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Zahnärztin Xenja Walendy im Interview

Für Xenja Walendy und ihr Team ist Athena als digitale Assistenz im Praxisalltag nicht mehr wegzudenken. In den ersten beiden Teilen unseres Interviews verriet die Zahnärztin und Fachzahnärztin für Oralchirurgie, wie sie mithilfe der Athena-App ihre Praxis digitalisieren konnte und wie die technische Implementierung ablief. Zum Abschluss stellt sie uns ihre absoluten Lieblingsfunktionen in der Athena-App vor.

Frau Walendy, welche Funktionen Ihrer digitalen Assistenz sind für Sie besonders wichtig und warum?

Es gibt zwei Funktionen, die für mein Team und mich ganz besonders wertvoll sind. Zum einen das individuelle Anpassen der Anamnese- und Aufklärungsbögen, zum anderen die Bearbeitung eigener Röntgenaufnahmen auf dem iPad. Da ich 2018 eine Praxis übernommen habe, gab es bereits einen Patientenstamm, für den ich ein separates Anamneseformular erstellen konnte. Im Formular für den Patientenstamm meines Vorgängers wird abgefragt, ob ich die bereits vorhandenen Patientendaten verwenden und übernehmen darf. So bin ich in Sachen Datenschutz auf der sicheren Seite.

Neue Patient:innen verwenden das Standardformular, das in sieben verschiedenen Sprachen zur Verfügung steht. Auch hier kann ich jederzeit Elemente des Formulars anpassen und hinzufügen. In der Athena Hilfe finden mein Team und ich dafür leicht verständliche Anleitungen. Die finale Auswertung der Anamnesebögen wird, auch wenn eine anderssprachige Version ausgefüllt wurde, auf Deutsch im DS-Win hinterlegt. Das ist besonders in einer multikulturellen Stadt wie Frankfurt am Main ein absoluter Pluspunkt für Patient:innen und Praxis.

Und warum bearbeiten Sie Ihre Röntgenaufnahmen auf dem iPad?

Als Fachzahnärztin für Oralchirurgie ist es mir besonders wichtig, meine Patient:innen ausführlich aufzuklären. Oralchirurgische Eingriffe sind für Laien nicht ohne Weiteres verständlich. Eine professionelle Aufklärung sorgt daher auf beiden Seiten für mehr Sicherheit und Vertrauen. In der Athena-App enthaltenes Video- und Bildmaterial hilft mir schon ungemein dabei, meine Patient:innen aufzuklären.

Noch individueller wird das Aufklärungsgespräch mit eigenen Röntgenaufnahmen – schließlich ist jeder Fall anders. Die Röntgenaufnahmen mache ich in meiner Praxis und sie werden direkt an die Athena-App übertragen. Auch für diese Funktion gibt es eine Schnittstelle mit dem DS-Win, die ich nur einmal aktivieren musste. Auf dem iPad kann ich die Aufnahmen den Patient:innen zeigen und sie über den Bildeditor mit eigenen Zeichnungen ergänzen. So fühlen sich meine Patient:innen bestens informiert. Gleichzeitig stehen mir Aufklärungsbögen, die ebenfalls über den Athena-Editor anpassbar sind, für jeden Eingriff zur Verfügung. Das sorgt für eine rechtskonforme Aufklärung, denn das automatisch erstellte Protokoll lasse ich mir von meinen Patient:innen unterschreiben. So kann ich mir absolut sicher sein, dass ich sie bis ins Detail aufgeklärt habe.

Digitale Aufklärung und Anamnese für Zahnärzte

Athena unterstützt Zahnärzt:innen und Praxisteams als digitale Assistenz: Die App automatisiert einen Teil der Praxisverwaltung, bietet eine rechtskonforme Aufklärung und liefert Patient:innen die Möglichkeit, Anamnesedaten angenehm von zu Hause aus zu erfassen. Kurz: einfach, papierlos, automatisch.

jameda schnittstelle dampsoft

Praxisgründer stehen vor der Herausforderung, passende Patienten für ihr Leistungsangebot zu gewinnen. Reichweitenstarke Arzt-Patienten-Plattformen mit Schnittstelle zur Praxisverwaltungssoftware helfen, Zahnärzte und Patienten erfolgreich und effizient zusammenzubringen. Lesen Sie hier einen Auszug aus dem Beitrag auf www.zm-online.de

Frischer Wind für das Online-Terminmanagement

Es gibt keinen Zweifel mehr daran, dass digitale Systeme das Leben und die Arbeit von Menschen erleichtern. Nunmehr kommt es auf die sinnvolle Vernetzung der Systeme an, die nicht zuletzt auch Menschen zusammenbringen soll – so auch den Patienten und sein spezifisches Anliegen mit dem richtigen Arzt für das beste Behandlungsergebnis. Arzt-Patienten-Plattformen verschaffen Patienten hierfür Überblick und nützliche Vergleichsmöglichkeiten. Für Zahnärzte sind diese Plattformen ein wichtiger Baustein für das Praxismarketing. Sie dienen der Akquise neuer und der Bindung bestehender Patienten.

Ähnlich einer Website können dort Leistungen beschrieben, das Team vorgestellt sowie Öffnungszeiten und Kontaktdaten veröffentlicht werden. Folgerichtig bieten diese Plattformen auch Online-Terminbuchungssysteme an, die es dem Patienten ermöglichen, nicht mehr nur Kontakt mit dem ausgewählten Arzt aufzunehmen, sondern auch direkt einen Termin zu vereinbaren. Damit die online gebuchten Termine in der Praxisverwaltungssoftware des Zahnarztes landen und synchronisiert werden, haben Dampsoft und jameda an einer gemeinsamen Lösung gearbeitet.

