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Gründertipp von solvi Praxisverwaltung digital gestalten

In den ersten beiden Gastbeiträgen zum Thema Existenzgründung hat Christian Brendel, Geschäftsführer der Praxisberatung solvi GmBH, die Vorteile digitaler Zahnarztpraxen und digitaler Finanzprozesse vorgestellt. In diesem Beitrag erklärt unser Gastautor, wie Zahnärzt:innen mit einer digitalen Personalverwaltung auf dem Arbeitsmarkt punkten und effizient im Team arbeiten.

Gutes Personal ist die wertvollste Ressource jeder Zahnarztpraxis

Personalkosten sind in einer Praxis der größte Kostenfaktor. Gleichzeitig ist das Personal einer der entscheidenden Faktoren für den Erfolg einer Praxis. In unserer täglichen Beratung zeigt sich immer wieder, dass eine erfolgreiche Praxis nur mit einem super Team möglich ist. Gutes Personal ist jedoch seit Jahren Mangelware und die besten Praxismitarbeiter:innen heiß umkämpft. Inhaber:innen stehen vor der Herausforderung, sich als attraktive Arbeitgeber:innen auf dem Dentalmarkt zu etablieren.

Steigende Anforderungen des Personals

Ähnlich wie sich Erwartungen von Patienten:innen weiterentwickeln, steigen auch die Anforderungen von Mitarbeiter:innen an den Arbeitsplatz. Neben Anforderungen an eine bessere Work-Life-Balance (z.B. flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmodelle) wünschen sich immer mehr Mitarbeiter:innen auch topaktuelle Arbeitsmittel (z.B. digitale Tools mit intuitiver Bedienbarkeit) und ein hohes Maß an Transparenz in der Kommunikation.

Moderne Technik und Software, die wir aus dem Privatleben längst gewöhnt sind, wünschen wir uns schließlich auch im beruflichen Bereich. Zahnärzt:innen, die diese Anforderungen erfüllen, gewinnen und halten − auch in Zeiten des Personalmangels − qualifizierte Mitarbeiter:innen.

Möglichkeiten der digitalen Personalverwaltung und Steuerung

Ein effizient organisiertes und gut ausgestattetes Team ist besonders für Gründer:innen eine echte Starthilfe. Digitale Systeme, mit deren Hilfe die unterschiedlichen arbeitsvertraglichen Regelungen und Arbeitszeitmodelle der Mitarbeiter:innen verwaltet und kontrolliert werden können, sind in jeder modernen Zahnarztpraxis ein Muss. Die digitale Personalverwaltung sorgt für Transparenz in Bezug auf Arbeitszeiten, Überstunden und Urlaubstage. Dank ihr lässt sich einfach sicherstellen und dokumentieren, dass alle Team-Mitglieder jederzeit informiert sind.

Für noch mehr Effizienz sorgt die Selbstverwaltung des Praxisteams. Inhaber:innen können ihrem Team zum Beispiel eine selbstorganisierte Urlaubsplanung ermöglichen. Auch Urlaubsanträge und Fehlzeiten (Fortbildung, Krankheit) können dort vom Praxisteam selbstständig eingepflegt werden. Für das Praxismanagement bleibt somit primär die Kontrolle und mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben.

Praxisinhaber:innen sorgen so für ein hohes Maß an Transparenz und steigern die Mitarbeiterzufriedenheit. Zahnärzt:innen, die ihr Team mit modernen Systemen zur (Selbst-)Verwaltung ausstatten, gewinnen einen echten Wettbewerbsvorteil im Kampf um die besten Talente.

Fazit: Digitale Personalverwaltung ist während der Gründung besonders wertvoll

Gerade während der Existenzgründung ist es besonders wichtig, dass Inhaber:in und Team sich auf die Behandlung ihrer Patient:innen konzentrieren können. Personalprozesse, von Dienstplanung über Urlaubsplanung bis hin zur Zeiterfassung, müssen effizient und fehlerfrei laufen. Gründer:innen, die diese Prozesse ab dem ersten Tag digital gestalten, können sich auf ihre Kernaufgaben fokussieren.

Schlaue Softwarelösungen helfen dabei die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeiter:innen zu senken und Fehlerquellen zu vermeiden. Solche Lösungen zur digitalen Personalverwaltung und Zeiterfassung ermöglichen Existenzgründer:innen und Praxisteam eine einfache und intuitive Erledigung dieser Aufgaben – und das von jedem Ort und zu jeder Zeit.

Zahnarztpraxen, die bereits das DS-Win-Pro nutzen, profitieren vom integrierten Praxis- und Qualitätsmanagement. DS-Win-Plus Kund:innen können sich noch bis zum 30.06.2021 das Upgrade sichern und von allen Pro-Vorteilen profitieren.

Ein Beispiel für eine Lösung, die speziell für die Bedürfnisse von Arzt- und Zahnarztpraxen entwickelt wurde, ist die digitale Personalverwaltung und Zeiterfassung pepito der Firma solvi GmbH.

