Vier Tipps für den Jahreswechsel im DS-Win

Tipps zum Jahreswechsel mit dem DS-Win

Damit der Jahreswechsel in Ihrer Praxis reibungslos vonstattengehen kann und Sie gut vorbereitet ins neue Jahr starten können, empfehlen wir Ihnen diese vier einfachen Arbeitsschritte im DS-Win.

1. BEKV einlesen

Aktualisieren Sie das Bundeseinheitliche Kassenverzeichnis (BEKV) im DS-Win. Folgen Sie hierfür dem Pfad „Verwaltung/Sonstige Verzeichnisse/BEKV/BEKV einlesen“.

Hier stellen wir Ihnen das aktuelle BEKV zum Download zur Verfügung.
Sie benötigen Hilfe beim Download und Installation des BEKV? Wir unterstützen Sie gern mit unserem Hilfevideo.

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2. Punktwerte einlesen/ändern

Aktualisieren Sie die Punktwerte Ihrer KZV für das neue Quartal. Sollten Sie von Ihrer KZV eine Datei für die Punktwertänderung zur Verfügung gestellt bekommen, können Sie diese im DS-Win ganz bequem einlesen. Folgen Sie hierfür im DS-Win dem Pfad „Verwaltung/Sonstige Verzeichnisse/Punktwerte einlesen“.

Ist es erforderlich, die Punktwerte manuell anzupassen, empfehlen wir Ihnen unsere Anleitung zur Punktwertänderung im DS-Win.

 

3. Laborpreise einlesen/ändern

Aktualisieren Sie die Laborpreise Ihrer KZV im DS-Win. Folgen Sie hierfür im DS-Win dem Pfad „Verwaltung/Leistungsverzeichnisse/Laborpreise einlesen“.

Hier stellen wir Ihnen die Laborpreisliste für Ihren KZV-Bereich zur Verfügung.

Sie benötigen Hilfe beim Einlesen, Anlegen oder Bearbeiten von Laborpreislisten? Wir unterstützen Sie gern mit unseren Hilfevideos.

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4. Nummernkreise ändern

Falls Sie nicht mit fortlaufenden Rechnungsnummern arbeiten, passen Sie die Nummernkreise auf das neue Kalenderjahr an. Folgen Sie hierfür im DS-Win dem Pfad „Verwaltung/Praxis/Praxisdaten“ und wählen hier den Reiter „Nummernkreise“ an.

Sie benötigen Hilfe bei der Änderung von Nummernkreisen im DS-Win? Auch hierfür haben wir ein passendes Hilfevideo.

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No-Show-Rate in der Zahnarztpraxis reduzieren

No-Show-Rate in der Zahnarztpraxis reduzieren

Dr. med. Felix Wohlgemuth, Mediziner und Co-Founder der Online-Terminvergabe-Software Dr. Flex, teilt sein Wissen und wertvolle Tipps zur Reduktion der No-Show-Rate in der Zahnarztpraxis.

Was bedeutet No-Show-Rate und warum ist sie problematisch?

Der Begriff „No-Show-Rate“ bezeichnet den Anteil der Patient:innen, die vereinbarte Termine in Praxen nicht wahrnehmen, ohne diese abzusagen bzw. nur kurzfristig absagen. Die No-Show-Rate führt nicht nur zu entgangenen finanziellen Einnahmen für die Praxis, sondern verlängert auch die Wartezeiten für andere Patient:innen, führt zu Leerlauf sowie einer ineffizienten Ressourcennutzung und stellt damit in Zahnarztpraxen ein echtes Problem dar.

Eine detaillierte Untersuchung von ZWP Online zeigt die wirtschaftlichen Auswirkungen der Terminausfälle auf. Summieren sich diese „Einzelfälle“, kann dies zu erheblichen Umsatz- und Ertragsausfällen führen.

Statistiken und Fakten

  • Für Zahnarztpraxen lagen im Jahr 2014 die Ausfallquoten, abhängig vom Standort und Schwerpunkt, bei bis zu 18 %.

Wirtschaftliche Konsequenzen

  • Bei einer Ausfallquote von 10 % sind es 19.778 EUR und bei 15 % sind es alarmierende 31.412 EUR Verlust pro Jahr.

Ursachen für nicht wahrgenommene Termine

  • 30 – 40 % vergessen ihren Termin oder sagen zu spät ab.
  • 20 % können wegen familiärer Verpflichtungen oder Krankheit nicht kommen.
  • 10 % haben den Termin falsch im Kalender eingetragen.
  • Andere Faktoren sind die Wartezeit, der Wochentag des Termins oder das Alter der Patient:innen.

„Die Termine sind geblockt und stehen dann für andere Patienten nicht zur Verfügung“, sagt KBV-Chef Andreas Gassen. Anhand dieser Worte wird das Ausmaß des Problems deutlich: Geblockte Termine bedeuten nicht nur entgangene Einnahmen für die Praxis, sondern auch verlängerte Wartezeiten für andere Patient:innen.

Ein proaktives Patient:innen- und Terminmanagement kann diese Ausfälle erheblich reduzieren. Eine Umsetzung zeigte, dass durch die Einführung von digitalen Terminerinnerungen die Ausfallrate um bis zu 82 % reduziert werden konnte.

Wie lässt sich die No-Show-Rate reduzieren?

Lösungsansätze wie das Online-Terminvergabesystem Dr. Flex bieten zusätzliche Möglichkeiten:

Optimales Terminangebot

Ein zentraler Aspekt ist das Anbieten von passenden Terminen, die den Wünschen und Bedürfnissen der Patient:innen entsprechen. Mithilfe von effizienten Schnittstellen zum jeweiligen Praxisverwaltungssystem bietet Dr. Flex eine automatisierte Terminfindung, die auf die Patient:innen abgestimmt ist.

Verbindlichkeiten und Ausfallhonorare

Die Einführung finanzieller „Trigger“ kann eine wirksame Methode sein, um Patient:innen davon abzuhalten, ihre Termine kurzfristig abzusagen. Mit Dr. Flex können Praxen während des Buchungsprozesses ein Ausfallhonorar integrieren, das Patient:innen bei Nichterscheinen zahlen müssen.

Erinnern und Informieren

Zuallererst: bei einer Terminbuchung besteht die Möglichkeit, den gebuchten Termin in den eigenen Kalender auf dem Smartphone etc. eintragen zu lassen, um diesen festzuhalten.

Darüber hinaus erhöhen Erinnerungs-Nachrichten die Wahrscheinlichkeit, dass Patient:innen ihren Termin wahrnehmen. Dr. Flex ermöglicht den Praxen nicht nur das Versenden von automatischen Erinnerungs-, sondern auch das Übermitteln individueller Nachrichten. Dabei sind nicht nur die Reminder, sondern auch die Informationen zum Termin, die mit den Erinnerungs-Nachrichten verschickt werden, von zentraler Bedeutung. Diese sorgen für einen weiteren Barriereabbau durch Aufklärung über das, was den/die Patient:in erwartet und auch für weitere Verbindlichkeiten durch Interaktionen, wie z. B. das Ausfüllen des digitalen Anamnesebogens vor dem Termin.

