Zahnärztin Dr. Lilly Qualen im Interview zur Praxisgründung

Dr. Lilly Qualen hat mit 26 Jahren den Sprung ins kalte Wasser mit eigener Praxis gewagt. Im Magazin „dentalfresh“ (Oemus Media AG) beantwortet sie regelmäßig Fragen rund um Leben, Lieben und Arbeiten als selbstständige Zahnärztin und Mutter. Lesen Sie hier einen Auszug aus der Ausgabe 4-2022.

Zahnmedizin und Nachhaltigkeit – passt das zusammen?

So richtig passt es für mein Verständnis noch nicht zusammen, auch wenn es zumindest ein paar Bereiche gibt, die Zahnarztpraxen nachhaltiger gestalten können. Wir versuchen an allen Ecken Abfall zu vermeiden, doch allein die verbindlichen Rechtsvorschriften und Richtlinien in Sachen Hygiene machen den Einsatz von Einwegartikeln in nahezu allen Bereichen der täglichen Arbeit unumgänglich.

Von Haus aus bin ich zu einem respektvollen Umgang mit der Umwelt, Lebensmitteln und sämtlichen Ressourcen des täglichen Lebens aufgewachsen. Das liegt auch daran, dass mein Vater aus der Nachkriegsgeneration stammt und somit genau weiß, wie wertvoll alles ist. Das hat er uns so weitergegeben. Zur Wegwerfgeneration habe ich also nie gehört, weshalb mir all der Müll, der täglich in meiner Praxis entsteht […].

War das Thema Nachhaltigkeit bei der Planung deiner Praxis ein Thema?

Ja, das war es tatsächlich. Ich habe beim Bau beispielsweise ausschließlich mit regionalen Gewerken zusammengearbeitet und auf hochwertige, langlebige Baustoffe geachtet. Das ist erst einmal teurer, aber wie sagt man so schön: „Wer billig kauft, kauft zweimal.“ Außerdem geht es hier ums Prinzip, um ein kritisches Umweltbewusstsein genauso wie um soziale Verantwortung.

Das Allermeiste in der Praxis musste ich neu anschaffen. Doch einige Geräte, die seit Jahrzehnten kaum weiterentwickelt wurden und bis heute einwandfrei funktionieren, habe ich bei einem Dentalhandel für Gebrauchtgeräte gekauft. Und was soll ich sagen: Diese Geräte aus zweiter Hand sind nach wie vor bei mir im Einsatz und leisten jeden Tag treue Dienste.

Wie unterstützt dich deine Praxissoftware beim Thema Nachhaltigkeit?

Das Thema Digitalisierung schießt im Gesundheitswesen glücklicherweise gerade durch die Decke. Klar, Karteikarten und Amalgamfüllungen gab es bei mir eh nie. Zettelwirtschaft bleibt dennoch nicht aus. Aufgrund vieler rechtlicher Aspekte werden wir wohl leider nie ganz ohne das typisch deutsche Bürokratie-Papiermonster auskommen. Was wir aber dank der Athena-App von Dampsoft mittlerweile an Papier (und Zeit!) sparen, ist enorm. Die Abläufe werden effizienter und sind rechtskonform. Mit unserem Online-Terminmanagement sparen wir ebenfalls Zeit und halten gleichzeitig mit der immer schneller werdenden und „niemals schlafenden“ Welt Schritt: Unsere Patientinnen und Patienten können sich rund um die Uhr selbst Termine buchen, sogar mitten in der Nacht. Menschen, die voll digitalisiert aufwachsen, erwarten solche Tools auch von einer modernen Praxis.

Das neuartige Elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren für Zahnärzte (EBZ) schien mir anfangs noch unausgereift. Aber da habe ich wirklich falsch gedacht. […]

Quelle: „Nachhaltgkeit in der Praxis, geht das? – Q&A mit Lilly“, Dentalfresh (Oemus Media AG), 18. Jahrgang, Oktober 2022, Seite 16, www.zwp-online.info

Lesen Sie auch „Interview mit Dr. Lilly Qualen: Der beste Zeitpunkt zur Praxisgründung“

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Zahnärztin Dr. Lilly Qualen im Interview zur Praxisgründung

Dr. Lilly Qualen hat mit 26 Jahren den Sprung ins kalte Wasser mit eigener Praxis gewagt. Im Magazin „dentalfresh“ (Oemus Media AG) beantwortet sie regelmäßig Fragen rund um Leben, Lieben und Arbeiten als selbstständige Zahnärztin und Mutter. Lesen Sie hier einen Auszug aus der Ausgabe 3-2022.

Lilly, mit der Erfahrung, die du heute hast: Wann ist der beste Zeitpunkt, um eine Zahnarztpraxis zu gründen?