Für Rückfragen oder Hilfestellung steht der Autor des Artikels gerne zur Verfügung: Christian Brendel, Geschäftsführer der solvi GmbH, E-Mail: c.brendel@solvi.de, Web: www.solvi.de

Gemeinsam auf Erfolgskurs

Wer sich für die eigene Praxis entscheidet, dem bietet Dampsoft nicht nur schlaue Lösungen für das digitale Praxismanagement − von Anamnese und Aufklärung bis Verwaltung und Abrechnung −, sondern auch wertvolle Unterstützung durch langjährige Erfahrungen mit Praxisübernahmen und Neugründungen, persönlichen Ansprechpartner:innen, Events für Existenzgründer:innen und ein starkes Partnernetzwerk. Machen Sie den ersten Schritt und nehmen Sie am 02.07.2021 am GründerForum teil.

Voll transparent Tipps für Praxisgründer

Im ersten Gastbeitrag der solvi GmbH zum Thema Existenzgründung hat Christian Brendel, Geschäftsführer der Praxisberatung solvi GmbH, die Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung für zahnärztliche Existenzgründer:innen herausgestellt. In diesem Artikel erklärt er, warum gerade während der Existenzgründung saubere und effiziente Praxisfinanzen wichtig sind.

Zwei gute Gründe für digitale Praxisfinanzen

Welchen Nutzen können Praxisinhaber:innen von der Digitalisierung des Praxisalltags erwarten? Im administrativen Bereich der Praxis zeigt sich der Nutzen in der Optimierung von Praxisabläufen und in wirtschaftlichen Vorteilen. Besonders groß ist der Hebel dabei immer dort, wo es um bares Geld geht. Die Praxisfinanzen spielen auch in Bezug auf die Automatisierung von Prozessen eine wichtige Rolle und gliedern sich in zwei Teilbereiche:

1Praxissteuerung: Die Beschäftigung mit den Praxiszahlen als Erfolgskontrolle und mit dem Ziel der Optimierung des Praxiserfolgs.

2Finanzprozesse: Die Erledigung der administrativen Aufgaben im Bereich der Praxisfinanzen mit dem Ziel der maximalen Effizienz bei minimalen Fehlerquoten.

Praxissteuerung: Die Praxisfinanzen ab dem ersten Tag fest im Blick

Als Praxisinhaber:in ist es besonders wichtig, jederzeit die Finanzen im Blick zu haben – schließlich leitet man nicht nur ein Praxisteam und behandelt Patient:innen, sondern ist auch für die wirtschaftliche Entwicklung der Zahnarztpraxis zuständig. Die Entwicklung der neu gegründeten Praxis ist in den ersten Jahren sehr dynamisch und es bestehen in der Regel weder Erfahrungswerte noch Liquiditätspuffer. Um den aktuellen Praxiserfolg und die zukünftige Liquiditätsentwicklung einschätzen zu können, sollten sich Gründer:innen regelmäßig im Rahmen eines Controllings und einer aktiven Praxissteuerung mit der Leistungserbringung und den eigenen Finanzkennzahlen beschäftigen.

Den meisten Gründer:innen fehlt die Erfahrung und Zeit, sich diese Informationen selbst zusammenzustellen. Sie können hierfür Anwendungen zur Praxissteuerung einsetzen, die Daten zur Leistungserbringung, Finanz- und Lohnbuchhaltung, Arbeitszeiterfassung und Materialverwaltung aufbereitet. So werden Praxisinhaber:innen und Praxismanagement mit aktuellen und aufschlussreichen Kennzahlen versorgt. Gerade für Gründer:innen lohnt sich der regelmäßige Blick auf die Zahlen. Zum einen als Frühindikator für Praxiserfolg, zum anderen für die Erfolgskontrolle.

Finanzprozesse: Schon vor der Praxiseröffnung sauber aufstellen

Abgesehen vom finanziellen Durchblick spielt die effiziente Abwicklung der Finanzprozesse eine große Rolle. Leider fallen gerade diese Tätigkeiten in Anbetracht der täglichen Herausforderungen oft weg. Dabei geht es genau an dieser Stelle doch darum, dass sich der ganze Aufwand auf lohnt und in Form von finanziellem Erfolg auf den Praxis- und Privatkonten niederschlägt.

Besonders während der Existenzgründung ist es daher wichtig, dass Prozesse der Abrechnung, des Mahnwesens, des Belegwesens, des Zahlungsverkehrs und der Buchhaltung oder Buchhaltungsvorbereitung zeitnah, effizient und fehlerfrei laufen. Denn wer diese Prozesse nicht im Griff hat, riskiert einen verzögerten Geldeingang, Umsatzausfälle durch erbrachte aber nicht-abrechenbare Leistungen, zu hohe Praxiskosten und im Ergebnis einen zu niedrigen Praxisgewinn.

Zur effizienten Erledigung der Finanzprozesse bietet sich der Einsatz schlauer Softwarelösungen an. Hierdurch wird die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern und Dienstleistern gesenkt und die Fehlerquote minimiert. Mit digitalen Anwendungen zur Erledigung der Praxisfinanzen lassen sich beispielsweise Eingangsbelege digitalisieren, der Zahlungsverkehr erledigen, offene Patientenrechnungen automatisch austragen und die Buchhaltung für das Steuerbüro vorbereiten.

Fazit: Digitale Praxisfinanzen sind ein wesentlicher Erfolgsfaktor

Die Anforderungen an Praxisinhaber:innen sind hoch und scheinen fortlaufend zu steigen. Gerade als Existenzgründer:in ist es daher erfreulich, wenn man in Teilbereichen entlastet wird. Wer die Finanzprozesse und die Praxissteuerung in der Existenzgründung ab dem ersten Tag digital und effizient gestaltet, kann sich auf die Kernaufgaben als Zahnärzt:in konzentrieren.

