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Die Teilnehmer:innen der OPTI SummerSchool 2021 ließen sich vom norddeutschen Wetter nicht beeindrucken, dafür umso mehr von der Zahnärztin und Praxisgründerin Dr. Verena Freier sowie einem spannenden Programm aus Fortbildung und Freizeit.

Wie jedes Jahr kamen knapp 100 ambitionierte Zahnmediziner:innen aus ganz Deutschland nach Damp, um sich in einer Woche frisches Wissen zu Praxisplanung, Digitalisierung, Marketing, Recht, Finanzen u. v. m. abzuholen und sich somit den Weg zur eigenen Praxis zu bahnen. In diesem Jahr kam noch eine steife Brise über die Ostsee hinzu, die der guten Stimmung aller Teilnehmer:innen und Referent:innen aber keinen Abbruch tat. Den Auftakt zu der Fortbildung gab die Zahnärztin Dr. Verena Freier mit ihrem Vortrag über digitale Zahnmedizin in der eigenen Praxis. Darüber hinaus teilte sie ihre wertvollen Erfahrungen als Praxisgründerin und stellte sich den vielen Fragen ihrer jungen Kolleg:innen.

Eine erfahrene Zahnärztin und Praxisgründerin berichtet

Dr. Verena Freier gründete 2015 ihre eigene Praxis und wusste genau, vor welchen Fragen und Entscheidungen angehende Praxisgründer:innen stehen. „Es steht und fällt mit dem Praxiskonzept“, berichtete sie. So solle man sich etwa ein bis eineinhalb Jahre vor Gründung bereits Gedanken zu Standort, Spezialisierung, Finanzierung und Digitalisierung machen. Neben dem Konzept sei auch ein starkes Netzwerk von Vorteil. Sie empfahl: „Beginnt am besten heute schon Kontakt zu Kolleg:innen und Partner:innen zu knüpfen. Ein breites Netzwerk ist enorm wichtig bei der Gründung und auch später in der Selbstständigkeit.“

In ihrer Praxis in Bad Soden am Taunus legte die Zahnärztin von Anfang an Wert auf einen digitalen Workflow. Die digitale Anamnese und Aufklärung sei eine Selbstverständlichkeit für ihr Team und Patient:innen. Auch dem Fachkräftemangel versucht Dr. Freier mit modernen Arbeitslösungen entgegenzuwirken. So arbeitet eine ihrer Mitarbeiterinnen teilweise im Homeoffice. „Dies ist dank der Remotefunktion zum DS-Win kein Problem, da sie sich einfach von zu Hause auf den Praxisrechner schalten kann. Auch Anrufe nimmt sie von daheim entgegen. Das Telefon würde einfach umgeleitet, so dass es an einigen Tagen richtig ruhig in der Praxis wäre. Am Ende hatte Dr. Verena Freier noch einen wichtigen Rat für die jungen Zahnmediziner: innen: „Verliert niemals den Mut!“

Digitale Helfer in der Zahnarztpraxis

Mit zahlreichen Expertenvorträgen und Workshops ging es für die Teilnehmer:innen weiter durch eine abwechslungsreiche Woche. Die Möglichkeiten des digitalen Praxismanagements wurden mit Sandra Jauernig von Dampsoft näher beleuchtet und diskutiert. Durch die eigenen Erfahrungen aus den Praxen, in denen die Workshop-Teilnehmer:innen bereits als Angestellte oder Assistenzärzte tätig waren oder sind, konnten sie untereinander Erfahrungen mit der Praxisverwaltungssoftware austauschen sowie gezielt Fragen zur Nutzung stellen und erhielten zugleich hilfreiche Tipps.

Weitere Tools wie die digitale Anamnese und Patientenaufklärung auf dem iPad oder das Online Terminmanagement mit Verknüpfung zwischen PVS und Arzt-Patienten-Plattform wurden direkt vor Ort demonstriert und ausprobiert. Der Workshop bot allen viele Anstöße und Anknüpfungspunkte, die digitalen Helfer in der zukünftigen Praxis von Anfang an sinnvoll zu planen und einzusetzen.

Vielen Dank und Auf Wiedersehen

Das Freizeit- und Abendprogramm bot den Teilnehmer:innen der SummerSchool auch schon in Damp viel Raum und Zeit für das von Dr. Freier angesprochene „Netzwerken“ mit gleichgesinnten Kolleg:innen und den Referent:innen. Vielen Dank an alle für Ihr Kommen, Mitmachen und Austauschen – ganz besonders noch einmal an Dr. Verena Freier, Sandra Jauernig und – last but not least – das Team von OPTI health consulting für die gute Organisation und den herzlichen Empfang! Unseren Stipendiat:innen sowie allen Teilnehmer:innen wünschen wir, dass sie das neue Wissen und die vielen Kontakte im Gepäck schon bald erfolgreich nutzen und mit der eigenen Praxis durchstarten können. Seid euch sicher: Wird’s mal stürmisch, wir stehen mit Rat und Tat zur Seite!

Gemeinsam mit Dampsoft auf Erfolgskurs

Dampsoft bietet nicht nur schlaue Lösungen für das digitale Praxismanagement − von Anamnese und Aufklärung bis Verwaltung und Abrechnung −, sondern auch wertvolle Unterstützung durch langjährige Erfahrungen mit Praxisübernahmen und Neugründungen, persönlichen Ansprechpartner:innen, Events für Existenzgründer:innen und ein starkes Partnernetzwerk. Schon startklar? Machen Sie den Anfang mit unserer Checkliste!

Zahnärztin Xenja Walendy im Interview

Im ersten Teil des Interviews verriet uns Xenja Walendy, Zahnärztin und Fachzahnärztin für Oralchirurgie, wie sie ihre eigene Praxis von Anfang an digital aufgestellt hat. Doch eine Zahnarztpraxis führt man nicht allein! Neben ihrem Team, kann sich die Gründerin immer auf ihren Mann Bastian verlassen, der im Hintergrund administrative Aufgaben übernimmt.

Frau Walendy, Sie haben 2018 Ihre eigene Praxis in Frankfurt am Main gegründet. Welche Aufgaben geben Sie ab, um sich Ihren Patient:innen widmen zu können?