Die Frage ist genau wie die nach dem idealen Zeitpunkt fürs Kinderkriegen: Es gibt ihn nicht. Das Leben mischt die Karten immer wieder neu, hält Herausforderungen bereit, lässt uns stolpern, wieder aufstehen und dadurch stetig wachsen. Als ich mit 25 Jahren noch in meiner Assistenzzeit und gleichzeitig in der Hochphase der Gründung steckte, kam mir beispielsweise nie der Gedanke, eines Tages mit 22 Kilo und einem kleinen Menschen mehr „auf den Rippen“ am Behandlungsstuhl meiner eigenen Praxis zu stehen.

Ich wusste zwar: Ich will eines Tages Kinder haben. Nur wann – und vor allem wie – das ablaufen würde, darüber habe ich nicht nachgedacht. Es ist nie verkehrt, sich Gedanken über die Ziele der nächsten fünf, zehn oder 15 Jahre zu machen. In welcher Reihenfolge man diese Ziele dann erreichen möchte, spielt eine eher untergeordnete Rolle. Nehmen wir mein Beispiel: Natürlich wäre es bequemer gewesen, erst mal eine Familie mit all den Vorteilen des Mutterschutzes während einer Anstellung zu gründen. Ich bezweifle aber, dass es dann später als Mama von Kindern weniger herausfordernd geworden wäre, eine Praxis zu eröffnen. Wir können nie alles planen, kontrollieren oder Ziele „abarbeiten“. Das Leben spielt nach seinen eigenen Regeln […]

Wie hast du zu deinem persönlichen Workflow in der Praxis gefunden?

Ich bin überzeugt davon, dass wir uns im Leben im stetigen Wandel und Wachstum befinden. Deshalb wird auch unser Workflow in der Praxis ständigen Optimierungen unterzogen. Zu Beginn der Praxisgründung hatten wir wenige Patienten und deshalb viel Zeit für administrative Aufgaben. Damals habe ich das meiste in die eigene Hand genommen. Mittlerweile unterstützt mich mein Team bei fast allem, was rund um die Behandlungen anfällt. Wir nutzen voller Begeisterung das „Orga-Tool“ im DS-Win. Auch das Qualitätsmanagement, sämtliche Wartungen, Validierungen und Hygieneprozesse sind voll automatisiert im Programm integriert. Ohne eine digitale Organisation durch unser Praxisverwaltungssystem wären die stetig steigenden Anforderungen an uns und die Praxis kaum zu bewältigen. Die Software vereint einfach alles, was wir im Praxisalltag brauchen und ist dabei für jeden im Team einfach und strukturiert nutzbar.

Quelle: „Die beste Zeit zu gründen? Ist jetzt! – Q&A mit Lilly“, Dentalfresh (Oemus Media AG), 18. Jahrgang, Oktober 2022, Seite 16, www.zwp-online.info

Lesen Sie auch „Interview mit Dr. Lilly Qualen: Digitalisierung in der Zahnarztpraxis“

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Selbstständig als Zahnarzt arbeiten. Ist das Ihr Traum? Dann können Sie grundsätzlich zwischen drei Wegen zur eigenen Praxis wählen. Die Übernahme ist derzeit – vor Neugründung oder Einstieg in eine bestehende Praxis – die beliebteste Form der Niederlassung. Erfahren Sie von unserem Gastautor und Steuerexperten Prof. Dr. Bischoff, was eine Praxisübernahme ausmacht und worin die Vor- und Nachteile bestehen.

Die klassische Übernahme: Der Praxiskauf

Zurzeit stehen auf dem Zahnärztemarkt in Deutschland sehr viele Praxen zum Verkauf und die Übernahme ist die am meisten verbreitete Niederlassungsform. Eine Praxisübernahme bietet insbesondere den Vorteil, dass alles schon da ist, was ein Neugründer sich sonst mühsam aufbauen muss: Praxisstrukturen, Personal und Patientenstamm. Damit verringert sich das unternehmerische Risiko und es können von Anfang an Einnahmen erwirtschaftet werden.

So der Idealfall. Doch wenn ein Praxisabgeber beispielsweise noch sehr papierlastig arbeitet, die Behandlungseinheiten veraltet sind und die Einrichtung nicht mehr der Zeit entspricht, können sich die vorgenannten Vorteile schnell ins Gegenteil umkehren. Dann besteht die Kunst darin, das rechte finanzielle Maß bei den Investitionen in Technik und Praxiseinrichtungen zu finden, um die Praxis profitabel weiterführen zu können.

Auch bei der Finanzierung bietet die Übernahme Vorteile gegenüber einer Neugründung. Denn das durchschnittliche Finanzierungsvolumen fällt meist geringer aus. Außerdem liegen der Bank Einnahmen- und Kostenstruktur der zu übernehmenden Praxis vor, so dass sie die zu erwartende Ertrags- und Tilgungsfähigkeit Ihrer Praxis viel besser einschätzen kann.

