Vorteile Factoring

Lohnt es sich, das Mahn- und Rechnungswesen auszulagern? Wir erklären, was Factoring ist, nennen vier Vorteile von Factoring für Zahnarztpraxen und Patienten und stellen die schlaue Factoring-Lösung für die Praxisverwaltungssoftware DS-Win vor.

Was ist Factoring?

In der Zahnarztpraxis dient Factoring der kurzfristigen Umsatzfinanzierung, verringert administrative Verwaltungsaufgaben und schützt Zahnärzte vor Zahlungsausfällen. Ein Finanzdienstleister, auch Factorer genannt, kauft die Patienten-Rechnungen einer Zahnarztpraxis und lässt sich die Forderungen gegenüber den Patienten abtreten. Damit wird es rechtmäßiger Inhaber der Rechnungen. Der Factorer sorgt für eine schnelle Auszahlung des Honorars an den Zahnarzt und trägt das Risiko der Verzögerung oder des Ausfalls der Zahlung, wenn ein Patient spät oder gar nicht zahlt.

„Factoring bietet Patienten flexible Zahlungsoptionen, entlastet das Arzt-Patientenverhältnis und sorgt für mehr Planungssicherheit. Und: Man hat wieder mehr Zeit, Zahnarzt zu sein.“

Jetzt lesen: Dr. Susanne Scharf im Interview zum Factoring Cockpit

Dr. Susanne Scharf

Vier Vorteile von Factoring für Zahnarztpraxen und Patienten

Passt Factoring zu Ihrer Zahnarztpraxis? Wir nennen vier Vorteile, die das Factoring für Zahnärzte und Patienten mit sich bringt.

1. Liquidität durch den schnellen Ausgleich offener Rechnungen

Dank tagesgenauer Abrechnung und Überweisung sowie Schutz vor Zahlungsausfällen durch den Factorer, profitieren Zahnarztpraxen von kalkulierbaren Einnahmen. Insbesondere für Praxisgründer, die sich noch einen Patientenstamm aufbauen und noch keine hohen Rücklagen aufgebaut haben, sorgt die Zusammenarbeit mit einem Factorer für mehr Sicherheit in der Gründungsphase. Doch auch die Umstellung im laufenden Betrieb lohnt sich, wie Zahnärztin Dr. Susanne Scharf in einem Interview zum Thema Factoring zu berichten weiß.

2. Zeit durch Auslagerung des Mahn- und Rechnungswesens

Das Mahn- und Rechnungswesen geht mit einem nicht unerheblichen Verwaltungsaufwand und Personaleinsatz einher. Durch das Auslagern entfallen bürokratische Aufhaben wie das Kontrollieren, Prüfen und Nachverfolgen von Zahlungen und Erstellen von Tilgungsplänen. Dadurch sparen Praxisteams besonders in Zeiten des Fachkräftemangels wertvolle Ressourcen. Das postalische Versenden von Rechnungen entfällt, genau wie das Nachverfolgen von Zahlungen. Finanzdienstleister wie die BFS health finance GmbH unterstützen Praxisteams bei Erstattungsproblemen mit Krankenkassen oder Beihilfen.

3. Attraktive Ratenzahlungen für Ihre Patienten

Das Auslagern des Mahn- und Rechnungswesens lohnt sich nicht nur für die Praxis, sondern auch für Patienten. Diese profitieren zum Beispiel von flexiblen Finanzierungsmöglichkeiten wie Teil- oder Ratenzahlungen, dank der Patienten beispielsweise einen höherwertigen Zahnersatz wählen können. Konflikte zwischen Zahnarztpraxis und Patient, zum Beispiel bei Zahlungsausfall, werden vermieden und damit das Arzt-Patienten-Verhältnis geschützt.

4. Digitalisierung von Verwaltungsaufgaben

Sofern eine schlaue Schnittstelle zwischen Praxisverwaltungssoftware und Factorer, so wie im Fall des Factoring Cockpit von Dampsoft und der BFS health finance, vorhanden ist, werden Einverständniserklärung und Bonitätsanfragen automatisch in der Patientenakte dokumentiert. Auch Abrechnungen und Rechnungen können digital übermittelt werden. Factoring kann also einen weiteren Schritt in Richtung digitale Zahnarztpraxis darstellen.