Schnittstelle setzt neuen Standard für die digitale Terminverwaltung

Dampsoft, führender Softwarehersteller für ca. 12.000 Zahnarztpraxen, und jameda – mit mehr als 6 Mio. Nutzern monatlich, eine der reichweitenstärksten Arzt-Patienten-Plattformen in Deutschland – haben eine Schnittstelle für den Datenabgleich zwischen Praxisverwaltungssoftware und Plattform entwickelt. „Durch die Kooperation können wir unseren Kunden eine zusätzliche Lösung zur noch effizienteren Terminverwaltung anbieten“, so Janosch Greifenberg, Geschäftsführer der DAMPSOFT GmbH. Besonders Praxisgründer würden am Anfang ihrer Selbständigkeit vor der Herausforderung stehen, sich auf dem Markt noch etablieren zu müssen, um Patienten zu gewinnen. Dafür stiftet die Präsenz der Praxis auf reichweitenstarken Plattformen wie jameda einen wertvollen Nutzen, um Zahnärzte und Patienten effektiv zu vernetzen. Greifenberg ist überzeugt: „Gemeinsam mit jameda können wir Zahnärzten die derzeit beste Lösung für das digitale Terminmanagement mit unserer Praxisverwaltungssoftware anbieten.“

Gesucht – gebucht – verbunden

Die Anwender des DS-Win können ihren Patienten über zwei Kontaktpunkte den Terminbuchungsservice anbieten: Über die eigene Website der Praxis mit dem Online-Terminmanagement (OTM) von Dampsoft und über jameda. Nach Aktivierung der Schnittstelle im DS-Win werden freie und gebuchte Termine zwischen dem jameda Profil und dem DS-Win-Terminbuch automatisch synchronisiert. Durch diesen automatischen Datenabgleich wird ein zusätzlicher Verwaltungsaufwand in den Praxen vermieden und das Team behält alle Termine stets im Blick. Das Online-Terminmanagement von Dampsoft erhält eine sinnvolle Erweiterung − quasi „all-in“, denn es muss kein neues System eingeführt und ins Praxismanagement integriert werden. Patienten können ihre Termine unabhängig von Ort und Zeit – somit noch bequemer – selbst organisieren. Praxen können wiederum besser planen, kostspielige Leerläufe im Praxisalltag vermeiden und Patientenströme lenken (…).

Exklusiv für Existenzgründer: Praxisverwaltungssoftware inkl. Online Terminmanagement

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Mehr zum Online Terminmanagement
Interview Update mit Dr. Lilly Qualen

Im Magazin „dentalfresh“ (Oemus Media AG) beantwortet die Praxisgründerin Dr. Lilly Qualen regelmäßig Fragen rund um Leben, Lieben und Arbeiten als selbständige Zahnärztin und frischgebackene Mutter. Lesen Sie hier einen Auszug aus der Ausgabe 3-2021.

Realitätscheck: Lief der Wiedereinstieg nach deiner Babypause wie geplant?

Um es kurz zu machen: Am Ende kommt immer alles anders, als man denkt. Schon kurz nach der Entbindung habe ich wieder stundenweise gearbeitet. Als Chefin eines siebenköpfigen Teams konnte ich nicht lange zu Hause bleiben. Also war ich jede Woche in der Praxis, wenn auch nicht am Behandlungsstuhl. Gestört hat es mich nicht, denn ich freue mich jeden Tag aufs Neue auf mein Team. In den ersten Wochen konnte ich von zu Hause aus viel erledigen, da ich per Remote-Verbindung auf mein Praxisverwaltungssystem zugreifen kann. E-Mails versenden, Termine organisieren oder die Abrechnung checken – alles lief gut. Nach acht Wochen zu Hause bin ich wieder täglich in der Praxis. Ich kann den kleinen Mann ganz entspannt mitnehmen. Das stört glücklicherweise weder ihn noch mich. Im Gegenteil: In der Praxis freuen sich alle, ihn endlich kennenzulernen […]

Wie waren die Reaktionen von deinen Patienten – und von deiner Community?

Unsere Patient:innen haben mir die kleine Auszeit durchweg gegönnt und mein Team hat mich super vertreten und die Zufriedenheit in der Praxis war weiterhin hoch. Unsere Community bei Instagram interessiert sich sehr für den Spagat zwischen Muttersein und Selbstständigkeit. Ich stehe jetzt vielen Kolleginnen, die einen ähnlichen Plan haben, mit meinen Erfahrungen zur Seite. Gleichzeitig bekomme ich hilfreiches Feedback von Kolleginnen, die diesen Weg selbst schon gegangen sind. Mein Fazit: Ja, es ist kompliziert, aber nicht unmöglich. Dabei kann ich nur immer wieder betonen: Ohne meine Familie und Praxisfamilie wäre das alles nicht möglich.

Quelle: „Nach der Babypause: Zurück im Praxisalltag − Q&A mit Lilly“, Dentalfresh (Oemus Media AG), 17. Jahrgang, September 2021, Seite 32, www.zwp-online.info

Gemeinsam mit Dampsoft auf Erfolgskurs

Dampsoft bietet nicht nur schlaue Lösungen für das digitale Praxismanagement − von Anamnese und Aufklärung bis Verwaltung und Abrechnung −, sondern auch wertvolle Unterstützung durch langjährige Erfahrungen mit Praxisübernahmen und Neugründungen, persönlichen Ansprechpartner:innen, Events für Existenzgründer:innen und ein starkes Partnernetzwerk. Schon startklar? Machen Sie den Anfang mit unserer Checkliste!

