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Gründertipp von solvi Praxisverwaltung digital gestalten

In den ersten beiden Gastbeiträgen zum Thema Existenzgründung hat Christian Brendel, Geschäftsführer der Praxisberatung solvi GmBH, die Vorteile digitaler Zahnarztpraxen und digitaler Finanzprozesse vorgestellt. In diesem Beitrag erklärt unser Gastautor, wie Zahnärzt:innen mit einer digitalen Personalverwaltung auf dem Arbeitsmarkt punkten und effizient im Team arbeiten.

Gutes Personal ist die wertvollste Ressource jeder Zahnarztpraxis

Personalkosten sind in einer Praxis der größte Kostenfaktor. Gleichzeitig ist das Personal einer der entscheidenden Faktoren für den Erfolg einer Praxis. In unserer täglichen Beratung zeigt sich immer wieder, dass eine erfolgreiche Praxis nur mit einem super Team möglich ist. Gutes Personal ist jedoch seit Jahren Mangelware und die besten Praxismitarbeiter:innen heiß umkämpft. Inhaber:innen stehen vor der Herausforderung, sich als attraktive Arbeitgeber:innen auf dem Dentalmarkt zu etablieren.

Steigende Anforderungen des Personals

Ähnlich wie sich Erwartungen von Patienten:innen weiterentwickeln, steigen auch die Anforderungen von Mitarbeiter:innen an den Arbeitsplatz. Neben Anforderungen an eine bessere Work-Life-Balance (z.B. flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmodelle) wünschen sich immer mehr Mitarbeiter:innen auch topaktuelle Arbeitsmittel (z.B. digitale Tools mit intuitiver Bedienbarkeit) und ein hohes Maß an Transparenz in der Kommunikation.

Moderne Technik und Software, die wir aus dem Privatleben längst gewöhnt sind, wünschen wir uns schließlich auch im beruflichen Bereich. Zahnärzt:innen, die diese Anforderungen erfüllen, gewinnen und halten − auch in Zeiten des Personalmangels − qualifizierte Mitarbeiter:innen.

Möglichkeiten der digitalen Personalverwaltung und Steuerung

Ein effizient organisiertes und gut ausgestattetes Team ist besonders für Gründer:innen eine echte Starthilfe. Digitale Systeme, mit deren Hilfe die unterschiedlichen arbeitsvertraglichen Regelungen und Arbeitszeitmodelle der Mitarbeiter:innen verwaltet und kontrolliert werden können, sind in jeder modernen Zahnarztpraxis ein Muss. Die digitale Personalverwaltung sorgt für Transparenz in Bezug auf Arbeitszeiten, Überstunden und Urlaubstage. Dank ihr lässt sich einfach sicherstellen und dokumentieren, dass alle Team-Mitglieder jederzeit informiert sind.

Für noch mehr Effizienz sorgt die Selbstverwaltung des Praxisteams. Inhaber:innen können ihrem Team zum Beispiel eine selbstorganisierte Urlaubsplanung ermöglichen. Auch Urlaubsanträge und Fehlzeiten (Fortbildung, Krankheit) können dort vom Praxisteam selbstständig eingepflegt werden. Für das Praxismanagement bleibt somit primär die Kontrolle und mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben.

Praxisinhaber:innen sorgen so für ein hohes Maß an Transparenz und steigern die Mitarbeiterzufriedenheit. Zahnärzt:innen, die ihr Team mit modernen Systemen zur (Selbst-)Verwaltung ausstatten, gewinnen einen echten Wettbewerbsvorteil im Kampf um die besten Talente.

Fazit: Digitale Personalverwaltung ist während der Gründung besonders wertvoll

Gerade während der Existenzgründung ist es besonders wichtig, dass Inhaber:in und Team sich auf die Behandlung ihrer Patient:innen konzentrieren können. Personalprozesse, von Dienstplanung über Urlaubsplanung bis hin zur Zeiterfassung, müssen effizient und fehlerfrei laufen. Gründer:innen, die diese Prozesse ab dem ersten Tag digital gestalten, können sich auf ihre Kernaufgaben fokussieren.