Eine eigene Praxis zu führen, bringt viele neue Aufgaben mit sich, in die man sich erst einmal einarbeiten muss. Schließlich hat man Zahnmedizin studiert, aber nicht unbedingt Betriebswirtschaft. Gerade in der Gründungsphase ist man darauf angewiesen, Aufgaben abgeben zu können. Ein großer Punkt für mich ist dabei die IT. Ich bin zum Beispiel eine super Handwerkerin, aber von Elektrik lasse ich – genau wie von IT-Aufgaben – lieber die Finger. Daher habe ich einen Techniker, der dafür sorgt, dass die Praxis-IT immer funktioniert. Mein Mann Bastian ist für die Administration im Hintergrund zuständig. Er installiert zum Beispiel alle DS-Win General-Updates und hat Athena für die Praxis eingerichtet.

Und wie lief die Einrichtung der Athena-App?

Bastian hat Athena ganz einfach selbst installiert und eingerichtet. Er konnte Schritt für Schritt den Online-Anleitungen dazu folgen. Als es um das Aufsetzen unserer eigenen Formulare, wie zum Beispiel der Anamnesebögen ging, stand er in Kontakt mit dem Kundenservice, der ihm schnell weiterhelfen konnte. Ich konnte mich da komplett rausziehen. Mittlerweile gebe ich ihm nur Bescheid, sobald ich per Mail den Hinweis bekomme, dass ein neues Athena-Update zur Verfügung steht. Er ist jeden Freitag in der Praxis, um sich der Buchhaltung zu widmen und macht dann das Update gleich mit.

Wie wird die digitale Aufklärung und Anamnese im Praxisalltag angenommen?

Für meine Kolleg:innen, Patient:innen und mich ist der Umgang mit Athena selbstverständlich geworden. Sobald Athena eingerichtet war, lief der Übergang von Papier zu digitalen Dokumenten super einfach. Denn die Bedienung über das iPad funktioniert intuitiv und die Übertragung wichtiger Daten ins DS-Win läuft ganz automatisch und sicher über die Athena-Box.

Nicht verpassen: Im dritten Teil des Interviews, das im September erscheint, stellt Xenja Ihre absoluten Lieblings-Funktionen der Athena-App vor.

FAQ – Implementierung und Datensicherheit

Die Zahnarztpraxis bzw. Ihr Techniker nimmt die Installation mithilfe der Anleitung selbst vor. Per Remote-Schulung gibt es für Sie eine Einweisung in die Produktfunktionen.

Die Athena-App wird mittels der Athena-Box an Ihr Praxisnetzwerk angebunden. Ihre aktuellen Patientendaten werden nach der Anbindung automatisch vom DS-Win an Athena übertragen. Gleichzeitig stehen Ihnen alle Dokumente und Risikofaktoren aus der Athena-App im DS-Win zur Verfügung.

Ja, alle Patientendaten und Formulare werden automatisch und sicher über einen kleinen Server (die Athena-Box) mit Ihrem DS-Win synchronisiert. Dokumente werden auf ihrem iPad verschlüsselt, sodass Sie diese bei Bedarf passwortgeschützt per Mail an den Patienten versenden können.

Nein, alle Patientendaten werden nur im internen Netzwerk zwischen iPad und Athena-Box umhergeschickt. Allerdings ist für die Versendung der Anamnesebögen ein Internet-Zugang und ein E-Mail-Konto notwendig.

Ja, alle Standard-Dokumente sind in sieben Sprachen verfügbar und können einfach und individuell im Formular-Editor angepasst werden.

 

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Interview Update mit Dr. Lilly Qualen

Dr. Lilly Qualen hat mit 26 Jahren den Sprung ins kalte Wasser mit eigener Praxis gewagt. Im Magazin „dentalfresh“ (Oemus Media AG) beantwortet sie regelmäßig Fragen rund um Leben, Lieben und Arbeiten als selbständige Zahnärztin und frischgebackene Mutter. Lesen Sie hier einen Auszug aus der Ausgabe 2-2021.

Hand auf Herz und Bauch: Passen Kinderwunsch und eigene Praxis zusammen?

Ich halte es wie Pippi Langstrumpf: „Das habe ich noch nie vorher versucht, also bin ich völlig sicher, dass ich es schaffe.“ Am Ende kommt alles, wie es kommen soll. Trotzdem braucht es Planung, ganz klar. Wenn man plötzlich schwanger ist, muss es schnell gehen. Neun Monate sind kürzer als man denkt. Ohne Vertretung ist man auf dicke Finanzpolster angewiesen – und wer hat die schon nach der Praxisgründung? Zum Glück habe ich eine tolle Kollegin über mein Netzwerk gefunden. Seit dem 1. Januar 2021 ist sie mit im Boot und konnte sich bereits einarbeiten.

Was hast du sonst noch für die Babypause vorbereitet?

Ich habe im Grunde den Einzug von beiden Babys vorbereitet – meinem „richtigen“ Baby und meinem „Praxis-Baby“. Beispielsweise musste ich mit Erschrecken feststellen, dass mein alter Laptop nicht gerade Homeoffice-tauglich ist. Meine erste Investition für die Babypause waren also weder Babybettchen noch Wickeltisch, sondern ein neuer Laptop. Dank einer VPN-Schnittstelle kann ich auch von zu Hause auf meine Praxisverwaltungssoftware von DAMPSOFT zugreifen. Auf diese Weise bin ich aus der Ferne mit dabei. Wie lange genau ich zu Hause bleiben werde, weiß ich selbst noch nicht. Geplant ist eine entspannte Zeit zu Hause, die in einen „Soft-Start“ mit verkürzter Stundenzahl übergehen soll. Mein Partner geht in Elternzeit, meine Familie wohnt nebenan – ich habe also auch während des Mutterschutzes schon viel privates Back-up, sollte das „Praxis-Baby“ mal nach mir schreien […]

Quelle: „Zwischen Praxis und Babypause – Q&A mit Lilly“, Dentalfresh (Oemus Media AG), 17. Jahrgang, Juni 2021, Seite 18, www.zwp-online.info

Angebote für Existenzgründer
Event für Praxisgründer und Praxisübernehmer Fortbildung Gründerforum von Dampsoft

Jede Menge Mut und eine volle Packung Wissen rund um das Thema „Existenzgründung“ erhielten die Teilnehmer:innen des ersten GründerForums von Dampsoft. Wir geben hier einen Rückblick auf das Online-Event vom 2. Juli 2021.