Angebote für Existenzgründer
Zahnärztin Xenja Walendy im Interview

Im ersten Teil des Interviews verriet uns Xenja Walendy, Zahnärztin und Fachzahnärztin für Oralchirurgie, wie sie ihre eigene Praxis von Anfang an digital aufgestellt hat. Doch eine Zahnarztpraxis führt man nicht allein! Neben ihrem Team, kann sich die Gründerin immer auf ihren Mann Bastian verlassen, der im Hintergrund administrative Aufgaben übernimmt.

Frau Walendy, Sie haben 2018 Ihre eigene Praxis in Frankfurt am Main gegründet. Welche Aufgaben geben Sie ab, um sich Ihren Patient:innen widmen zu können?

Eine eigene Praxis zu führen, bringt viele neue Aufgaben mit sich, in die man sich erst einmal einarbeiten muss. Schließlich hat man Zahnmedizin studiert, aber nicht unbedingt Betriebswirtschaft. Gerade in der Gründungsphase ist man darauf angewiesen, Aufgaben abgeben zu können. Ein großer Punkt für mich ist dabei die IT. Ich bin zum Beispiel eine super Handwerkerin, aber von Elektrik lasse ich – genau wie von IT-Aufgaben – lieber die Finger. Daher habe ich einen Techniker, der dafür sorgt, dass die Praxis-IT immer funktioniert. Mein Mann Bastian ist für die Administration im Hintergrund zuständig. Er installiert zum Beispiel alle DS-Win General-Updates und hat Athena für die Praxis eingerichtet.

Und wie lief die Einrichtung der Athena-App?

Bastian hat Athena ganz einfach selbst installiert und eingerichtet. Er konnte Schritt für Schritt den Online-Anleitungen dazu folgen. Als es um das Aufsetzen unserer eigenen Formulare, wie zum Beispiel der Anamnesebögen ging, stand er in Kontakt mit dem Kundenservice, der ihm schnell weiterhelfen konnte. Ich konnte mich da komplett rausziehen. Mittlerweile gebe ich ihm nur Bescheid, sobald ich per Mail den Hinweis bekomme, dass ein neues Athena-Update zur Verfügung steht. Er ist jeden Freitag in der Praxis, um sich der Buchhaltung zu widmen und macht dann das Update gleich mit.

Wie wird die digitale Aufklärung und Anamnese im Praxisalltag angenommen?

Für meine Kolleg:innen, Patient:innen und mich ist der Umgang mit Athena selbstverständlich geworden. Sobald Athena eingerichtet war, lief der Übergang von Papier zu digitalen Dokumenten super einfach. Denn die Bedienung über das iPad funktioniert intuitiv und die Übertragung wichtiger Daten ins DS-Win läuft ganz automatisch und sicher über die Athena-Box.

Nicht verpassen: Im dritten Teil des Interviews, das im Oktober erscheint, stellt Xenja Ihre absoluten Lieblings-Funktionen der Athena-App vor.

FAQ – Implementierung und Datensicherheit

Die Zahnarztpraxis bzw. Ihr Techniker nimmt die Installation mithilfe der Anleitung selbst vor. Per Remote-Schulung gibt es für Sie eine Einweisung in die Produktfunktionen.

Die Athena-App wird mittels der Athena-Box an Ihr Praxisnetzwerk angebunden. Ihre aktuellen Patientendaten werden nach der Anbindung automatisch vom DS-Win an Athena übertragen. Gleichzeitig stehen Ihnen alle Dokumente und Risikofaktoren aus der Athena-App im DS-Win zur Verfügung.

Ja, alle Patientendaten und Formulare werden automatisch und sicher über einen kleinen Server (die Athena-Box) mit Ihrem DS-Win synchronisiert. Dokumente werden auf ihrem iPad verschlüsselt, sodass Sie diese bei Bedarf passwortgeschützt per Mail an den Patienten versenden können.

Nein, alle Patientendaten werden nur im internen Netzwerk zwischen iPad und Athena-Box umhergeschickt. Allerdings ist für die Versendung der Anamnesebögen ein Internet-Zugang und ein E-Mail-Konto notwendig.

Ja, alle Standard-Dokumente sind in sieben Sprachen verfügbar und können einfach und individuell im Formular-Editor angepasst werden.

 

Interview Update mit Dr. Lilly Qualen

Dr. Lilly Qualen hat mit 26 Jahren den Sprung ins kalte Wasser mit eigener Praxis gewagt. Im Magazin „dentalfresh“ (Oemus Media AG) beantwortet sie regelmäßig Fragen rund um Leben, Lieben und Arbeiten als selbständige Zahnärztin und frischgebackene Mutter. Lesen Sie hier einen Auszug aus der Ausgabe 2-2021.

Hand auf Herz und Bauch: Passen Kinderwunsch und eigene Praxis zusammen?

Ich halte es wie Pippi Langstrumpf: „Das habe ich noch nie vorher versucht, also bin ich völlig sicher, dass ich es schaffe.“ Am Ende kommt alles, wie es kommen soll. Trotzdem braucht es Planung, ganz klar. Wenn man plötzlich schwanger ist, muss es schnell gehen. Neun Monate sind kürzer als man denkt. Ohne Vertretung ist man auf dicke Finanzpolster angewiesen – und wer hat die schon nach der Praxisgründung? Zum Glück habe ich eine tolle Kollegin über mein Netzwerk gefunden. Seit dem 1. Januar 2021 ist sie mit im Boot und konnte sich bereits einarbeiten.