Schlaue Softwarelösungen helfen dabei die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeiter:innen zu senken und Fehlerquellen zu vermeiden. Solche Lösungen zur digitalen Personalverwaltung und Zeiterfassung ermöglichen Existenzgründer:innen und Praxisteam eine einfache und intuitive Erledigung dieser Aufgaben – und das von jedem Ort und zu jeder Zeit.

Zahnarztpraxen, die bereits das DS-Win-Pro nutzen, profitieren vom integrierten Praxis- und Qualitätsmanagement. DS-Win-Plus Kund:innen können sich noch bis zum 30.06.2021 das Upgrade sichern und von allen Pro-Vorteilen profitieren.

Ein Beispiel für eine Lösung, die speziell für die Bedürfnisse von Arzt- und Zahnarztpraxen entwickelt wurde, ist die digitale Personalverwaltung und Zeiterfassung pepito der Firma solvi GmbH.

Für Rückfragen oder Hilfestellung steht der Autor des Artikels gerne zur Verfügung: Christian Brendel, Geschäftsführer der solvi GmbH, E-Mail: c.brendel@solvi.de, Web: www.solvi.de

Gemeinsam auf Erfolgskurs

Wer sich für die eigene Praxis entscheidet, dem bietet Dampsoft nicht nur schlaue Lösungen für das digitale Praxismanagement − von Anamnese und Aufklärung bis Verwaltung und Abrechnung −, sondern auch wertvolle Unterstützung durch langjährige Erfahrungen mit Praxisübernahmen und Neugründungen, persönlichen Ansprechpartner:innen, Events für Existenzgründer:innen und ein starkes Partnernetzwerk. Machen Sie den ersten Schritt und nehmen Sie am 02.07.2021 am GründerForum teil.

Voll transparent Tipps für Praxisgründer

Im ersten Gastbeitrag der solvi GmbH zum Thema Existenzgründung hat Christian Brendel, Geschäftsführer der Praxisberatung solvi GmbH, die Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung für zahnärztliche Existenzgründer:innen herausgestellt. In diesem Artikel erklärt er, warum gerade während der Existenzgründung saubere und effiziente Praxisfinanzen wichtig sind.

Zwei gute Gründe für digitale Praxisfinanzen

Welchen Nutzen können Praxisinhaber:innen von der Digitalisierung des Praxisalltags erwarten? Im administrativen Bereich der Praxis zeigt sich der Nutzen in der Optimierung von Praxisabläufen und in wirtschaftlichen Vorteilen. Besonders groß ist der Hebel dabei immer dort, wo es um bares Geld geht. Die Praxisfinanzen spielen auch in Bezug auf die Automatisierung von Prozessen eine wichtige Rolle und gliedern sich in zwei Teilbereiche:

1Praxissteuerung: Die Beschäftigung mit den Praxiszahlen als Erfolgskontrolle und mit dem Ziel der Optimierung des Praxiserfolgs.

2Finanzprozesse: Die Erledigung der administrativen Aufgaben im Bereich der Praxisfinanzen mit dem Ziel der maximalen Effizienz bei minimalen Fehlerquoten.

Praxissteuerung: Die Praxisfinanzen ab dem ersten Tag fest im Blick

Als Praxisinhaber:in ist es besonders wichtig, jederzeit die Finanzen im Blick zu haben – schließlich leitet man nicht nur ein Praxisteam und behandelt Patient:innen, sondern ist auch für die wirtschaftliche Entwicklung der Zahnarztpraxis zuständig. Die Entwicklung der neu gegründeten Praxis ist in den ersten Jahren sehr dynamisch und es bestehen in der Regel weder Erfahrungswerte noch Liquiditätspuffer. Um den aktuellen Praxiserfolg und die zukünftige Liquiditätsentwicklung einschätzen zu können, sollten sich Gründer:innen regelmäßig im Rahmen eines Controllings und einer aktiven Praxissteuerung mit der Leistungserbringung und den eigenen Finanzkennzahlen beschäftigen.