Ein niedriger Kaufpreis allein sollte aber nie ausschlaggebend für Ihre Kaufentscheidung sein, denn nicht selten entpuppt sich das vermeintliche Schnäppchen als Problempraxis. Oft sind bei solchen Praxen die Behandlungsräume ungünstig geschnitten oder das zu übernehmende Personal erweist sich als nicht besonders leistungsfähig. Auch kann das Patientenpotenzial sich als zu gering erweisen oder die Konkurrenzsituation in der Umgebung ist erdrückend. Der günstige Preis beruht dann auf einer unterdurchschnittlichen Ertragslage; das Entwicklungspotenzial ist also gering.

Tipp: Hinterfragen Sie die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) des Praxisabgebers kritisch!

Als Übernehmer gehen Sie mit anderen finanziellen und persönlichen Voraussetzungen als der Abgeber an den Praxiskauf heran. Eine identische Weiterführung der übernommenen Praxis ist unwahrscheinlich. Finden Sie heraus, welche Chancen und Risiken die Zahlen aus der BWA für Sie bieten. Stellen Sie sich hierfür folgende Fragen:

  • Lässt sich der Patientenstamm weitgehend übernehmen?
  • Kann das Honorarniveau des Abgebers auch vom Übernehmer zumindest aufrechterhalten werden?
  • Hat der Übernehmer die gleiche Qualifikation wie der Abgeber?
  • Ändern sich die Personalkosten, weil zum Beispiel Familienangehörige zu unangemessenen Konditionen Arbeiten übernommen haben?
  • Ändern sich Miete und Mietnebenkosten?

Abschreibungen und Zinsen für die Finanzierung des Kaufpreises und der neuen Technik erhöhen die Kosten in jedem Fall!

Denken Sie daran, dass durch Zins und Tilgung des Gründerkredits weniger auf Ihrem Konto bleibt als beim Vorgänger.

Die sanfte Übernahme: Der Einstieg in eine bestehende Praxis

Eine alternative Gründungsform ist der Einstieg in die etablierte Praxis eines erfahrenen Kollegen, der noch einige Zeit beruflich tätig sein, aber den zeitlichen Umfang seiner Arbeit reduzieren möchten.

Wollen Sie Selbständigkeit und Familie optimal miteinander verbinden, könnte die Gründung einer Berufsausübungsgemeinschaft mit diesem Kollegen die Lösung sein. Sie zahlen dann entweder den Wert der halben Praxis als Kaufpreis oder legen das Geld in die Praxis für Investitionen in neue Technik ein. Die Gestaltungsmöglichkeiten sind flexibel.

Für Sie ist das ein guter Weg, um in bewährten Praxisstrukturen allmählich in die Selbstständigkeit hineinzuwachsen und gleichzeitig Beruf und Familie zu verbinden, solange die Kinder klein sind. Ganz entscheidend bei diesem Modell: Die Chemie muss stimmen!

Für Visionäre: Die Neugründung

Wer ein innovatives Konzept umsetzen will oder eine starke Spezialisierung anstrebt, hat meist konkrete Vorstellungen zum Workflow, zur notwendigen Ausstattung, zur Patientenstruktur und wie die Praxisräume aussehen sollen. Da bringt es meist wenig, eine konventionelle Praxis zu übernehmen.

Welchen Weg schlagen Sie ein?

Die Wege zur eigenen Praxis sind so unterschiedlich wie die Gründerpersönlichkeiten selbst und deren beruflichen wie privaten Bedingungen. Unsere Checkliste für Praxisgründer liefert hierfür eine nützliche Starthilfe. Nutzen Sie hochwertige Informationsangebote wie die kostenlose Webinarreihe „Praxiswissen für Gründer“ von den Experten von Prof. Dr. Bischoff & Partner und stellen Sie Ihre Fragen.

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Gastautor und Steuerexperte Prof. Dr. Bischoff

Professor Dr. Johannes Georg Bischoff ist geschäftsführender Mehrheitsgesellschafter der Unternehmensgruppe Prof. Dr. Bischoff & Partner. Er lehrte Controlling an der Bergischen Universität Wuppertal. Mit 140 Mitarbeitenden betreut das Unternehmen bundesweit mehr als 1.000 Zahnarztpraxen, Z-MVZ und Klinken in steuerlichen, wirtschaftlichen und rechtlichen Fragen. Der in Ludwigshafen geborene Steuerberater lebt mit seiner Familie in Bergisch Gladbach und hat vier Kinder.