Die Links zu Tools wie z. B. Athena etc., können bei Dr. Flex in die automatische Benachrichtigungs-Strecke integriert werden. Denn: Je mehr sich ein:e Patient:in im Vorfeld mit dem Termin beschäftigt und Zeit investiert, desto relevanter und präsenter wird dieser in der Wahrnehmung, was wiederum zu einer nachweislich höheren Termintreue führt.

Abschließend zeigt sich, dass durch gezielte Maßnahmen und die Nutzung moderner Technologien, die No-Show-Rate erheblich gesenkt und somit sowohl den Patient:innen als auch den Praxen geholfen werden kann.

Quellen: ZEIT, ZWP Online

 

Dr. med. Felix Wohlgemuth, geschäftsführender Gesellschafter bei Dr. Flex

Dr. med. Felix Wohlgemuth

Dr. med. Felix Wohlgemuth ist Co-Founder von Dr. Flex und leitet dort die Bereiche Produktentwicklung und Marketing. Während seines Medizinstudiums erkannte er den großen Bedarf an Digitalisierung und entwickelte eine Lösung für die Online-Terminvergabe in Arztpraxen.

 

So starten Sie mit Dr. Flex im DS-Win

Nutzen Sie die Vorteile der Online-Terminvergabe mit unserem Partner Dr. Flex und der optimalen Anbindung an Ihr DS-Win! In nur wenigen Schritten können Sie mit den Experten von Dr. Flex Ihre eigene Online-Terminvergabe einrichten. Lassen Sie sich beraten und los geht’s!

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Wie die digitale Chargendokumentation mit Wawibox im DS-Win gelingt

Chargendokumentation im DS-Win von Dampsoft mit Wawibox

Seit dem 26. Mai 2021 ist die MDR in Kraft und stellt auch heute noch Zahnarztpraxen sowie Dental- und Praxislabore vor Herausforderungen. MDR-Expertin von Wawibox und Gastautorin Laura Zahn informiert über die MDR. Sie gibt Ihnen praktische Umsetzungstipps für die erfolgreiche digitale Chargendokumentation und -rückverfolgung mit Wawibox Pro im DS-Win. Durch die Digitalisierung der Dokumentation sparen Sie Zeit und vermeiden Fehler bei der manuellen Übertragung.

Kurz und knapp: Das wichtigste Wissen rund um die MDR

Bevor ich Ihnen erkläre, wie Ihnen die digitale Chargendokumentation mit Wawibox und DS-Win gelingt, müssen wir über den Grund sprechen, warum diese überhaupt notwendig ist: die europäische Medizinprodukteverordnung, kurz MDR (Medical Device Regulation).

Was ist MDR?

Die Medical Device Regulation oder europäische Medizinprodukteverordnung (MDR 2017 | 745) verpflichtet zur Umsetzung und zum Nachweis eines Qualitätsmanagements. Das umfasst u. a. die Bereiche Arbeits-, Betriebs- und Gerätesicherheit sowie Notfall-, Risiko- und Beschwerdemanagement und Hygiene. Ein wichtiger Aspekt der MDR ist die Gewährleistung der Rückverfolgbarkeit von Medizinprodukten und damit der Patientensicherheit durch Chargendokumentation. Vereinfacht gesagt bedeutet das, dass alle Dentalprodukte, die länger als 30 Tage im Mund von Patienten verbleiben, auf Patientenebene mit einer Charge gepflegt werden müssen. Hier können Sie mehr dazu lesen, welche Kategorien aufgrund der MDR durch ein Qualitätsmanagement implementiert werden müssen.

Wen betrifft die MDR?

Die Pflicht zur Umsetzung der MDR liegt zum größten Teil bei der Industrie, also den Herstellern von Medizinprodukten. Dazu zählen als Sonderhersteller auch Dental- oder Praxislabore, da sie Sonderanfertigungen wie beispielsweise Zahnersatz, Schienen und kieferorthopädische Geräte herstellen. Aber auch Zahnarztpraxen sind als Anwender der Medizinprodukte von der MDR betroffen und müssen dokumentieren, welche Materialien verwendet wurden.

Warum MDR?

Durch die Verordnung sollen Patienten vor fehlerhaften oder risikobehafteten Medizinprodukten geschützt werden. Daher liegt auch ein besonderer Schwerpunkt auf der Rückverfolgbarkeit, um bei einem Vorkommnis ein richtiges und schnelles Handeln zu gewährleisten – wenn es z. B. zu einem Rückruf kommt, ist so nachvollziehbar, bei welchen Patienten das Produkt im Einsatz ist, sodass es schnell ersetzt werden kann.

Welche Produkte müssen zur Rückverfolgbarkeit mit einer Charge gepflegt werden?

Alle Produkte, die länger als 30 Tage im Mund von Patienten verweilen – es geht um Produkte, die im Falle einer Rückrufaktion zur Patientensicherheit wieder ersetzt werden könnten. Also z. B. Füllungsmaterialien, Bondings, Unterfüllungsmaterialien, Wurzelfüllmaterialien oder Befestigungszement. Anästhetika oder Medikamente zur Wurzelbehandlung sind im Gegensatz dazu nicht dokumentationspflichtig, da sie nach der Behandlung wieder ausgespült oder vom Körper schnell abgebaut werden. Im Falle eines Rückrufs könnte hier auch nichts mehr unternommen werden.

Meine Empfehlung, wenn Sie beim Thema MDR mehr Durchblick und Sicherheit erhalten wollen: Laden Sie sich kostenlos das digitale MDR-Paket von Wawibox herunter.

Jetzt runterladen

Warum digitale Chargenverwaltung mit Wawibox Pro?

Selbstverständlich können Sie die Chargenverwaltung auch manuell umsetzen. Wenn Sie so schon gearbeitet haben, wissen Sie selbst am besten, wie zeitaufwändig dieser Prozess ist. Die Umstellung auf eine digitale Chargenverwaltung ist nicht nur eine Arbeitserleichterung. Sie sparen auch eine Menge Zeit, die Sie für das nutzen können, was wirklich zählt – für Ihre Patienten. So haben Sie immer den Überblick, ermöglichen eine leichtere Rückverfolgung im Falle eines Rückrufs und vermeiden Fehler, die bei der manuellen Übertragung der Daten leider schnell entstehen können.

Digitale Chargenverwaltung mit Wawibox Pro im DS Win – so funktioniert’s

Kennen Sie schon Wawibox Pro, die MDR-konforme Software für mehr Übersicht in Ihrem Lager dank Materialverwaltung? Abgesehen von den Vorteilen wie…

  • der kompletten Kontrolle über Ihr Lager, jederzeit und geräteunabhängig;
  • einem günstigen Materialeinkauf dank integriertem Preisvergleich;
  • sowie Zeit- und Kostenersparnis durch optimale Prozesse

können Sie mit Wawibox Pro auch Ihre Chargen digital verwalten für eine effiziente, lückenlose Chargendokumentation. Und das sogar in Ihrem Patientenverwaltungssystem (PVS) DS-Win. Mit Wawibox Pro und DS-Win können Sie den gesamten Prozess von Wareneingang über Warenverbrauch am Patienten bis hin zur Rückverfolgung übersichtlich abbilden.