Den Startschuss zum #DSGF21 gab die Zahnärztin Dr. Verena Freier (Zahnarzt Badsoden) mit einem mitreißenden Bericht über ihre eigenen Erfahrungen als Gründerin. Ihr folgten die Experten Christian Brendel (solvi GmbH) für das Thema Praxisfinanzen, Björn Papendorf (KWM Kanzlei für Wirtschaft und Medizin) für Praxisrecht, Dr. Sebastian Schulz (ieQ health GmbH & Co. KG) für Praxismarketing und Robert Filipovic (BFS health finance GmbH) für Praxisorganisation: Alles Bausteine, die zusammen das Fundament für eine erfolgreiche Praxisneugründung oder -übernahme bilden. Jeder Vortrag zeigte, wie dicht die einzelnen Themen und Aspekte miteinander verwoben sind.

Erfahrungsbericht einer Neugründung

Dr. Verena Freier setzte bei ihrem persönlichen Gründungskonzept auf Fokussierung − ihre Kompetenz und Leidenschaft für schöne Zähne, genauso wie auf ihre Herkunft. Eindrucksvoll erzählte sie, wie sie ihre Praxis für ästhetische Zahnheilkunde im Umland von Frankfurt am Main gründete, wo sie aufwuchs und auch studierte. Mit der Entscheidung, genau das zu tun, schlug sie ihren Weg ein und der gesetzte Fokus – die Spezialisierung genau an diesem Standort – hätte sie bisher auch erfolgreich über jede Hürde getragen, weil sie sich immer wieder zurückbesinnen konnte, wofür sie einst angetreten war. Auf die Frage eines Teilnehmers, was sie bei ihrer Gründung im Nachhinein hätte anders machen wollen, antwortete sie: „Ich hätte noch mutiger sein können und früher gründen sollen.“ Ihren Kolleg:innen empfahl Dr. Freier: „Vertraut auf das, was ihr wollt und was ihr könnt! Es wird nicht nur funktionieren, es wird sich lohnen.“

Praxisfinanzen

Christian Brendel knüpfte an mit den wesentlichen, vornehmlich betriebswirtschaftlichen, Fragestellungen bei einer Gründung: Von „Wann ist der richtige Zeitpunkt?“ über „Sollte ich eine Praxis kaufen oder neu gründen?“ bis hin zu „Gibt es eine wirtschaftliche Erfolgsformel?“ Dabei wurden die Vor- und Nachteile unterschiedlicher Konzepte beleuchtet. Sein Fazit: Jede Praxis kann erfolgreich sein, aber man müsse die Schwächen kennen und adressieren, nicht im Status Quo verharren, sondern sich weiterentwickeln und es besser machen.

Praxisrecht

Björn Papendorf widmete seinen Vortrag den juristischen Fragen bei der Gründung hinsichtlich der Gestaltung von Kauf-, Gesellschafts- und Mietvertrag. Er berichtete dabei von zahlreichen Fallbeispielen aus seinem Arbeitsalltag als Rechtsanwalt. Auch ging es um die Regelungen zum Betriebsübergang bei der Übernahme einer Praxis und nicht zuletzt um Personalverträge. Papendorf machte seinem Publikum Mut zur Gründung: Er kenne buchstäblich keinen Fall, der am Ende die Gründung bereut hätte.

Praxismarketing

Was Papendorf aus juristischer Sicht schon einleitete, wie Zahnarztpraxen rechtssicher kommunizieren und werben können, nahm Dr. Sebastian Schulz (ieQ-health) auf. Er beleuchtete das Thema gesondert und lieferte „4 gute Gründe, das Praxismarketing professionell anzugehen“. Seine klare Empfehlung: Qualität müsse sichtbar gemacht werden.

Praxisorganisation im Allgemeinen und Abrechnungswesen im Besonderen

Seinen runden Abschluss fand der Fortbildungsnachmittag mit dem Vortrag von Robert Filipovic (BFS health finance). Er stellte Pro und Contra von Neugründung oder Übernahme auf den Prüfstand und folgte der Frage „Was muss ich als Praxisinhaber selbst machen oder was kann ich machen lassen?“. Das Outsourcing des Abrechnungswesens liefere hier u. a. den Vorteil, sich als Zahnärztin oder Zahnarzt auf das Wesentliche konzentrieren zu können: hochwertige zahnmedizinische Behandlung und zufriedene Patienten.

Fazit und Danksagung

Am Ende des GründerForums blickten die Moderatoren – Max (Dampsoft) und Sebastian (ieQ-health) – auf fünf intensive Stunden und hochkarätige Vorträge zurück, die allen teilnehmenden Gründer:innen kräftigen Aufwind in Richtung eigener Praxis geben konnten. Ob Neugründung oder Übernahme, auf dem Land oder in der Stadt, allein oder gemeinschaftlich – jede Entscheidung auf dem Weg zur Selbstständigkeit ist höchst individuell. Gut informiert über alle Möglichkeiten zur Praxisgründung und mit kompetenten Partnern kann das Unternehmen „eigene Praxis“ erfolgreich gelingen, so das einstimmige Fazit der Referent:innen. Nach „Schlau machen“ heißt es für die Teilnehmer:innen nun „Durchstarten!“. Dafür wünschen wir allen viel Erfolg und stehen bereit, auch die nächsten Schritte gemeinsam zu gehen. Allen, die am GründerForum #DSGF21 mitgewirkt haben, möchten wir recht herzlich für Organisation und Unterstützung danken.

Gemeinsam auf Erfolgskurs

Wer sich für die eigene Praxis entscheidet, dem bietet Dampsoft nicht nur schlaue Lösungen für das digitale Praxismanagement − von Anamnese und Aufklärung bis Verwaltung und Abrechnung −, sondern auch wertvolle Unterstützung durch langjährige Erfahrungen mit Praxisübernahmen und Neugründungen, persönlichen Ansprechpartner:innen, Events für Existenzgründer:innen und ein starkes Partnernetzwerk. Schon startklar? Machen Sie den Anfang mit unserer Checkliste!

Checkliste für Praxisgründer
Zahnärztin Xenja Walendy im Interview

Xenja Walendy, Zahnärztin und Fachzahnärztin für Oralchirurgie, behandelt seit 2018 in ihrer eigenen Praxis in Frankfurt am Main. Sie hat sich neben der Verwaltungs-Software DS-Win für die digitale Anamnese und Aufklärung mit der Athena-App entschieden. Im Interview verrät sie, warum von Anfang an feststand: In meiner Praxis wird digital gearbeitet!