Schlaue Software-Lösungen und spezialisierte Beratungen können hierbei einen wertvollen Beitrag leisten. Lösungen wie das Dampsoft Controlling Cockpit ermöglichen Existenzgründer:innen eine einfache und intuitive Erledigung dieser Aufgaben – und das alles von jedem Ort und zu jeder Zeit.

Wer sich bei der Umsetzung digitaler Finanzprozesse Unterstützung wünscht, dem helfen die Experten der solvi GmbH. Hierbei bekommen Praxisinhaber:innen einen Rundumservice, bei dem das Team um Diana Haber und Christian Brendel die Praxisbuchhaltung vorbereitet, die Praxiszahlen geordnet auswertet und die wesentlichen Beobachtungen regelmäßig mit Praxisinhaber:innen oder Praxismanagement bespricht.

Für Rückfragen oder Hilfestellung steht der Autor des Artikels gerne zur Verfügung: Christian Brendel, Geschäftsführer der solvi GmbH, E-Mail: c.brendel@solvi.de, Web: www.solvi.de

Gemeinsam auf Erfolgskurs

Wer sich für die eigene Praxis entscheidet, dem bietet Dampsoft nicht nur schlaue Lösungen für das digitale Praxismanagement − von Anamnese und Aufklärung bis Verwaltung und Abrechnung −, sondern auch wertvolle Unterstützung durch langjährige Erfahrungen mit Praxisübernahmen und Neugründungen, persönlichen Ansprechpartner:innen, Events für Existenzgründer:innen und ein starkes Partnernetzwerk. Machen Sie den ersten Schritt und nehmen Sie am 02.07.2021 am GründerForum teil.

Digitalisierung der Zahnarztpraxis

Die Digitalisierung ist in aller Munde und hat in den vergangenen Jahren Einzug in alle Lebensbereiche gefunden. Aktuelle Umfragen zeigen dabei, dass Praxisinhaber:innen der digitalen Praxis grundsätzlich positiv gegenüberstehen, sofern ein klarer Nutzen für sie erkennbar ist. Besonders groß ist die Hoffnung auf eine erleichterte Diagnosestellung, optimierte Praxisabläufe und wirtschaftliche Vorteile durch Digitalisierung.

Welche Chancen und Herausforderungen sich aus der Digitalisierung insbesondere für Existenzgründer:innen bei Neugründung und Praxisübernahme ergeben, beleuchtet der folgende Beitrag unseres Gastautors Christian Brendel, Geschäftsführer der Praxisberatung solvi GmbH.

Möglichkeiten der Praxisdigitalisierung

Die zu digitalisierenden Prozesse lassen sich dabei grob in patientenseitige und administrative Tätigkeiten aufteilen. Auf Patientenseite reichen die Möglichkeiten von der digitalen Patientenansprache und -akquise (z. B. über Social-Media und Onlineterminvergabesysteme) über die vorgelagerte Anamnese und Patientenaufnahme (z. B. mit Athena) bis hin zur Unterstützung der Befundung und der eigentlichen Behandlung (z. B. durch digitale Videosprechstunde).

Auf der administrativen Seite liegen die Potenziale vor allem in der Optimierung der Abrechnung, der Automatisierung und Digitalisierung der Praxisfinanzen, in der reibungslosen Organisation des Personals sowie in generell möglichst effizienten Praxisabläufen. Doch nicht alles was möglich ist macht Sinn und ist notwendig. Da Digitalisierung kein Selbstzweck ist, lohnt es sich besonders auf die Vorzüge und den für die Praxis entstehenden Nutzen zu achten.

Acht Gründe, warum Digitalisierung in der Zahnarztpraxis Sinn macht

Digitale Prozesse sind zweifelsfrei die Zukunft, auch in der Zahnarztpraxis. Doch warum sollte man die eigene Praxis digitalisieren? Die Gründe für die Digitalisierung der Zahnarztpraxis sind vielfältig:

1Digitale Prozesse lassen sich meist gut automatisieren, vor allem wenn die Tätigkeiten gleichartig sind.

2Richtig umgesetzt kann diese Automatisierung der Praxisabläufe viel Zeit sparen.

3Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist diese Zeitersparnis auch bares Geld.

4Zusätzlich lassen sich dank Automatisierung manuelle Fehler minimieren oder gar ganz vermeiden.

Im Ergebnis stellt sich durch Digitalisierung im Idealfall eine höhere Prozessgüte bei niedrigeren Prozesskosten ein. Die räumliche und zeitliche Flexibilität, die mit digitalen Systemen und Prozessen einhergeht, gibt gleichzeitig Freiheit und eröffnet neue Möglichkeiten der Organisation. Neben diesen Vorteilen für die Praxis selbst, wird Digitalisierung aber auch von den verschiedenen Stakeholdern der Zahnarztpraxis gefordert:

5Patient:innen erwarten auch in der medizinischen Versorgung digitale Angebote, Innovationen und Services (Quelle: Patientenumfrage von apobank und statista).

6Praxismitarbeiter:innen möchten Privates und Arbeit möglichst digital managen und abbilden (z. B. digitale Dienstpläne und Stundenzettel, Zeiterfassung, elektronische AU).

7Lieferanten stellen vermehrt auf digitale Kommunikationswege, Bestellabwicklung und Abrechnung um.