Wir fühlen Praxisgründern auf den Zahn und fragen nach, welchen Herausforderungen sie sich stellen müssen. Mit dem Gründer-Duo und Ehepaar Dr. Susanne Scharf und Dr. Andreas Lagan sprachen wir über ihre Erfahrungen, die sie bei der Übernahme einer etablierten Zahnarztpraxis machten. Was waren entscheidende Kriterien, wie ist der Übergang für Personal und Patienten gelungen und wann wird die übernommene zur eigenen Praxis – erfahren Sie alles im Interview!

War die Praxisübernahme eine bewusste Entscheidung oder hat es sich so ergeben?

Dr. Andreas Lagan: Wir hatten schon während des Zahnmedizinstudiums Kontakt zu einem Dentaldepot. Mit dem Berater haben wir uns direkt nach dem Examen zusammengesetzt. Wir konnten ihm damals schon sehr genau sagen, was unsere Pläne sind: Vier Zimmer, zwei Behandler. Das war 2009 und 2015 hat er uns angerufen und gesagt, dass er in der Region, wo wir suchten, eine Praxis gefunden hätte. Dann haben wir uns mit den Inhabern – auch ein Ehepaar – getroffen und es war ein Volltreffer. Für uns war das eine selbsterfüllende Prophezeiung: Wir haben immer gesagt, was wir uns wünschen, in genau der Region, etwas für uns beide. Ein bisschen Schicksal, ein bisschen Zufall. Mit unserem Depot haben wir dann auch die Räumlichkeiten modernisiert. Es war eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten. Von vorne bis hinten hat alles extrem gut gepasst.

Dr. Susanne Scharf: Wir haben auch über eine Neugründung nachgedacht, aber eigentlich war es immer unser Wunsch, dass wir eine Zahnarztpraxis übernehmen. Der Zeitpunkt für die Gründung war nicht so optimal, weil wir gerade unser erstes Kind bekommen haben. Aber die Eckdaten bei dem Angebot stimmten halt perfekt: Standort, Räumlichkeiten und Größe waren ideal. Wir mussten einfach zugreifen, sonst hätte sie jemand anderes genommen.

Dr. Andreas Lagan: Es gibt nie ein perfektes Timing, weder für Kinder noch für die Praxisgründung. Wenn du auf das perfekte Timing wartest, dann verpasst du dein Leben. Wenn wir uns hierfür nicht entschieden hätten, dann hätten wir neu gründen müssen und dann wäre das ein ganz anderes Abenteuer geworden. Hier hatten wir das Glück, dass die Praxis von Tag eins an voll bestellt war. Die allermeisten Patienten unserer Vorgänger sind bei uns geblieben. Ich hatte vor der Eröffnung einen Monat „Vaterzeit“. Alle Termine mit unserem Steuerberater, der Bank und dem Depot, haben wir mit Baby auf dem Arm gemacht.

Was war Ihnen wichtig vor der Übernahme?

Dr. Andreas Lagan: Wir wissen immer ganz schnell, was wir nicht wollen. Da kann man schon viel von vornherein ausschließen. Wir wussten, wir wollen uns spezialisieren, wir wollen es zusammen machen und, dass wir unsere Kinder lieber auf dem Land als in der Stadt aufwachsen sehen wollen.

Dr. Susanne Scharf: Wir haben beide in Frankfurt am Main studiert, aber wollten uns dort nicht niederlassen, sondern haben eher im Umland geschaut. Erst haben wir nördlich von Frankfurt als angestellte Zahnärzte gearbeitet. Wir hatten auch geguckt, ob wir da wohnen können, aber das war schwierig. Der Suchradius wurde immer größer. Und dann sind wir in den Süden von Frankfurt – meine alte Heimat – gezogen. Deswegen war es ein großes Glück, dass wir so wohnortnah eine Praxis zur Übernahme gefunden haben.

Dr. Andreas Lagan: Ich bin früher unzählige Kilometer und Stunden zwischen Arbeits- und Wohnort gependelt. Deswegen musste ich bei dem Angebot zur Praxisübernahme gar nicht lange überlegen: Vier Kilometer Anfahrtsweg zur Arbeit. Besser geht es nicht. Und dazu: Vier Behandlungszimmer für uns zwei Behandler. Dazu Parkplätze, ein weiteres Zimmer zum Ausbauen, in einem Ärztehaus. Und nochmal: der Fahrtweg von acht Minuten, das war unschlagbar. Übernahme und Ärztehaus, das waren für uns alles Zeichen für Sicherheit.

Was haben Sie vom Vorgänger übernommen? Gab es eine Übergangszeit?