„Ich wollte herausfinden, ob mein Kindheitstraum, Zahnärztin zu werden, mehr als nur ein Traum ist.“

Frau Walendy, Sie haben Anamnese und Aufklärung Ihrer Patienten bereits zum Praxisstart in Ihren Arbeitsalltag integriert. Was hat Sie dazu bewogen?

Das war eine gemeinsame Entscheidung meines Praxis-Teams und mir. Vor meinem Studium habe ich eine Ausbildung zur zahnmedizinischen Fachangestellten (ZFA) gemacht. Ich wollte herausfinden, ob mein Kindheitstraum, Zahnärztin zu werden, mehr als nur ein Traum ist. Zur Zeit meiner Ausbildung wurden die Daten aller Patient:innen handschriftlich in Karteikarten vermerkt und Dokumente oder Röntgenbilder in verschiedene Ordner ein- und aussortiert. Der ganze Papierkram hat immer eine Menge Zeit und Nerven gekostet. Also habe ich meine Mitarbeiter:innen direkt in die Entscheidung eingebunden und gefragt, ob sie sich vorstellen können, dass Athena uns als digitale Assistenz den Arbeitsalltag erleichtert. Und es war sehr schnell klar: Ja, Athena ist eine echte Unterstützung.

Wie ist die digitale Anamnese in Ihren Praxisalltag eingebunden?

Mit Athena ist die Anamnese vollständig digitalisiert. Das spart Zeit und Ressourcen. Ein Beispiel: Wir benötigen, da wir eine Praxis übernommen haben, zwei verschiedene Anamnesebögen: einen für neue Patient:innen und einen für Patient:innen, die bereits bei meinem Vorgänger waren. Dank Athena, muss mein Team nicht erst nachfragen, welcher Bogen benötigt wird und diesen ausdrucken. Die Patient:innen wählen das entsprechende Dokument auf dem iPad aus und geben das iPad nach dem Ausfüllen wieder ab. Die Daten werden automatisch ins DS-Win übertragen. Nach einem langen Tag liegen keine Dokumente mehr in der Ablage, die noch händisch in das Verwaltungssystem eingetragen werden müssen. Dank der direkten Übertragung ins DS-Win, kann ich eine coole Chefin sein, die ihr Team auch mal eine Stunde früher nach Hause schickt, sobald alle Termine durch sind. Der Verwaltungsaufwand ist einfach deutlich reduziert.

Und wie reagieren die Patient:innen auf das digitale Ausfüllen des Ananmnesebogens?

Das Ausfüllen über das iPad klappt super und die Patient:innen sind begeistert von meinem professionellen Praxisauftritt. Sogar bei älteren Patient:innen funktioniert der Umgang mit dem iPad und der App ganz intuitiv. Ein Vorteil für die ältere Generation ist auch, dass sie Texte und Bilder auf dem iPad vergrößern können. In meiner Zeit als ZFA musste ich häufiger beim Ausfüllen der Anamnesebögen helfen, wenn Patient:innen zum Beispiel ihre Brille vergessen haben oder die Schrift zu klein war. Heute benötigen die Patient:innen nur sehr selten Unterstützung beim Ausfüllen.

Warum ist Ihnen eine anschauliche Aufklärung Ihrer Patienten ganz besonders wichtig?

Als Oralchirurgin ist es mir extrem wichtig, meine Patient:innen bestmöglich zu beraten und aufzuklären. Ich erkläre ganz genau, welche Behandlungsoptionen es gibt und wie der Eingriff Schritt für Schritt ablaufen wird. Die Athena-App ist eine Unterstützung in meinem Arbeitsalltag, auf die ich nicht mehr verzichten möchte. Bevor ich meine eigene Praxis übernommen hatte, habe ich meine Patient:innen an meinen Schreibtisch gesetzt, um ihnen zum Beispiel Röntgenaufnahmen zu zeigen.

„Die Athena-App ist eine Unterstützung in meinem Arbeitsalltag, auf die ich nicht mehr verzichten möchte.“

Heute kann ich auf Athena zurückgreifen und habe jede Menge Video- und Bildmaterial, dass ich mit eigenen Aufnahmen ergänzen kann und in der App bearbeite. Gleichzeitig protokolliert Athena mein Aufklärungsgespräch automatisch. Auch praktisch: Meine Patient:innen und ich unterschreiben das Protokoll direkt auf dem iPad. Das PDF-Dokument schicke ich meinen Patient:innen im Nachgang, damit sie zu Hause etwas Handfestes zum Nachlesen haben. So sind beide Seiten auf der sicheren Seite.

Und wie reagieren Ihre Patient:innen auf die Aufklärung mithilfe der Athena-App?

Die Beratung ist dank der anschaulichen Bilder und Videos einfach viel leichter verständlich für die Patient:innen. Sie kennen in der Regel nicht die medizinischen Fachbegriffe. Dank Athena können sie viel leichter nachvollziehen, was bei der Behandlung passieren wird. Das gibt besonders Angstpatient:innen ein Gefühl von Sicherheit und stärkt das Vertrauen zur mir als Zahnärztin. Meine Patient:innen wissen immer genau, was auf sie zukommt. Die informativen Bilder und Videos, die ich mit eigenen Aufnahmen ergänzen und auch in der App bearbeiten kann, kommen durchweg positiv an.

Nicht verpassen: Im zweiten Teil des Interviews, das im August erscheint, berichtet Xenja von ihrem Mann, der sie bei der technischen Implementierung der Athena-App unterstützt hat und ihr im Praxisalltag den Rücken frei hält.

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Fischbrötchen und Fortbildung, wo gibt’s denn sowas? Wenn vom 16. bis 20.08.2021 die OPTI Summer School wieder ihre Pforten in Damp für Zahnmediziner:innen mit Gründungsambitionen öffnet, dann sind wir buchstäblich nicht weit. Sind Sie dabei?