Beim Wareneingang können Sie Chargen zeitsparend in Wawibox Pro übertragen. Viele Lieferanten stellen die relevanten Daten per QR-Code auf dem Lieferschein mittels HIBC Paper-EDI bereit. Dann kann die Übernahme der Chargennummer automatisch durch das Scannen des QR-Codes mit einem iPohne oder einem anderen mobilen Endgerät. Fehlende Daten können Sie manuell nachpflegen und mit einem Klick speichern.

Um Chargen nun bei Warenverbrauch auch auf Patientenebene in Ihrem Patientenverwaltungssystem (PVS) DS-Win zu übernehmen, können Sie sich mit Wawibox Pro Chargenetiketten mit QR-Codes erstellen. Auf diesem QR-Code sind der Produktname, die Chargennummer, die Wawibox-Bestellnummer sowie der Hersteller hinterlegt. Bei Verbrauch scannen Sie das Etikett einfach mit einem 2D Infrarot Scanner und die Daten werden so in Ihr PVS übernommen.

Wie lässt sich das jedoch in der Praxis umsetzen? Sie wissen sicher aus eigener Erfahrung sehr gut, dass viele dokumentationspflichtige Produkte zu klein sind, um hierauf ein Etikett anzubringen. Deswegen haben wir das Chargenprotokoll entwickelt. Auf dieses werden alle Chargenetiketten von offenen, dokumentationspflichtigen Dentalprodukten geklebt. In jedem Behandlungszimmer wird ein solches Chargenprotokoll geführt. Bei oder nach der Nutzung eines solchen Materials können Sie das entsprechende Produkt einfach vom Protokoll in DS-Win einscannen. Das funktioniert einfach mit der Textfunktion von DS-Win:

  1. Öffnen Sie die Leistungserfassung des Patienten, bei dem die Dokumentation erfolgen soll. Hinterlegen Sie zuerst wie gewohnt die Leistungen der Behandlung, wodurch diese in der Leistungserfassung aufgeführt werden. Vor der Leistungsposition haben Sie nun die Möglichkeit, einen Textkommentar hinzuzufügen

Chargendokumentation im DS-Win von Dampsoft mit Wawibox - Schritt 1

  • Im Anschluss wählen Sie das Format des Textanhangs aus. Das Format DS-Win-Plus-Text reicht aus.

  • In dem sich anschließend öffnenden Textdokument können Sie nun mithilfe eines 2D Infrarot Scanners das Chargenetikett einscannen und so die Chargennummer inkl. Bestell- und Produktinformationen hinterlegen. Hierbei dient Ihnen der Barcode Scanner als Gerät zur Texteingabe, d. h. anstatt die Daten auf Ihrer Tastatur einzugeben, werden diese mit einem Scan in das Dokument eingefügt. Wurden für die Leistung mehrere Produkte verwendet, können Sie diese untereinander auflisten.

Chargendokumentation im DS-Win von Dampsoft mit Wawibox - Schritt 3

  • Anschließend sind direkt unter der abzurechnenden Position alle Daten zur Chargenrückverfolgbarkeit hinterlegt, die eingescannt wurden.

Geheimtipp: Eine der Praxen, die ich als Senior Sales Managerin bei Wawibox betreue, hat das System des Chargenprotokolls weiterentwickelt. Da es ihnen zu lange gedauert hat, auf dem langen Chargenprotokoll die richtigen Produkte zu finden, nutzen sie nun drei Chargenprotokolle. Eins für Befestigungszemente, eins für Wurzelfüllmaterial und eins für Füllungsmaterial.

Dampsoft Gastautorian Laura Zahn von Wawibox

Laura Zahn: Gastautorin, Medizinprodukteberaterin und Senior Sales Managerin bei Wawibox

Laura Zahn ist seit ihrer Ausbildung zur ZMF in der Dentalbranche tätig; zunächst in der Praxis, anschließend für 12 Jahre in verschiedenen Depots. Bei Wawibox greift sie auf ihren großen Erfahrungsschatz und ihr umfangreiches Materialwissen zurück und unterstützt Zahnarztpraxen in allen Belangen rund um Einkauf und Materialverwaltung. Sie hat sich zusätzlich als Expertin für Qualitätsmanagement und Fachfrau für Dentallabore etabliert.

Neue Einsatzmöglichkeiten für die digitale Unterschrift im eHKP

Digitale Unterschrift für eHKP im neuen Update und Rabattaktion für Signotec

Die elektronische Abwicklung von Heil- und Kostenplänen (eHKP) wird immer effizienter und benutzerfreundlicher. Mit dem DS-Win General-Update 3/2023 haben wir Neuerungen umgesetzt, die den Arbeitsprozess weiter optimieren. In diesem Beitrag werden wir näher auf die Möglichkeit eingehen, genehmigte eHKPs zu verlängern und Formulare mit digitaler Unterschrift zu signieren. Und: Dampsoft-Kunden profitieren von 10 Prozent Rabatt auf  Bestellungen bei Signotec. 

Genehmigten eHKP verlängern

Wer kennt es nicht? Ein genehmigter eHKP liegt vor, aber es müssen noch Änderungen vorgenommen und erneut an die Krankenkasse übermittelt werden. Hier kommt die gute Nachricht: Mit dem General-Update 3/2023 ist es möglich, den Verlängerungsantrag direkt über den bearbeiteten eHKP zu stellen. Einfach auf die neu hinzugefügte Schaltfläche klicken, den eHKP erneut signieren und versenden – eine zeitsparende und komfortable Lösung für alle Beteiligten.

Digitale Unterschrift für mehrere Formulare

Mit dem neuen Update können weitere wichtige Formulare mit der digitalen Unterschrift signiert werden. Dazu gehören die Patienteninformationen zur Regelversorgung, Patienteninformationen zur gleich-/andersartigen Versorgung sowie die Direktabrechnung in der Rechnungsvorbereitung. Diese Funktion erleichtert die Dokumentation und spart wertvolle Zeit, da keine physische Unterschrift mehr erforderlich ist.

Informationen zu diesen und weiteren Neuerungen im General-Update 2023 für das DS-Win von Dampsoft finden Sie auch im Update Aktuell.

Digitale Signatur mit Signotec

Um die Nutzung der digitalen Signatur weiter zu fördern, gewährt Signotec bis zum 31.12.2023 einen Rabatt von 10 Prozent auf Bestellungen. Einfach bei der Bestellung den Code Dampsoft23 angeben und profitieren. Sie besitzen bereits ein Unterschriften-Pad? Hier finden Sie unsere Anleitung zur digitalen Signatur im DS-Win.

