Wege aus dem Kommunikationschaos in der Zahnarztpraxis
Telefon, E-Mail, Social Media, Zwischenrufe am Tresen – in vielen Praxen sind die Kommunikationswege weit gestreut. Das Personal stemmt diese Flut oft nebenbei. Die Folge: Stress, Fehler und unzufriedene Patienten. Unser Gastautor Dr. Felix Wohlgemuth weiß einen Ausweg und zeigt, wie intelligente Steuerung und digitale Tools aus dem Chaos helfen können – hin zu einer besseren Patientenkommunikation in der Zahnarztpraxis.
Das eigentliche Problem: zu viel manuell, zu wenig gesteuert
Im Schnitt beantworten Praxisteams täglich rund 90 Anfragen – verteilt über mehrere Kanäle. Was nach gutem Service klingt, bindet in Wahrheit über fünf Stunden Arbeitszeit täglich. Hinzu kommen Opportunitätsverluste, denn, wer E-Mails schreibt, kann keine Patienten behandeln. Ein beträchtlicher wirtschaftlicher Schaden ist die Folge, welcher sich in einer mittelgroßen Praxis auf bis zu 470.000 EUR jährlich bemessen kann – allein durch unstrukturierte Kommunikation.
Warum Patienten gehen und Mitarbeiter erschöpft sind
70 % der Patienten wechseln nicht aus medizinischen Gründen, sondern weil die Kommunikation nicht überzeugt. Gleichzeitig steigt die Belastung im Team – besonders für das Fachpersonal wie ZFAs, die oft erste Ansprechpartner für Patienten sind. Ohne digitale Entlastung bleibt zu wenig Zeit für das Wesentliche: Menschen, Behandlung, Empathie.
Die Lösung: ein System, das entlastet – nicht überfordert
Es wird kein weiterer Kommunikationskanal benötigt, sondern ein Mix aus intelligenter Steuerung und nutzerfreundlichen Tools. Das Ziel: Aufwand senken und Service verbessern.
1. Online-Terminvergabe mit Echtzeit-Verfügbarkeit
Statt mühsam per Telefon können Patienten mit einem Online-Buchungssystem wie Dr. Flex jederzeit freie Termine selbst wählen – automatisch synchronisiert mit dem Terminbuch in der Praxissoftware DS-Win. Ohne Rückfragen, ohne Warteschleife. Das entlastet das Team spürbar.
2. Automatisierte Rückruf-Option statt Dauer-Hotline
Nicht alles lässt sich standardisieren, aber vieles planen. Für komplexe Anliegen können Patienten gezielt Rückrufzeiten oder liquidierbare Beratungen vor Ort buchen. Die Praxis hat Vorlauf, das Anliegen ist bekannt und das Gespräch findet in Ruhe und mit hoher Qualität statt. Häufig können auch Zusatzleistungen in diesem Setting angebracht werden. Statt gestresster Abarbeitung nebenbei erhalten Patienten eine Beratung auf hohem Niveau. Das entspannt das Team und schafft echten Mehrwert.
💡 Erstellen Sie in wenigen Schritten mit Dr. Flex und DS-Win eine Buchungsoption für Rückruf-Termine!
3. Klare Wege für häufige Anliegen
Über die Praxis-Website lassen sich die häufigsten Anliegen direkt ansteuern und können gebucht werden:
/ Terminmanagement (Buchen, Absagen, Verschiebungen machen 54 % aller Anfragen aus)
/ Schmerzen und Notfall
/ Kosten und Finanzierung
/ Zweitmeinung
/ Beratungen, z. B. für Implantat oder Zahnersatz
💡 Statt „Bitte rufen Sie uns an“ landen Patienten mit wenigen Klicks genau dort, wo sie hinwollen. Dr. Flex bietet dazu über das Booking Widget individuelle Buchungsstrecken, zugeschnitten auf das jeweilige Anliegen.
4. FAQs, die wirklich helfen – auch per Chat
Viele Fragen lassen sich direkt beantworten, ohne dass jemand zum Hörer greift. Ein intelligenter FAQ-Bereich (auch im Chat-Stil) hilft z. B. bei allgemeinen Fragen zu Parkplätzen, Öffnungszeiten oder einfachen Abläufen. Und wenn es doch individueller wird, steht die Rückrufoption zur Verfügung – ganz ohne Chaos im Postfach.
Die Stärke liegt im Zusammenspiel, nicht in einem Tool allein
Durch die Online-Terminvergabe, strukturierte Chat- und Rückruffunktion – in Kombination mit der Schnittstelle zur Praxissoftware DS-Win und deren vielfältigen Verwaltungsoptionen – entsteht ein Gesamtsystem, das echten Nutzen stiftet. Dr. Flex und Dampsoft bringen das Beste aus beiden Welten zusammen: eine moderne, intuitive Oberfläche für Patienten und eine praxisnahe, stabile Einbindung in bestehende Abläufe.
Fazit: Mehr Zeit für das Wesentliche – weniger Stress im Alltag
Wenn Anfragen strukturiert und richtig gelenkt werden, muss niemand mehr pausenlos ans Telefon. Mit einer schlauen Kombination aus Online-Buchung, gezielten Rückrufen und intelligenter Kommunikation lassen sich bis zu 90 % aller Anfragen automatisieren – ohne Qualitätsverlust. Das senkt Kosten, entlastet das Team und sorgt für zufriedene Patienten.
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Dr. med. Felix Wohlgemuth, Gastautor und geschäftsführender Gesellschafter bei Dr. Flex
Dr. med. Felix Wohlgemuth ist Co-Founder von Dr. Flex und leitet dort die Bereiche Produktentwicklung und Marketing. Während seines Medizinstudiums erkannte er den großen Bedarf an Digitalisierung und entwickelte eine Lösung für die Online-Terminvergabe in Arztpraxen.
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