EBZ im DS-Win

Mareen Riedel-Venturi, Zahnmedizinische Fachangestellte und selbstständige Praxismanagerin, berichtet, wie das elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren ihren Praxisalltag erleichtert, mit praktischen Tipps und Beispielen für das DS-Win.

Mein erster Eindruck zum neuen EBZ

Mal ehrlich, was haben Sie gedacht, als Sie vom EBZ gehört haben? Ich war direkt von der dahinterliegenden Idee begeistert und hatte eine große Hoffnung für meinen Praxisalltag: Endlich weniger Papier! Nach den ersten Erfahrungen mit dem eRezept, das wir in Bayern noch nicht nutzen, war ich trotz meiner Begeisterung auch etwas skeptisch. Sollte das neue Verfahren wirklich funktionieren und meine Arbeit erleichtern?

Ich habe schnell festgestellt: Ja, es funktioniert! Ich bin begeistert und möchte meine Tipps zum EBZ im DS-Win mit Ihnen teilen.

Wie habe ich mit dem EBZ angefangen?

Mir ist es wichtig, offen an neue Dinge heranzutreten und erst einmal zu sehen, was kommt. Ich habe im Austausch mit anderen Praxen und Kollegen vor dem Start des neuen Verfahrens nicht nur Positives, sondern auch einige Bedenken wahrgenommen. Die meisten haben sich für mich als unbegründet herausgestellt.

Wie bin ich also an die Umsetzung herangegangen? Ich habe im ersten Schritt das Webinar  „Das neue Elektronische Beantragungsverfahren (EBZ) im DS-Win“ von Dampsoft gebucht. Darin habe ich die Grundlagen und Herangehensweisen gelernt. Mein Tipp: Laden Sie sich auch unbedingt die e-health-Anleitung zum EBZ auf der Download-Seite herunter. Sie ist ausführlich und hilfreich. Sehr praktisch ist auch die Checkliste zum Start, die aufzeigt, welche Voraussetzungen für das EBZ notwendig sind:

  • General-Update 2/2022
  • Produkterweiterung e-health
  • KIM-Postfach
  • eHBA oder eZAA
  • (optional) Komfortsignatur und zusätzliches Kartenmaterial

Um die Erfüllung dieser Voraussetzungen hatten wir uns im Vorfeld schon gekümmert. So stand dem Start von technischer Seite her nichts mehr im Wege. Am 1. Juli war es endlich so weit. Ich war ganz gespannt und hatte mir extra einen KBR-Plan (keine Sorge: In Bayern sind diese noch genehmigungspflichtig!) für diesen Tag liegen lassen.

Ich habe den Plan direkt an die Krankenkasse geschickt und erhielt innerhalb von zehn Minuten die Genehmigung zurück. Jetzt mal ehrlich: Das habe ich nicht erwartet! Ähnliche Erfahrungen konnte ich später mit elektronischen Heil- und Kostenplänen sammeln. Meist dauert die elektronische Genehmigung jetzt gerade einmal zwischen zwei Stunden bis zu zwei Tagen. Die Schnelligkeit ist für mich der größte Vorteil, besonders wenn es um dringliche Fälle geht oder die Patienten eine längere Anreise haben. Nicht zu vergessen, dass ich die Genehmigung direkt digital erhalte und nicht dem Original hinterherlaufen muss. Wir kennen das doch alle: „Oh, der Plan? Ja, da ist was gekommen. Den habe ich leider nicht dabei.“ Sie kennen das Spiel.

Wie erstelle ich einen elektronischen HKP?

Das Erstellen eines eHKP ist ganz einfach, denn der Heil- und Kostenplan wird im Grunde wie bisher erstellt. Ein kleiner Tipp, damit es schneller mit der Genehmigung geht: Nutzen Sie das Bemerkungsfeld nur in Ausnahmefällen. Sie finden unter Bemerkungen eine Auswahl von Punkten, die Sie angeben können. Das sind Standardbemerkungen, die oft schon sehr hilfreich sind. Folgende Auswahl wurde von der KZBV zur Verfügung gestellt:

eHKP im DS-Win

Sie haben den HKP erstellt? Dann machen Sie aus dem „analogen“ Plan einen digitalen. Das geht wirklich einfach: Klicken Sie auf die Schaltfläche >>eHKP erstellen<< links unten im Reiter HKP. Anschließend über die e-health-Verwaltung den eHKP signieren und an die Kasse versenden.

Sobald der Plan dann zurückkommt, muss er verarbeitet werden. Das heißt, Sie nehmen die Antwort der Krankenkasse an, indem Sie den eHKP in der e-health-Verwaltung auswählen und über die Schaltfläche >>Verarbeiten<< die Rückantwort bearbeiten. So übernimmt das DS-Win die Daten in Ihr System.

Wie reagieren Patienten und wie gehe ich mit Zusatzversicherungen um?

Meine Patienten sind froh, dass sie sich nicht mehr selbst um die Genehmigungen kümmern müssen und sind gerade in dringlichen Fällen dankbar, dass wir schneller helfen können. Negative Reaktionen habe ich persönlich bisher keine erlebt.

Es kommt hin und wieder vor, dass Zusatzversicherungen eine Kopie des genehmigten Heil- und Kostenplans benötigen. Kein Problem: Sie können dann einfach die Patienteninformation ausdrucken. Gehen Sie in den Reiter „HKP“ und wählen Sie die Schaltfläche >>Drucken<<. Im neuen Dialogfenster wird im Reiter „Kasse“ der Bereich „Elektronische Beantragung“ angezeigt.

eHKP im DS-Win ausdrucken

Dieses Formular ist ein Standardformular. Es ist genauso offiziell wie der rosa HKP, den wir jahrelang benutzt haben. Lassen Sie sich nicht verunsichern.