Was hast du sonst noch für die Babypause vorbereitet?

Ich habe im Grunde den Einzug von beiden Babys vorbereitet – meinem „richtigen“ Baby und meinem „Praxis-Baby“. Beispielsweise musste ich mit Erschrecken feststellen, dass mein alter Laptop nicht gerade Homeoffice-tauglich ist. Meine erste Investition für die Babypause waren also weder Babybettchen noch Wickeltisch, sondern ein neuer Laptop. Dank einer VPN-Schnittstelle kann ich auch von zu Hause auf meine Praxisverwaltungssoftware von DAMPSOFT zugreifen. Auf diese Weise bin ich aus der Ferne mit dabei. Wie lange genau ich zu Hause bleiben werde, weiß ich selbst noch nicht. Geplant ist eine entspannte Zeit zu Hause, die in einen „Soft-Start“ mit verkürzter Stundenzahl übergehen soll. Mein Partner geht in Elternzeit, meine Familie wohnt nebenan – ich habe also auch während des Mutterschutzes schon viel privates Back-up, sollte das „Praxis-Baby“ mal nach mir schreien […]

Quelle: „Zwischen Praxis und Babypause – Q&A mit Lilly“, Dentalfresh (Oemus Media AG), 17. Jahrgang, Juni 2021, Seite 18, www.zwp-online.info

Angebote für Existenzgründer
Event für Praxisgründer und Praxisübernehmer Fortbildung Gründerforum von Dampsoft

Jede Menge Mut und eine volle Packung Wissen rund um das Thema „Existenzgründung“ erhielten die Teilnehmer:innen des ersten GründerForums von Dampsoft. Wir geben hier einen Rückblick auf das Online-Event vom 2. Juli 2021.

Den Startschuss zum #DSGF21 gab die Zahnärztin Dr. Verena Freier (Zahnarzt Badsoden) mit einem mitreißenden Bericht über ihre eigenen Erfahrungen als Gründerin. Ihr folgten die Experten Christian Brendel (solvi GmbH) für das Thema Praxisfinanzen, Björn Papendorf (KWM Kanzlei für Wirtschaft und Medizin) für Praxisrecht, Dr. Sebastian Schulz (ieQ health GmbH & Co. KG) für Praxismarketing und Robert Filipovic (BFS health finance GmbH) für Praxisorganisation: Alles Bausteine, die zusammen das Fundament für eine erfolgreiche Praxisneugründung oder -übernahme bilden. Jeder Vortrag zeigte, wie dicht die einzelnen Themen und Aspekte miteinander verwoben sind.

Erfahrungsbericht einer Neugründung

Dr. Verena Freier setzte bei ihrem persönlichen Gründungskonzept auf Fokussierung − ihre Kompetenz und Leidenschaft für schöne Zähne, genauso wie auf ihre Herkunft. Eindrucksvoll erzählte sie, wie sie ihre Praxis für ästhetische Zahnheilkunde im Umland von Frankfurt am Main gründete, wo sie aufwuchs und auch studierte. Mit der Entscheidung, genau das zu tun, schlug sie ihren Weg ein und der gesetzte Fokus – die Spezialisierung genau an diesem Standort – hätte sie bisher auch erfolgreich über jede Hürde getragen, weil sie sich immer wieder zurückbesinnen konnte, wofür sie einst angetreten war. Auf die Frage eines Teilnehmers, was sie bei ihrer Gründung im Nachhinein hätte anders machen wollen, antwortete sie: „Ich hätte noch mutiger sein können und früher gründen sollen.“ Ihren Kolleg:innen empfahl Dr. Freier: „Vertraut auf das, was ihr wollt und was ihr könnt! Es wird nicht nur funktionieren, es wird sich lohnen.“

Praxisfinanzen

Christian Brendel knüpfte an mit den wesentlichen, vornehmlich betriebswirtschaftlichen, Fragestellungen bei einer Gründung: Von „Wann ist der richtige Zeitpunkt?“ über „Sollte ich eine Praxis kaufen oder neu gründen?“ bis hin zu „Gibt es eine wirtschaftliche Erfolgsformel?“ Dabei wurden die Vor- und Nachteile unterschiedlicher Konzepte beleuchtet. Sein Fazit: Jede Praxis kann erfolgreich sein, aber man müsse die Schwächen kennen und adressieren, nicht im Status Quo verharren, sondern sich weiterentwickeln und es besser machen.

Praxisrecht

Björn Papendorf widmete seinen Vortrag den juristischen Fragen bei der Gründung hinsichtlich der Gestaltung von Kauf-, Gesellschafts- und Mietvertrag. Er berichtete dabei von zahlreichen Fallbeispielen aus seinem Arbeitsalltag als Rechtsanwalt. Auch ging es um die Regelungen zum Betriebsübergang bei der Übernahme einer Praxis und nicht zuletzt um Personalverträge. Papendorf machte seinem Publikum Mut zur Gründung: Er kenne buchstäblich keinen Fall, der am Ende die Gründung bereut hätte.

Praxismarketing

Was Papendorf aus juristischer Sicht schon einleitete, wie Zahnarztpraxen rechtssicher kommunizieren und werben können, nahm Dr. Sebastian Schulz (ieQ-health) auf. Er beleuchtete das Thema gesondert und lieferte „4 gute Gründe, das Praxismarketing professionell anzugehen“. Seine klare Empfehlung: Qualität müsse sichtbar gemacht werden.

