An einem Mittwochmorgen im Juli waren wir mit Dr. Susanne Scharf per Videocall auf einen Kaffee verabredet. Normalerweise prüft die Zahnärztin an ihrem „Bürotag“ die Rechnungsein- und -ausgänge ihrer Praxis in der Nähe von Frankfurt am Main. Doch seit einiger Zeit hat Dr. Scharf auch am Mittwoch wieder mehr Luft für ihre eigentliche Tätigkeit als Zahnärztin. Warum? Das erzählt sie uns im Interview.

Frau Dr. Scharf, Sie arbeiten daran, den Abrechnungsaufwand in Ihrer Praxis schrittweise zu reduzieren. Welche Maßnahmen haben Sie ergriffen?

Dafür muss ich zunächst erklären, wo wir angefangen haben. Mein Partner und Ehemann Dr. Andreas Lagan und ich haben 2016 eine alteingesessene Praxis übernommen. Damals haben die Helferinnen noch alles in die Papierakten geschrieben. Mit uns kehrte dann Dampsoft in die Praxis ein: Leistungseingaben mussten fortan direkt im Praxisverwaltungssystem gemacht werden. Das war der erste Schritt zur Reduzierung des Verwaltungsaufwands.

Die Abrechnung erledigte ich von Beginn an selbst. So bin ich üblicherweise mittwochs, mein Bürotag, unter anderem mit Rechnungsstellungen beschäftigt. 90 % der Rechnungen wurden bisher bei uns per Post verschickt, das ist nicht nur aufwändig, sondern führte auch zu einer enormen Portokasse. Deshalb haben wir uns 2021 für eine Auslagerung des Mahn- und Rechnungswesens entschieden. Hierbei nutzen wir die Abrechnungslösung Factoring Cockpit von BFS health finance und Dampsoft.

Wie erleichtert Ihnen das Factoring Cockpit den Alltag?

Das Factoring Cockpit ist eine Erweiterung für das DS-Win, mit der wir alle Rechnungen und Zahlungen direkt in der Patientenkartei sehen. Alles ist sehr übersichtlich und schlüssig dargestellt und man braucht sich nicht nochmal irgendwo extra einloggen. Was auch sehr praktisch ist: Man kann, wenn man einen HKP abrechnet, die Laborrechnung direkt im DS-Win als XML einlesen und die wird dann auch übertragen. Außerdem gibt es ein Postfach direkt im DS-Win, mit dem wir uns per Nachricht mit BFS austauschen können. Alles sehr angenehm.

Infovideo: So funktioniert das Factoring Cockpit für Zahnarztpraxen.

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Wie lief die Umstellung auf eine externe Rechnungsstellung?

Zunächst haben wir unsere Patienten informiert und erklärt, dass wir nicht mehr selbst die Rechnungen stellen. Erst wenn die Patienten eine Einverständniserklärung unterschrieben haben, können wir die Ankaufsvoranfrage stellen. Bevor BFS eine Rechnung von uns „ankauft“, wird zunächst eine Bonitätsprüfung durchgeführt. BFS übernimmt das Abrechnungs- und Mahnwesen. Dank des Ausfallschutzes sind wir auch abgesichert, falls ein Patient mal nicht zahlt.

Eine weitere Hürde war bisweilen auch die Barzahlung. Mit der Umstellung auf BFS haben wir auch ein EC-Gerät angeschafft, das war mir wichtig. Also entweder zahlen die Patienten direkt vor Ort oder bekommen die Rechnung von BFS.

Und wie haben Ihre Patienten reagiert?

Wir hatten beide Reaktionen: Einige fanden es total gut, andere hat es total überfordert. Bei den letzteren Fällen habe ich dann entschieden, den Patienten zu vertrauen und die Abrechnung wie gehabt für sie weiterlaufen zu lassen. Mein Ziel ist es natürlich schon, die Abrechnung so einfach wie möglich zu halten, sodass es ein Selbstläufer wird. Gleichzeitig möchte ich auch flexibel bleiben und im Einzelfall entscheiden können, auch weil es zu unserer Praxisphilosophie passt. Deshalb haben wir momentan noch nicht zu 100 % auf eine externe Rechnungsstellung umgestellt – wir haben eher Weg A und B, den neuen und den alten.