Zu Signotec

Dokumentation in der Zahnarztpraxis – Kür oder Pflicht?

Dampsoft Gastbeitrag Dokumentation in der Zahnarztpraxis

Zahnmediziner Dirk Schulze berichtet aus eigener Praxiserfahrung, warum eine lückenlose Dokumentation für Ihre Zahnarztpraxis unerlässlich ist. 

Haben Sie das auch schon erlebt? Ein Patient bringt einen DVT-Datensatz (DVT = Digitale Volumentomographie) mit, aber es gibt keinen Befund, keine Dokumentation, kein Sterbenswörtchen über das, was man in diesem Datensatz sehen kann – von separat ausgewiesenem Bildmaterial oder befundbezogenen Rekonstruktionen möchte ich gar nicht erst reden.

Neben der Frage warum das so ist, bin ich vor allem verärgert. Verärgert darüber, dass wertvolle Arbeitszeit geopfert werden muss, um den Datensatz zu öffnen, die Daten zu analysieren und diese dem Patienten zu erklären, da eine Aufklärung vorher scheinbar nicht stattgefunden hat. Trotz eines guten Gefühls und einem freundlichem Lächeln des Patienten, bleibt ein bitterer Beigeschmack. Denn ein anderer Zahnmediziner hat diese Leistung bereits abgerechnet, ist der Dokumentationspflicht aber nicht nachgekommen, sodass meine Arbeitszeit zusätzlich in Anspruch genommen werden musste.

Fehlende dokumentierte Befunde sind gesetzeswidrig

Denn schließlich sind alle nach § 85 StrlSchG verpflichtet, den erhobenen Befund einer Untersuchung zu dokumentieren. In Baden-Württemberg beispielsweise finden seit Anfang diesen Jahres im Rahmen des Aufsichtsprogramms Begehungen bei Betreibern von DVT-Geräten statt. Dort wird stichprobenartig u.a. auch nach der Dokumentation der rechtfertigenden Indikation und der Befundung gefragt.

Und wie selbstverständlich wird den Behördenvertretern erklärt, dass man doch keine Befunde aufschreibe. Ich mag mir im Moment nicht ausmalen, wie lange man an diesem Ast sägen muss, bis uns der Betrieb untersagt wird, aber Beifall kommt bei solchen Statements ganz sicher nicht auf. Juristisch ist der Fall übrigens ganz eindeutig: Ohne einen dokumentierten Befund liegt ein Befunderhebungsfehler vor und dessen Tragweite ist natürlich davon abhängig, welche Veränderungen im Datensatz vorliegen.

Nutzen Sie das volle Potential Ihres DVT-Geräts

Dabei sollte doch allen DVT-Anwendern klar sein, dass nur durch die strukturierte Erhebung von Befunden, das volle Potenzial dieses bildgebenden Verfahrens abgerufen werden kann. Denn abseits aller rechtlichen Vorgaben oder etwaiger juristischer Konsequenzen werden aktuell in Deutschland etwa 7.000 DVT-Geräte betrieben. Nach meiner Erfahrung scheitern viele Anwender bei der Dokumentation von Befunden an ganz einfachen Dingen. Sie haben nie richtig gelernt, wie ein Datensatz strukturiert ausgewertet wird und wie anatomische Teilbereiche (z. B. Kieferhöhlen) korrekt analysiert werden. Die Lösung? Das Befundungs-Tool RAYDOC.

Das Befundungs-Tool der nächsten Generation

Selbst erfahrene Anwender benötigen etwa 10 Minuten, um einen DVT-Datensatz auszuwerten. Daher haben meine Kollegen und ich eine Lösung entwickelt, mit der die Befundung von PSA- oder DVT-Datensätzen schnell, sicher und komfortabel gelingt. Sie möchten mehr über das neue Tool erfahren? Über den folgenden Button finden Sie weitere Informationen.

Zu RAYDOC

 

Dampsoft Gastautor Dirk Schulze

Zahnmediziner Dirk Schulze leitete von 2005 bis 2010 die Röntgenabteilung der Universitätszahnklinik in Freiburg. Seit 2010 ist er als Geschäftsführer der Digitales Diagnostikzentrum GmbH selbstständig tätig. Neben den bildgebenden Modalitäten wie DVT und MRT zählen die Bereiche diagnostische Dokumentation, digitaler Datentransfer, Dosimetrie sowie Einsatz von KI-Anwendungen in der bildgebenden Diagnostik zu seinen Spezialgebieten.

 

 

Tipps für erfolgreiches Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis

Qualitätsmanagement OPTI health consulting

Sie möchten das Qualitätsmanagement in Ihrer Zahnarztpraxis neu aufsetzen oder von Anfang an für Ihre Praxisgründung richtig angehen? QM-Beraterin der OPTI health consulting GmbH und Gastautorin Lea Sawatzki teilt ihre Tipps für das Qualitätsmanagement in Ihrer Zahnarztpraxis – denn gelebtes Qualitätsmanagement sorgt für mehr Zeit, Umsatz und ein motiviertes Team.

Neu- oder Wiedereinstieg in ein Qualitätsmanagement-System

Sie möchten das Qualitätsmanagement in Ihrer Praxis effizient gestalten? Meine Empfehlung: Eine digitale QM-Lösung ist für das Praxis-Team leichter verständlich als ein Analogsystem. Der Vorteil: Niemand muss in Papierordnern nach Informationen suchen. Rückblickend gab es in den letzten Jahren viele rechtliche Veränderungen, die im QM  umgesetzt werden mussten, zum Beispiel die Medical Device Regulation-Richtline (MDR), das Infektionsschutzgesetz oder die PAR-Richtlinien. Daher sollten Sie zusätzlich in Erwägung ziehen, mit einem digitalen System zu arbeiten, das einen automatischen Updateservice bietet.

Qualitätsmanagement ist gelebtes Fehlermanagement

Ein gelebtes Qualitätsmanagement kann dazu beitragen, Fehler und Probleme zu minimieren. Durch die Implementierung von Prozessen zur Überwachung und Kontrolle von Behandlungsabläufen sowie der regelmäßigen Überprüfung von Ergebnissen, können Sie in Ihrer Praxis frühzeitig Probleme identifizieren und korrigieren, bevor sie zu größeren Schwierigkeiten führen. Dies führt zu einer höheren Effizienz in der Praxis und einer höheren Qualität der Behandlung. Auch auf den Umsatz wirkt sich ein digitales QM-System positiv aus. Alle Abläufe sind klar definiert, Fehler werden minimiert oder vermieden – das wiederum spart Zeit und damit Geld. Speziell das Fehlermanagement hilft dabei, auch im stressigen Praxisalltag nichts zu vergessen und dauerhaft Prozesse zu optimieren.

Von Mitarbeiter- und Patientenbefragungen profitieren

Haben Sie sich schonmal gefragt, wie zufrieden Patienten mit Ihren Leistungen sind? Warum Sie immer wieder zu Ihnen kommen oder auf einmal wegbleiben und die Praxis wechseln? Zufriedene Patienten sind das A und O für jede Praxis. Warum dann nicht das QM-Instrument der Patientenbefragung nutzen, um ihre Praxis erfolgreicher im Wettbewerb aufzustellen?

