Die Anforderungen an selbstständige Zahnärzte sind groß: Es gilt nicht nur Patienten zu behandeln und dabei fachlich auf dem neuesten Stand zu sein, sondern gleichzeitig das eigene Unternehmen sicher zu steuern und die Praxisfinanzen jederzeit im Blick zu behalten. Ganz besonders gilt dies nach Praxisübernahme oder -gründung, in expandierenden Praxen sowie mit steigender Praxisgröße und in komplexeren Praxisstrukturen, etwa mit mehreren Partnern, angestellten Zahnärzten, verschiedenen Bereichen oder sogar Standorten. Doch in allen Praxen gilt: Die sich ständig wandelnden externen Rahmenbedingungen erfordern ein schnelles und effizientes Handeln in der Praxis. Wie man die Praxisfinanzen ganz einfach und ohne viel Aufwand jederzeit im Blick behält, zeigt uns in diesem Beitrag Diana Haber, Geschäftsführerin der solvi GmbH.

Stets den Überblick behalten

In diesem Jahr hat die Corona-Pandemie eindrücklich vor Augen geführt, wie wichtig es für die Praxisinhaber ist, ihre eigenen Zahlen jederzeit aktuell abrufen und analysieren zu können. Um den aktuellen Praxiserfolg und die zukünftige Liquiditätsentwicklung einschätzen zu können, sollten sich Praxisinhaber daher regelmäßig mit der Leistungserbringung und den eigenen Finanzkennzahlen beschäftigen. Hierfür werden meist die Leistungsstatistik der Abrechnungssoftware und die sogenannte Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) des Steuerberaters herangezogen. Deutlich eleganter und leichter geht die Sache jedoch mit modernen Tools zur Praxissteuerung von der Hand. Hier werden die Daten der Leistungserbringung, der Finanz- und Lohnbuchhaltung, der Arbeitszeiterfassung und der Materialverwaltung zusammengebracht, um Praxisinhaber und Praxismanagement stets mit aktuellen und aufschlussreichen Kennzahlen zu versorgen.

Der Praxiserfolg laut Finanzbuchhaltung

Viele Praxisinhaber fragen sich, warum sich der angezeigte Gewinn nicht auf ihrem Kontostand widerspiegelt und wo ihr Geld geblieben ist. Um sich diese Frage beantworten zu können, ist es unerlässlich, die Zusammenhänge zwischen steuerlichem Jahresüberschuss und Kontostand zu verstehen. Denn auch wenn die Zahnarztpraxis laut BWA erfolgreich ist, sagt dies nicht unbedingt etwas über die vorhandene Liquidität aus. Gründe dafür sind unter anderem Kostenpositionen der BWA, die für das steuerliche Ergebnis relevant sind, aber keinen Geldabfluss darstellen (z. B. Abschreibungen) sowie andere Geldabflüsse, die erfolgsneutral sind und daher nicht in der BWA auftauchen (z. B. Privatentnahmen). Nur wer die BWA und die Liquiditätsrechnung betrachtet, erhält daher ein vollständiges Bild hinsichtlich des eigenen Praxiserfolges.

Die Leistungserbringung laut Leistungsstatistik

Und wie stehen diese Auswertungen nun und im Zusammenhang mit der Leistungsstatistik? Auch dies ist einfach erklärt: Die Leistungsstatistik zeigt prinzipiell einmal an, wie fleißig in der Praxis Leistungen erbracht wurden. Damit diese sich auf dem Konto niederschlagen, müssen sie aber auch vollständig dokumentiert, abgerechnet und geflossen sein. Folglich ergibt sich zwischen Leistungsstatistik und Erlösen laut BWA immer eine mehr oder weniger große Lücke bedingt durch nicht dokumentierte, nicht abgerechnete oder nicht vereinnahmte Honorarleistungen. Ebenfalls ergeben sich zeitliche Verschiebungen von mehreren Wochen oder gar Monaten, welche sich insbesondere durch die Abrechnungszyklen der KZV, aber auch durch das Zahlverhalten der Patienten ergeben. Von den letztendlich vereinnahmten Honorarerlösen müssen dann auch sämtliche Praxisausgaben getätigt werden. Wie man sieht, korrelieren Praxisleistung, Überschuss und Praxisliquidität daher nur bedingt und vor allem zeitlich versetzt.

Von der Leistungserbringung bis zum Kontostand

Wie sich aus den Ausführungen oben ergibt, bilden die Leistungsstatistik und die Zahlen der Buchhaltung eine ideale Ergänzung, wenn es um die Steuerung des Praxiserfolgs geht. Zum einen kann die Leistungserbringung als Maßstab zur Beurteilung der Geschäftsentwicklung herangezogen werden. Eine hohe Leistungserbringung ist Basis für jeden Erfolg! Zum anderen ist die Leistungserbringung ein führender Indikator, da sich Veränderungen hier sehr früh zeigen, lange bevor sie in der Buchhaltung in Form von Zahlungsflüssen erscheinen.

Um beispielsweise bei einem Umsatzrückgang die Auswirkungen einschätzen zu können, ist es wichtig, dass die Praxisinhaber die Zusammensetzung der Leistungserbringung und die Gründe für den Rückgang kennen. Je nach Art oder Ursache der „Umsatzstörung“ können dann entsprechende Maßnahmen eingeleitet und der Einfluss auf Überschuss und Liquidität errechnet werden. Auf der anderen Seite bilden die Buchhaltung mit dem darin enthaltenen steuerlichen Ergebnis und die Liquiditätsrechnung in gewisser Weise die „wirtschaftliche Realität“ der Praxis ab. Denn auch die schönsten Leistungsstatistiken bringen am Ende wenig, wenn die erbrachten Leistungen nicht vereinnahmt oder davon zu viel wieder ausgegeben wird. Klar ist: Ein leeres Konto birgt letztendlich die größte Gefahr für das Fortbestehen einer Praxis und für das mentale und körperliche Wohlergehen der Inhaber.

Praxissteuerung als Erfolgsmodell

Die Anforderungen an Praxisinhaber sind hoch und scheinen fortlaufend zu steigen. Da ist es erfreulich, wenn man in Teilbereichen Entlastung erfahren kann. In den Teilbereichen Praxissteuerung und Erfolgskontrolle können moderne Softwaretools sowie spezialisierte Beratungen einen wertvollen Beitrag leisten. Lösungen wie das Dampsoft Controlling Cockpit oder die ergänzende Controllinglösung „solvi control“ ermöglichen Praxisinhabern eine einfache und intuitive Analyse der Praxiszahlen von der Leistungserbringung über die Geldflüsse bis zum Kontostand – und das alles von jedem Ort und zu jeder Zeit! Wer sich hierbei lieber unterstützen lässt, dem helfen die Experten der solvi GmbH mit ihrem Ansatz des „Controlling as a Service“. Hierbei bekommen Praxisinhaber einen Rundumservice, bei dem das Team um Diana Haber die Praxiszahlen geordnet und zentral erfasst, auswertet und die wesentlichen Beobachtungen regelmäßig mit Praxisinhabern oder Praxismanagement bespricht.