Praxisorganisation im Allgemeinen und Abrechnungswesen im Besonderen

Seinen runden Abschluss fand der Fortbildungsnachmittag mit dem Vortrag von Robert Filipovic (BFS health finance). Er stellte Pro und Contra von Neugründung oder Übernahme auf den Prüfstand und folgte der Frage „Was muss ich als Praxisinhaber selbst machen oder was kann ich machen lassen?“. Das Outsourcing des Abrechnungswesens liefere hier u. a. den Vorteil, sich als Zahnärztin oder Zahnarzt auf das Wesentliche konzentrieren zu können: hochwertige zahnmedizinische Behandlung und zufriedene Patienten.

Fazit und Danksagung

Am Ende des GründerForums blickten die Moderatoren – Max (Dampsoft) und Sebastian (ieQ-health) – auf fünf intensive Stunden und hochkarätige Vorträge zurück, die allen teilnehmenden Gründer:innen kräftigen Aufwind in Richtung eigener Praxis geben konnten. Ob Neugründung oder Übernahme, auf dem Land oder in der Stadt, allein oder gemeinschaftlich – jede Entscheidung auf dem Weg zur Selbstständigkeit ist höchst individuell. Gut informiert über alle Möglichkeiten zur Praxisgründung und mit kompetenten Partnern kann das Unternehmen „eigene Praxis“ erfolgreich gelingen, so das einstimmige Fazit der Referent:innen. Nach „Schlau machen“ heißt es für die Teilnehmer:innen nun „Durchstarten!“. Dafür wünschen wir allen viel Erfolg und stehen bereit, auch die nächsten Schritte gemeinsam zu gehen. Allen, die am GründerForum #DSGF21 mitgewirkt haben, möchten wir recht herzlich für Organisation und Unterstützung danken.

Gemeinsam auf Erfolgskurs

Wer sich für die eigene Praxis entscheidet, dem bietet Dampsoft nicht nur schlaue Lösungen für das digitale Praxismanagement − von Anamnese und Aufklärung bis Verwaltung und Abrechnung −, sondern auch wertvolle Unterstützung durch langjährige Erfahrungen mit Praxisübernahmen und Neugründungen, persönlichen Ansprechpartner:innen, Events für Existenzgründer:innen und ein starkes Partnernetzwerk. Schon startklar? Machen Sie den Anfang mit unserer Checkliste!

Checkliste für Praxisgründer
Zahnärztin Xenja Walendy im Interview

Xenja Walendy, Zahnärztin und Fachzahnärztin für Oralchirurgie, behandelt seit 2018 in ihrer eigenen Praxis in Frankfurt am Main. Sie hat sich neben der Verwaltungs-Software DS-Win für die digitale Anamnese und Aufklärung mit der Athena-App entschieden. Im Interview verrät sie, warum von Anfang an feststand: In meiner Praxis wird digital gearbeitet!

„Ich wollte herausfinden, ob mein Kindheitstraum, Zahnärztin zu werden, mehr als nur ein Traum ist.“

Frau Walendy, Sie haben Anamnese und Aufklärung Ihrer Patienten bereits zum Praxisstart in Ihren Arbeitsalltag integriert. Was hat Sie dazu bewogen?

Das war eine gemeinsame Entscheidung meines Praxis-Teams und mir. Vor meinem Studium habe ich eine Ausbildung zur zahnmedizinischen Fachangestellten (ZFA) gemacht. Ich wollte herausfinden, ob mein Kindheitstraum, Zahnärztin zu werden, mehr als nur ein Traum ist. Zur Zeit meiner Ausbildung wurden die Daten aller Patient:innen handschriftlich in Karteikarten vermerkt und Dokumente oder Röntgenbilder in verschiedene Ordner ein- und aussortiert. Der ganze Papierkram hat immer eine Menge Zeit und Nerven gekostet. Also habe ich meine Mitarbeiter:innen direkt in die Entscheidung eingebunden und gefragt, ob sie sich vorstellen können, dass Athena uns als digitale Assistenz den Arbeitsalltag erleichtert. Und es war sehr schnell klar: Ja, Athena ist eine echte Unterstützung.

Wie ist die digitale Anamnese in Ihren Praxisalltag eingebunden?

Mit Athena ist die Anamnese vollständig digitalisiert. Das spart Zeit und Ressourcen. Ein Beispiel: Wir benötigen, da wir eine Praxis übernommen haben, zwei verschiedene Anamnesebögen: einen für neue Patient:innen und einen für Patient:innen, die bereits bei meinem Vorgänger waren. Dank Athena, muss mein Team nicht erst nachfragen, welcher Bogen benötigt wird und diesen ausdrucken. Die Patient:innen wählen das entsprechende Dokument auf dem iPad aus und geben das iPad nach dem Ausfüllen wieder ab. Die Daten werden automatisch ins DS-Win übertragen. Nach einem langen Tag liegen keine Dokumente mehr in der Ablage, die noch händisch in das Verwaltungssystem eingetragen werden müssen. Dank der direkten Übertragung ins DS-Win, kann ich eine coole Chefin sein, die ihr Team auch mal eine Stunde früher nach Hause schickt, sobald alle Termine durch sind. Der Verwaltungsaufwand ist einfach deutlich reduziert.

Und wie reagieren die Patient:innen auf das digitale Ausfüllen des Ananmnesebogens?