Dr. Andreas Lagan: Es gab fast keine Übergangszeit. Ab der Schlüsselübergabe hatten wir drei Wochen Zeit bis zu unserem ersten Arbeitstag. In der Zeit hatten die Mitarbeiterinnen Urlaub und wir haben mit unseren Handwerkern alles modernisiert. Wir haben viele Netzwerkkabel verlegt, denn die Praxis war bis dahin fast ausschließlich ohne Computer ausgestattet. Lediglich für die Abrechnung gab es ein Laptop.

Dr. Susanne Scharf: Und viele Papierakten!

Dr. Andreas Lagan: Und ein großes Terminbuch aus Papier. Analoges Röntgen. Wir haben gesagt, gewisse Dinge müssen sofort verändert werden. Die Optik der Praxis und die Digitalisierung. Das haben wir in den drei Wochen komplett gemacht. Dann kamen die Mitarbeiterinnen aus dem Urlaub und alles war anders.

Das Personal haben Sie also übernommen?

Dr. Susanne Scharf: Ja, das ist gesetzlich geregelt, dass die bestehenden Arbeitsverträge übernommen werden. Wir haben den Betriebsübergang im Vorfeld mit den Vorbesitzern sorgfältig vorbereitet. Es war keine rein finanzielle Angelegenheit, sondern wir haben den Wechsel hinsichtlich des Personals und der Patienten gemeinsam geplant. Wir haben zusammen überlegt, wie das harmonisch und geregelt abläuft. Wie die Vorgänger uns den Weg geebnet haben – das war ein sehr großes Geschenk. Unsere Vorgänger haben jedem ihrer Patienten einen Flyer mit einem Foto von uns in die Hand gegeben, mit der herzlichen Empfehlung, dass sie sich von uns weiter behandeln lassen können. Bis heute sprechen uns Patienten auf das Foto an. Diese persönliche und familiäre Atmosphäre leben wir bis heute in unserer Praxis.

Wie verlief der Wandel von der analogen zur digitalen Praxis?

Dr. Susanne Scharf: Vor uns gab es einen Laptop mit einer Praxissoftware allein zur Abrechnung, die hatten wir mit übernommen, weil die Mitarbeiterinnen damit schon gearbeitet haben. Ein halbes Jahr später sind wir zu Dampsoft gewechselt. Die Erneuerungen in der Praxis haben wir Schritt für Schritt gemacht. Unsere Mitarbeiterinnen haben an dem Modernisierungsprozess der Praxis mitgewirkt. Da das DS-Win sehr intuitiv funktioniert, verlief der Softwarewechsel auch recht schnell und unkompliziert. Auch der Wechsel von Papier- auf digitale Patientenakten war leicht. Alle waren froh, dass das auch viel Erleichterung bei der täglichen Arbeit mit sich gebracht hat. Und jetzt mit Athena ging es auch wieder sehr schnell, dass sich das neue Tool gut etabliert hat. Unsere Mitarbeiter schätzen den Mehrwert.

Wann setzt das Gefühl ein, das ist meine bzw. unsere Praxis?

Dr. Susanne Scharf: Das war schon unsere Praxis von Anfang an. Für unseren Vorgänger war es in Ordnung zu gehen. Man hat oft gemerkt, dass sich die Patienten an die besonderen Eigenheiten der alten Praxis gewöhnt hatten. Da ging es um Behandlungskonzepte, aber auch um die Abrechnung. In einer neu gegründeten Praxis hast du solche Diskussionen nicht. Aber du hast auch keinen Patientenstamm, den du quasi mit der Praxis übernimmst.

Was würden Sie Ihren Kollegen zur Existenzgründung empfehlen?

Dr. Susanne Scharf: Das Recruiting, also die Personalsuche, würde ich schon vor der Gründung starten. Und mehr betriebswirtschaftliche Kurse vorher besuchen.

Dr. Andreas Lagan: Nicht blauäugig an die Praxisfinanzen rangehen!

Dr. Susanne Scharf: Ich mache jetzt nochmal einen BWL-Kurs, weil ich mich da noch sicherer fühlen möchte.

Dr. Andreas Lagan: Wenn ich jüngere Kollegen sehe, sage ich: Macht euch selbstständig, das klappt auf jeden Fall, aber unterschätzt nicht, wie viel Blut, Schweiß und Tränen es kostet! Eine Praxis ist sehr zeit- und kräfteintensiv. Man muss bereit sein, 50 bis 60 Stunden zu arbeiten und aufzustehen, auch wenn man müde ist. Entweder du machst es oder keiner.

Dr. Susanne Scharf: Wenn ich mir was wünschen dürfte, dann hätten wir in unserer Ehe noch eine dritte Person, die BWLer ist und die Praxis managt [lacht]. Die meisten Zahnärzte gehen in die Selbstständigkeit, weil sie die Patienten nach ihrer Art und Weise behandeln möchten und weil sie ihr eigener Chef sein wollen. Aber es gibt eben auch noch viele andere Aufgaben, um die du dich auch kümmern musst. Das muss einem klar sein. Leider werden im Zahnmedizinstudium kaum bis keine Inhalte zu betriebswirtschaftlichen Aspekten vermittelt. Das macht jedoch einen großen Teil der Praxis aus. Deswegen bilde ich mich da jetzt gezielt weiter. Das Wissen hilft uns in der eigenen Praxis und bringt uns noch mehr Sicherheit – und wer weiß, auch noch weiter voran.