Sie erwarten fünf Tage Fortbildung, Freizeit und Netzwerken mit Meerblick. Das Programm aus Expertenvorträgen und Workshops beinhaltet folgende Themen zur Existenzgründung:

/ Praxisplanung & Digitalisierung

/ Business- & Finanzplanung

/ Praxismarketing

/ Recht & Freiberuflichkeit

/ Führung & Personal

/ Abrechnung

/ Moderne und ergonomische Behandlungsformen

Als Partner der OPTI Summer School vergeben wir fünf der beliebten Stipendien im Wert von 4.500 Euro. Sie sind Student:in aus den letzten Semestern oder Absolvent:in der Zahnmedizin, in der Assistenzzeit oder Zahnmediziner:in und möchten mehr zur Existenzgründung erfahren? Dann bewerben Sie sich jetzt! Senden Sie uns bis 10.07.2021 ein kurzes Motivationsschreiben, warum Sie genau der oder die Richtige sind: Per Mail an startup@dampsoft.de

Viel Erfolg! Wir sehen uns in Damp.

Rückblick Summer School 2020
OPTI Summer School 2021

Die Entscheidung für Zahnmediziner:innen, sich niederzulassen und selbstständig eine Praxis zu führen dürfte eine der wichtigsten und vor allem finanziell größten Entscheidungen im Leben sein. Daher sollte die Gründung oder Übernahme einer eigenen Zahnarztpraxis gut überlegt, inhaltlich sinnvoll und zielführend vorbereitet werden. Dr. Bernd Hartmann, Geschäftsführer der ieQ health GmbH & Co. KG, hat zehn Experten-Tipps zum Thema Existenzgründung zusammengestellt.

1. Der wichtigste Faktor für den Erfolg der eigenen Praxis

Bei allen Fragen rund um die Gründung oder Übernahme einer Zahnarztpraxis steht ein Erfolgsfaktor an erster Stelle: die Patient:innen! Alle Maßnahmen und Überlegungen sollten immer den Fokus auf die Patient:innen richten. Oder in einem Satz: Patient:innen sind nicht alles, aber ohne Patient:innen ist alles nichts.

Mehr dazu: Dr. Verena Freier beim GründerForum am 02.07.2021

2. Bauch schlägt Kopf – bei allen Entscheidungen ein gutes Gefühl

Egal, ob es sich um eine Personalentscheidung, den Kauf eines technischen Gerätes oder die Beauftragung eines externen Dienstleisters handelt: Sie sollten immer auf Ihr Bauchgefühl hören. Wissenschaftlich ist bewiesen, dass Bauchentscheidungen meist Kopfentscheidungen dominieren. Und das in der Regel zu Recht, denn eine Entscheidung sollte Ihnen immer ein gutes Gefühl geben. Viele Kolleginnen und Kollegen berichten, dass Bauentscheidungen meist die besten und vor allem richtigen Entscheidungen waren.

Mehr dazu: Dr. Verena Freier beim GründerForum am 02.07.2021

3. Frühzeitige Planung – keine Entscheidungen unter Druck

Je früher Sie sich im Vorfeld zu einer Niederlassung oder Übernahme entscheiden und diese Schritte langfristig vorbereiten, umso besser wird die Durchführung gelingen. Sie sollten alle Überlegungen in einem Businessplan formulieren. Hier spielen Sie alle Maßnahmen durch, die sich anschließend am Ende eines Businessplans im Finanzplan wiederfinden. Je mehr Gedanken Sie sich im Vorfeld machen, umso einfacher und besser können Sie mit unvorhergesehen Ereignissen umgehen. Und eins ist sicher: es passieren immer ungeplante Dinge!

Mehr dazu: Christian Brendel und Björn Papendorf beim GründerForum am 02.07.2021

4. Was wollen Sie, und was nicht?

Oft wird im Rahmen des Marketings gefragt, was Sie im Kern wollen und was genau Ihre Vorstellungen sind. Gründer:innen sind jedoch häufig mit der Frage überfordert, genau das in Worte zu fassen. Dabei können folgende Fragen helfen: Was wollen Sie auf keinen Fall? Was passt nicht zu Ihnen? Aus dieser negativen Abgrenzung bleibt meist genügend kreativer Freiraum, um damit Ihre Vorstellungen zu treffen.

Mehr dazu: Dr. Sebastian Schulz beim GründerForum am 02.07.2021

5. Den Erfahrungsschatz nutzen

Vielleicht die wichtigste Frage in der Diskussion mit erfahrenen Kolleginnen und Kollegen: Was waren die größten Fehler – was würde man mit der Erfahrung von heute im Rahmen der Gründung oder Niederlassung anders machen? Die Antworten geben wertvolle Hinweise auf was Sie achten sollten, um Fehler zu vermeiden.

Mehr dazu: Dr. Verena Freier beim GründerForum am 02.07.2021

6. Langfristig denken – auch bei den Verträgen

Verlieren Sie nie den Horizont aus den Augen: Die Selbstständigkeit ist kein Sprint, sondern viel mehr ein Marathon. Jeder erfolgreiche Abschnitt ist der Auftakt zum nächsten Schritt. Daher sollten Sie immer eine langfristige Strategie für die nächsten Jahre überlegen. Besonders wichtig: Denken Sie bei der Übernahme einer Praxis an alle relevanten Verträge – genau wie auch an die Verträge bei einer Neugründung. Sehr oft zeigen sich die inhaltlichen und anschließend die finanziellen Konsequenzen erst Jahre später – nur, weil zu Beginn wichtige Vertragsformulierungen fehlten, nicht bedacht oder sogar falsch verstanden oder interpretiert wurden.

Mehr dazu: Björn Papendorf beim GründerForum am 02.07.2021

7. Arbeitsteilung in der Zahnarztpraxis

Die ganze Welt funktioniert durch Arbeitsteilung. Auch wenn ein Allroundansatz eine interessante Überlegung ist, so ist in einer Zahnarztpraxis eine arbeitsteilige Organisation sinnvoll. Dies betrifft nicht nur die Zahnmedizin, sondern in besonderem Maße alle organisatorischen und inhaltlichen Fragen der Praxisführung: Finanzen, Qualitätsmanagement, IT, Personal, Marketing. Daher die Frage: Was muss man selbst machen, für welche Leistungen sind externe Dienstleister sinnvoller? Letztlich geht es um „Make or Buy“. Wichtig: In der Regel ist Ihre Arbeitsstunde deutlich teurer als von jedem externen Dienstleister.