Das Ausfüllen über das iPad klappt super und die Patient:innen sind begeistert von meinem professionellen Praxisauftritt. Sogar bei älteren Patient:innen funktioniert der Umgang mit dem iPad und der App ganz intuitiv. Ein Vorteil für die ältere Generation ist auch, dass sie Texte und Bilder auf dem iPad vergrößern können. In meiner Zeit als ZFA musste ich häufiger beim Ausfüllen der Anamnesebögen helfen, wenn Patient:innen zum Beispiel ihre Brille vergessen haben oder die Schrift zu klein war. Heute benötigen die Patient:innen nur sehr selten Unterstützung beim Ausfüllen.

Warum ist Ihnen eine anschauliche Aufklärung Ihrer Patienten ganz besonders wichtig?

Als Oralchirurgin ist es mir extrem wichtig, meine Patient:innen bestmöglich zu beraten und aufzuklären. Ich erkläre ganz genau, welche Behandlungsoptionen es gibt und wie der Eingriff Schritt für Schritt ablaufen wird. Die Athena-App ist eine Unterstützung in meinem Arbeitsalltag, auf die ich nicht mehr verzichten möchte. Bevor ich meine eigene Praxis übernommen hatte, habe ich meine Patient:innen an meinen Schreibtisch gesetzt, um ihnen zum Beispiel Röntgenaufnahmen zu zeigen.

„Die Athena-App ist eine Unterstützung in meinem Arbeitsalltag, auf die ich nicht mehr verzichten möchte.“

Heute kann ich auf Athena zurückgreifen und habe jede Menge Video- und Bildmaterial, dass ich mit eigenen Aufnahmen ergänzen kann und in der App bearbeite. Gleichzeitig protokolliert Athena mein Aufklärungsgespräch automatisch. Auch praktisch: Meine Patient:innen und ich unterschreiben das Protokoll direkt auf dem iPad. Das PDF-Dokument schicke ich meinen Patient:innen im Nachgang, damit sie zu Hause etwas Handfestes zum Nachlesen haben. So sind beide Seiten auf der sicheren Seite.

Und wie reagieren Ihre Patient:innen auf die Aufklärung mithilfe der Athena-App?

Die Beratung ist dank der anschaulichen Bilder und Videos einfach viel leichter verständlich für die Patient:innen. Sie kennen in der Regel nicht die medizinischen Fachbegriffe. Dank Athena können sie viel leichter nachvollziehen, was bei der Behandlung passieren wird. Das gibt besonders Angstpatient:innen ein Gefühl von Sicherheit und stärkt das Vertrauen zur mir als Zahnärztin. Meine Patient:innen wissen immer genau, was auf sie zukommt. Die informativen Bilder und Videos, die ich mit eigenen Aufnahmen ergänzen und auch in der App bearbeiten kann, kommen durchweg positiv an.

Nicht verpassen: Im zweiten Teil des Interviews, das im August erscheint, berichtet Xenja von ihrem Mann, der sie bei der technischen Implementierung der Athena-App unterstützt hat und ihr im Praxisalltag den Rücken frei hält.

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Fischbrötchen und Fortbildung, wo gibt’s denn sowas? Wenn vom 16. bis 20.08.2021 die OPTI Summer School wieder ihre Pforten in Damp für Zahnmediziner:innen mit Gründungsambitionen öffnet, dann sind wir buchstäblich nicht weit. Sind Sie dabei?

Sie erwarten fünf Tage Fortbildung, Freizeit und Netzwerken mit Meerblick. Das Programm aus Expertenvorträgen und Workshops beinhaltet folgende Themen zur Existenzgründung:

/ Praxisplanung & Digitalisierung

/ Business- & Finanzplanung

/ Praxismarketing

/ Recht & Freiberuflichkeit

/ Führung & Personal

/ Abrechnung

/ Moderne und ergonomische Behandlungsformen

Als Partner der OPTI Summer School vergeben wir fünf der beliebten Stipendien im Wert von 4.500 Euro. Sie sind Student:in aus den letzten Semestern oder Absolvent:in der Zahnmedizin, in der Assistenzzeit oder Zahnmediziner:in und möchten mehr zur Existenzgründung erfahren? Dann bewerben Sie sich jetzt! Senden Sie uns bis 10.07.2021 ein kurzes Motivationsschreiben, warum Sie genau der oder die Richtige sind: Per Mail an startup@dampsoft.de

Viel Erfolg! Wir sehen uns in Damp.

Rückblick Summer School 2020
OPTI Summer School 2021

Die Entscheidung für Zahnmediziner:innen, sich niederzulassen und selbstständig eine Praxis zu führen dürfte eine der wichtigsten und vor allem finanziell größten Entscheidungen im Leben sein. Daher sollte die Gründung oder Übernahme einer eigenen Zahnarztpraxis gut überlegt, inhaltlich sinnvoll und zielführend vorbereitet werden. Dr. Bernd Hartmann, Geschäftsführer der ieQ health GmbH & Co. KG, hat zehn Experten-Tipps zum Thema Existenzgründung zusammengestellt.

1. Der wichtigste Faktor für den Erfolg der eigenen Praxis

Bei allen Fragen rund um die Gründung oder Übernahme einer Zahnarztpraxis steht ein Erfolgsfaktor an erster Stelle: die Patient:innen! Alle Maßnahmen und Überlegungen sollten immer den Fokus auf die Patient:innen richten. Oder in einem Satz: Patient:innen sind nicht alles, aber ohne Patient:innen ist alles nichts.