Genauso machen Sie es auch bei der Abrechnung von andersartigen Versorgungen. Sie legen der Rechnung das neue Formular für Direktabrechnung bei. Dieses wird direkt bei der Rechnung des Heil- und Kostenplans ausgedruckt und ersetzt den rosa HKP-Ausdruck. Das leitet der Patient dann wie gewohnt an seine Krankenkasse zur Erstattung weiter.

Mein Tipp für das Bonusheft

Wussten Sie, dass Bonushefte im DS-Win bereits digital hinterlegt werden können? Sie gehören zu den ersten „medizinischen Informationsobjekten“ (MIO). Mithilfe dieser Daten werden medizinische Daten standardisiert und in der elektronischen Patientenakte (ePA) dokumentiert. Die Einträge aus dem Bonusheft können mit der ePA synchronisiert werden. Um Einträge im Bonusheft vorzunehmen, folgen Sie wie gewohnt dem Pfad „Patient/Formular/Bonusheft“. Hier können Sie auch Untersuchungen vermerken, die nicht in Ihrer Praxis stattgefunden haben. Danach laden Sie die Einträge in die ePA hoch. Eine genaue Anleitung finden Sie hier auf Seite 94 der e-health-Anleitung.

ePA im DS-Win

Bitte prüfen Sie immer, ob der Bonus von der Krankenkasse richtig bestätigt wurde! Diese Information finden Sie direkt im HKP.

Zusammenfassung und Vorteile des EBZ

Ich bin von der ersten Minute an ein Fan des neuen EBZ. Auch wenn es hier und da noch nicht zu 100 Prozent läuft, ist das neue Verfahren für mich nicht mehr wegzudenken. Starten Sie also unbedingt auch mit dem EBZ durch, es lohnt sich! Hier noch meine Lieblings-Vorteile des EBZ:

  1. Ich erhalte Genehmigungen viel schneller
  2. Ich muss keinen Formularen hinterherlaufen
  3. Sicherer und schneller Versand direkt aus dem DS-Win
  4. Schnellere Umsetzung der Behandlung
  5. Rein digitales Archivieren möglich

Ich hoffe, ich konnte Sie für das neue elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren begeistern. Ich freue mich auf weitere Erleichterungen und neue Möglichkeiten im Bereich e-health in naher Zukunft!

 

Gastautorin und Praxismanagerin Mareen Riedel-Venturi

Mareen Riedel-Venturi

Mareen Riedel-Venturi ist gelernte ZFA und Betriebswirtin für zahnärztliche Abrechnung und Praxisorganisation. Mit Ihrer knapp 20-jährigen Berufserfahrung unterstützt sie Zahnarztpraxen getreu dem Motto: „Aus der Praxis für die Praxis!“. Folgen Sie Mareen für weitere Tipps auf Instagram oder vereinbaren Sie ein kostenfreies Kennenlerngespräch.

Checklisten DS-Win

Mit der Erweiterung DS-Win-QM können Sie Checklisten zur Einhaltung von Arbeitsabläufen erstellen, die Sie bei der systematischen Abarbeitung der Behandlung eines Patienten unterstützen.

Und so geht’s:

Klicken Sie hierzu in der Patientenauswahl oben rechts auf das >>C<< und wählen sich unten über >>Hinzufügen<< eine bereits bestehende Liste aus.

Unser Tipp zur Neuaufnahme: Wählen Sie, nachdem Sie auf >>C<< geklickt haben, die untere Schaltfläche >>Checklisten bearbeiten<< an.

Wählen Sie links mittig >>Neue Checkliste hinzufügen<< an und geben Sie der neuen Liste eine Bezeichnung.

Nach dem Bestätigen mit >>Okay<< wählen Sie die eben erstellte Checkliste im oberen linken Fenster aus und legen unten über Klick auf >>Neue Aufgabe hinzufügen<< die gewünschte Anzahl an Aufgaben in dieser Liste an.

Geben Sie jeweils pro Aufgabe den Namen und eine zusätzliche Anweisung an.

Hinterlegen Sie zur schnelleren späteren Nutzung in der Aufgabe den entsprechenden Programmbereich des DS-Win in dem Sie diesen bei „zugeordneter Programmaufruf“ auswählen. Dann lässt sich dieser Bereich bei der Bearbeitung über das Pfeil-Symbol direkt aus der Aufgabe heraus aufrufen.

Ist das >>C<< in der Patientenauswahl rot, bedeutet dies, dass aktuell eine Checkliste in Bearbeitung ist. Das >>C<< bleibt so lange rot, bis jede Aufgabe der Checkliste abgearbeitet wurde.

DS-Win-Tipp Checklisten

Weitere Hinweise und Tipps finden Sie auch im DS-Win-QM-Handbuch.

Weitere Tipps und Tricks für Ihr DS-Win

Sie möchten ihr DS-Win-Wissen erweitern? Wir haben weitere Beiträge für Sie! Zum Beispiel „Terminmanagement ist Umsatzmanagement“, von Gastautorin und Expertin Mareen Riedel-Venturi. Noch ausführlichere Tipps teilen unsere Experten in Webinaren zu verschiedenen Themen rund um das DS-Win.

Webinare von Dampsoft
Terminmanagement ist Umsatzmanagement

Mareen Riedel-Venturi, Zahnmedizinische Fachangestellte und selbstständige Praxismanagerin, erklärt, warum Terminmanagement auch immer Umsatzmanagement ist, mit praktischen Tipps und Beispielen für Ihr DS-Win.