Mehr dazu: Robert Filipovic beim GründerForum am 02.07.2021

8. Gegenteilstrategie – sei anders als die anderen!

Vielleicht die wichtigste Frage der Positionierung: Warum sollte sich ein:e Patient:in für Ihre Praxis entscheiden und nicht zu einer anderen Zahnarztpraxis wechseln? Die Antwort auf diese Frage ist weder einfach noch schnell zu beantworten. Bieten viele Praxen im Umfeld ähnliche oder vergleichbare Leistungen an, könnte eine Strategie sein, genau das Gegenteil davon anzubieten. Pragmatisch ein Beispiel: Gibt es viele Großpraxen in einer Region, ist die Überlegung sinnvoll, eine kleine Praxis mit einem klaren Schwerpunkt zu etablieren. Beziehen Sie eine klare Position, die sich von anderen Praxen abgrenzt. Mit Sicherheit ein Baustein für den Praxiserfolg: Erfolgreiche Menschen, Organisation, Unternehmen oder auch Praxen unterscheiden sich immer von der Masse.

Mehr dazu: Dr. Sebastian Schulz beim GründerForum am 02.07.2021

9. Zahlen zeigen die Wahrheit

Leider kennen zu wenige der Zahnärztinnen und Zahnärzte die eigenen Erfolgskennzahlen der Praxis. Aber: Mit dem Wissen um die wichtigsten Kennzahlen haben Sie immer den Erfolg der Praxis im Blick und steuern die Praxis in eine erfolgreiche Zukunft. Die Zahlen werden Ihnen zeigen, ob Sie sich auf dem richtigen Weg zu Ihren Zielen befinden.

Mehr dazu: Christian Brendel beim GründerForum am 02.07.2021

10. Teilnehmen und mit der eigenen Praxis durchstarten

Das GründerForum am 02.07.2021 bietet Existenzgründer:innen eine neue Plattform, um Erfolgsfaktoren und Wege aufzuzeigen, die eigene Praxis erfolgreich aufzustellen. Das Ziel: Austausch von Gleichgesinnten und langfristige Begleitung der Gründung. Profitieren Sie von Expert:innen aus den Bereichen Personal, Finanzen, Marketing und Organisation. Also los: Dabei sein und durchstarten!

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Gründertipp von solvi Praxisverwaltung digital gestalten

In den ersten beiden Gastbeiträgen zum Thema Existenzgründung hat Christian Brendel, Geschäftsführer der Praxisberatung solvi GmBH, die Vorteile digitaler Zahnarztpraxen und digitaler Finanzprozesse vorgestellt. In diesem Beitrag erklärt unser Gastautor, wie Zahnärzt:innen mit einer digitalen Personalverwaltung auf dem Arbeitsmarkt punkten und effizient im Team arbeiten.

Gutes Personal ist die wertvollste Ressource jeder Zahnarztpraxis

Personalkosten sind in einer Praxis der größte Kostenfaktor. Gleichzeitig ist das Personal einer der entscheidenden Faktoren für den Erfolg einer Praxis. In unserer täglichen Beratung zeigt sich immer wieder, dass eine erfolgreiche Praxis nur mit einem super Team möglich ist. Gutes Personal ist jedoch seit Jahren Mangelware und die besten Praxismitarbeiter:innen heiß umkämpft. Inhaber:innen stehen vor der Herausforderung, sich als attraktive Arbeitgeber:innen auf dem Dentalmarkt zu etablieren.

Steigende Anforderungen des Personals

Ähnlich wie sich Erwartungen von Patienten:innen weiterentwickeln, steigen auch die Anforderungen von Mitarbeiter:innen an den Arbeitsplatz. Neben Anforderungen an eine bessere Work-Life-Balance (z.B. flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmodelle) wünschen sich immer mehr Mitarbeiter:innen auch topaktuelle Arbeitsmittel (z.B. digitale Tools mit intuitiver Bedienbarkeit) und ein hohes Maß an Transparenz in der Kommunikation.

Moderne Technik und Software, die wir aus dem Privatleben längst gewöhnt sind, wünschen wir uns schließlich auch im beruflichen Bereich. Zahnärzt:innen, die diese Anforderungen erfüllen, gewinnen und halten − auch in Zeiten des Personalmangels − qualifizierte Mitarbeiter:innen.

Möglichkeiten der digitalen Personalverwaltung und Steuerung

Ein effizient organisiertes und gut ausgestattetes Team ist besonders für Gründer:innen eine echte Starthilfe. Digitale Systeme, mit deren Hilfe die unterschiedlichen arbeitsvertraglichen Regelungen und Arbeitszeitmodelle der Mitarbeiter:innen verwaltet und kontrolliert werden können, sind in jeder modernen Zahnarztpraxis ein Muss. Die digitale Personalverwaltung sorgt für Transparenz in Bezug auf Arbeitszeiten, Überstunden und Urlaubstage. Dank ihr lässt sich einfach sicherstellen und dokumentieren, dass alle Team-Mitglieder jederzeit informiert sind.

Für noch mehr Effizienz sorgt die Selbstverwaltung des Praxisteams. Inhaber:innen können ihrem Team zum Beispiel eine selbstorganisierte Urlaubsplanung ermöglichen. Auch Urlaubsanträge und Fehlzeiten (Fortbildung, Krankheit) können dort vom Praxisteam selbstständig eingepflegt werden. Für das Praxismanagement bleibt somit primär die Kontrolle und mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben.

Praxisinhaber:innen sorgen so für ein hohes Maß an Transparenz und steigern die Mitarbeiterzufriedenheit. Zahnärzt:innen, die ihr Team mit modernen Systemen zur (Selbst-)Verwaltung ausstatten, gewinnen einen echten Wettbewerbsvorteil im Kampf um die besten Talente.

Fazit: Digitale Personalverwaltung ist während der Gründung besonders wertvoll

Gerade während der Existenzgründung ist es besonders wichtig, dass Inhaber:in und Team sich auf die Behandlung ihrer Patient:innen konzentrieren können. Personalprozesse, von Dienstplanung über Urlaubsplanung bis hin zur Zeiterfassung, müssen effizient und fehlerfrei laufen. Gründer:innen, die diese Prozesse ab dem ersten Tag digital gestalten, können sich auf ihre Kernaufgaben fokussieren.