Mehr dazu: Dr. Verena Freier beim GründerForum am 02.07.2021

2. Bauch schlägt Kopf – bei allen Entscheidungen ein gutes Gefühl

Egal, ob es sich um eine Personalentscheidung, den Kauf eines technischen Gerätes oder die Beauftragung eines externen Dienstleisters handelt: Sie sollten immer auf Ihr Bauchgefühl hören. Wissenschaftlich ist bewiesen, dass Bauchentscheidungen meist Kopfentscheidungen dominieren. Und das in der Regel zu Recht, denn eine Entscheidung sollte Ihnen immer ein gutes Gefühl geben. Viele Kolleginnen und Kollegen berichten, dass Bauentscheidungen meist die besten und vor allem richtigen Entscheidungen waren.

Mehr dazu: Dr. Verena Freier beim GründerForum am 02.07.2021

3. Frühzeitige Planung – keine Entscheidungen unter Druck

Je früher Sie sich im Vorfeld zu einer Niederlassung oder Übernahme entscheiden und diese Schritte langfristig vorbereiten, umso besser wird die Durchführung gelingen. Sie sollten alle Überlegungen in einem Businessplan formulieren. Hier spielen Sie alle Maßnahmen durch, die sich anschließend am Ende eines Businessplans im Finanzplan wiederfinden. Je mehr Gedanken Sie sich im Vorfeld machen, umso einfacher und besser können Sie mit unvorhergesehen Ereignissen umgehen. Und eins ist sicher: es passieren immer ungeplante Dinge!

Mehr dazu: Christian Brendel und Björn Papendorf beim GründerForum am 02.07.2021

4. Was wollen Sie, und was nicht?

Oft wird im Rahmen des Marketings gefragt, was Sie im Kern wollen und was genau Ihre Vorstellungen sind. Gründer:innen sind jedoch häufig mit der Frage überfordert, genau das in Worte zu fassen. Dabei können folgende Fragen helfen: Was wollen Sie auf keinen Fall? Was passt nicht zu Ihnen? Aus dieser negativen Abgrenzung bleibt meist genügend kreativer Freiraum, um damit Ihre Vorstellungen zu treffen.

Mehr dazu: Dr. Sebastian Schulz beim GründerForum am 02.07.2021

5. Den Erfahrungsschatz nutzen

Vielleicht die wichtigste Frage in der Diskussion mit erfahrenen Kolleginnen und Kollegen: Was waren die größten Fehler – was würde man mit der Erfahrung von heute im Rahmen der Gründung oder Niederlassung anders machen? Die Antworten geben wertvolle Hinweise auf was Sie achten sollten, um Fehler zu vermeiden.

Mehr dazu: Dr. Verena Freier beim GründerForum am 02.07.2021

6. Langfristig denken – auch bei den Verträgen

Verlieren Sie nie den Horizont aus den Augen: Die Selbstständigkeit ist kein Sprint, sondern viel mehr ein Marathon. Jeder erfolgreiche Abschnitt ist der Auftakt zum nächsten Schritt. Daher sollten Sie immer eine langfristige Strategie für die nächsten Jahre überlegen. Besonders wichtig: Denken Sie bei der Übernahme einer Praxis an alle relevanten Verträge – genau wie auch an die Verträge bei einer Neugründung. Sehr oft zeigen sich die inhaltlichen und anschließend die finanziellen Konsequenzen erst Jahre später – nur, weil zu Beginn wichtige Vertragsformulierungen fehlten, nicht bedacht oder sogar falsch verstanden oder interpretiert wurden.

Mehr dazu: Björn Papendorf beim GründerForum am 02.07.2021

7. Arbeitsteilung in der Zahnarztpraxis

Die ganze Welt funktioniert durch Arbeitsteilung. Auch wenn ein Allroundansatz eine interessante Überlegung ist, so ist in einer Zahnarztpraxis eine arbeitsteilige Organisation sinnvoll. Dies betrifft nicht nur die Zahnmedizin, sondern in besonderem Maße alle organisatorischen und inhaltlichen Fragen der Praxisführung: Finanzen, Qualitätsmanagement, IT, Personal, Marketing. Daher die Frage: Was muss man selbst machen, für welche Leistungen sind externe Dienstleister sinnvoller? Letztlich geht es um „Make or Buy“. Wichtig: In der Regel ist Ihre Arbeitsstunde deutlich teurer als von jedem externen Dienstleister.

Mehr dazu: Robert Filipovic beim GründerForum am 02.07.2021

8. Gegenteilstrategie – sei anders als die anderen!

Vielleicht die wichtigste Frage der Positionierung: Warum sollte sich ein:e Patient:in für Ihre Praxis entscheiden und nicht zu einer anderen Zahnarztpraxis wechseln? Die Antwort auf diese Frage ist weder einfach noch schnell zu beantworten. Bieten viele Praxen im Umfeld ähnliche oder vergleichbare Leistungen an, könnte eine Strategie sein, genau das Gegenteil davon anzubieten. Pragmatisch ein Beispiel: Gibt es viele Großpraxen in einer Region, ist die Überlegung sinnvoll, eine kleine Praxis mit einem klaren Schwerpunkt zu etablieren. Beziehen Sie eine klare Position, die sich von anderen Praxen abgrenzt. Mit Sicherheit ein Baustein für den Praxiserfolg: Erfolgreiche Menschen, Organisation, Unternehmen oder auch Praxen unterscheiden sich immer von der Masse.