Durch den allgegenwärtigen Fachkräftemangel am Dentalmarkt ist es umso wichtiger, das bestehende Team zu halten. Die Mitarbeiterbefragung ist ein gutes – und laut G-BA seit 12/2020 verpflichtendes – QM-Instrument, um herauszufinden, in welchen Bereichen Ihr Team schon sehr zufrieden sind und in welchen noch Verbesserungspotenzial besteht. Gemeinsam können Sie so kleine Stellschrauben bewegen, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu fördern.

Qualitätsmanagement unterstützt im Onboarding-Prozess

Personalwechsel ist ein sehr häufiges Thema und der Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter nimmt oft viel Zeit in Anspruch. Sie können Ihr Qualitätsmanagement-Handbuch hervorragend für den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter nutzen. Wichtig ist, dass hier alles niedergeschrieben ist und es wie eine Art Praxis-„Wiki“ verwendet werden kann. Einfach zu bedienen, schnell zu finden. In Krankheitsfällen beispielsweise können so einfach andere Bereiche vertreten und stressfreier und ressourcenschonender gearbeitet werden.

Fazit

Ein digitales Qualitätsmanagementsystem ist ein Grundpfeiler für jede erfolgreiche Praxis und sorgt bei richtiger Anwendung für organisatorische, finanzielle und personelle Entlastung. Worauf Sie achten sollten:

  • Digitale Plattform
  • Automatischer Updateservice mit persönlicher Betreuung
  • Unterstützung bei der Erstellung und Umsetzung des Qualitätsmanagements Systems

OPTI health consulting berät Sie gerne in kostenfreien Webinaren zum Thema Qualitätsmanagement und bietet, ergänzend zur Produkterweiterung DS-Win-QM, die Lösung OPTI CONCEPT an. Am 07.08.2023 können Sie im Rahmen unserer kostenfreien Webinar-Reihe „Summer Learning“ ebenfalls ein Webinar von OPTI zum Thema Qualitätsmanagement besuchen.

 

OPTI health consulting Qualitätsmanagement

Lea Sawatzki ist seit 2021 als QM- Beraterin bei der OPTI health consulting GmbH beschäftigt. Als ausgebildete Fachwirtin im Gesundheits- und Sozialwesen und Qualitätsbeauftragte hat Sie Ihren Schwerpunkt auf das Qualitätsmanagement gelegt. Zuvor war Frau Sawatzki in der Zahnarztpraxis als Qualitätsbeauftragte und Zahnmedizinische Prohphylaxeassistentin tätig. 

 

 

5 Tipps für eine nachhaltigere Zahnarztpraxis

Nachhaltigkeit in der Zahnarztpraxis

In der Dentalbranche werden Umweltschutz und Nachhaltigkeit seit einigen Jahren verstärkt diskutiert. Gute Nachricht: Auch der ökologische Fußabdruck von Zahnarztpraxen lässt sich verkleinern. Dabei sind es oft kleine Änderungen, die in Summe eine große Wirkung erzielen. Wir geben fünf Tipps für eine nachhaltigere Zahnarztpraxis.

Tipp 1: Einwegplastik reduzieren

Einwegartikel und Plastikverpackungen lassen sich alleine aus hygienischen Gründen nicht vollständig aus der Zahnarztpraxis verbannen, aber deutlich reduzieren. Für eine nachhaltigere Zahnarztpraxis können anstelle der üblichen Plastikbecher für die Mundspülung zum Beispiel höherwertige Glas-, Edelstahl- oder langlebige Kunststoffbecher aus recycelten Materialien verwendet werden.

Einige Verbrauchsmaterialien müssen aufgrund von Hygienevorschriften als Einwegprodukte genutzt werden. Für diese Produkte können Sie besonders umweltschädliche Kunststoffe vermeiden. Statt PVC mit gesundheitsgefährdenden Weichmachern können zum Beispiel ökologisch unbedenklichere Materialien wie Polyethylen bevorzugt werden – etwa bei Absaugkanülen oder Einmalhandschuhen.

Tipp 2: Stromverbrauch optimieren

Zahnarztpraxen verbrauchen vergleichsweise viel Strom. Energieoptimierte medizinische Geräte, verbrauchsreduzierte Computer und energieeffiziente LED-Leuchten wirken sich positiv auf die Bilanz aus. Der Wechsel zu einem Ökostromanbieter ist eine einfache, aber effektive Möglichkeit, den Ausstoß von CO2 weiter zu reduzieren.

Tipp 3: Weniger Papier verbrauchen

Anamnesebogen, Datenschutzerklärung, Aufklärungsformular, Rechnungen, Terminkärtchen, Materialbestellungen – der Papierverbrauch in vielen Zahnarztpraxen ist hoch. Dabei lässt sich diese Zettelwirtschaft durch den Umstieg auf digitale Prozesse um ein Vielfaches minimieren.

Smarte Anwendungen, wie die Athena-App für digitale Anamnese und Aufklärung, helfen dabei, Praxisprozesse digitaler aufzustellen. Dank Athena sparen Sie nicht nur Papier, sondern auch wertvolle Zeit und Ressourcen im Praxisteam.

„Das Thema Digitalisierung schießt im Gesundheitswesen glücklicherweise gerade durch die Decke. Was wir dank der Athena-App von Dampsoft mittlerweile an Papier (und Zeit!) sparen, ist enorm. Die Abläufe werden effizienter und sind rechtskonform. Mit unserem Online-Terminmanagement sparen wir ebenfalls Zeit und halten gleichzeitig mit der immer schneller werdenden Welt Schritt.“ Dr. Lilly Qualen, Zahnärztin (Quelle: Interview Nachhaltigkeit in der Zahnarztpraxis)

Mit der Online-Terminvergabe von Dr. Flex entlasten Sie zusätzlich Ihr Praxisteam, das weniger Ressourcen für die Terminvergabe am Telefon bereit halten muss. Besonders praktisch: Die Termine werden automatisch in Ihr DS-Win-Terminbuch übertragen.

Auch beim Thema Röntgen können Sie als Zahnarzt der Umwelt zuliebe auf digitale Technologie setzen. Digitales Röntgen kommt nicht nur ohne umweltbelastende Entwickler- und Fixierflüssigkeiten aus, sondern schont auch die Gesundheit Ihrer Patienten.

Tipp 4: Lagerhaltung optimieren

Hilfreich sind hierbei moderne digitale Systeme zur Materialverwaltung. Sie sollten automatische Bestandsmeldungen abgeben und Bestellvorschläge machen. Dies optimiert die Lagerhaltung, zudem werden menschliche Fehler vermieden. Hierdurch reduzieren sich suboptimale und übergroße Materialsammlungen, zugleich erhöht sich die Versorgungssicherheit: Sie haben als Zahnarzt sämtliche Vorräte im Blick und können entsprechend disponieren. Eine entsprechende Software-Lösung bildet z. B. die Erweiterung DS-Win-Material.