8Behörden, Finanzämter und Finanzverwaltung akzeptieren vermehrt nur noch digitale Unterlagen.

Welche Vorteile Digitalisierung für die zahnärztliche Existenzgründungen hat

Aus den Punkten oben lässt sich sich gut erkennen, dass Digitalisierung – richtig gemacht und gut implementiert – eine spürbare Entlastung für Inhaber:innen und Praxismanagement bringen kann. Gerade als Neugründer:in werden Sie besonders viel Zeit mit Patient:innen und dem Praxisteam verbringen. Je weniger Zeit Sie dabei für die Praxisverwaltung und Administration verbringen müssen, desto besser!

Dem entgegen steht leider die Entwicklung, dass Praxisinhaber:innen aufgrund steigender Anforderungen einen immer größeren Anteil ihrer Arbeitszeit mit Praxisverwaltung verbringen. Lag dieser Anteil im Jahr 2000 noch bei circa 15 %, so verbringen Inhaber:innen nach der jüngsten Erhebung mittlerweile knapp 18 % ihrer Arbeitszeit mit Verwaltung (Quelle: KZBV Zahnärzte-Praxis-Panel). Hinzu kommen die Lohnkosten für Praxisverwaltungsmitarbeiter:innen, welche sich im Median der Zahnarztpraxen auf ca. 11 % der Praxisumsätze belaufen (Quelle: solvi Praxis-Panel / solvi control Praxissteuerung). Bei Neugründungen bzw. nach Praxisübernahme dürften die Werte bedingt durch anfängliche Ineffizienzen und besonders hohen Regelungsbedarf noch einmal deutlich höher liegen. Die Zahlen verdeutlichen daher, wie groß das Potenzial und der Hebel der Digitalisierung besonders in diesen Fällen sein kann.

Warum man bei Neugründung am besten gleich digital starten sollte

Je früher die Prozesse einer Praxis digitalisert werden, desto länger profitieren Inhaber:innen von den resultierenden Vorteile. Gleichzeitig ist Digitalisierung langfristig alternativlos. Denn feststeht, dass unsere Welt immer digitaler wird – eine Rückkehr zum Analogen wird es nicht geben. Der beste Zeitpunkt zur Digitalisierung ist folglich immer JETZT.

Der Ersparnis von Zeit und Geld sind natürlich die Kosten der Digitalisierung entgegenzustellen. In der Existenzgründung bietet sich hier eine besondere Chance, da im Rahmen des Praxisneubaus oder der Modernisierung nach Übernahme meist sowieso kein Stein auf dem anderen bleibt. Die Digitalisierung lässt sich in solchen Phasen der Neugestaltung meist besonders einfach und kosteneffizient umsetzen und die zu erwartenenden Kosten für zusätzliche Software und Hardware fallen bei Betrachtung der Gesamtkosten des Vorhabens nicht ins Gewicht.

Eine später Umstellung von analogen Systemen und Prozessen auf digitale kostet hingegen meist deutlich mehr Geld und vor allem auch Zeit und Nerven. Es empfiehlt sich daher möglichst viele Medienbrüche, Datensilos und manuelle Nacharbeiten ab Tag 1 – also ab (Neu-)Eröffnung der Praxis – zu vermeiden.

Fazit: Digitalisierungspotenziale sind für Existenzgründer:innen besonders hoch

1Die Digitalisierung der Zahnarztpraxis schreitet unaufhaltsam voran.

2Richtig umgesetzt können digitale Prozesse in der Zahnarztpraxis viel Zeit und Geld sparen.

3Durch Vermeidung von meist fehleranfälligen, manuellen Arbeiten ermöglichen digitale Workflows außerdem eine höhere Prozessqualität.

4Gerade für Existenzgründer:innen ist das Potenzial der Digitalisierung besonders hoch.

5Wer ab Tag 1 auf digitale Prozesse in der Praxis setzt, spart sich teure System- und Prozessumstellungen in späteren Jahren.

Für Rückfragen oder Hilfestellung steht der Autor des Artikels gerne zur Verfügung: Christian Brendel, Geschäftsführer der solvi GmbH, E-Mail: c.brendel@solvi.de, Web: www.solvi.de

Gemeinsam auf Erfolgskurs

Wer sich für die eigene Praxis entscheidet, dem bietet Dampsoft nicht nur schlaue Lösungen für das digitale Praxismanagement − von Anamnese und Aufklärung bis Verwaltung und Abrechnung −, sondern auch wertvolle Unterstützung durch langjährige Erfahrungen mit Praxisübernahmen und Neugründungen, persönlichen Ansprechpartnern, Events für Existenzgründer und ein Netzwerk aus starken Partnern. Machen Sie den ersten Schritt und downloaden Sie kostenfrei unsere Checkliste für Praxisgründer.

Angebote für Existenzgründer
Corona Zahnärzte wirtschaftliche Lage

Nachdem Deutschlands Zahnarztpraxen zwischen März und Mai 2020 signifikante Rückgänge der Leistungserbringung verkraften mussten, hatte sich die Lage im weiteren Jahresverlauf 2020 deutlich stabilisiert. Die Verluste des Frühjahres konnten im Sommer und Herbst weitgehend aufgeholt werden – ein Trend, der sich auch zum Jahresbeginn 2021 fortschreibt. Wie es den Zahnarztpraxen mit Blick auf das Gesamtjahr 2020 erging und wie der Ausblick für 2021 ist, analysiert in diesem Gastbeitrag Christian Brendel, Geschäftsführer der solvi GmbH.

