Urlaub ohne Stress: So planen Zahnarztpraxen richtig

Die Urlaubszeit ist für viele ein Lichtblick im turbulenten Arbeitsalltag – für Inhaber und Manager von Zahnarztpraxen jedoch oft mit zusätzlichem Aufwand verbunden. Damit Sie sich wirklich gut erholen können, ist eine vorausschauende und gut strukturierte Planung notwendig. Hier erfahren Sie, worauf es ankommt – mit praktischen Tipps zum DS-Win und DS4 sowie einer Checkliste.

Verantwortung kennt keine Pause − warum Auszeiten trotzdem wichtig sind

Inhaber oder Manager einer Zahnarztpraxis tragen nicht nur Verantwortung für die Versorgung ihrer Patienten, sondern auch für jeden Mitarbeiter im Team. Erholungszeiten sind für angestellte Arbeitnehmer gesetzlich geregelt, aber auch für jeden Selbstständigen sinnvoll und notwendig, um gesund und leistungsfähig zu bleiben. Gerade, weil für Praxisinhaber das tägliche Arbeitspensum und der Leistungsdruck enorm hoch sind, ist es umso wichtiger, sich gezielt Zeit zur Regeneration zu nehmen. Erholung hilft, den Kopf freizubekommen und fördert die Konzentration, Motivation und Leistungsfähigkeit.

In der Vorbereitung auf eine Auszeit stellen sich viele Fragen: Wer übernimmt die Vertretung? Wer bleibt in der Praxis? Wie stellt man sicher, dass nichts liegen bleibt? Daraus resultieren Aufgaben, die zusätzlich zum Tagesgeschäft erledigt werden wollen. Keine Sorge, wer rechtzeitig plant und Aufgaben verteilt, schafft die Grundlage dafür, dass der Praxisbetrieb läuft – und die Urlauber selbst zur Ruhe kommen!

Vertretung organisieren – Versorgung und Erreichbarkeit sichern

Damit die Patienten weiterhin gut versorgt bleiben, ist es wichtig, rechtzeitig eine Vertretung für die zahnmedizinische Versorgung zu organisieren. Möglich sind kollegiale Vertretungen mit benachbarten Praxen oder interne Vertretungen durch angestellte Zahnärzte. Bei längerer geplanter Abwesenheit sind Absprachen mit der zuständigen KZV notwendig. Wenden Sie sich an Ihre KZV, die ggf. bereits Informationen online bereitstellt, und prüfen Sie rechtliche Vorgaben wie Informations- oder Meldefristen für Abwesenheiten!

Praxisurlaub koordinieren – Engpässe vermeiden

Planen Sie die Urlaubszeiten im Praxisteam frühzeitig – idealerweise mindestens drei Monate, bestenfalls sogar ein Kalenderjahr im Voraus. Bei Mitarbeitenden mit schulpflichtigen Kindern geben die offiziellen Ferienzeiten den Urlaubstakt vor. Mit einer vorausschauenden Planung lassen sich Überschneidungen erkennen sowie Engpässe und mögliche Konflikte im Team vermeiden. Für eine effiziente Praxisplanung ist es sinnvoll, dass eine Mindestbesetzung an der Rezeption und für die Prophylaxe vor Ort bleibt. Für die Terminvereinbarung – unabhängig von Urlaubs- und Öffnungszeiten – sind digitale Tools hilfreich, wie die Online-Terminvergabe im DS4 oder die Online-Terminverwaltung von Dr. Flex in Kombination mit dem DS-Win.

Aufgaben verteilen und Homeoffice sinnvoll nutzen

Auch während der zahnmedizinische Praxisbetrieb ruht, können Aufgaben weiterlaufen. Bereiten Sie rechtzeitig Arbeitspakete für Ihr Team vor, etwa für die Abrechnung oder Verwaltung. Für administrative Tätigkeiten kann auch das Homeoffice eine Lösung sein. Mit unseren Praxisverwaltungslösungen DS-Win und dem cloudfähigen DS4 ist das Arbeiten von zu Hause oder jedem anderen Ort möglich. Achten Sie hier auf klare Regelungen sowie entsprechende Rechte- und Rollenverteilungen für den sicheren Zugang zu den Praxisdaten!

Checkliste zur Urlaubsplanung

3 Monate vorher

✔️ Abstimmung von Urlaubszeiten im Praxisteam
✔️ Klärung interner und externer Vertretung
✔️ ggf. KZV informieren bei längerer Abwesenheit
✔️ Patienten informieren auf der Praxiswebsite und mit Schildern in den Praxisräumen
✔️ Materialbestände prüfen
✔️ Online-Terminverwaltung einrichten

💡 DS-Win-Tipp: Inhalte für To-dos vor oder nach dem Urlaub können Sie unter den Notizen speichern und abarbeiten (F2-Taste bedienen).
Erstellen Sie Aufgaben/Erinnerungen im DS-Win-Org (F5-Taste), z. B. um Zeitschriften- oder Blumen-Abos für die Zeit des Praxisurlaubs pausieren zu lassen.

6 Wochen vorher

✔️ Arbeitspakete zusammenstellen
✔️ Zuständigkeiten festlegen und dokumentieren
✔️ ggf. Homeoffice-Zugänge für die Praxissoftware einrichten

💡 DS-Win-Tipp: Richten Sie im KIM-Client eine Abwesenheitsnotiz für das KIM-Konto ein, damit Kollegen informiert werden, dass die Praxis im Urlaub ist.

1 Woche vorher

✔️ Übergabe durchführen und protokollieren
✔️ Notfallkontakt kommunizieren
✔️ Abwesenheitsnotiz für E-Mails, Anrufbeantworter, etc. einrichten
✔️ Öffnungszeiten im Google-Profil anpassen

💡 DS-Win-Tipp: Legen Sie sich patientenbezogene Aufgaben für die Zeit nach dem Urlaub an, z. B. was muss direkt bei einem bestimmten Patienten erledigt werden. Erstellen Sie dafür in der Kartei oben rechts über dem „O“ eine Pat.bezogene Aufgabe für die F5-Taste.

Gute Vorbereitung schafft Freiräume und sorgt für maximale Erholung

Eine gut geplante Urlaubszeit sorgt dafür, dass Praxisinhaber und Teams wirklich abschalten können. Davon profitiert nicht nur das Praxisteam selbst, auch Ihre Patienten freuen sich über gut erholte und tatkräftige Praxismitarbeiter. Ein strukturierter Urlaubsplan verhindert Unsicherheiten, reduziert Stress und sorgt für klare Verantwortlichkeiten im Team. Starten Sie jetzt mit der Planung Ihrer nächsten Urlaubszeit und sorgen Sie somit für maximale Erholung – und Ihre Praxis läuft trotzdem rund!

Sommer – Urlaub – Zeit für Fortbildung

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