So funktioniert Factoring mit BFS health finance und Dampsoft

Zwei Partner, eine Lösung: Mit dem Factoring Cockpit von Dampsoft erhalten Sie alle Vorteile, die Ihnen unser Partnerunternehmen BFS health finance GmbH als Abrechnungsexperte bietet – integriert im DS-Win. Im Video zeigen wir Ihnen, wie es funktioniert und geben einen Einblick in das Factoring Cockpit in Ihrem DS-Win.

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Ihr Kontakt zu uns

Sie interessieren sich für das Factoring Cockpit? Wir beraten Sie gerne. Füllen Sie einfach das folgende Formular aus und wir melden uns bei Ihnen zurück.


An einem Mittwochmorgen waren wir mit Dr. Susanne Scharf per Videocall auf einen Kaffee verabredet. Normalerweise prüft die Zahnärztin an ihrem „Bürotag“ die Rechnungsein- und -ausgänge ihrer Praxis in der Nähe von Frankfurt am Main. Doch seit einiger Zeit hat Dr. Scharf auch am Mittwoch wieder mehr Luft für ihre eigentliche Tätigkeit als Zahnärztin. Warum? Das erzählt sie uns im Interview.

Frau Dr. Scharf, Sie arbeiten daran, den Abrechnungsaufwand in Ihrer Praxis schrittweise zu reduzieren. Welche Maßnahmen haben Sie ergriffen?

Dafür muss ich zunächst erklären, wo wir angefangen haben. Mein Partner und Ehemann Dr. Andreas Lagan und ich haben 2016 eine alteingesessene Praxis übernommen. Damals haben die Helferinnen noch alles in die Papierakten geschrieben. Mit uns kehrte dann Dampsoft in die Praxis ein: Leistungseingaben mussten fortan direkt im Praxisverwaltungssystem gemacht werden. Das war der erste Schritt zur Reduzierung des Verwaltungsaufwands.

Die Abrechnung erledigte ich von Beginn an selbst. So bin ich üblicherweise mittwochs, mein Bürotag, unter anderem mit Rechnungsstellungen beschäftigt. 90 % der Rechnungen wurden bisher bei uns per Post verschickt, das ist nicht nur aufwändig, sondern führte auch zu einer enormen Portokasse. Deshalb haben wir uns 2021 für eine Auslagerung des Mahn- und Rechnungswesens entschieden. Hierbei nutzen wir die Abrechnungslösung Factoring Cockpit von BFS health finance und Dampsoft.

Wie erleichtert Ihnen das Factoring Cockpit den Alltag?

Das Factoring Cockpit ist eine Erweiterung für das DS-Win, mit der wir alle Rechnungen und Zahlungen direkt in der Patientenkartei sehen. Alles ist sehr übersichtlich und schlüssig dargestellt und man braucht sich nicht nochmal irgendwo extra einloggen. Was auch sehr praktisch ist: Man kann, wenn man einen HKP abrechnet, die Laborrechnung direkt im DS-Win als XML einlesen und die wird dann auch übertragen. Außerdem gibt es ein Postfach direkt im DS-Win, mit dem wir uns per Nachricht mit BFS austauschen können.

Infovideo: So funktioniert das Factoring Cockpit für Zahnarztpraxen.

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Wie lief die Umstellung auf eine externe Rechnungsstellung?

Zunächst haben wir unsere Patienten informiert und erklärt, dass wir nicht mehr selbst die Rechnungen stellen. Erst wenn die Patienten eine Einverständniserklärung unterschrieben haben, können wir die Ankaufsvoranfrage stellen. Bevor BFS eine Rechnung von uns „ankauft“, wird zunächst eine Bonitätsprüfung durchgeführt. BFS übernimmt das Abrechnungs- und Mahnwesen. Dank des Ausfallschutzes sind wir auch abgesichert, falls ein Patient mal nicht zahlt.

Eine weitere Hürde war bisweilen auch die Barzahlung. Mit der Umstellung auf BFS haben wir auch ein EC-Gerät angeschafft, das war mir wichtig. Also entweder zahlen die Patienten direkt vor Ort oder bekommen die Rechnung von BFS.

Und wie haben Ihre Patienten reagiert?