Tipp 5: Über Nachhaltigkeit sprechen

Wer als Zahnarzt eine nachhaltige Praxis betreibt, schont in erster Linie die Umwelt. Doch warum nicht Ihr Umweltbewusstsein in der Kommunikation nutzen? Der sorgfältige Umgang mit Ressourcen wird weiten Teilen der Bevölkerung immer wichtiger. Wenn Sie Nachhaltigkeit im Gespräch mit Patienten sowie auf Ihrer Webseite und Ihren Social-Media-Kanälen auch kundtun, werden Sie bald merken, dass sich Nachhaltigkeit in vielerlei Hinsicht lohnt.

Fazit

Schon mit den genannten Maßnahmen stellen Sie Ihre Praxis nachhaltiger auf. Sie müssen nicht auf den großen Wurf oder die geniale Idee warten – starten Sie einfach morgen mit der ersten Maßnahme und gehen Sie Schritt für Schritt voran.

So läuft das EBZ im Praxisalltag mit dem DS-Win

EBZ im DS-Win

Mareen Riedel-Venturi, Zahnmedizinische Fachangestellte und selbstständige Praxismanagerin, berichtet, wie das elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren ihren Praxisalltag erleichtert, mit praktischen Tipps und Beispielen für das DS-Win.

Mein erster Eindruck zum neuen EBZ

Mal ehrlich, was haben Sie gedacht, als Sie vom EBZ gehört haben? Ich war direkt von der dahinterliegenden Idee begeistert und hatte eine große Hoffnung für meinen Praxisalltag: Endlich weniger Papier! Nach den ersten Erfahrungen mit dem eRezept, das wir in Bayern noch nicht nutzen, war ich trotz meiner Begeisterung auch etwas skeptisch. Sollte das neue Verfahren wirklich funktionieren und meine Arbeit erleichtern?

Ich habe schnell festgestellt: Ja, es funktioniert! Ich bin begeistert und möchte meine Tipps zum EBZ im DS-Win mit Ihnen teilen.

Wie habe ich mit dem EBZ angefangen?

Mir ist es wichtig, offen an neue Dinge heranzutreten und erst einmal zu sehen, was kommt. Ich habe im Austausch mit anderen Praxen und Kollegen vor dem Start des neuen Verfahrens nicht nur Positives, sondern auch einige Bedenken wahrgenommen. Die meisten haben sich für mich als unbegründet herausgestellt.

Wie bin ich also an die Umsetzung herangegangen? Ich habe im ersten Schritt das Webinar  „Das neue Elektronische Beantragungsverfahren (EBZ) im DS-Win“ von Dampsoft gebucht. Darin habe ich die Grundlagen und Herangehensweisen gelernt. Mein Tipp: Laden Sie sich auch unbedingt die e-health-Anleitung zum EBZ auf der Download-Seite herunter. Sie ist ausführlich und hilfreich. Sehr praktisch ist auch die Checkliste zum Start, die aufzeigt, welche Voraussetzungen für das EBZ notwendig sind:

  • General-Update 2/2022
  • Produkterweiterung e-health
  • KIM-Postfach
  • eHBA oder eZAA
  • (optional) Komfortsignatur und zusätzliches Kartenmaterial

Um die Erfüllung dieser Voraussetzungen hatten wir uns im Vorfeld schon gekümmert. So stand dem Start von technischer Seite her nichts mehr im Wege. Am 1. Juli war es endlich so weit. Ich war ganz gespannt und hatte mir extra einen KBR-Plan (keine Sorge: In Bayern sind diese noch genehmigungspflichtig!) für diesen Tag liegen lassen.

Ich habe den Plan direkt an die Krankenkasse geschickt und erhielt innerhalb von zehn Minuten die Genehmigung zurück. Jetzt mal ehrlich: Das habe ich nicht erwartet! Ähnliche Erfahrungen konnte ich später mit elektronischen Heil- und Kostenplänen sammeln. Meist dauert die elektronische Genehmigung jetzt gerade einmal zwischen zwei Stunden bis zu zwei Tagen. Die Schnelligkeit ist für mich der größte Vorteil, besonders wenn es um dringliche Fälle geht oder die Patienten eine längere Anreise haben. Nicht zu vergessen, dass ich die Genehmigung direkt digital erhalte und nicht dem Original hinterherlaufen muss. Wir kennen das doch alle: „Oh, der Plan? Ja, da ist was gekommen. Den habe ich leider nicht dabei.“ Sie kennen das Spiel.

Wie erstelle ich einen elektronischen HKP?

Das Erstellen eines eHKP ist ganz einfach, denn der Heil- und Kostenplan wird im Grunde wie bisher erstellt. Ein kleiner Tipp, damit es schneller mit der Genehmigung geht: Nutzen Sie das Bemerkungsfeld nur in Ausnahmefällen. Sie finden unter Bemerkungen eine Auswahl von Punkten, die Sie angeben können. Das sind Standardbemerkungen, die oft schon sehr hilfreich sind. Folgende Auswahl wurde von der KZBV zur Verfügung gestellt:

eHKP im DS-Win

Sie haben den HKP erstellt? Dann machen Sie aus dem „analogen“ Plan einen digitalen. Das geht wirklich einfach: Klicken Sie auf die Schaltfläche >>eHKP erstellen<< links unten im Reiter HKP. Anschließend über die e-health-Verwaltung den eHKP signieren und an die Kasse versenden.

Sobald der Plan dann zurückkommt, muss er verarbeitet werden. Das heißt, Sie nehmen die Antwort der Krankenkasse an, indem Sie den eHKP in der e-health-Verwaltung auswählen und über die Schaltfläche >>Verarbeiten<< die Rückantwort bearbeiten. So übernimmt das DS-Win die Daten in Ihr System.

Wie reagieren Patienten und wie gehe ich mit Zusatzversicherungen um?

Meine Patienten sind froh, dass sie sich nicht mehr selbst um die Genehmigungen kümmern müssen und sind gerade in dringlichen Fällen dankbar, dass wir schneller helfen können. Negative Reaktionen habe ich persönlich bisher keine erlebt.

Es kommt hin und wieder vor, dass Zusatzversicherungen eine Kopie des genehmigten Heil- und Kostenplans benötigen. Kein Problem: Sie können dann einfach die Patienteninformation ausdrucken. Gehen Sie in den Reiter „HKP“ und wählen Sie die Schaltfläche >>Drucken<<. Im neuen Dialogfenster wird im Reiter „Kasse“ der Bereich „Elektronische Beantragung“ angezeigt.

eHKP im DS-Win ausdrucken

Dieses Formular ist ein Standardformular. Es ist genauso offiziell wie der rosa HKP, den wir jahrelang benutzt haben. Lassen Sie sich nicht verunsichern.