Den meisten Gründer:innen fehlt die Erfahrung und Zeit, sich diese Informationen selbst zusammenzustellen. Sie können hierfür Anwendungen zur Praxissteuerung einsetzen, die Daten zur Leistungserbringung, Finanz- und Lohnbuchhaltung, Arbeitszeiterfassung und Materialverwaltung aufbereitet. So werden Praxisinhaber:innen und Praxismanagement mit aktuellen und aufschlussreichen Kennzahlen versorgt. Gerade für Gründer:innen lohnt sich der regelmäßige Blick auf die Zahlen. Zum einen als Frühindikator für Praxiserfolg, zum anderen für die Erfolgskontrolle.

Finanzprozesse: Schon vor der Praxiseröffnung sauber aufstellen

Abgesehen vom finanziellen Durchblick spielt die effiziente Abwicklung der Finanzprozesse eine große Rolle. Leider fallen gerade diese Tätigkeiten in Anbetracht der täglichen Herausforderungen oft weg. Dabei geht es genau an dieser Stelle doch darum, dass sich der ganze Aufwand auf lohnt und in Form von finanziellem Erfolg auf den Praxis- und Privatkonten niederschlägt.

Besonders während der Existenzgründung ist es daher wichtig, dass Prozesse der Abrechnung, des Mahnwesens, des Belegwesens, des Zahlungsverkehrs und der Buchhaltung oder Buchhaltungsvorbereitung zeitnah, effizient und fehlerfrei laufen. Denn wer diese Prozesse nicht im Griff hat, riskiert einen verzögerten Geldeingang, Umsatzausfälle durch erbrachte aber nicht-abrechenbare Leistungen, zu hohe Praxiskosten und im Ergebnis einen zu niedrigen Praxisgewinn.

Zur effizienten Erledigung der Finanzprozesse bietet sich der Einsatz schlauer Softwarelösungen an. Hierdurch wird die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern und Dienstleistern gesenkt und die Fehlerquote minimiert. Mit digitalen Anwendungen zur Erledigung der Praxisfinanzen lassen sich beispielsweise Eingangsbelege digitalisieren, der Zahlungsverkehr erledigen, offene Patientenrechnungen automatisch austragen und die Buchhaltung für das Steuerbüro vorbereiten.

Fazit: Digitale Praxisfinanzen sind ein wesentlicher Erfolgsfaktor

Die Anforderungen an Praxisinhaber:innen sind hoch und scheinen fortlaufend zu steigen. Gerade als Existenzgründer:in ist es daher erfreulich, wenn man in Teilbereichen entlastet wird. Wer die Finanzprozesse und die Praxissteuerung in der Existenzgründung ab dem ersten Tag digital und effizient gestaltet, kann sich auf die Kernaufgaben als Zahnärzt:in konzentrieren.

Schlaue Software-Lösungen und spezialisierte Beratungen können hierbei einen wertvollen Beitrag leisten. Lösungen wie das Dampsoft Controlling Cockpit ermöglichen Existenzgründer:innen eine einfache und intuitive Erledigung dieser Aufgaben – und das alles von jedem Ort und zu jeder Zeit.

Wer sich bei der Umsetzung digitaler Finanzprozesse Unterstützung wünscht, dem helfen die Experten der solvi GmbH. Hierbei bekommen Praxisinhaber:innen einen Rundumservice, bei dem das Team um Diana Haber und Christian Brendel die Praxisbuchhaltung vorbereitet, die Praxiszahlen geordnet auswertet und die wesentlichen Beobachtungen regelmäßig mit Praxisinhaber:innen oder Praxismanagement bespricht.

Für Rückfragen oder Hilfestellung steht der Autor des Artikels gerne zur Verfügung: Christian Brendel, Geschäftsführer der solvi GmbH, E-Mail: c.brendel@solvi.de, Web: www.solvi.de

Gemeinsam auf Erfolgskurs

Wer sich für die eigene Praxis entscheidet, dem bietet Dampsoft nicht nur schlaue Lösungen für das digitale Praxismanagement − von Anamnese und Aufklärung bis Verwaltung und Abrechnung −, sondern auch wertvolle Unterstützung durch langjährige Erfahrungen mit Praxisübernahmen und Neugründungen, persönlichen Ansprechpartner:innen, Events für Existenzgründer:innen und ein starkes Partnernetzwerk. Machen Sie den ersten Schritt und nehmen Sie am 02.07.2021 am GründerForum teil.