Zeitzonen für umsatzstarkes Terminmanagement

Sie kennen doch sicher diese Arbeitstage, an denen Sie es noch nicht einmal geschafft haben, einen warmen Kaffee zu trinken? Wenn diese Tage nur sehr selten vorkommen, ist Ihr Terminmanagement wahrscheinlich im grünen Bereich. Kennen Sie diese Problematik jedoch nur allzu gut, dann wird es Zeit, Ihr Terminmanagement genauer unter die Lupe zu nehmen. Machen Sie sich bewusst, dass Sie und Ihr Praxisteam bestimmen, was in den Terminkalender aufgenommen wird und wann. Ich zeige Ihnen, wie Sie durch planungssicheres Terminmanagement erfolgreiches Umsatzmanagement betreiben und entspannt durch den Praxisalltag kommen.

Umsatzstarke Behandlungen

Ich empfehle, im ersten Schritt zu prüfen, ob jeden Tag mindestens ein umsatzstarker Termin in den Terminkalender eingeplant wird. Legen Sie dazu vorab fest, was für Sie persönlich umsatzstarke Behandlungen (USB) sind.

Zum Beispiel:

  • ZE-Arbeiten
  • Implantate
  • Cerec
  • Ihre Spezialisierung

Von diesen umsatzstarken Behandlungen sollten Sie jeden Tag mindestens eine durchführen, an langen Tagen gerne mindestens zwei. Mein Tipp: Starten Sie direkt mit einer USB in den Tag. So durchleben Sie den restlichen Tag direkt entspannter.

Allgemeine Behandlungen

Nach Ihren umsatzstarken Behandlungen sollten Sie allgemeine Behandlungen terminieren, für die Sie immer wieder Zeit einplanen müssen.

Zum Beispiel:

  • Füllungen
  • Endo
  • Kontrollen
  • Schienenkontrollen

Notfälle

Überlegen Sie sich außerdem, wie viel Zeit Sie für Notfälle einplanen möchten und was genau als Notfall gilt. Mein Tipp: Planen Sie an langen Tagen mindestens zwei Zeitspannen ein, die für Notfälle vorgesehen sind. Die Notfallzeiten sollten sich in den Praxisablauf einfügen und für Sie ideal terminiert sein. Planen Sie außerdem, womit die Zeit gefüllt werden kann, wenn kein Notfall ansteht. Sie könnten zum Beispiel einen Kaffee trinken, Ihre umsatzstarke Behandlung haben Sie für den Tag im Idealfall bereits erledigt. Sofern Sie nicht Einzelbehandler sind, können Sie die Notfallzeiten auch aufteilen. Ein Notfallpatient wird sich über jedes helfende Gesicht freuen, egal ob Stamm-Behandler oder nicht.

Oft benötigen Sie nach Notfällen zeitnahe Weiterbehandlungszonen. Wenn Sie beispielsweise eine Trepanation durchgeführt haben, werden Sie Ihrem Patienten einen zeitnahen Termin anbieten wollen. Blockieren Sie auch für diesen Zweck regelmäßig Zeiten im Terminkalender.

VIP-Termine

Haben Sie VIP-Behandlungszeiten für umsatzstarke Patienten? Es lohnt sich, Ihren umsatzstarken Patienten zeitnahe Termine anbieten zu können, insbesondere zu besonders beliebten Behandlungszeiten am Abend. Richten Sie auch zu diesem Zweck eine VIP-Zeit ein. Mein Tipp: Planen Sie die VIP-Zeiten mit einem zweiwöchigen Vorlauf ein, sodass Sie Termine flexibel vergeben können. Besprechen Sie mit Ihrem Team, wer diese Termine an wen vergeben darf und, ob die blockierte Zeit ab einem bestimmten Zeitpunkt auch für andere Behandlungen und Patienten zur Verfügung stehen soll.

Optimieren Sie Ihren DS-Win-Terminkalender mit farbigen Zeitzonen

Sie haben festgelegt, welche Termine welcher Zeitzone zugeordnet werden? Dann suchen Sie sich fünf Farben im Kalender Ihres DS-Win aus, um Sie farblich zu markieren.

Und so geht’s: Die Farbverwaltung rufen Sie im Terminbuch über das Hauptmenü auf. Wählen Sie dafür „Verwaltung“ an, dann „Farbverwaltung“.

Terminmanagement ist Umsatzmanagement DS-Win-Tipp

Tragen Sie Ihre Zeitzonen in den Kalender ein, beginnend mit einer umsatzstarken Behandlung.

Die Farben richten Sie je Terminkalender ein. Gehen Sie dafür folgendermaßen vor: Öffnen Sie zuerst ein Terminbuch einzeln. Im Hauptmenü wählen Sie dann „Optionen“ an und gehen direkt auf „Schichtbetrieb“.  Wählen Sie die aktuelle Schicht aus (bei wechselnden Schichten müssen Sie die Einstellung für jede Schicht vornehmen). Markieren Sie einen Tag, z. B. den Montag, klicken Sie auf >>Ändern<<, wählen Sie oben den Reiter >>Reservierte Zeiten<< aus und nun können Sie Ihre  Zeitplanung vornehmen. Achtung, Sie können maximal sechs verschiedene Zeiten reservieren.

Terminmanagement ist Umsatzmanagement DS-Win-Tipp Behandler

Zu Beginn haben Sie sich bereits überlegt, welche Termine in welche Zone gehören. Dies müssen Sie nur noch auf den Terminkalender übertragen.

Gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie unter „Optionen“ den Bereich „Behandlungsarten“ aus. Prüfen Sie hier bitte, ob Sie die Behandlungsarten je Terminbuch separat oder für alle Terminbücher definiert haben. Hier können Sie nun die Einstellungen für die einzelnen Termine vornehmen. Sie müssen jedem Termin eine Farbe zuordnen. Wenn Sie das geschafft haben, herzlichen Glückwunsch: Sie sind Ihrem persönlichen Kalender ein großes Stück nähergekommen.