Genauso machen Sie es auch bei der Abrechnung von andersartigen Versorgungen. Sie legen der Rechnung das neue Formular für Direktabrechnung bei. Dieses wird direkt bei der Rechnung des Heil- und Kostenplans ausgedruckt und ersetzt den rosa HKP-Ausdruck. Das leitet der Patient dann wie gewohnt an seine Krankenkasse zur Erstattung weiter.

Mein Tipp für das Bonusheft

Wussten Sie, dass Bonushefte im DS-Win bereits digital hinterlegt werden können? Sie gehören zu den ersten „medizinischen Informationsobjekten“ (MIO). Mithilfe dieser Daten werden medizinische Daten standardisiert und in der elektronischen Patientenakte (ePA) dokumentiert. Die Einträge aus dem Bonusheft können mit der ePA synchronisiert werden. Um Einträge im Bonusheft vorzunehmen, folgen Sie wie gewohnt dem Pfad „Patient/Formular/Bonusheft“. Hier können Sie auch Untersuchungen vermerken, die nicht in Ihrer Praxis stattgefunden haben. Danach laden Sie die Einträge in die ePA hoch. Eine genaue Anleitung finden Sie hier auf Seite 94 der e-health-Anleitung.

ePA im DS-Win

Bitte prüfen Sie immer, ob der Bonus von der Krankenkasse richtig bestätigt wurde! Diese Information finden Sie direkt im HKP.

Zusammenfassung und Vorteile des EBZ

Ich bin von der ersten Minute an ein Fan des neuen EBZ. Auch wenn es hier und da noch nicht zu 100 Prozent läuft, ist das neue Verfahren für mich nicht mehr wegzudenken. Starten Sie also unbedingt auch mit dem EBZ durch, es lohnt sich! Hier noch meine Lieblings-Vorteile des EBZ:

  1. Ich erhalte Genehmigungen viel schneller
  2. Ich muss keinen Formularen hinterherlaufen
  3. Sicherer und schneller Versand direkt aus dem DS-Win
  4. Schnellere Umsetzung der Behandlung
  5. Rein digitales Archivieren möglich

Ich hoffe, ich konnte Sie für das neue elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren begeistern. Ich freue mich auf weitere Erleichterungen und neue Möglichkeiten im Bereich e-health in naher Zukunft!

 

Gastautorin und Praxismanagerin Mareen Riedel-Venturi

Mareen Riedel-Venturi

Mareen Riedel-Venturi ist gelernte ZFA und Betriebswirtin für zahnärztliche Abrechnung und Praxisorganisation. Mit Ihrer knapp 20-jährigen Berufserfahrung unterstützt sie Zahnarztpraxen getreu dem Motto: „Aus der Praxis für die Praxis!“. Folgen Sie Mareen für weitere Tipps auf Instagram oder vereinbaren Sie ein kostenfreies Kennenlerngespräch.

DS-Win-Tipp: Checklisten

Checklisten DS-Win

Mit der Erweiterung DS-Win-QM können Sie Checklisten zur Einhaltung von Arbeitsabläufen erstellen, die Sie bei der systematischen Abarbeitung der Behandlung eines Patienten unterstützen.

Und so geht’s:

Klicken Sie hierzu in der Patientenauswahl oben rechts auf das >>C<< und wählen sich unten über >>Hinzufügen<< eine bereits bestehende Liste aus.

Unser Tipp zur Neuaufnahme: Wählen Sie, nachdem Sie auf >>C<< geklickt haben, die untere Schaltfläche >>Checklisten bearbeiten<< an.

Wählen Sie links mittig >>Neue Checkliste hinzufügen<< an und geben Sie der neuen Liste eine Bezeichnung.

Nach dem Bestätigen mit >>Okay<< wählen Sie die eben erstellte Checkliste im oberen linken Fenster aus und legen unten über Klick auf >>Neue Aufgabe hinzufügen<< die gewünschte Anzahl an Aufgaben in dieser Liste an.

Geben Sie jeweils pro Aufgabe den Namen und eine zusätzliche Anweisung an.

Hinterlegen Sie zur schnelleren späteren Nutzung in der Aufgabe den entsprechenden Programmbereich des DS-Win in dem Sie diesen bei „zugeordneter Programmaufruf“ auswählen. Dann lässt sich dieser Bereich bei der Bearbeitung über das Pfeil-Symbol direkt aus der Aufgabe heraus aufrufen.

Ist das >>C<< in der Patientenauswahl rot, bedeutet dies, dass aktuell eine Checkliste in Bearbeitung ist. Das >>C<< bleibt so lange rot, bis jede Aufgabe der Checkliste abgearbeitet wurde.

DS-Win-Tipp Checklisten

Weitere Hinweise und Tipps finden Sie auch im DS-Win-QM-Handbuch.

Weitere Tipps und Tricks für Ihr DS-Win

Sie möchten ihr DS-Win-Wissen erweitern? Wir haben weitere Beiträge für Sie! Zum Beispiel „Terminmanagement ist Umsatzmanagement“, von Gastautorin und Expertin Mareen Riedel-Venturi. Noch ausführlichere Tipps teilen unsere Experten in Webinaren zu verschiedenen Themen rund um das DS-Win.

Webinare von Dampsoft

Terminmanagement ist Umsatzmanagement

Terminmanagement ist Umsatzmanagement

Mareen Riedel-Venturi, Zahnmedizinische Fachangestellte und selbstständige Praxismanagerin, erklärt, warum Terminmanagement auch immer Umsatzmanagement ist, mit praktischen Tipps und Beispielen für Ihr DS-Win.

Zeitzonen für umsatzstarkes Terminmanagement

Sie kennen doch sicher diese Arbeitstage, an denen Sie es noch nicht einmal geschafft haben, einen warmen Kaffee zu trinken? Wenn diese Tage nur sehr selten vorkommen, ist Ihr Terminmanagement wahrscheinlich im grünen Bereich. Kennen Sie diese Problematik jedoch nur allzu gut, dann wird es Zeit, Ihr Terminmanagement genauer unter die Lupe zu nehmen. Machen Sie sich bewusst, dass Sie und Ihr Praxisteam bestimmen, was in den Terminkalender aufgenommen wird und wann. Ich zeige Ihnen, wie Sie durch planungssicheres Terminmanagement erfolgreiches Umsatzmanagement betreiben und entspannt durch den Praxisalltag kommen.

Umsatzstarke Behandlungen

Ich empfehle, im ersten Schritt zu prüfen, ob jeden Tag mindestens ein umsatzstarker Termin in den Terminkalender eingeplant wird. Legen Sie dazu vorab fest, was für Sie persönlich umsatzstarke Behandlungen (USB) sind.

Zum Beispiel:

  • ZE-Arbeiten
  • Implantate
  • Cerec
  • Ihre Spezialisierung

Von diesen umsatzstarken Behandlungen sollten Sie jeden Tag mindestens eine durchführen, an langen Tagen gerne mindestens zwei. Mein Tipp: Starten Sie direkt mit einer USB in den Tag. So durchleben Sie den restlichen Tag direkt entspannter.

