Die Patientenaufnahme in Zahnarztpraxen wird immer digitaler. Durch innovative Technologien und digitale Tools werden Abläufe effizienter und benutzerfreundlicher. In unserem Gastbeitrag analysieren die Experten von Dr. Flex moderne Onboarding-Methoden und diskutieren, wie sich diese auf die Qualität der zahnärztlichen Versorgung auswirken können.
Die Zukunft des Onboardings
In der modernen Gesundheitsversorgung macht die traditionelle Patientenaufnahme in Arztpraxen zunehmend digitalen Innovationen Platz. Die Vorteile dieser fortschrittlichen Ansätze sind sehr vielfältig. Gerade in Zahnarztpraxen werden mithilfe technischer Neuerungen und digitaler Tools die derzeitigen Prozesse wesentlich effizienter und benutzerfreundlicher gestaltet, wodurch auch die Qualität der zahnärztlichen Versorgung profitiert. Eine Schlüsselkomponente dieser Entwicklung ist die Online-Terminvergabe, die es Patienten ermöglicht, ihre Termine jederzeit und bequem von ihrem Wunschort aus zu planen. Darüber hinaus spielt auch die Einführung von Tools wie z. B. für die digitale Anamnese eine entscheidende Rolle.
Bedeutung des Patienten-Onboardings für Zahnarztpraxen
Der Begriff des „Patienten-Onboardings“ bezeichnet den Vorgang, bei dem neue Patienten „an Bord“ einer Praxis geholt werden. Der Gesamtprozess umfasst die Terminfindung, die Aufnahme von Patienteninformationen und Gesundheitsdaten sowie die Klärung von administrativen und datenschutzrechtlichen Fragen sowie die Darstellung des Behandlungsablaufs. Das Ziel des Patienten-Onboardings besteht darin, sicherzustellen, dass Patienten gut informiert und bestmöglich vorbereitet sind, bevor sie medizinische Dienstleistungen in Anspruch nehmen, um damit einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Verläuft ein Patienten-Onboarding gut, trägt es zur Verbesserung der Patientenzufriedenheit, Versorgungsqualität und Effizienz in der jeweiligen Praxis bei.
Herausforderungen traditioneller Onboarding-Methoden
Die traditionellen Verfahren im Gesundheitswesen bringen mehrere Herausforderungen mit sich: Sie sind zeitaufwändig und binden wertvolle Ressourcen. Ob bei der Terminvereinbarung und Anmeldung, im Wartezimmer oder bei der Anamnese – bei jedem Teilprozess des Onboardings werden Daten verarbeitet und manuell aus diversen Dokumenten in die Praxisverwaltungssoftware übertragen. Anschließend wird das verwendete Papier allenfalls gescannt und anschließend vernichtet. Patienten müssen zudem längere Wartezeiten in Kauf nehmen durch den entstehenden administrativen Aufwand. All das kann sich negativ auf die Patientenzufriedenheit auswirken.
Wie kann ein modernes Onboarding-Erlebnis aussehen?
Ein modernes Onboarding bietet im Vergleich zu traditionellen Methoden deutliche Vorteile: Es spart Zeit, schont Ressourcen, steigert die Patientenzufriedenheit und fördert eine langfristige Beziehung zwischen Praxis und Patienten. Es zielt darauf ab, den Einstieg so reibungslos, informativ und angenehm wie möglich für den Patienten zu gestalten. Im Folgenden sind die Schlüsselelemente eines modernen Onboarding-Prozesses benannt:
1.) Sichtbarkeit der Praxis auf digitalen Kanälen (Website, Blog, Social Media, Google, Arzt-Patienten-Portale, etc.)