Wir hatten beide Reaktionen: Einige fanden es total gut, andere hat es erstmal überfordert. Bei den letzteren Fällen habe ich dann entschieden, den Patienten zu vertrauen und die Abrechnung wie gehabt für sie weiterlaufen zu lassen. Mein Ziel ist es natürlich schon, die Abrechnung so einfach wie möglich zu halten, sodass es ein Selbstläufer wird. Gleichzeitig möchte ich auch flexibel bleiben und im Einzelfall entscheiden können, auch weil es zu unserer Praxisphilosophie passt. Deshalb haben wir momentan noch nicht zu 100 % auf eine externe Rechnungsstellung umgestellt – wir haben eher Weg A und B, den neuen und den alten.

Gab es weitere Herausforderungen, die sich mit der Auslagerung der Abrechnung gelöst haben?

Hauptsächlich sind es die Diskussionen mit den Versicherungen. BFS unterstützt da sehr und hilft uns mit den Begründungen für abgerechnete Leistungen. Wir mussten manchmal mehrfach Begründungen nachreichen, weil die Versicherungen der Patienten diese und jene Leistung nicht übernehmen wollten. Das kostete unheimlich viel Zeit.

…und so lange fließt auch kein Geld.

Genau. Und so kommen wir auch zur zweiten großen Herausforderung: dem Mahnwesen. Es hat mich schon immer gestört, wegen unbeglichener Rechnung bei Patienten anzurufen. Oder dieses Gefühl, wenn man vor einem Patienten sitzt und genau weiß, dass es noch eine offene Rechnung gibt. Dieses Wissen stört einfach das Verhältnis zueinander. Ich möchte nicht, dass meine Behandlung dadurch beeinflusst wird. Das ist für mich ein ganz wichtiger Punkt!

Nutzen Ihre Patienten die Option zur Ratenzahlung?

Grundsätzlich ist die Möglichkeit der Ratenzahlung etwas, was ich den Patienten im Gespräch gerne anbiete. Gerade bei denen, die eine Behandlung dringend nötig haben, aber vor den Kosten zurückscheuen. Ich rate dann immer: Lieber jetzt einmal ordentlich machen und und dann im Zweifel die Rechnung per Ratenzahlung begleichen. Trotzdem wird die Ratenzahlung weniger genutzt, als ich es erwartet hätte. Ich glaube, es liegt daran, dass wir auf dem Land sind und diese Bezahlvariante hier weniger üblich ist. Vielleicht ist dies im städtischen Umfeld eher ein Thema. Ich könnte mir auch vorstellen, dass sich einige Patienten nicht trauen mit mir als Ärztin darüber zu sprechen. Daher finde ich es sehr patientenfreundlich, dass BFS die Ratenzahlung mit der Rechnung anbietet und dies auch direkt mit den Patienten ausmacht.

Spüren Sie jetzt schon die erwartete Entlastung in der Praxis durch die Auslagerung?

Wir sind auf dem richtigen Weg. Aktuell muss ich noch sehr viel kontrollieren. Ich bin aber zuversichtlich, dass die internen Abläufe in Zukunft selbstständiger werden. Mit BFS und dem Factoring Cockpit kommen wir unserem Ziel auf jeden Fall schon viel näher!

…das spricht für das Auslagern des Abrechnungswesens?

Ja, weil dann das Personal dafür nicht vorgehalten werden muss. Und, dass das Mahnwesen professionell betrieben werden kann. Das spricht total dafür!

Würden Sie das Factoring Cockpit einem Kollegen empfehlen?

Auf jeden Fall. Ich selbst habe Factoring von mehreren Kollegen empfohlen bekommen. Gerade für Praxisgründer ist Factoring sehr von Vorteil, da durch die tagesgenaue Abrechnung und Überweisung durch den Dienstleister sofort Einnahmen vorhanden sind. Gerade im ersten Quartal ist es besonders wichtig, Einnahmen außerhalb der KZV zu haben, da diese erst zeitverzögert auszahlt. Außerdem kennt man als Neugründer die Patienten und deren Zahlungsmoral noch nicht. Hier gibt ein Factorer besonders viel Sicherheit. Aber es lohnt sich auch im laufenden Betrieb auf Factoring umzustellen. Es bietet Patienten flexible Zahlungsoptionen, entlastet das Arzt-Patientenverhältnis und sorgt für mehr Planungssicherheit. Und: Man hat wieder mehr Zeit, Zahnarzt zu sein.

Frau Dr. Scharf, wir sagen herzlichen Dank für das Gespräch und für Ihre Zeit!

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