Gab es weitere Heraufforderungen, die sich mit der Auslagerung der Abrechnung gelöst haben?

Hauptsächlich sind es die Diskussionen mit den Versicherungen. BFS unterstützt da sehr und hilft uns mit den Begründungen für abgerechnete Leistungen. Wir mussten manchmal mehrfach Begründungen nachreichen, weil die Versicherungen der Patienten diese und jene Leistung nicht übernehmen wollten. Das kostete unheimlich viel Zeit.

… und so lange fließt auch kein Geld.

Genau. Und so kommen wir auch zur zweiten großen Herausforderung: dem Mahnwesen. Es hat mich schon immer gestört, wegen unbeglichener Rechnung bei Patienten anzurufen. Oder dieses Gefühl, wenn man vor einem Patienten sitzt und genau weiß, dass es noch eine offene Rechnung gibt. Dieses Wissen stört einfach das Verhältnis zueinander. Ich möchte nicht, dass meine Behandlung dadurch beeinflusst wird. Das ist für mich ein ganz wichtiger Punkt!

Nutzen Sie bzw. Ihre Patienten auch die Option zur Ratenzahlung?

Grundsätzlich ist die Möglichkeit der Ratenzahlung etwas, was ich den Patienten im Gespräch gerne anbiete. Gerade bei denen, die eine Behandlung dringend nötig haben, aber vor den Kosten zurückscheuen. Ich rate dann immer: Lieber jetzt einmal ordentlich machen und und dann im Zweifel die Rechnung per Ratenzahlung begleichen. Trotzdem wird die Ratenzahlung weniger genutzt, als ich es erwartet hätte. Ich glaube, es liegt daran, dass wir auf dem Land sind und diese Bezahlvariante hier weniger üblich ist. Vielleicht ist dies im städtischen Umfeld eher ein Thema. Ich könnte mir auch vorstellen, dass sich einige Patienten nicht trauen mit mir als Ärztin darüber zu sprechen. Daher finde ich es sehr patientenfreundlich, dass BFS die Ratenzahlung mit der Rechnung anbietet und dies auch direkt mit den Patienten ausmacht.

Spüren Sie jetzt schon die erwartete Entlastung in der Praxis durch die Auslagerung?

Wir sind auf dem richtigen Weg. Aktuell muss ich noch sehr viel kontrollieren. Ich bin aber zuversichtlich, dass die internen Abläufe in Zukunft selbstständiger werden. Mit BFS und dem Factoring Cockpit kommen wir unserem Ziel auf jeden Fall schon viel näher!

… das spricht für das Auslagern des Abrechnungswesens?

Ja, weil dann das Personal dafür nicht vorgehalten werden muss. Und, dass das Mahnwesen professionell betrieben werden kann. Das spricht total dafür!

Würden Sie das Factoring Cockpit einem Kollegen empfehlen?

Auf jeden Fall. Ich selbst habe Factoring von mehreren Kollegen empfohlen bekommen. Gerade für Praxisgründer ist Factoring sehr von Vorteil, da durch die tagesgenaue Abrechnung und Überweisung durch den Dienstleister sofort Einnahmen vorhanden sind. Gerade im ersten Quartal ist es besonders wichtig, Einnahmen außerhalb der KZV zu haben, da diese erst zeitverzögert auszahlt. Außerdem kennt man als Neugründer die Patienten und deren Zahlungsmoral noch nicht. Hier gibt ein Factorer besonders viel Sicherheit. Aber es lohnt sich auch im laufenden Betrieb auf Factoring umzustellen. Es bietet Patienten flexible Zahlungsoptionen, entlastet das Arzt-Patientenverhältnis und sorgt für mehr Planungssicherheit. Und: Man hat wieder mehr Zeit, Zahnarzt zu sein.

Frau Dr. Scharf, wir sagen herzlichen Dank für das Gespräch und für Ihre Zeit!