Holen Sie Ihr Praxisteam mit ins Boot

Und was gibt es noch bei der Planung zu beachten? Erklären Sie Ihrem Team, warum Ihnen der Kalender und die Zeitzonen wichtig sind. Wenn Ihr Team versteht, warum diese Planung wichtig ist, kann es Sie auch besser unterstützen. Mein Tipp: Vergeben Sie Ihre Termine über das Fernglas. So werden freie Termine direkt in der richtigen Behandlungszone angezeigt. Achtung: Ihre Weiterbehandlungszone hat wahrscheinlich eine Farbe, die sonst kein Termin hat. Diese Termine werden direkt vergeben. Die Warnhinweise können dann ignoriert werden.

Ein Beispiel: Ein Patient war in der Notfallzone zur Trepanation in Ihrer Praxis und benötigt nun möglichst zeitnah einen Termin zur Wurzelbehandlung. Ihre Weiterbehandlungszone hat vielleicht die Farbe Grün und die Wurzelbehandlung vielleicht die Farbe Orange. Über das Fernglas wird Ihnen in der Weiterbehandlungszone nun keinen Termin angezeigt, da die Farben nicht zusammenpassen. Das ist aber gerade das Geniale daran! So bleiben die Termine auch dafür frei. Ihr Rezeptionsteam ist sich aber sicher, dass nächste Woche ein Termin angeboten werden kann. Händisch können Sie die Zonen jederzeit mit Terminen aus anderen Farben vergeben.

Seien Sie hier konsequent in Ihrer Terminplanung. Ihre Zonen werden nicht immer direkt mit dem Wunsch der Patienten zusammenpassen, aber meist ist es doch möglich. Denken Sie mal an andere Fachärzte, da werden bestimmte Untersuchungen oder Behandlungen auch nicht immer und zu jeder Zeit angeboten. Bleiben Sie einfach freundlich und bestimmt. Und für wirklich ganz besondere Patienten haben Sie Ihre VIP-Zone!

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Terminplanung!

 

Gastautorin und Praxismanagerin Mareen Riedel-Venturi

Mareen Riedel-Venturi

Mareen Riedel-Venturi ist gelernte ZFA und Betriebswirtin für zahnärztliche Abrechnung und Praxisorganisation. Mit Ihrer knapp 20-jährigen Berufserfahrung unterstützt sie Zahnarztpraxen getreu dem Motto: „Aus der Praxis für die Praxis!“. Folgen Sie Mareen für weitere Tipps auf Instagram oder vereinbaren Sie ein kostenfreies Kennenlerngespräch.

Homeoffice mit DS-Win Zahnarztsoftware

Für viele Arbeitnehmer ist das Homeoffice zum Schutz vor unnötigen Infektionen seit Beginn der Corona-Pandemie schon zur Normalität geworden. Für die Mitarbeiter mit Verwaltungs- oder Abrechnungstätigkeiten hat Dampsoft eine Homeoffice-Lösung parat: Mit dem DS-Win gibt es die Möglichkeit, über eine gesicherte Verbindung vollen Zugriff auf das Programm von einem heimischen PC oder Laptop zu arbeiten. Und das Beste: Nicht nur in Krisenzeiten ist diese Möglichkeit für Dampsoft-Kunden kostenlos.

Technische Voraussetzungen für Homeoffice mit dem DS-Win

/ Eine Lizenz für das DS-Win-Plus oder DS-Win-Pro
/ Eine permanente Datenfernübertragungsverbindung zwischen Heimarbeitsplatz und Praxis
/ Mindestens DSL 1000 am Heimarbeitsplatz und DSL 6000 in der Praxis
/ Uploadgeschwindigkeit in der Praxis von mindestens 128 kb/Sek.
/ Empfohlen wird ein VPN (Virtual Private Network) und ein Virenscanner
/ Remotesoftware zum Zugriff über einen VPN-Tunnel auf einen Praxis-PC (z.B. Remotedesktop, Terminalserver, Teamviewer-Host, VNC)

Dampsoft kostenfrei im Homeoffice nutzen

Um mit dem DS-Win im Homeoffice zu arbeiten, können Dampsoft-Kunden hierfür einfach per E-Mail unter vertrieb@dampsoft.de oder telefonisch unter 04352 9171-16 ein entsprechendes Formular anfordern. Danach steht dem bequemen und flexiblen Arbeiten von zu Hause aus nichts mehr im Weg!

Steuern ins Jahr 2022 verschieben – Wie geht das?

Steuerberater Prof. Dr. Bischoff teilt in unserem Expertenbeitrag wertvolle Steuertipps zum Jahreswechsel. Sie erfahren, ob es sich für Sie lohnt zum Jahreswechsel Einnahmen und Ausgaben zu verschieben, um Ihre Steuerlast 2021 zu verringern und vor allem, wie es funktioniert.

Wenn Sie als Praxisinhaber Ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 (3) EstG ermitteln, können Sie zum Ende des Jahres Ihren Praxisgewinn durch das Verschieben von Einnahmen und Ausgaben verringern und damit auch Ihre Steuerlast für das Jahr 2021.

Es versteht sich von selbst, dass es sich hier nur um eine Steuerverschiebung, nicht um eine Steuerersparnis handelt. Erwarten Sie aber in 2022 geringere Einkünfte als in 2021 oder fehlt Ihnen in diesem Jahr einfach das Geld für eine Steuernachzahlung, dann kann ein Verschieben durchaus sinnvoll sein. Behalten Sie bei Ihren Überlegungen aber stets Ihre Praxisliquidität im Auge.