Zahnärztliche Honorarumsätze auf Jahressicht nur minimal gesunken

Nach einer Studie der solvi GmbH konnten Deutschlands Zahnarztpraxen die Honorarverluste des ersten Lockdowns im Jahresverlauf 2020 noch weitgehend aufholen. „Zu unserer großen Freude konnten wir in unserer Analyse von täglichen Echtdaten aus knapp 100 Praxen zeigen, dass Deutschlands Zahnärzteschaft das Jahr 2020 dank gemeinsamer Anstrengung noch halbwegs retten konnte“, erklärt Christian Brendel, Geschäftsführer der solvi GmbH. Nach sechs äußerst schwachen Wochen im Frühjahr konnten die Verluste im Sommer und Herbst durch ausgeweitete Öffnungszeiten, weniger Reise- und Urlaubstätigkeit und aktive Patientenkommunikation weitgehend kompensiert werden. „Die Weihnachtszeit war erneut von deutlichen Rückgängen gekennzeichnet, was der freiwilligen Selbstisolation weiter Bevölkerungsteile für ein sicheres Weihnachtsfest geschuldet sein dürfte“, führt Brendel weiter aus. „Nach unseren Berechnungen steht unterm Strich auf Jahressicht ein leichter Rückgang der Umsätze von Deutschlands Zahnarztpraxen i. H. v. ca. -1 %. Die Leistung der Zahnärzteschaft in 2020 übertraf damit unsere Erwartungen aus dem Sommer, wir waren damals von einem Rückgang von ca. -3 % bis -5 % ausgegangen.“

Durchschnittsbetrachtung darf über große Bandbreite nicht hinwegtäuschen

Nicht hinwegtäuschen dürfen diese Zahlen aber über die Tatsache, dass es viele Härtefälle gab und gibt. Besonders betroffen waren etwa Praxen mit überdurchschnittlich altem Patientenstamm, Praxen in von COVID-19 besonders stark betroffenen Regionen, Praxen in Bürovierteln und vor allem Kombinationen daraus. Besonders kritisch ist die Lage nach wie vor auch für alle neu gegründeten oder kürzlich übernommenen Praxen sowie für all jene, die jüngst stark expandierten.

Trotzdem lässt sich festhalten, dass die Zahnärzteschaft schnell und richtig gehandelt hat. So geht aus einer weiteren solvi-Studie hervor, dass die meisten Zahnarztpraxen schon im März und April 2020 in erheblichem Maße liquide Mittel besorgt oder organisch aufgebaut haben. Diese Liquidität diente den Praxen im weiteren Jahresverlauf 2020 als Puffer und Sicherheitsreserve und verblieb – im Vergleich zu den Vorjahren – auf einem deutlich erhöhten Niveau. Gleichzeitig konnte das Patientenaufkommen mit klarer und direkter Kommunikation nachhaltig stabilisiert werden.

Bisheriger Anstieg der Leistungserbringung weckt Hoffnung

Für 2021 kann die Zahnärzteschaft jedoch vorsichtig optimistisch sein. In den ersten Wochen scheint es bereits Nachholeffekte aus der besonders schwachen Weihnachtszeit zu geben. So lag die Leistungserbringung in den Praxen zwischen KW 1 und KW 6 2021 im Median gut 10 % über dem Vorjahr. Dessen ungeachtet sank die Überperformance zum Vorjahr aber in den letzten vier Wochen kontinuierlich und lag in KW 6 nur noch bei ca. 5 %.

Im weiteren Verlauf des ersten Quartals dürften die Patientenzahlen vermutlich weiterhin leicht unter Druck stehen, zumal das Infektionsgeschehen aufgrund er neuen Mutanten und vorzeitiger Lockerungen zuletzt wieder ansteigt. „Wir gehen kurzfristig keinesfalls von einem starken Rückgang der Patientenzahlen aus, wie wir ihn im März und April 2020 beobachten könnten“, so Brendel. „Für den weiteren Jahresverlauf erwarten wir in den Sommer hinein sinkende Infektions- und Todeszahlen in Folge der zunehmenden Durchimpfung der Bevölkerung. Entsprechend gehen wir auch für Zahnarztpraxen von einer graduellen Rückkehr zur Normalität und zu den gewohnten Patientenzahlen in allen Alters- und Risikogruppen aus. Bei älteren Patientengruppen dürfte es nach erfolgreicher Immunisierung sogar zu leichten Nachholeffekten aus 2021 kommen“, hält der Finanz-Experte abschließend zum weiteren Ausblick fest.

Praktische Tipps für den weiteren Jahresverlauf
1
Beschäftigen Sie sich weiterhin fortlaufend mit den Praxisfinanzen – Bedingt durch eventuelle Nachzahlungen für Steuer- oder Mietstundungen, die Tilgung einer zusätzlichen Kreditnutzung oder die Zurückzahlung von Staatshilfen kann es zu unerwarteten Verwerfungen und finanziellen Engpässen kommen.
2Nutzen Sie den Winter und das Frühjahr, um Ihre Praxis strukturell und organisatorisch weiter zu optimieren – so werden sie gestärkt aus der aktuellen Situation hervorgehen.
3
Nutzen Sie die neuen Fortbildungsmöglichkeiten wie etwa Live-Onlineseminare, Videoschulungen, digitale Kongresse oder Podcasts als Möglichkeit zur Weiterbildung. Größere Präsenzveranstaltungen dürften bis auf weiteres leider nicht durchführbar sein.
4Behalten Sie weiterhin Ihr Patientenaufkommen und Ihre Leistungserbringung genau im Auge; beides sind vorlaufende Indikatoren für Ihren Geldzufluss der Zukunft und damit auch für Ihren Kontostand von morgen.