Dafür wünschen wir Ihnen viel Erfolg und danken herzlich für das Gespräch!

Dr. Susanne Scharf und Dr. Andreas Lagan haben sich beim Zahnmedizinstudium in Frankfurt am Main kennen- und lieben gelernt. 2016 sagten sie nochmal Ja zur gemeinsamen Übernahme einer Zahnarztpraxis in Hessen. Erfahren Sie noch mehr in einem weiteren Interview!

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Zahnärztin Dr. Lilly Qualen im Interview zur Praxisgründung

Wir fühlen Praxisgründern auf den Zahn und fragen nach, womit sie sich auseinandersetzen müssen. Mit der Zahnärztin und Influencerin Dr. Lilly Qualen sprachen wir über Praxismarketing, wie sie Patienten für ihre Praxis gewinnt, ihre Aktivitäten auf Instagram und vieles mehr.

Dr. Qualen, Sie haben 2018 eine neue Zahnarztpraxis in Niendorf an der Ostsee gegründet. Es gab also keinen bestehenden Patientenstamm. Wie haben Sie vor der Eröffnung auf Ihre Praxis aufmerksam gemacht – wie haben Patienten zu Ihnen in die Praxis gefunden?

Zuerst habe ich eine klassische Annonce im regionalen Anzeigenblatt geschaltet. Und wir hatten noch einen Beitrag in einem Stadtmagazin mit Teamfoto, um uns vorzustellen. Einen Monat vor Eröffnung haben wir am Gebäude ein Banner aufgehängt, auf dem wir Terminvereinbarungen angeboten haben. Wir haben die Hotels in der Region und ein Mutter-Kind-Heim angesprochen: „Wenn bei Ihnen mal ein Urlauber Schmerzen hat, sind wir gerne da.” Das war so ein bisschen der Startschuss. Bis heute kommen viele Urlauber und die Patienten aus dem Mutter-Kind-Heim. Diese Verbindungen sind bis heute geblieben.

Wie kommen heute neue Patienten zu Ihnen? Wie wichtig sind Google und Arzt-Patienten-Portale für Sie?

Für mich waren diese Portale eher negativ behaftet. Ich kannte sie aus den Schlagzeilen, wenn Kollegen gegen schlechte Bewertungen geklagt hatten. Das sorgte bei mir für Bauchschmerzen und ich dachte, am liebsten würde ich da gar nicht erscheinen. Auf der anderen Seite merkte ich aber schnell, dass positive Bewertungen viel bringen. Es kommen immer wieder Patienten, die sagen, sie hätten die Bewertungen gelesen und sind deshalb zu uns in die Praxis gekommen.

Google hat den Vorteil, dass es der schnellste Weg für die meisten Menschen ist, um einen Zahnarzt zu finden. Uns haben die vielen Bewertungen im Ranking relativ schnell nach oben gebracht, sodass wir nicht mehr die unsichtbare neue Praxis waren. Insofern ist das schon ein wichtiges Tool für das Praxismarketing, um auf unsere Praxis aufmerksam zu machen.

Wichtig ist: Man sollte sich um eine schöne Homepage mit vielen Fotos kümmern. Fotos sind wichtig, weil sich um die 90 Prozent der Websitebesucher erst mal das Team anschaut. Die Menschen machen sich hier ein Bild von der Praxis und dem Team.

Wie bemühen Sie sich um bestehende Patienten?

Neben unserem festen Patientenstamm haben wir hier viele „Bestandsurlauber“. Die machen hier in Timmendorf und Umgebung regelmäßig Urlaub und kommen auch jedes Mal zur Kontrolle und Zahnreinigung. Alle profitieren von der Online-Terminvereinbarung, weil sie außerhalb der Sprechzeiten funktioniert, entspannt ist und dadurch auch mal ein frei gewordener Termin schnell gebucht werden kann. Natürlich machen wir nach wie vor viele Termine per Telefon aus, da nicht jedes Anliegen online gebucht werden kann. Doch für viele Leistungen funktioniert es wirklich gut.

Wie machen Sie Patienten auf die Online-Terminvereinbarung und neue Leistungen aufmerksam?