Rechnungen besser noch in 2021 bezahlen

Wenn Sie also genügend Geld auf dem Konto haben, überweisen Sie Rechnungen (z. B. Lieferanten- und Laborrechnungen) bereits vor dem 15.12.2021 (siehe Abb. 1). Damit erhöhen Sie Ihre Ausgaben für 2021 und senken den zu versteuernden Praxisgewinn. Ebenso können Sie Material, welches Sie für 2022 bestellt und jetzt bereits erhalten haben, vor dem 15.12.2021 überweisen, sowie die Januarmiete oder Versicherungsbeiträge für 2022.

Tipp: Bei Überweisungen oder Scheckzahlungen ist der Wertstellungstag maßgebend. Das ist der Tag, an dem Ihr Konto belastet wurde und nicht das Datum, an dem Sie die Überweisung ausgeführt haben

Steuern in 2022 verschieben

Einnahmen nach 2022 verschieben

Versenden Sie Ihre Abrechnungen so, dass Ihre Patienten erst nach dem 15.01.2022 bezahlen können. Auch hier ist die 10-Tages-Regel nach § 11 EStG zu beachten (s. Abb. 1)

Das gilt auch für Factoringgesellschaften (z.B. über das Factoring Cockpit von Dampsoft und BFS). Allerdings reicht es nicht aus, Ihrer Gesellschaft mitzuteilen, dass sie später überweisen soll. Denn bereits zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie über das Geld verfügen könnten, gilt es schon als Ihnen zugeflossen. Da die Verträge der Abrechnungsgesellschaften nicht alle gleich sind, können sich hier unterschiedliche steuerliche Konsequenzen ergeben. Schauen Sie also sicherheitshalber noch einmal nach oder fragen Sie Ihren Steuerberater.

Haben Sie noch freie Liquidität?

Dann prüfen Sie, ob Sie noch förderfähige Vorsorgeaufwendungen einzahlen könnten, um Ihre Steuerentlastung voll auszuschöpfen und gleichzeitig Ihre Altersvorsorge zu stärken. Als Entscheidungsgrundlage bietet Abb. 1. Fragen Sie hierzu einfach Ihren Steuerberater.

 

Gastautor und Steuerexperte Prof. Dr. Bischoff

Professor DR. Johannes Georg Bischoff ist geschäftsführender Mehrheitsgesellschafter der Prof. Dr. Bischoff AG, Steuerberatungsgsellschaft für Zahnärzte mit Sitz in Köln, Chemnitz und Berlin. Mehr als 120 Mitarbeitende betreuen und beraten bundesweit weit über 1.000 niedergelassene Zahnarztpraxen, zMVZ und Klinken in steuerlichen, wirtschaftlichen und rechtlichen Fragen. Der in Ludwigshafen geborene Steuerberater lebt mit seiner Familie in Bergisch Gladbach und hat vier Kinder.

Steuerberater Prof. Dr. Bischoff

 

tipps ds-win

Damit der Jahreswechsel in Ihrer Praxis reibungslos vonstattengehen kann und Sie gut vorbereitet ins neue Jahr starten können, empfehlen wir Ihnen diese vier einfachen Arbeitsschritte im DS-Win.

1. BEKV einlesen

Aktualisieren Sie das Bundeseinheitliche Kassenverzeichnis (BEKV) im DS-Win. Folgen Sie hierfür dem Pfad „Verwaltung/Sonstige Verzeichnisse/BEKV/BEKV einlesen“.

Hier stellen wir Ihnen das aktuelle BEKV zum Download zur Verfügung.
Sie benötigen Hilfe beim Download und Installation des BEKV? Wir unterstützen Sie gern mit unserem Hilfevideo.

Zum Hilfevideo

2. Punktwerte einlesen/ändern

Aktualisieren Sie die Punktwerte Ihrer KZV für das neue Quartal. Sollten Sie von Ihrer KZV eine Datei für die Punktwertänderung zur Verfügung gestellt bekommen, können Sie diese im DS-Win ganz bequem einlesen. Folgen Sie hierfür im DS-Win dem Pfad „Verwaltung/Sonstige Verzeichnisse/Punktwerte einlesen“.

Ist es erforderlich, die Punktwerte manuell anzupassen, empfehlen wir Ihnen unsere Anleitung zur Punktwertänderung im DS-Win.

3. Laborpreise einlesen/ändern

Aktualisieren Sie die Laborpreise Ihrer KZV im DS-Win. Folgen Sie hierfür im DS-Win dem Pfad „Verwaltung/Leistungsverzeichnisse/Laborpreise einlesen“.

Hier stellen wir Ihnen die Laborpreisliste für Ihren KZV-Bereich zur Verfügung.

Sie benötigen Hilfe beim Einlesen, Anlegen oder Bearbeiten von Laborpreislisten? Wir unterstützen Sie gern mit unseren Hilfevideos.

Zu den Hilfevideos

4. Nummernkreise ändern

Falls Sie nicht mit fortlaufenden Rechnungsnummern arbeiten, passen Sie die Nummernkreise auf das neue Kalenderjahr an. Folgen Sie hierfür im DS-Win dem Pfad „Verwaltung/Praxis/Praxisdaten“ und wählen hier den Reiter „Nummernkreise“ an.

Sie benötigen Hilfe bei der Änderung von Nummernkreisen im DS-Win? Auch hierfür haben wir ein passendes Hilfevideo.