Controlling für Zahnärzte

Quelle: solvi GmbH, am 23. Februar 2021

* Die solvi GmbH weist darauf hin, dass es sich bei den vorgelegten Zahlen um eine Analyse eines nicht repräsentativen Praxis-Panels handelt. Die Ergebnisse erheben daher keinen Anspruch auf Repräsentativität. Die solvi GmbH geht dennoch davon aus, dass die darin zu sehenden Entwicklungen und Größenordnungen wertvolle Anhaltspunkte liefern können und sich im Zeitablauf im Wesentlichen bestätigen und weiter verfestigen.

Deutschlands Zahnärzte mussten zwischen März und Mai signifikante Rückgänge der Leistungserbringung verkraften. Die Hilfs- und Konjunkturprogramme des Bundes und der Länder konnten diese Verluste kaum abschwächen. Wie es den Praxen seit der ersten Welle wirtschaftlich ergangen ist und wie der Ausblick für den Winter ist, analysiert in diesem Gastbeitrag für uns Christian Brendel, Geschäftsführer der solvi GmbH.

ERHEBLICHE RÜCKGÄNGE ZWISCHEN MÄRZ UND APRIL

Nach einer Studie der solvi GmbH ist die zahnärztliche Leistungserbringung zwischen März und Mai im Schnitt um ca. 40 – 50 % zurückgegangen, einzelne Praxen mussten gar einen Rückgang von bis zu 90 % verzeichnen. Bedingt waren diese Rückgänge durch verordnete Kontaktbeschränkungen und die allgemeine Vorsicht der Bevölkerung. Die Entwicklung wies dabei eine hohe Korrelation mit der Mobilität der Gesamtbevölkerung auf. Im Rahmen der schrittweisen Lockerungen kam es dann im Jahresverlauf bis einschließlich Oktober zu einer deutlichen Erholung auf Vorjahresniveau.

DEUTLICHER VERLUST AN WERTSCHÖPFUNG IM JAHRESVERLAUF

Trotz der Erholung haben sowohl Zahnarztpraxen als auch die Dentalindustrie herbe finanzielle Verluste erlitten. Alleine durch bisher nicht erfolgte Behandlungen ergibt sich nach unserer Einschätzung ein Umsatzverlust von insgesamt etwa einer Milliarde Euro. Sollte es in der nun laufenden zweiten Pandemiewelle erneut zu einem deutlichen Patientenrückgang kommen, könnte der Verlust bis zum Jahresende sogar deutlich größer ausfallen. Verstärkt wird dieser Effekt laut Bundeszahnärztekammer möglicherweise durch die Tatsache, „dass das Prämiensystem der privaten Versicherungen eine Nichtinanspruchnahme zahnärztlicher Leistungen während eines Kalenderjahres honoriert und damit Anreize bietet, Behandlungen im laufenden Jahr nicht mehr zu beginnen.“

Aktuell befinden sich die Infektionszahlen erneut auf erhöhtem Niveau. Bis zur Bereitstellung eines effektiven Impfschutzes in ausreichenden Mengen ist mit weiteren Infektionswellen zu rechnen. Die aktuelle Situation wird Deutschlands Zahnärzte also aller Voraussicht nach bis 2021 und vielleicht sogar bis 2022 beschäftigen und somit die Liquiditätssituation der Praxen weiterhin nachteilig beeinflussen.

FINANZIELLE AUSWIRKUNGEN AUF ZAHNARZTPRAXEN BESONDERS HOCH

Aufgrund ihrer Kostenstruktur und des Leistungscharakters sind Zahnarztpraxen von solchen Umsatzrückgängen besonders stark betroffen. Da Zahnarztpraxen besonders personal- und ausstattungsintensiv sind, bilden Personal-, Raum- und Gerätekosten in jeder Praxis die größten Kostenblöcke. Bei diesen drei Kostenarten handelt es sich jeweils um sogenannte Fixkosten – diese besitzen die unangenehme Eigenschaft, unabhängig von der Leistungserbringung anzufallen. Im Gegensatz dazu sind beispielsweise Materialkosten und Kosten für externe Abrechnung variabel – sie fallen größtenteils nur bei durchgeführten Behandlungen an.

Die genannten Umsatzeinbußen dürften in vielen Zahnarztpraxen daher zunächst unmittelbar auf den Gewinn und die Liquidität durchgeschlagen haben. Verschärft wurde dieser Effekt zusätzlich durch die stark gestiegenen Hygienekosten in Folge zusätzlicher Hygienemaßnahmen und höheren Beschaffungspreisen. Lagen die durchschnittlichen Hygienekosten je Behandlung laut Institut der Deutschen Zahnärzte (IDZ) in 2019 noch bei etwa 5 bis 5,50 Euro, dürften diese im Jahreslauf weiter angestiegen sein.