GOZ Ziffern im HKP

Gerade während der Gründungsphase spielt Liquidität eine entscheidende Rolle. Doch das Thema Finanzen bleibt auch darüber hinaus wichtig. Zum Beispiel ist eine gebührenkonforme Abrechnung während der gesamten zahnärztlichen Tätigkeit ein Muss. Wichtig ist also, von Anfang an Honorarverluste zu vermeiden. Die Abrechnungsexpertin Sina Olfers der BFS health finance GmbH erklärt, wie Zahnärzt:innen Heil- und Kostenpläne durch den korrekten Einsatz der GOZ-Ziffern 0030 und 0040 optimieren können.

Ziffer 0040 nicht vernachlässigen

Die gängige Abrechnung für die Aufstellung aller privaten Heil-und Kostenpläne erfolgt über die GOZ-Ziffer 0030 – aber warum wird die GOZ-Ziffer 0040 so selten eingesetzt? In den meisten Köpfen ist verankert, dass eine Berechnung der GOZ-Ziffer 0040 lediglich für die Aufstellung von Heil- und Kostenplänen in der KFO legitim ist – die Gebührenziffer gerät daher gerade in Zahnarztpraxen in den Hintergrund. Tatsächlich besagt der Leistungstext der GOZ-Ziffer 0040 jedoch: „Aufstellung eines schriftlichen Heil- und Kostenplans bei kieferorthopädischer Behandlung oder bei funktionsanalytischen und funktionstherapeutischen Maßnahmen nach Befundaufnahme und Ausarbeitung einer Behandlungsplanung“. Für die Praxis bedeutet dies im Umkehrschluss, dass – sobald funktionsanalytische oder -therapeutische Maßnahmen geplant werden – die GOZ-Ziffer 0040 einsatzfähig ist.

Honoraroptimierung durch GOZ-Ziffer 0040

Mit einer Berechnung der Gebührennummer 0030 wird in diesem Fall bares Geld verschenkt, denn zu Recht ist GOZ-Ziffer 0040 mit 32,34 Euro bei Faktor 2,3 um 6,47 Euro besser bewertet als die Gebührennummer 0030. Mit einer falschen Berechnung wird also in der Praxis mit jedem privaten Heil- und Kostenplan Geld verschenkt!

Gründer-Tipp von BFS health finance

Eine zeitgleiche Berechnung der GOZ-Ziffern 0030 und 0040 ist möglich, wenn es sich um unterschiedliche Planungsinhalte für dieselbe Versorgungssituation handelt. Beispielsweise GOZ-Ziffer 0030 für die Implantat-Planung neben GOZ-Ziffer 0040 für die ZE-Planung.

Ebenso ärgerlich wie vermeidbar ist der verschenkte Aufwand beim Schreiben von Heil- und Kostenplänen, die schlussendlich nicht durchgeführt werden. Die Experten der BFS health finance GmbH zeigen in Online-Events zum Thema HKP-Recall, wie Zahnärzt:innen durch Anpassung des Praxis-Workflows eine erfolgreiche HKP-Telefonie etablieren können oder das Thema gewinnbringend auslagern. Von Gesprächseinstieg bis -abschluss erhalten sie außerdem wertvollen Input rund um den entscheidenden Erfolgsfaktor beim HKP-Recall: die Kommunikation.

Gemeinsam auf Erfolgskurs

Wer sich für die eigene Praxis entscheidet, dem bietet Dampsoft nicht nur schlaue Lösungen für das digitale Praxismanagement − von Anamnese und Aufklärung bis Verwaltung und Abrechnung −, sondern auch wertvolle Unterstützung durch langjährige Erfahrungen mit Praxisübernahmen und Neugründungen, persönlichen Ansprechpartner:innen, Events für Existenzgründer:innen und ein starkes Partnernetzwerk. Machen Sie den ersten Schritt und nehmen Sie am 02.07.2021 am GründerForum teil.