Wir haben einen Aufsteller im Wartezimmer und weisen in unseren E-Mails und Briefen darauf hin, dass die Patienten ihre jährliche Kontrolle direkt online buchen können. Über neue Leistungen wie Bleaching oder Lachgassedierung informieren wir auch über Social Media. Mir war anfangs nicht bewusst, wie gut man über Kanäle wie Instagram Patienten erreichen kann. Aber dann habe ich andere Zahnarztseiten entdeckt und dachte, das können wir auch mal machen. Seitdem ich weiß, dass uns viele unserer Patienten jeden Alters auf Social Media folgen, nutzen wir das natürlich auch. Heute ist Instagram ein gutes Tool für uns, um neue Leistungen tagesaktuell darzustellen. Ansonsten arbeiten wir gerade an unserem „Wartezimmer-TV“. Das wird ein Video, in dem wir uns als Team und unsere Leistungen vorstellen.

Bei Instagram haben Sie mehr als 5.000 Follower. Hätten Sie gedacht, dass das als Marketingtool so gut funktioniert?

Nein, es hat ein Jahr gedauert, bis wir überhaupt damit angefangen haben. Aber dann ging es plötzlich ziemlich schnell mit den Followern. Auf unserem Aufsteller im Wartezimmer steht: „Folgen Sie uns bei Instagram und Facebook. Oder schreiben Sie uns eine Bewertung.“ Darauf reagieren die Leute, also kann ich sagen: Kleine Aufsteller können eine große Wirkung haben. Einmal fragte ein Patient: „Folgen Ihnen denn überhaupt Patienten?“ Darauf sagte ich: „Naja, Sie folgen uns doch auch!” Aber es stimmt auch, dass der viele unserer Follower auch Zahnärzte und Zahnarzthelfer sind. Instagram ist für mich selbst besonders wegen des kollegialen Austausches interessant. Ich habe hier auch viele Freunde gefunden, die ich jetzt bei Fortbildungen endlich alle mal live kennenlerne. Für unsere Patienten bringt es neue Infos und den wichtigen Wert, dass wir nahbar sind.

Haben Sie ein Konzept für Ihr Praxismarketing oder machen Sie das eher aus dem Bauch heraus?

Anfangs hatte ich mir ein Konzept für meinen Instagram-Channel überlegt, mit schönen Bildern vom Fotografen. Aber dann habe ich gemerkt, dass das gar nicht so ankommt wie ich es mir gewünscht hatte. Auf der Website sind Struktur, abgestimmte Farben und professionelle Bilder wichtig, doch bei Social Media ist ein anderer Wert noch wichtiger: Authentizität. Beim Anblick meiner superschicken Instagram-Seite dachte ich dann aber: „Das ist irgendwie unecht – und das bin ich auch nicht.“ Also postete ich spontan ein Bild aus dem Urlaub, am Pool und mit herausgestreckter Zunge und einem persönlichen Text. Und zack – brachte das Bild unheimlich viele Likes. Ab diesem Zeitpunkt habe ich aufgehört, mir einen zu großen Plan zu machen. Natürlich sollen die Bilder weiterhin ansprechend sein, aber es gibt nicht nur Zahnmedizinbilder, sondern auch welche von mir, dem Team oder ganz spontane Geschichten. Unsere Follower freuen sich auch wirklich ernsthaft und kommentieren Bilder, was mir dann wiederum Freude macht. Mir geht es darum zu zeigen, wer ich bin – als Praxisinhaberin, Mama, Chefin und Zahnärztin.

Was würden Sie anderen Gründern raten: Was sind die Do’s und Don’ts in Sachen Praxismarketing?

Um Alt und Jung anzusprechen, sollte man auf verschiedene Medien setzen. Klassische Zeitungsannoncen sind super. Mit Social Media würde ich im Rückblick früher beginnen. Das sehe ich jetzt auch bei Kollegen, die ihre Follower bei allen Schritten vor der Praxiseröffnung mitnehmen. Da fiebert man richtig mit. Social Media ist auch für die Mitarbeitergewinnung spannend. Wir haben einige Mitarbeiter bei Instagram gefunden, auch meine angestellte Zahnärztin.

Am Ende ist das beste Marketing aber die persönliche Empfehlung von zufriedenen Patienten. Wenn das dann noch besonders tolle Patienten sind, bringen sie meistens auch weitere tolle Patienten. Das ist die Basis, auf der ein Patientenstamm nachhaltig wachsen kann.

Frau Dr. Qualen, herzlichen Dank für das Gespräch und Ihre Zeit!

Dr. Lilly Qualen ist Zahnärztin aus Niendorf an der Ostsee. Direkt nach ihrer Assistenzzeit ergriff sie die Gelegenheit, sich selbstständig zu machen. Seitdem arbeitet sie in ihrer eigenen Zahnarztpraxis mit dem selben Herzblut wie am ersten Tag. Erfahren Sie mehr über Dr. Lilly Qualen und ihren spannenden Weg in einem weiteren Interview!