RÜCKENWIND DURCH COVID-HYGIENEPAUSCHALE UND KONJUNKTURPAKET

Entlastung kam für die Praxen vor allem durch die GOZ-Hygienepauschale sowie das Konjunkturpaket der Bundesregierung. So durften Praxen zwischen dem 8. April und dem 30. September 2020 zur Abdeckung der erhöhten Kosten bei jeder Sitzung die Gebührennummer 3010 analog mit dem 2,3-fachen Satz abrechnen (14,23 Euro pro Sitzung). Seit dem 1. Oktober bis zunächst 31. Dezember 2020 darf hierfür immerhin noch der 1,0-fache Satz abgerechnet werden (6,19 Euro). Für eine Praxis mit 2 privatversicherten Patienten pro Tag ergeben sich bei 21 Arbeitstagen pro Monat und 9 Monaten Laufzeit der Sondervergütung mögliche Mehreinnahmen in Höhe von circa 4.350 Euro. In Summe wird diese Unterstützung die Mehrkosten der Praxen zwar sicher nicht komplett kompensieren, sie stellt aber zumindest eine materielle Unterstützung dar. Eine zusätzliche Entlastung im vierstelligen Bereich ergab sich ferner aus dem Konjunkturpaket der Bundesregierung. Hier waren insbesondere die temporäre Senkung der Umsatzsteuer, die einmalige Prämie für Ausbildungsbetriebe sowie die Stabilisierung der Sozialversicherungsbeiträge hilfreich.

EIGENINITIATIVE UND KOOPERATION – DIE SCHLÜSSEL ZUR LÖSUNG 

Seit dem 2. November gelten nun erneut bundesweit Einschränkungen zur Eindämmung des Virus. Zwar können wir bisher keinen Rückgang in den Patientenzahlen beobachten, eine erste Reduzierung der Bevölkerungsmobilität ist aber bereits erkennbar (und ja auch erklärtes Ziel der Maßnahmen). Sofern es sich wie in der ersten Welle verhält, können wir mit etwas zeitlichem Verzug auch sinkende Patientenzahlen in Deutschlands Zahnarztpraxen erwarten. Praxisinhaber sollten daher genau beobachten, wie sich die Leistungserbringung bei ihnen entwickelt. Sofern hier erneut Rückgänge zu verzeichnen sind, sollten Praxisinhaber sofort ihr Liquiditätspolster prüfen und liquiditätssichernde Maßnahmen erwägen.

5 TIPPS FÜR DEN ZWEITEN LOCKDOWN

1. Behalten Sie die Themen betriebswirtschaftliche Praxisführung und strukturelle Praxisoptimierung stets im Auge.

2. Unabhängige Berater auf Honorarbasis helfen Ihnen bei der Analyse und Umsetzung.

3. Webinare, Videos und Podcasts sind kostengünstige Möglichkeiten zur Weiterbildung. Auf dem solvi Blog sowie dem Podcast „Aufgebohrt“ gibt es regelmäßig Updates zur Entwicklung der Patientenzahlen und Leistungserbringung.

4. Überprüfen Sie den lückenlosen Ansatz der Ziffer 3010a bei Privatpatienten – dies wird häufig vergessen.

5. Behalten Sie Ihr Patientenaufkommen und Ihre Leistungserbringung in den kommenden Monaten genau im Auge. Beides sind Indikatoren für Ihren künftigen Geldzufluss – und damit auch für Ihren voraussichtlichen Kontostand.

Die Anforderungen an selbstständige Zahnärzte sind groß: Es gilt nicht nur Patienten zu behandeln und dabei fachlich auf dem neuesten Stand zu sein, sondern gleichzeitig das eigene Unternehmen sicher zu steuern und die Praxisfinanzen jederzeit im Blick zu behalten. Ganz besonders gilt dies nach Praxisübernahme oder -gründung, in expandierenden Praxen sowie mit steigender Praxisgröße und in komplexeren Praxisstrukturen, etwa mit mehreren Partnern, angestellten Zahnärzten, verschiedenen Bereichen oder sogar Standorten. Doch in allen Praxen gilt: Die sich ständig wandelnden externen Rahmenbedingungen erfordern ein schnelles und effizientes Handeln in der Praxis. Wie man die Praxisfinanzen ganz einfach und ohne viel Aufwand jederzeit im Blick behält, zeigt uns in diesem Beitrag Diana Haber, Geschäftsführerin der solvi GmbH.

STETS DEN ÜBERBLICK BEHALTEN

In diesem Jahr hat die Corona-Pandemie eindrücklich vor Augen geführt, wie wichtig es für die Praxisinhaber ist, ihre eigenen Zahlen jederzeit aktuell abrufen und analysieren zu können. Um den aktuellen Praxiserfolg und die zukünftige Liquiditätsentwicklung einschätzen zu können, sollten sich Praxisinhaber daher regelmäßig mit der Leistungserbringung und den eigenen Finanzkennzahlen beschäftigen. Hierfür werden meist die Leistungsstatistik der Abrechnungssoftware und die sogenannte Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) des Steuerberaters herangezogen. Deutlich eleganter und leichter geht die Sache jedoch mit modernen Tools zur Praxissteuerung von der Hand. Hier werden die Daten der Leistungserbringung, der Finanz- und Lohnbuchhaltung, der Arbeitszeiterfassung und der Materialverwaltung zusammengebracht, um Praxisinhaber und Praxismanagement stets mit aktuellen und aufschlussreichen Kennzahlen zu versorgen.