Schlaue Softwarelösungen helfen dabei die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeiter:innen zu senken und Fehlerquellen zu vermeiden. Solche Lösungen zur digitalen Personalverwaltung und Zeiterfassung ermöglichen Existenzgründer:innen und Praxisteam eine einfache und intuitive Erledigung dieser Aufgaben – und das von jedem Ort und zu jeder Zeit.

Zahnarztpraxen, die bereits das DS-Win-Pro nutzen, profitieren vom integrierten Praxis- und Qualitätsmanagement. DS-Win-Plus Kund:innen können sich noch bis zum 30.06.2021 das Upgrade sichern und von allen Pro-Vorteilen profitieren.

Ein Beispiel für eine Lösung, die speziell für die Bedürfnisse von Arzt- und Zahnarztpraxen entwickelt wurde, ist die digitale Personalverwaltung und Zeiterfassung pepito der Firma solvi GmbH.

Für Rückfragen oder Hilfestellung steht der Autor des Artikels gerne zur Verfügung: Christian Brendel, Geschäftsführer der solvi GmbH, E-Mail: c.brendel@solvi.de, Web: www.solvi.de

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Wer sich für die eigene Praxis entscheidet, dem bietet Dampsoft nicht nur schlaue Lösungen für das digitale Praxismanagement − von Anamnese und Aufklärung bis Verwaltung und Abrechnung −, sondern auch wertvolle Unterstützung durch langjährige Erfahrungen mit Praxisübernahmen und Neugründungen, persönlichen Ansprechpartner:innen, Events für Existenzgründer:innen und ein starkes Partnernetzwerk. Machen Sie den ersten Schritt und nehmen Sie am 02.07.2021 am GründerForum teil.

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Praxismarketing für Praxisgründer Expertentipp ieQ health und Dampsoft

Dr. Sebastian Schulz, Marketing-Experte im Gesundheitswesen, nennt vier gute Gründe, das Praxismarketing von Anfang an professionell zu gestalten. Diese Tipps sollten Existenzgründer:innen bei einer Neugründung oder Praxisübernahme beachten, um erfolgreich mit der eigenen Zahnarztpraxis durchzustarten.

1. Die Suche nach einer Arztpraxis läuft digital ab

94 Prozent der deutschsprachigen Bevölkerung nutzen das Internet, ganze 72 Prozent davon sind sogar täglich im Netz unterwegs. In den letzten Jahren nimmt insbesondere die für Zahnmediziner:innen spannende Zielgruppe der Über-60-Jährigen rasant zu. Internetnutzer:innen greifen vermehrt über das Smartphone zu und erwarten professionelle, mobil-optimierte Websites, schnelle Kontaktmöglichkeiten und Online-Terminbuchung.

2. Vorher-Nachher-Bilder und Patientengeschichten überzeugen

Das Heilmittelwerbegesetzt (HWG) ist maßgeblich für das, was im Praxismarketing erlaubt ist. Es wurde bereits vor Jahren spürbar gelockert. Seitdem sind in Industrie und Handel häufig verwendete Maßnahmen wie Vorher-Nachher-Bilder, Patientengeschichten oder Empfehlungen erlaubt. Sie wirken besonders anschaulich und verständlich.

3. Patient:innen bewerten eine Praxis nach eigenen Maßstäben

Patientenzufriedenheit ist in aller Munde, aber warum ist sie so wichtig? Patient:innen verfügen in der Regel über keine zahnmedizinischen Fachkenntnisse, mit denen sie die Kompetenz eines Praxis-Teams bewerten könnten. Sie orientieren sich stattdessen an Maßstäben, die sie persönlich beurteilen können: Sauberkeit und Hygiene, Design und Ambiente, Service und Patientenkommunikation. Sie bewerten zum Beispiel, ob Praxis-Homepage und Printmedien professionell wirken, sie eine verständliche Behandlungsaufklärung erhalten und die Terminvereinbarung reibungslos funktioniert.

4. Kommunikation schafft Vertrauen

Patient:innen informieren sich über Behandlungsmethoden meist erst dann, wenn sie selbst betroffen sind. Eine gute Zahnarztpraxis informiert nicht nur akut vor Ort, sondern auch präventiv online: auf der Praxis-Homepage und in sozialen Medien. Kommunikation schafft Nähe, sorgt für Vertrauen durch Expertise und stärkt die Patientenbindung. Professionelles Praxismarketing sorgt dafür, dass die eigenen Inhalte im Netz von den Patient:innen gefunden werden.

Gründer-Tipp von ieQ-health

Egal ob Neugründung oder Praxisübernahme: an einem professionellen Marketingkonzept für die eigene Praxis kommt man nicht vorbei. Marketing-Experte der ieQ-health GmbH & Co. KG, Dr. Sebastian Schulz, rät daher, fünf bis sechs Monate vor der Eröffnung ein stimmiges Konzept zu entwickeln. Die Zeit sollte man sich nehmen, denn es gilt einige Fragen zu klären:

/ Wer sind die relevanten Zielgruppen und wie werden sie angesprochen?

/ Wie soll das Corporate Design aussehen?

/ Welche Informationen müssen auf der Homepage zu finden sein?

/ Welche Social-Media-Kanäle sollen genutzt werden?

/ Welche Printprodukte werden benötigt?

Neben Konzept, Design und Inhalt müssen rechtliche Rahmenbedingungen unbedingt beachtet werden. Auf den Dentalmarkt spezialisierte Agenturen können ein einheitliches Praxiskonzept entwickeln und so für ein stimmiges Gesamtbild sorgen, dass Patient:innen überzeugt.

Gemeinsam auf Erfolgskurs

Dampsoft bietet für angehende Existenzgründer:innen digitale Kennenlern-Webinare an. Der nächste Termin findet am 11. Juni von 14 bis 16 Uhr statt. Teilnehmende erfahren alles zu den Leistungen des Existenzgründungs-Pakets von Dampsoft. Dazu gehörten ein exklusiver Kundenservice, ein starkes Partnernetzwerk und Software-Lösungen für einen digitalen Praxisworkflow. Machen Sie den ersten Schritt und nehmen Sie am 02.07.2021 am GründerForum teil.

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Im ersten Gastbeitrag der solvi GmbH zum Thema Existenzgründung hat Christian Brendel, Geschäftsführer der Praxisberatung solvi GmbH, die Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung für zahnärztliche Existenzgründer:innen herausgestellt. In diesem Artikel erklärt er, warum gerade während der Existenzgründung saubere und effiziente Praxisfinanzen wichtig sind.