Zum Hilfevideo
5 Tipps für mehr Nachhaltigkeit in Ihrer Zahnarztpraxis

Nachhaltigkeit ist längst mehr als nur ein Modebegriff. Denn auch Zahnarztpraxen können ihren ökologischen Fußabdruck verkleinern. Schon mit ganz wenigen Änderungen machen Sie Ihre Praxis zum leuchtenden Beispiel für die junge Generation – haben zugleich ein schlagkräftiges Argument, um neue Mitarbeiter zu gewinnen. Lesen Sie im nachfolgenden Beitrag, mit welchen 5 Maßnahmen Ihre Praxis nachhaltiger wird.

Tipp 1: Plastik reduzieren

Müllberge aus Verpackungen und Plastikstrudel in den Weltmeeren verdeutlichen, dass Plastikabfälle das größte aktuelle Müllproblem darstellen. Sie als Zahnarzt können dazu beitragen, dass dieser Müllberg nicht noch weiter anwächst. So können anstelle der üblichen Plastikbecher für die Mundspülung höherwertige Glas- oder beschichtete Pappbecher verwendet werden. Dies schont nicht nur die Umwelt, sondern sieht zugleich viel wertiger aus.

Falls aus hygienischen oder rechtlichen Gründen doch Einwegartikel verwendet werden müssen, sollten besonders umweltschädliche Kunststoffe vermieden werden: Statt PVC mit gesundheitsgefährdenden Weichmachern können ökologisch unbedenklichere Materialen wie Polyethylen bevorzugt werden – etwa bei Absaugkanülen oder Einmalhandschuhen.

Tipp 2: Ökostrom verwenden

Zahnarztpraxen haben einen vergleichsweise hohen Stromverbrauch – selbst energieoptimierte medizinische Geräte, verbrauchsreduzierte Computer und energieeffiziente LED-Leuchten haben in der Summe einen großen Energiehunger. Daher macht es ökologisch einen gewaltigen Unterschied, ob dieser Strom aus erneuerbaren Energiequellen stammt oder nicht.

Am nachhaltigsten ist Strom, der von einem „echten Ökostromanbieter“ angeboten wird. Dies bedeutet, dass der Anbieter Ökostrom zu 100 % aus erneuerbaren Energien bereitstellt, den nachhaltigen Ausbau von erneuerbaren Energien in Deutschland fördert und dass er unabhängig gegenüber konventionellen Stromherstellern ist, die Kohle, Atom und Öl im Portfolio haben.

Seit mehr als 20 Jahren erfüllen diese Kriterien die Elektrizitätswerke Schönau, Greenpeace Energy sowie Naturstrom.

Tipp Nr. 3: Digitaler arbeiten

Wenn auch Zahnarztpraxen heute zumindest teilweise digital arbeiten, besteht bei den meisten in dieser Hinsicht noch „Luft nach oben“ – etwa bei der Patientenaufklärung. Mit der Athena-App, dem digitalen Aufklärungsprogramm von Dampsoft, werden alle Patientendaten digital erfasst und in die Praxissoftware übertragen – voll­automatisch und medienbruchfrei. Die App bietet zudem eine kontaktlose Erhebung der Anamnese, mit der die Patienten bereits vor Eintreffen in der Praxis ihre Daten bequem online eingeben können.

Auch beim Thema Röntgen können Sie als Zahnarzt der Umwelt zuliebe auf digitale Technologie setzen. Digitales Röntgen kommt nicht nur ohne umweltbelastende Entwickler- und Fixierflüssigkeiten aus, sondern schont auch die Gesundheit Ihrer Patienten.

Tipp Nr. 4: Lagerhaltung optimieren

Unübersichtliche Lager von Zahnarztpraxen können dazu führen, dass Verfallsdaten überschritten werden. Die Folge: Verbrauchsmaterial muss weggeworfen werden. Lagerbestände sollten daher übersichtlich organisiert sein. Hilfreich sind hierbei moderne digitale Systeme zur Materialverwaltung. Sie sollten automatische Bestandsmeldungen abgeben und Bestellvorschläge machen. Dies optimiert die Lagerhaltung, zudem werden menschliche Fehler vermieden. Hierdurch reduzieren sich suboptimale und übergroße  Materialsammlungen, zugleich erhöht sich die Versorgungssicherheit: Sie haben als Zahnarzt sämtliche Vorräte im Blick und können entsprechend disponieren. Eine entsprechende Software-Lösung bildet z. B. die Erweiterung DS-Win-Material.

Tipp Nr. 5: Reden Sie drüber!

Wer als Zahnarzt eine nachhaltige Praxis betreibt, schont in erster Linie die Umwelt. Doch warum nicht Ihr Umweltbewusstsein offensiv als Marketing-Instrument nutzen? Der sorgfältige Umgang mit Ressourcen ist gerade für jüngere Mitarbeiter sehr wichtig. Wenn Sie als Praxischef entsprechend wirtschaften und dies im Gespräch mit Patienten und auf Ihrer Webseite und Ihren Social-Media-Profilen auch kundtun, werden Sie bald merken, dass sich Nachhaltigkeit in vielerlei Hinsicht lohnt.

Fazit

Schon mit den genannten Maßnahmen stellen Sie Ihre Praxis nachhaltig auf. Sie müssen nicht auf den großen Wurf oder die geniale Idee warten – starten Sie einfach morgen mit der ersten Maßnahme und gehen Sie Schritt für Schritt voran. Und vergessen Sie nicht den Marketing-Aspekt, der Ihrer Praxis im Wettbewerb um die besten Fachkräfte einen Vorsprung verleiht.

 

Dampsoft-Blog Jahreswechsel und Resturlab - worauf ist zu achten?