2.) Leichte, barrierefreie Online-Terminvergabe (z. B. auffällige Links oder Buttons in der Praxis und auf der Website)
3.) Integration in den Terminplan der Praxis (z. B. durch Synchronisierung der Online-Terminbuchung mit dem Terminbuch der Praxissoftware)
4.) Informationsbereitstellung und Terminmanagement (z. B. Nutzung der Online-Terminvergabe von Dr. Flex zur Versorgung der Patienten mit Termin-Informationen und Möglichkeit zur selbstständigen Verwaltung)
5.) Digitale Vorbereitungsphase vor dem Termin (z.B. Nutzung digitaler Anamnese mit der Athena-App von Dampsoft und Integration in die Praxisverwaltungssoftware)
6.) Effizienter Praxisbesuch ohne Papierkram (z. B. durch Verwendung digitaler Tools zur Terminvergabe und Anamnese entfallen Papierformulare
7.) Vorteile der Online-Terminvergabe für Patienten und Praxen
Eine Online-Terminvergabe bietet Patienten eine sehr große Flexibilität: Termine können zu jeder Zeit und sehr bequem gebucht und eigenständig verwaltet werden, weshalb diese Annehmlichkeit die Attraktivität der anbietenden Praxen erheblich steigert. Für die Praxis selbst bedeutet die automatisierte Terminvergabe eine signifikante Entlastung: Sie hilft, Termine besser zu planen sowie Personal- und Zeitressourcen effektiver zu nutzen. Administrative Aufwände werden minimiert und Kosten für evtl. telefonische Terminvereinbarungen reduziert – bei gleichzeitiger Erhöhung der Qualität durch weniger Anrufe und mehr generierter Zeit für die Betreuung der Patienten in der Praxis. Elektronisch vereinbarte Termine bieten den Service, Erinnerungen und spezifische Informationen zum Termin zu versenden. Ausfalltermine können auf diese Weise nachweislich reduziert werden.
Vorteile der digitalen Anamnese zur Vorbereitung auf die Behandlung
Eine weitere Unterstützung für die Optimierung der Effizienz und der Patientenbetreuung vor dem Arztbesuch ist die Verwendung von digitalen Anamnese-Tools. Sie ermöglichen eine zeitsparende, genaue Datenerfassung und entlasten auch das medizinische Personal von administrativen Aufgaben. Durch den Einsatz digitaler Assistenzsysteme können Anamnesebögen und weitere Formulare bei der Anmeldung vom Patienten bequem online von zu Hause oder in der Praxis auf einem ausgehändigten Tablet sowie auf dem eigenen Smartphone ausgefüllt werden. Die Formulare können auf unterschiedlichen Sprachen ausgefüllt werden – inkl. Rückübersetzung in die Sprache des Praxispersonals. Dadurch sind alle relevanten Patienteninformationen bereits vor der Behandlung vorhanden. Im Idealfall erscheinen mögliche Auffälligkeiten und Risikofaktoren nach der Datenübertragung direkt in der Patientenakte. Die Zeit für mühseliges Abtippen, Scannen und Archivieren von Anamnesebögen und weiteren Formularen ist nicht mehr notwendig. Außerdem können Missverständnisse und Fehler vermieden werden bei der Übertragung von Informationen.
Die Vorteile der Schnittstelle von Dr. Flex zu Dampsoft
Die Schnittstelle zwischen der Online-Terminvergabe von Dr. Flex und der Praxisverwaltungssoftware DS-Win erleichter den Buchungsprozess und steigert die Effizienz in der Praxis. Besonders hervorzuheben ist die smarte Funktion von Dr. Flex als Produkterweiterung für die Praxissoftware. Es ist ohne einen zweiten Kalender über eine Echtzeit-Schnittstelle möglich, freie und gebuchte Termine zwischen dem Dr. Flex-Profil und dem DS-Win-Terminbuch automatisch zu synchronisieren. Laut einer Umfrage von Dampsoft im Herbst 2023 erfreut sich Dr. Flex bei Tausenden von Zahnärzten einer zunehmenden Beliebtheit: bereits mehr als 9.500 Fachkräfte setzen auf Dr. Flex und genießen die Vorteile, 82,35 % sind mit Dr. Flex sehr zufrieden.
Fazit
Die digitale Transformation im Gesundheitswesen, insbesondere in der Zahnarztpraxis, bringt durch Online-Terminvergaben und Tools für digitale Anamnese und Aufklärung, wie Athena von Dampsoft, eine deutliche Effizienzsteigerung und Verbesserung der Patientenerfahrung. Moderne Onboarding-Prozesse, die von Technologien wie Athena und Dr. Flex unterstützt werden, vereinfachen nicht nur administrative Abläufe, sondern steigern auch die Patientenzufriedenheit und -bindung. Zudem tragen die Integration in bestehende Praxissysteme und die Präsenz in sozialen Medien zur Erhöhung der Sichtbarkeit und Attraktivität der Praxis bei, verbessern die Kommunikation und fördern eine moderne, patientenzentrierte Gesundheitsversorgung. Eine sehr lohnende Investition!
So starten Sie mit Dr. Flex im DS-Win
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