Mehr dazu: Dr. Sebastian Schulz beim GründerForum am 02.07.2021

9. Zahlen zeigen die Wahrheit

Leider kennen zu wenige der Zahnärztinnen und Zahnärzte die eigenen Erfolgskennzahlen der Praxis. Aber: Mit dem Wissen um die wichtigsten Kennzahlen haben Sie immer den Erfolg der Praxis im Blick und steuern die Praxis in eine erfolgreiche Zukunft. Die Zahlen werden Ihnen zeigen, ob Sie sich auf dem richtigen Weg zu Ihren Zielen befinden.

Mehr dazu: Christian Brendel beim GründerForum am 02.07.2021

10. Teilnehmen und mit der eigenen Praxis durchstarten

Das GründerForum am 02.07.2021 bietet Existenzgründer:innen eine neue Plattform, um Erfolgsfaktoren und Wege aufzuzeigen, die eigene Praxis erfolgreich aufzustellen. Das Ziel: Austausch von Gleichgesinnten und langfristige Begleitung der Gründung. Profitieren Sie von Expert:innen aus den Bereichen Personal, Finanzen, Marketing und Organisation. Also los: Dabei sein und durchstarten!

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Praxismarketing für Praxisgründer Expertentipp ieQ health und Dampsoft

Dr. Sebastian Schulz, Marketing-Experte im Gesundheitswesen, nennt vier gute Gründe, das Praxismarketing von Anfang an professionell zu gestalten. Diese Tipps sollten Existenzgründer:innen bei einer Neugründung oder Praxisübernahme beachten, um erfolgreich mit der eigenen Zahnarztpraxis durchzustarten.

1. Die Suche nach einer Arztpraxis läuft digital ab

94 Prozent der deutschsprachigen Bevölkerung nutzen das Internet, ganze 72 Prozent davon sind sogar täglich im Netz unterwegs. In den letzten Jahren nimmt insbesondere die für Zahnmediziner:innen spannende Zielgruppe der Über-60-Jährigen rasant zu. Internetnutzer:innen greifen vermehrt über das Smartphone zu und erwarten professionelle, mobil-optimierte Websites, schnelle Kontaktmöglichkeiten und Online-Terminbuchung.

2. Vorher-Nachher-Bilder und Patientengeschichten überzeugen

Das Heilmittelwerbegesetzt (HWG) ist maßgeblich für das, was im Praxismarketing erlaubt ist. Es wurde bereits vor Jahren spürbar gelockert. Seitdem sind in Industrie und Handel häufig verwendete Maßnahmen wie Vorher-Nachher-Bilder, Patientengeschichten oder Empfehlungen erlaubt. Sie wirken besonders anschaulich und verständlich.

3. Patient:innen bewerten eine Praxis nach eigenen Maßstäben

Patientenzufriedenheit ist in aller Munde, aber warum ist sie so wichtig? Patient:innen verfügen in der Regel über keine zahnmedizinischen Fachkenntnisse, mit denen sie die Kompetenz eines Praxis-Teams bewerten könnten. Sie orientieren sich stattdessen an Maßstäben, die sie persönlich beurteilen können: Sauberkeit und Hygiene, Design und Ambiente, Service und Patientenkommunikation. Sie bewerten zum Beispiel, ob Praxis-Homepage und Printmedien professionell wirken, sie eine verständliche Behandlungsaufklärung erhalten und die Terminvereinbarung reibungslos funktioniert.

4. Kommunikation schafft Vertrauen

Patient:innen informieren sich über Behandlungsmethoden meist erst dann, wenn sie selbst betroffen sind. Eine gute Zahnarztpraxis informiert nicht nur akut vor Ort, sondern auch präventiv online: auf der Praxis-Homepage und in sozialen Medien. Kommunikation schafft Nähe, sorgt für Vertrauen durch Expertise und stärkt die Patientenbindung. Professionelles Praxismarketing sorgt dafür, dass die eigenen Inhalte im Netz von den Patient:innen gefunden werden.

Gründer-Tipp von ieQ-health

Egal ob Neugründung oder Praxisübernahme: an einem professionellen Marketingkonzept für die eigene Praxis kommt man nicht vorbei. Marketing-Experte der ieQ-health GmbH & Co. KG, Dr. Sebastian Schulz, rät daher, fünf bis sechs Monate vor der Eröffnung ein stimmiges Konzept zu entwickeln. Die Zeit sollte man sich nehmen, denn es gilt einige Fragen zu klären:

/ Wer sind die relevanten Zielgruppen und wie werden sie angesprochen?

/ Wie soll das Corporate Design aussehen?

/ Welche Informationen müssen auf der Homepage zu finden sein?

/ Welche Social-Media-Kanäle sollen genutzt werden?

/ Welche Printprodukte werden benötigt?

Neben Konzept, Design und Inhalt müssen rechtliche Rahmenbedingungen unbedingt beachtet werden. Auf den Dentalmarkt spezialisierte Agenturen können ein einheitliches Praxiskonzept entwickeln und so für ein stimmiges Gesamtbild sorgen, dass Patient:innen überzeugt.

Gemeinsam auf Erfolgskurs

Dampsoft bietet für angehende Existenzgründer:innen digitale Kennenlern-Webinare an. Der nächste Termin findet am 11. Juni von 14 bis 16 Uhr statt. Teilnehmende erfahren alles zu den Leistungen des Existenzgründungs-Pakets von Dampsoft. Dazu gehörten ein exklusiver Kundenservice, ein starkes Partnernetzwerk und Software-Lösungen für einen digitalen Praxisworkflow. Machen Sie den ersten Schritt und nehmen Sie am 02.07.2021 am GründerForum teil.

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