Allgemeine Behandlungen

Nach Ihren umsatzstarken Behandlungen sollten Sie allgemeine Behandlungen terminieren, für die Sie immer wieder Zeit einplanen müssen.

Zum Beispiel:

  • Füllungen
  • Endo
  • Kontrollen
  • Schienenkontrollen

Notfälle

Überlegen Sie sich außerdem, wie viel Zeit Sie für Notfälle einplanen möchten und was genau als Notfall gilt. Mein Tipp: Planen Sie an langen Tagen mindestens zwei Zeitspannen ein, die für Notfälle vorgesehen sind. Die Notfallzeiten sollten sich in den Praxisablauf einfügen und für Sie ideal terminiert sein. Planen Sie außerdem, womit die Zeit gefüllt werden kann, wenn kein Notfall ansteht. Sie könnten zum Beispiel einen Kaffee trinken, Ihre umsatzstarke Behandlung haben Sie für den Tag im Idealfall bereits erledigt. Sofern Sie nicht Einzelbehandler sind, können Sie die Notfallzeiten auch aufteilen. Ein Notfallpatient wird sich über jedes helfende Gesicht freuen, egal ob Stamm-Behandler oder nicht.

Oft benötigen Sie nach Notfällen zeitnahe Weiterbehandlungszonen. Wenn Sie beispielsweise eine Trepanation durchgeführt haben, werden Sie Ihrem Patienten einen zeitnahen Termin anbieten wollen. Blockieren Sie auch für diesen Zweck regelmäßig Zeiten im Terminkalender.

VIP-Termine

Haben Sie VIP-Behandlungszeiten für umsatzstarke Patienten? Es lohnt sich, Ihren umsatzstarken Patienten zeitnahe Termine anbieten zu können, insbesondere zu besonders beliebten Behandlungszeiten am Abend. Richten Sie auch zu diesem Zweck eine VIP-Zeit ein. Mein Tipp: Planen Sie die VIP-Zeiten mit einem zweiwöchigen Vorlauf ein, sodass Sie Termine flexibel vergeben können. Besprechen Sie mit Ihrem Team, wer diese Termine an wen vergeben darf und, ob die blockierte Zeit ab einem bestimmten Zeitpunkt auch für andere Behandlungen und Patienten zur Verfügung stehen soll.

Optimieren Sie Ihren DS-Win-Terminkalender mit farbigen Zeitzonen

Sie haben festgelegt, welche Termine welcher Zeitzone zugeordnet werden? Dann suchen Sie sich fünf Farben im Kalender Ihres DS-Win aus, um Sie farblich zu markieren.

Und so geht’s: Die Farbverwaltung rufen Sie im Terminbuch über das Hauptmenü auf. Wählen Sie dafür „Verwaltung“ an, dann „Farbverwaltung“.

Terminmanagement ist Umsatzmanagement DS-Win-Tipp

Tragen Sie Ihre Zeitzonen in den Kalender ein, beginnend mit einer umsatzstarken Behandlung.

Die Farben richten Sie je Terminkalender ein. Gehen Sie dafür folgendermaßen vor: Öffnen Sie zuerst ein Terminbuch einzeln. Im Hauptmenü wählen Sie dann „Optionen“ an und gehen direkt auf „Schichtbetrieb“.  Wählen Sie die aktuelle Schicht aus (bei wechselnden Schichten müssen Sie die Einstellung für jede Schicht vornehmen). Markieren Sie einen Tag, z. B. den Montag, klicken Sie auf >>Ändern<<, wählen Sie oben den Reiter >>Reservierte Zeiten<< aus und nun können Sie Ihre  Zeitplanung vornehmen. Achtung, Sie können maximal sechs verschiedene Zeiten reservieren.

Terminmanagement ist Umsatzmanagement DS-Win-Tipp Behandler

Zu Beginn haben Sie sich bereits überlegt, welche Termine in welche Zone gehören. Dies müssen Sie nur noch auf den Terminkalender übertragen.

Gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie unter „Optionen“ den Bereich „Behandlungsarten“ aus. Prüfen Sie hier bitte, ob Sie die Behandlungsarten je Terminbuch separat oder für alle Terminbücher definiert haben. Hier können Sie nun die Einstellungen für die einzelnen Termine vornehmen. Sie müssen jedem Termin eine Farbe zuordnen. Wenn Sie das geschafft haben, herzlichen Glückwunsch: Sie sind Ihrem persönlichen Kalender ein großes Stück nähergekommen.

Holen Sie Ihr Praxisteam mit ins Boot

Und was gibt es noch bei der Planung zu beachten? Erklären Sie Ihrem Team, warum Ihnen der Kalender und die Zeitzonen wichtig sind. Wenn Ihr Team versteht, warum diese Planung wichtig ist, kann es Sie auch besser unterstützen. Mein Tipp: Vergeben Sie Ihre Termine über das Fernglas. So werden freie Termine direkt in der richtigen Behandlungszone angezeigt. Achtung: Ihre Weiterbehandlungszone hat wahrscheinlich eine Farbe, die sonst kein Termin hat. Diese Termine werden direkt vergeben. Die Warnhinweise können dann ignoriert werden.

Ein Beispiel: Ein Patient war in der Notfallzone zur Trepanation in Ihrer Praxis und benötigt nun möglichst zeitnah einen Termin zur Wurzelbehandlung. Ihre Weiterbehandlungszone hat vielleicht die Farbe Grün und die Wurzelbehandlung vielleicht die Farbe Orange. Über das Fernglas wird Ihnen in der Weiterbehandlungszone nun keinen Termin angezeigt, da die Farben nicht zusammenpassen. Das ist aber gerade das Geniale daran! So bleiben die Termine auch dafür frei. Ihr Rezeptionsteam ist sich aber sicher, dass nächste Woche ein Termin angeboten werden kann. Händisch können Sie die Zonen jederzeit mit Terminen aus anderen Farben vergeben.

Seien Sie hier konsequent in Ihrer Terminplanung. Ihre Zonen werden nicht immer direkt mit dem Wunsch der Patienten zusammenpassen, aber meist ist es doch möglich. Denken Sie mal an andere Fachärzte, da werden bestimmte Untersuchungen oder Behandlungen auch nicht immer und zu jeder Zeit angeboten. Bleiben Sie einfach freundlich und bestimmt. Und für wirklich ganz besondere Patienten haben Sie Ihre VIP-Zone!

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Terminplanung!

 

Gastautorin und Praxismanagerin Mareen Riedel-Venturi

Mareen Riedel-Venturi

Mareen Riedel-Venturi ist gelernte ZFA und Betriebswirtin für zahnärztliche Abrechnung und Praxisorganisation. Mit Ihrer knapp 20-jährigen Berufserfahrung unterstützt sie Zahnarztpraxen getreu dem Motto: „Aus der Praxis für die Praxis!“. Folgen Sie Mareen für weitere Tipps auf Instagram oder vereinbaren Sie ein kostenfreies Kennenlerngespräch.