 

Digitalisierung der Zahnarztpraxis

Die Digitalisierung ist in aller Munde und hat in den vergangenen Jahren Einzug in alle Lebensbereiche gefunden. Aktuelle Umfragen zeigen dabei, dass Praxisinhaber:innen der digitalen Praxis grundsätzlich positiv gegenüberstehen, sofern ein klarer Nutzen für sie erkennbar ist. Besonders groß ist die Hoffnung auf eine erleichterte Diagnosestellung, optimierte Praxisabläufe und wirtschaftliche Vorteile durch Digitalisierung.

Welche Chancen und Herausforderungen sich aus der Digitalisierung insbesondere für Existenzgründer:innen bei Neugründung und Praxisübernahme ergeben, beleuchtet der folgende Beitrag unseres Gastautors Christian Brendel, Geschäftsführer der Praxisberatung solvi GmbH.

Möglichkeiten der Praxisdigitalisierung

Die zu digitalisierenden Prozesse lassen sich dabei grob in patientenseitige und administrative Tätigkeiten aufteilen. Auf Patientenseite reichen die Möglichkeiten von der digitalen Patientenansprache und -akquise (z. B. über Social-Media und Onlineterminvergabesysteme) über die vorgelagerte Anamnese und Patientenaufnahme (z. B. mit Athena) bis hin zur Unterstützung der Befundung und der eigentlichen Behandlung (z. B. durch digitale Videosprechstunde).

Auf der administrativen Seite liegen die Potenziale vor allem in der Optimierung der Abrechnung, der Automatisierung und Digitalisierung der Praxisfinanzen, in der reibungslosen Organisation des Personals sowie in generell möglichst effizienten Praxisabläufen. Doch nicht alles was möglich ist macht Sinn und ist notwendig. Da Digitalisierung kein Selbstzweck ist, lohnt es sich besonders auf die Vorzüge und den für die Praxis entstehenden Nutzen zu achten.

Acht Gründe, warum Digitalisierung in der Zahnarztpraxis Sinn macht

Digitale Prozesse sind zweifelsfrei die Zukunft, auch in der Zahnarztpraxis. Doch warum sollte man die eigene Praxis digitalisieren? Die Gründe für die Digitalisierung der Zahnarztpraxis sind vielfältig:

1Digitale Prozesse lassen sich meist gut automatisieren, vor allem wenn die Tätigkeiten gleichartig sind.

2Richtig umgesetzt kann diese Automatisierung der Praxisabläufe viel Zeit sparen.

3Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist diese Zeitersparnis auch bares Geld.

4Zusätzlich lassen sich dank Automatisierung manuelle Fehler minimieren oder gar ganz vermeiden.

Im Ergebnis stellt sich durch Digitalisierung im Idealfall eine höhere Prozessgüte bei niedrigeren Prozesskosten ein. Die räumliche und zeitliche Flexibilität, die mit digitalen Systemen und Prozessen einhergeht, gibt gleichzeitig Freiheit und eröffnet neue Möglichkeiten der Organisation. Neben diesen Vorteilen für die Praxis selbst, wird Digitalisierung aber auch von den verschiedenen Stakeholdern der Zahnarztpraxis gefordert:

5Patient:innen erwarten auch in der medizinischen Versorgung digitale Angebote, Innovationen und Services (Quelle: Patientenumfrage von apobank und statista).

6Praxismitarbeiter:innen möchten Privates und Arbeit möglichst digital managen und abbilden (z. B. digitale Dienstpläne und Stundenzettel, Zeiterfassung, elektronische AU).

7Lieferanten stellen vermehrt auf digitale Kommunikationswege, Bestellabwicklung und Abrechnung um.

8Behörden, Finanzämter und Finanzverwaltung akzeptieren vermehrt nur noch digitale Unterlagen.

Welche Vorteile Digitalisierung für die zahnärztliche Existenzgründungen hat

Aus den Punkten oben lässt sich sich gut erkennen, dass Digitalisierung – richtig gemacht und gut implementiert – eine spürbare Entlastung für Inhaber:innen und Praxismanagement bringen kann. Gerade als Neugründer:in werden Sie besonders viel Zeit mit Patient:innen und dem Praxisteam verbringen. Je weniger Zeit Sie dabei für die Praxisverwaltung und Administration verbringen müssen, desto besser!