Manche Mitarbeiter von Zahnarztpraxen nehmen Urlaubstage ins neue Jahr mit und schieben damit einen immer größeren Berg von freien Tagen vor sich her. Doch dies ist nur im Ausnahmefall erlaubt. Gesetzlich ist nämlich festgeschrieben, dass Urlaub grundsätzlich in dem Jahr genommen werden muss, in dem er anfällt. Wenn der Praxisinhaber dem Übertragen von Urlaubstagen einen Riegel vorschieben will, muss er einen Punkt besonders beachten.

Bundesurlaubsgesetz regelt Übertragung von Resturlaub

Im Bundesurlaubsgesetz heißt es in den ersten beiden Sätzen von § 7 Abs. 3: Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen.

Doch immer wieder gab es in der Vergangenheit Streit darüber, wenn die Praxismitarbeiter wegen der großen Arbeitsbelastung ihren Urlaub überhaupt nicht nehmen konnten. Durfte dann der Urlaub ausnahmsweise ins neue Jahr übertragen werden? Denn immerhin sammelten sich bei einzelnen Mitarbeiter so viele Urlaubstage an, dass ein wochenlanger Ausfall drohte, wenn plötzlich Urlaub beantragt wurde.

Bundesarbeitsgericht mit Wegweisendem Urteil

Im vergangenen Jahr hat sich das Bundesarbeitsgericht (BAG) mit einem solchen Fall befasst (Urteil vom 19.02.2019, 9 AZR 541/15). In ihrer Entscheidung bekräftigten die Richter, dass der Urlaub grundsätzlich nicht ins neue Jahr übertragen werden darf. Dies ist ja auch in dem zuvor zitierten § 7 Abs. 3 Bundesurlaubsgesetz so geregelt.

Der Urlaub verfällt zum Jahreswechsel jedoch nur unter einer Bedingung, so das Gericht: Der Arbeitgeber muss den Beschäftigten rechtzeitig vor dem Jahreswechsel zum Antritt von Resturlaub aufgefordert und davor gewarnt haben, dass der Urlaub ansonsten verfällt.

Hintergrund des Urteils ist die europäische Arbeitszeit-Richtlinie, die in § 7 Abs. 1 regelt, dass die EU-Staaten sicherstellen, dass der Arbeitnehmer seinen Jahresurlaub auch „erhält“ (Richtlinie 2003/88/EG). Hierzu muss der Arbeitgeber den Beschäftigten zuvor in die Lage versetzen, den Urlaub tatsächlich rechtzeitig zu nehmen und ihn über den ansonsten drohenden Verfall der Urlaubstage aufklären.

Praxistipp: Wenn Sie vermeiden wollen, dass der Berg an Urlaubstagen Ihrer Mitarbeiter weiter wächst, sollten Sie diese umgehend schriftlich auffordern, ihren Jahresurlaub bis zum 31. Dezember 2020 zu nehmen und auf den sonst drohenden Verfall des Resturlaubs hinweisen.

Ausnahmefall: Urlaub bis 31. März „schieben“

Da sich mancher Praxisinhaber aber ins eigene Fleisch schneiden würde, wenn er aufgrund aufgelaufener Urlaubstage seine Mitarbeiter jetzt bis zum Jahresende in den Urlaub schickt, besteht noch eine Hintertür. Gesetzlich ist es nämlich zulässig, dass der Resturlaub 2020 bis zum 31. März 2021 genommen werden kann, wenn dringende persönliche oder betriebliche Gründe vorliegen. Und eine erhebliche Beeinträchtigung der Praxistätigkeit aufgrund von fehlenden Mitarbeiter wäre ein solcher dringender Grund, die Übertragung von Urlaubstagen zu gewähren.

Praxistipp: Halten Sie als Praxisinhaber Ihre Mitarbeiter dazu an, ihren Urlaub in dem Jahr zu nehmen, in dem er anfällt. Hierzu müssen Sie auch die Möglichkeit schaffen und Urlaubsanträge möglichst positiv bescheiden. Falls im Ausnahmefall viele Urlaubstage angefallen sind, sollten Sie zwar auf deren Abbau drängen, aber in Zeiten von Fachkräftemangel auch tolerant sein. Denn die Rechtslage zum Urlaub ist nicht in Stein gemeißelt: Es bleibt Ihnen unbenommen, kulant zu sein und ausnahmsweise auch die weitere „Mitnahme“ von Urlaub zu gewähren. In Zeiten von Fachkräftemangel vielleicht nicht die schlechteste Idee.

 

Die Anforderungen an selbstständige Zahnärzte sind groß: Es gilt nicht nur Patienten zu behandeln und dabei fachlich auf dem neuesten Stand zu sein, sondern gleichzeitig das eigene Unternehmen sicher zu steuern und die Praxisfinanzen jederzeit im Blick zu behalten. Ganz besonders gilt dies nach Praxisübernahme oder -gründung, in expandierenden Praxen sowie mit steigender Praxisgröße und in komplexeren Praxisstrukturen, etwa mit mehreren Partnern, angestellten Zahnärzten, verschiedenen Bereichen oder sogar Standorten. Doch in allen Praxen gilt: Die sich ständig wandelnden externen Rahmenbedingungen erfordern ein schnelles und effizientes Handeln in der Praxis. Wie man die Praxisfinanzen ganz einfach und ohne viel Aufwand jederzeit im Blick behält, zeigt uns in diesem Beitrag Diana Haber, Geschäftsführerin der solvi GmbH.