DER PRAXISERFOLG LAUT FINANZBUCHHALTUNG

Viele Praxisinhaber fragen sich, warum sich der angezeigte Gewinn nicht auf ihrem Kontostand widerspiegelt und wo ihr Geld geblieben ist. Um sich diese Frage beantworten zu können, ist es unerlässlich, die Zusammenhänge zwischen steuerlichem Jahresüberschuss und Kontostand zu verstehen. Denn auch wenn die Zahnarztpraxis laut BWA erfolgreich ist, sagt dies nicht unbedingt etwas über die vorhandene Liquidität aus. Gründe dafür sind unter anderem Kostenpositionen der BWA, die für das steuerliche Ergebnis relevant sind, aber keinen Geldabfluss darstellen (z. B. Abschreibungen) sowie andere Geldabflüsse, die erfolgsneutral sind und daher nicht in der BWA auftauchen (z. B. Privatentnahmen). Nur wer die BWA und die Liquiditätsrechnung betrachtet, erhält daher ein vollständiges Bild hinsichtlich des eigenen Praxiserfolges.

DIE LEISTUNGSERBRINGUNG LAUT LEISTUNGSSTATISIK

Und wie stehen diese Auswertungen nun und im Zusammenhang mit der Leistungsstatistik? Auch dies ist einfach erklärt: Die Leistungsstatistik zeigt prinzipiell einmal an, wie fleißig in der Praxis Leistungen erbracht wurden. Damit diese sich auf dem Konto niederschlagen, müssen sie aber auch vollständig dokumentiert, abgerechnet und geflossen sein. Folglich ergibt sich zwischen Leistungsstatistik und Erlösen laut BWA immer eine mehr oder weniger große Lücke bedingt durch nicht dokumentierte, nicht abgerechnete oder nicht vereinnahmte Honorarleistungen. Ebenfalls ergeben sich zeitliche Verschiebungen von mehreren Wochen oder gar Monaten, welche sich insbesondere durch die Abrechnungszyklen der KZV, aber auch durch das Zahlverhalten der Patienten ergeben. Von den letztendlich vereinnahmten Honorarerlösen müssen dann auch sämtliche Praxisausgaben getätigt werden. Wie man sieht, korrelieren Praxisleistung, Überschuss und Praxisliquidität daher nur bedingt und vor allem zeitlich versetzt.

VON DER LEISTUNGSERBRINGUNG BIS ZUM KONTOSTAND

Wie sich aus den Ausführungen oben ergibt, bilden die Leistungsstatistik und die Zahlen der Buchhaltung eine ideale Ergänzung, wenn es um die Steuerung des Praxiserfolgs geht. Zum einen kann die Leistungserbringung als Maßstab zur Beurteilung der Geschäftsentwicklung herangezogen werden. Eine hohe Leistungserbringung ist Basis für jeden Erfolg! Zum anderen ist die Leistungserbringung ein führender Indikator, da sich Veränderungen hier sehr früh zeigen, lange bevor sie in der Buchhaltung in Form von Zahlungsflüssen erscheinen.

Um beispielsweise bei einem Umsatzrückgang die Auswirkungen einschätzen zu können, ist es wichtig, dass die Praxisinhaber die Zusammensetzung der Leistungserbringung und die Gründe für den Rückgang kennen. Je nach Art oder Ursache der „Umsatzstörung“ können dann entsprechende Maßnahmen eingeleitet und der Einfluss auf Überschuss und Liquidität errechnet werden. Auf der anderen Seite bilden die Buchhaltung mit dem darin enthaltenen steuerlichen Ergebnis und die Liquiditätsrechnung in gewisser Weise die „wirtschaftliche Realität“ der Praxis ab. Denn auch die schönsten Leistungsstatistiken bringen am Ende wenig, wenn die erbrachten Leistungen nicht vereinnahmt oder davon zu viel wieder ausgegeben wird. Klar ist: Ein leeres Konto birgt letztendlich die größte Gefahr für das Fortbestehen einer Praxis und für das mentale und körperliche Wohlergehen der Inhaber.

PRAXISSTEUERUNG ALS ERFOLGSMODELL

Die Anforderungen an Praxisinhaber sind hoch und scheinen fortlaufend zu steigen. Da ist es erfreulich, wenn man in Teilbereichen Entlastung erfahren kann. In den Teilbereichen Praxissteuerung und Erfolgskontrolle können moderne Softwaretools sowie spezialisierte Beratungen einen wertvollen Beitrag leisten. Lösungen wie das Dampsoft Controlling Cockpit oder die ergänzende Controllinglösung „solvi control“ ermöglichen Praxisinhabern eine einfache und intuitive Analyse der Praxiszahlen von der Leistungserbringung über die Geldflüsse bis zum Kontostand – und das alles von jedem Ort und zu jeder Zeit! Wer sich hierbei lieber unterstützen lässt, dem helfen die Experten der solvi GmbH mit ihrem Ansatz des „Controlling as a Service“. Hierbei bekommen Praxisinhaber einen Rundumservice, bei dem das Team um Diana Haber die Praxiszahlen geordnet und zentral erfasst, auswertet und die wesentlichen Beobachtungen regelmäßig mit Praxisinhabern oder Praxismanagement bespricht.