Dem entgegen steht leider die Entwicklung, dass Praxisinhaber:innen aufgrund steigender Anforderungen einen immer größeren Anteil ihrer Arbeitszeit mit Praxisverwaltung verbringen. Lag dieser Anteil im Jahr 2000 noch bei circa 15 %, so verbringen Inhaber:innen nach der jüngsten Erhebung mittlerweile knapp 18 % ihrer Arbeitszeit mit Verwaltung (Quelle: KZBV Zahnärzte-Praxis-Panel). Hinzu kommen die Lohnkosten für Praxisverwaltungsmitarbeiter:innen, welche sich im Median der Zahnarztpraxen auf ca. 11 % der Praxisumsätze belaufen (Quelle: solvi Praxis-Panel / solvi control Praxissteuerung). Bei Neugründungen bzw. nach Praxisübernahme dürften die Werte bedingt durch anfängliche Ineffizienzen und besonders hohen Regelungsbedarf noch einmal deutlich höher liegen. Die Zahlen verdeutlichen daher, wie groß das Potenzial und der Hebel der Digitalisierung besonders in diesen Fällen sein kann.

Warum man bei Neugründung am besten gleich digital starten sollte

Je früher die Prozesse einer Praxis digitalisert werden, desto länger profitieren Inhaber:innen von den resultierenden Vorteile. Gleichzeitig ist Digitalisierung langfristig alternativlos. Denn feststeht, dass unsere Welt immer digitaler wird – eine Rückkehr zum Analogen wird es nicht geben. Der beste Zeitpunkt zur Digitalisierung ist folglich immer JETZT.

Der Ersparnis von Zeit und Geld sind natürlich die Kosten der Digitalisierung entgegenzustellen. In der Existenzgründung bietet sich hier eine besondere Chance, da im Rahmen des Praxisneubaus oder der Modernisierung nach Übernahme meist sowieso kein Stein auf dem anderen bleibt. Die Digitalisierung lässt sich in solchen Phasen der Neugestaltung meist besonders einfach und kosteneffizient umsetzen und die zu erwartenenden Kosten für zusätzliche Software und Hardware fallen bei Betrachtung der Gesamtkosten des Vorhabens nicht ins Gewicht.

Eine später Umstellung von analogen Systemen und Prozessen auf digitale kostet hingegen meist deutlich mehr Geld und vor allem auch Zeit und Nerven. Es empfiehlt sich daher möglichst viele Medienbrüche, Datensilos und manuelle Nacharbeiten ab Tag 1 – also ab (Neu-)Eröffnung der Praxis – zu vermeiden.

Fazit: Digitalisierungspotenziale sind für Existenzgründer:innen besonders hoch

1Die Digitalisierung der Zahnarztpraxis schreitet unaufhaltsam voran.

2Richtig umgesetzt können digitale Prozesse in der Zahnarztpraxis viel Zeit und Geld sparen.

3Durch Vermeidung von meist fehleranfälligen, manuellen Arbeiten ermöglichen digitale Workflows außerdem eine höhere Prozessqualität.

4Gerade für Existenzgründer:innen ist das Potenzial der Digitalisierung besonders hoch.

5Wer ab Tag 1 auf digitale Prozesse in der Praxis setzt, spart sich teure System- und Prozessumstellungen in späteren Jahren.

Für Rückfragen oder Hilfestellung steht der Autor des Artikels gerne zur Verfügung: Christian Brendel, Geschäftsführer der solvi GmbH, E-Mail: c.brendel@solvi.de, Web: www.solvi.de

Gemeinsam auf Erfolgskurs

Wer sich für die eigene Praxis entscheidet, dem bietet Dampsoft nicht nur schlaue Lösungen für das digitale Praxismanagement − von Anamnese und Aufklärung bis Verwaltung und Abrechnung −, sondern auch wertvolle Unterstützung durch langjährige Erfahrungen mit Praxisübernahmen und Neugründungen, persönlichen Ansprechpartnern, Events für Existenzgründer und ein Netzwerk aus starken Partnern. Machen Sie den ersten Schritt und downloaden Sie kostenfrei unsere Checkliste für Praxisgründer.