Stets den Überblick behalten

In diesem Jahr hat die Corona-Pandemie eindrücklich vor Augen geführt, wie wichtig es für die Praxisinhaber ist, ihre eigenen Zahlen jederzeit aktuell abrufen und analysieren zu können. Um den aktuellen Praxiserfolg und die zukünftige Liquiditätsentwicklung einschätzen zu können, sollten sich Praxisinhaber daher regelmäßig mit der Leistungserbringung und den eigenen Finanzkennzahlen beschäftigen. Hierfür werden meist die Leistungsstatistik der Abrechnungssoftware und die sogenannte Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) des Steuerberaters herangezogen. Deutlich eleganter und leichter geht die Sache jedoch mit modernen Tools zur Praxissteuerung von der Hand. Hier werden die Daten der Leistungserbringung, der Finanz- und Lohnbuchhaltung, der Arbeitszeiterfassung und der Materialverwaltung zusammengebracht, um Praxisinhaber und Praxismanagement stets mit aktuellen und aufschlussreichen Kennzahlen zu versorgen.

Der Praxiserfolg laut Finanzbuchhaltung

Viele Praxisinhaber fragen sich, warum sich der angezeigte Gewinn nicht auf ihrem Kontostand widerspiegelt und wo ihr Geld geblieben ist. Um sich diese Frage beantworten zu können, ist es unerlässlich, die Zusammenhänge zwischen steuerlichem Jahresüberschuss und Kontostand zu verstehen. Denn auch wenn die Zahnarztpraxis laut BWA erfolgreich ist, sagt dies nicht unbedingt etwas über die vorhandene Liquidität aus. Gründe dafür sind unter anderem Kostenpositionen der BWA, die für das steuerliche Ergebnis relevant sind, aber keinen Geldabfluss darstellen (z. B. Abschreibungen) sowie andere Geldabflüsse, die erfolgsneutral sind und daher nicht in der BWA auftauchen (z. B. Privatentnahmen). Nur wer die BWA und die Liquiditätsrechnung betrachtet, erhält daher ein vollständiges Bild hinsichtlich des eigenen Praxiserfolges.

Die Leistungserbringung laut Leistungsstatistik

Und wie stehen diese Auswertungen nun und im Zusammenhang mit der Leistungsstatistik? Auch dies ist einfach erklärt: Die Leistungsstatistik zeigt prinzipiell einmal an, wie fleißig in der Praxis Leistungen erbracht wurden. Damit diese sich auf dem Konto niederschlagen, müssen sie aber auch vollständig dokumentiert, abgerechnet und geflossen sein. Folglich ergibt sich zwischen Leistungsstatistik und Erlösen laut BWA immer eine mehr oder weniger große Lücke bedingt durch nicht dokumentierte, nicht abgerechnete oder nicht vereinnahmte Honorarleistungen. Ebenfalls ergeben sich zeitliche Verschiebungen von mehreren Wochen oder gar Monaten, welche sich insbesondere durch die Abrechnungszyklen der KZV, aber auch durch das Zahlverhalten der Patienten ergeben. Von den letztendlich vereinnahmten Honorarerlösen müssen dann auch sämtliche Praxisausgaben getätigt werden. Wie man sieht, korrelieren Praxisleistung, Überschuss und Praxisliquidität daher nur bedingt und vor allem zeitlich versetzt.

Von der Leistungserbringung bis zum Kontostand

Wie sich aus den Ausführungen oben ergibt, bilden die Leistungsstatistik und die Zahlen der Buchhaltung eine ideale Ergänzung, wenn es um die Steuerung des Praxiserfolgs geht. Zum einen kann die Leistungserbringung als Maßstab zur Beurteilung der Geschäftsentwicklung herangezogen werden. Eine hohe Leistungserbringung ist Basis für jeden Erfolg! Zum anderen ist die Leistungserbringung ein führender Indikator, da sich Veränderungen hier sehr früh zeigen, lange bevor sie in der Buchhaltung in Form von Zahlungsflüssen erscheinen.

Um beispielsweise bei einem Umsatzrückgang die Auswirkungen einschätzen zu können, ist es wichtig, dass die Praxisinhaber die Zusammensetzung der Leistungserbringung und die Gründe für den Rückgang kennen. Je nach Art oder Ursache der „Umsatzstörung“ können dann entsprechende Maßnahmen eingeleitet und der Einfluss auf Überschuss und Liquidität errechnet werden. Auf der anderen Seite bilden die Buchhaltung mit dem darin enthaltenen steuerlichen Ergebnis und die Liquiditätsrechnung in gewisser Weise die „wirtschaftliche Realität“ der Praxis ab. Denn auch die schönsten Leistungsstatistiken bringen am Ende wenig, wenn die erbrachten Leistungen nicht vereinnahmt oder davon zu viel wieder ausgegeben wird. Klar ist: Ein leeres Konto birgt letztendlich die größte Gefahr für das Fortbestehen einer Praxis und für das mentale und körperliche Wohlergehen der Inhaber.

Praxissteuerung als Erfolgsmodell

Die Anforderungen an Praxisinhaber sind hoch und scheinen fortlaufend zu steigen. Da ist es erfreulich, wenn man in Teilbereichen Entlastung erfahren kann. In den Teilbereichen Praxissteuerung und Erfolgskontrolle können moderne Softwaretools sowie spezialisierte Beratungen einen wertvollen Beitrag leisten. Lösungen wie das Dampsoft Controlling Cockpit oder die ergänzende Controllinglösung „solvi control“ ermöglichen Praxisinhabern eine einfache und intuitive Analyse der Praxiszahlen von der Leistungserbringung über die Geldflüsse bis zum Kontostand – und das alles von jedem Ort und zu jeder Zeit! Wer sich hierbei lieber unterstützen lässt, dem helfen die Experten der solvi GmbH mit ihrem Ansatz des „Controlling as a Service“. Hierbei bekommen Praxisinhaber einen Rundumservice, bei dem das Team um Diana Haber die Praxiszahlen geordnet und zentral erfasst, auswertet und die wesentlichen Beobachtungen regelmäßig mit Praxisinhabern oder Praxismanagement bespricht.

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