit. Aber es lohnt sich auch im laufenden Betrieb auf Factoring umzustellen. Es bietet Patienten flexible Zahlungsoptionen, entlastet das Arzt-Patientenverhältnis und sorgt für mehr Planungssicherheit. Und: Man hat wieder mehr Zeit, Zahnarzt zu sein.

Frau Dr. Scharf, wir sagen herzlichen Dank für das Gespräch und für Ihre Zeit!

Mehr zum Factoring Cockpit
Osteraktion von Dampsoft: Auf das neue DS-Win-Pro sparen

Bis zum 30. April 2021 können Software-Wechsler und Praxisgründer bis zu 3.000 € auf das neue DS-Win-Pro sparen. Die marktführende Zahnarzt-Software von Dampsoft bietet zahlreiche Lösungen, die für digitale und effiziente Praxisprozesse sorgen.

Maximale Funktionalität mit DS-Win-Pro

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Mit zahlreichen Funktionen, Erweiterungen und Serviceleistungen ist das DS-Win-Pro ein echter Alleskönner in Sachen Praxismanagement. Das Software-Paket enthält bewährte und brandneue Produkterweiterungen, die Zahnarztpraxen zukunftssicher auf Kurs bringen. So profitieren Zahnarztpraxen von den enthaltenen Erweiterungen Patientenmanagement, Hygienemanagement sowie Praxis- und Qualitätsmanagement sowie exklusiven Serviceleistungen wie verlängerten Kundenservice-Zeiten und Schulungen. Neu enthalten sind außerdem das Telematik-Paket e-health, LabPort für Laborkommunikation und das Controlling Cockpit.

Wer sich bis zum 30. April für das DS-Win-Pro entscheidet, spart mit der Osteraktion von Dampsoft bis zu 3.000 €.

Neues Windows-Update beeinträchtigt Formulardruck im DS-Win von Dampsoft.

Ein wichtiger Hinweis für alle Dampsoft-Kunden: Die Auffälligkeiten beim Formular-Druck durch die Windows-Sicherheitsupdates sind behoben. Nach Installation von Windows-Sicherheitsupdates auf Ihren Praxisrechnern kam es bei Verwendung des Blanko-Drucks im DS-Win teilweise zu Auffälligkeiten beim Druck von Formularen. Microsoft hat nach eigenen Angaben die Auffälligkeiten behoben, die durch KB5000802 bzw. KB5000808 verursacht wurden.

Was kann ich tun, wenn der Formulardruck beeinträchtigt ist?

Wir bitten Sie in diesem Fall, sich mit Ihrem Systembetreuer in Verbindung zu setzen, um das Windows-Sicherheitsupdate gegebenenfalls zu deinstallieren oder eine korrigierte Version des Updates zu installieren. Microsoft nennt in Abhängigkeit der Windows-Version folgende Updates als Lösung:

/ unter Windows 10 Version 20H2 und 2004 das KB5001649
/ unter Windows 10 Version 1909 und 1903 das KB5001648
/ unter Windows 10 Version 1809 das KB5001638
/ unter Windows 10 Version 1803 das KB5001634
/ unter Windows 10 Version 1607 das KB5001633

Andere Windows-Versionen erfordern ein entsprechend anderes KB-Update. Bitte fragen Sie hierzu Ihren Systembetreuer. Wir bitten Sie das entsprechende Windows-Update zu installieren, wenn Sie Schwierigkeiten beim Ausdruck von Blanko-Formularen im DS-Win haben oder hatten.

Wir sind für Sie da!

Bei Installationsfragen wenden Sie sich bitte an Ihren Systembetreuer. Bei Fragen zum DS-Win und unseren weiteren Produkten stehen wir Ihnen gerne telefonisch unter der Rufnummer 04352 91 71 71 oder per E-Mail an kundenservice@dampsoft.de zur Verfügung.

 

jameda schnittstelle dampsoft

Dampsoft kooperiert mit jameda für eine gemeinsame Schnittstelle, die für eine optimale Terminverwaltung in den Zahnarztpraxen sorgt. Hierdurch können freie und gebuchte Termine zwischen dem jameda-Profil und dem DS-Win-Terminbuch automatisch synchronisiert werden.

Gesucht. Gebucht. Verbunden.
Was für einen Patienten die Suchmaschine für den passenden Zahnarzt ist, das ist für den Zahnarzt eine attraktive Möglichkeit, neue und passende Patienten zu akquirieren. Arzt-Patienten-Plattformen sind neben der Website ein gewichtiger Baustein in der Außendarstellung von Zahnarztpraxen. Leistungen können beschrieben, das Praxisteam vorgestellt, Kontaktdaten und Öffnungszeiten dargestellt sowie Behandlungstermine vergeben werden. Um Zahnärzte bei der Akquise ihrer Wunschpatienten zu unterstützen und gleichzeitig ihr Online-Terminmanagement noch effizienter zu gestalten, hat sich Dampsoft mit jameda, Deutschlands größter Arzt-Patienten-Plattform, zusammengetan und eine gemeinsame Schnittstelle für den Datenabgleich zwischen Praxisverwaltungssystem und Plattform entwickelt.

Die auf dem jameda-Profil gebuchten Termine sowie die verfügbaren Termine aus dem Terminbuch des DS-Win werden gegenseitig abgeglichen. Bucht ein Patient selbständig auf jameda.de einen Termin, wird dieser automatisch in den Terminbüchern des DS-Win angezeigt und kann dort verwaltet werden. Gleichzeitig werden bei Bedarf freie Termine aus den DS-Win-Terminbüchern mit dem jameda-Profil synchronisiert. Das ermöglicht einfache Terminbuchungen für die derzeit über sechs Millionen Patienten, die das Angebot auf jameda.de nutzen, um Ärzte zu suchen, Empfehlungen anderer Patienten zu vergleichen und Termine zu buchen.

Mehrwerte für DS-Win-Anwender
„Durch die Kooperation mit jameda können wir unseren Kunden eine zusätzliche Lösung zur noch effizienteren Terminverwaltung anbieten“, so Janosch Greifenberg, Geschäftsführer der Dampsoft GmbH. Auch der CEO von jameda, Dr. Florian Weiß, sieht in der Kooperation große Synergieeffekte: „Die Zusammenarbeit zwischen Dampsoft und jameda stellt einen Meilenstein in der Gesundheitsbranche dar, der die Basis für software-übergreifende Lösungen zur Praxisoptimierung legt und eine essenzielle Unterstützung einer gelingenden digitalen Arzt-Patienten-Beziehung ist.“

Sie möchten die Vorteile des Online-Terminmanagements nutzen? Lassen Sie sich zur Einrichtung der jameda-Schnittstelle beraten!

Mehr zum Online-Terminmanagement