Zwei gute Gründe für digitale Praxisfinanzen

Welchen Nutzen können Praxisinhaber:innen von der Digitalisierung des Praxisalltags erwarten? Im administrativen Bereich der Praxis zeigt sich der Nutzen in der Optimierung von Praxisabläufen und in wirtschaftlichen Vorteilen. Besonders groß ist der Hebel dabei immer dort, wo es um bares Geld geht. Die Praxisfinanzen spielen auch in Bezug auf die Automatisierung von Prozessen eine wichtige Rolle und gliedern sich in zwei Teilbereiche:

1Praxissteuerung: Die Beschäftigung mit den Praxiszahlen als Erfolgskontrolle und mit dem Ziel der Optimierung des Praxiserfolgs.

2Finanzprozesse: Die Erledigung der administrativen Aufgaben im Bereich der Praxisfinanzen mit dem Ziel der maximalen Effizienz bei minimalen Fehlerquoten.

Praxissteuerung: Die Praxisfinanzen ab dem ersten Tag fest im Blick

Als Praxisinhaber:in ist es besonders wichtig, jederzeit die Finanzen im Blick zu haben – schließlich leitet man nicht nur ein Praxisteam und behandelt Patient:innen, sondern ist auch für die wirtschaftliche Entwicklung der Zahnarztpraxis zuständig. Die Entwicklung der neu gegründeten Praxis ist in den ersten Jahren sehr dynamisch und es bestehen in der Regel weder Erfahrungswerte noch Liquiditätspuffer. Um den aktuellen Praxiserfolg und die zukünftige Liquiditätsentwicklung einschätzen zu können, sollten sich Gründer:innen regelmäßig im Rahmen eines Controllings und einer aktiven Praxissteuerung mit der Leistungserbringung und den eigenen Finanzkennzahlen beschäftigen.

Den meisten Gründer:innen fehlt die Erfahrung und Zeit, sich diese Informationen selbst zusammenzustellen. Sie können hierfür Anwendungen zur Praxissteuerung einsetzen, die Daten zur Leistungserbringung, Finanz- und Lohnbuchhaltung, Arbeitszeiterfassung und Materialverwaltung aufbereitet. So werden Praxisinhaber:innen und Praxismanagement mit aktuellen und aufschlussreichen Kennzahlen versorgt. Gerade für Gründer:innen lohnt sich der regelmäßige Blick auf die Zahlen. Zum einen als Frühindikator für Praxiserfolg, zum anderen für die Erfolgskontrolle.

Finanzprozesse: Schon vor der Praxiseröffnung sauber aufstellen

Abgesehen vom finanziellen Durchblick spielt die effiziente Abwicklung der Finanzprozesse eine große Rolle. Leider fallen gerade diese Tätigkeiten in Anbetracht der täglichen Herausforderungen oft weg. Dabei geht es genau an dieser Stelle doch darum, dass sich der ganze Aufwand auf lohnt und in Form von finanziellem Erfolg auf den Praxis- und Privatkonten niederschlägt.

Besonders während der Existenzgründung ist es daher wichtig, dass Prozesse der Abrechnung, des Mahnwesens, des Belegwesens, des Zahlungsverkehrs und der Buchhaltung oder Buchhaltungsvorbereitung zeitnah, effizient und fehlerfrei laufen. Denn wer diese Prozesse nicht im Griff hat, riskiert einen verzögerten Geldeingang, Umsatzausfälle durch erbrachte aber nicht-abrechenbare Leistungen, zu hohe Praxiskosten und im Ergebnis einen zu niedrigen Praxisgewinn.

Zur effizienten Erledigung der Finanzprozesse bietet sich der Einsatz schlauer Softwarelösungen an. Hierdurch wird die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern und Dienstleistern gesenkt und die Fehlerquote minimiert. Mit digitalen Anwendungen zur Erledigung der Praxisfinanzen lassen sich beispielsweise Eingangsbelege digitalisieren, der Zahlungsverkehr erledigen, offene Patientenrechnungen automatisch austragen und die Buchhaltung für das Steuerbüro vorbereiten.

Fazit: Digitale Praxisfinanzen sind ein wesentlicher Erfolgsfaktor

Die Anforderungen an Praxisinhaber:innen sind hoch und scheinen fortlaufend zu steigen. Gerade als Existenzgründer:in ist es daher erfreulich, wenn man in Teilbereichen entlastet wird. Wer die Finanzprozesse und die Praxissteuerung in der Existenzgründung ab dem ersten Tag digital und effizient gestaltet, kann sich auf die Kernaufgaben als Zahnärzt:in konzentrieren.

Schlaue Software-Lösungen und spezialisierte Beratungen können hierbei einen wertvollen Beitrag leisten. Lösungen wie das Dampsoft Controlling Cockpit ermöglichen Existenzgründer:innen eine einfache und intuitive Erledigung dieser Aufgaben – und das alles von jedem Ort und zu jeder Zeit.

Wer sich bei der Umsetzung digitaler Finanzprozesse Unterstützung wünscht, dem helfen die Experten der solvi GmbH. Hierbei bekommen Praxisinhaber:innen einen Rundumservice, bei dem das Team um Diana Haber und Christian Brendel die Praxisbuchhaltung vorbereitet, die Praxiszahlen geordnet auswertet und die wesentlichen Beobachtungen regelmäßig mit Praxisinhaber:innen oder Praxismanagement bespricht.

Für Rückfragen oder Hilfestellung steht der Autor des Artikels gerne zur Verfügung: Christian Brendel, Geschäftsführer der solvi GmbH, E-Mail: c.brendel@solvi.de, Web: www.solvi.de

Gemeinsam auf Erfolgskurs

Wer sich für die eigene Praxis entscheidet, dem bietet Dampsoft nicht nur schlaue Lösungen für das digitale Praxismanagement − von Anamnese und Aufklärung bis Verwaltung und Abrechnung −, sondern auch wertvolle Unterstützung durch langjährige Erfahrungen mit Praxisübernahmen und Neugründungen, persönlichen Ansprechpartner:innen, Events für Existenzgründer:innen und ein starkes Partnernetzwerk. Machen Sie den ersten Schritt und nehmen Sie am 02.07.2021 am GründerForum teil.

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