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Lilly, welche Rolle hat die Digitalisierung bei deiner Gründung gespielt?

Tatsächlich eine große! Zahnarztpraxen werden immer digitaler. Genauso, wie jeder andere Lebensbereich: Wir sind online vernetzt und können immer in Kontakt bleiben, egal, wo wir uns auf der Welt befinden. Alles, was wir dazu brauchen, ist ein Smartphone. Gleichzeitig können wir Fotos machen, von denen wir vor 20 Jahren nur hätten träumen können. In meiner Zahnarztpraxis bedeutet „Digitalisierung“ digitales Röntgen, digitale Patientenkartei und Online-Abrechnung. Das ist mittlerweile eine Selbstverständlichkeit. Patienten können online Termine buchen und per E-Mail an die halbjährliche Kontrolle erinnert werden – alles vollautomatisch und voll praktisch! Die digitale Welt erleichtert unseren Praxisalltag ungemein. Eine Praxisverwaltungssoftware, die mit der Zeit geht, durfte deshalb schon bei meiner Praxisgründung nicht fehlen. Allein die digitale Speicherung aller Hygieneprozesse, das gesamte Qualitätsmanagement, das digitale Terminbuch – nichts davon ist bei uns wegzudenken. Aber auch wenn alles immer digitaler wird, bleibt eines für immer analog: der Umgang mit den Menschen in unserer Praxis – die Behandlung unserer Patienten und die Zusammenarbeit meines Teams. Das ist auch gut so, denn wenn eins nicht durch die Digitalisierung in einer Zahnarztpraxis zu ersetzen ist, dann ist es die Menschlichkeit […]

Was erwartest du in Zukunft von der Digitalisierung in der Zahnarztpraxis?

Von der digitalen Zukunft erwarte ich vor allem Stabilität und Zuverlässigkeit. Die größte Angst in der digitalen Welt ist und bleibt der Verlust hochsensibler Daten durch irgendwelche Sicherheitslücken. Ich möchte immer dafür einstehen können, dass unsere Patienten nicht nur medizinisch, sondern auch in puncto Datenschutz in den besten und sichersten Händen sind. Dabei helfen uns bis heute IT-Firmen, die mit all ihrem Know-how und Können Lösungen entwickeln, die uns als Zahnmediziner zur Seite stehen.

(Quelle: „Mit Affenzahn auf der Datenautobahn? − Q&A mit Lilly“, Dentalfresh (Oemus Media AG), 18. Jahrgang, Juni 2022, Seite 24, www.zwp-online.info)

Lesen Sie auch „Interview mit Dr. Lilly Qualen über Zukunftsgedanken“!

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Marketing

Praxisgründer sollten sich besser früher als später mit dem Thema „Praxismarketing und -kommunikation“ befassen. Das fordert nicht nur die finanzierende Bank im Rahmen des Businessplans, sondern auch die Gegebenheiten auf dem Dentalmarkt. Unser Gastautor und Marketingexperte Dr. Sebastian Schulz (ieQ-health GmbH & Co. KG) nennt die sechs wichtigsten Gründe und empfiehlt, die Praxiskommunikation von Anfang an zu professionalisieren.

1. Der Verdrängungswettbewerb nimmt zu

Auch wenn der Wettbewerb für die Zahnarztpraxen je nach Standort und Schwerpunkt unterschiedlich stark zu spüren ist, nimmt er insgesamt doch merklich zu. Dazu tragen die Niederlassungsfreiheit und die nach wie vor sehr guten Verdienstmöglichkeiten im Dentalmarkt entschieden bei. Der Gesetzgeber unterstützt diese Entwicklung seit Jahren, in dem z. B. rechtliche Hürden für Marketing und Werbung zu großen Teilen bereits gefallen sind. Das Heilmittelwerbegesetzt (HWG) ist neben anderen Vorschriften maßgebend für das, was im Praxismarketing erlaubt ist. Es wurde bereits vor Jahren spürbar gelockert. Vorher-Nachher-Bilder von Patienten oder Empfehlungen sind seitdem in gewissen rechtlichen Grenzen erlaubt. Nutzen Sie dies für Ihre Patientenkommunikation!

2. Patienten haben ein höheres Informationsbedürfnis als früher

Sie kennen das: Sobald Sie selbst von einem Thema betroffen sind, informieren Sie sich darüber im Detail. Das wird Ihnen vielleicht genau in diesem Moment so gehen, da Sie sich mit Ihrer Praxisgründung und allen damit verbundenen Herausforderungen beschäftigen. Genau so geht es Ihrem Patienten, wenn er oder sie vor einer Auswahl- oder Therapie-Entscheidung steht. Und da die Krankenkasse bekanntermaßen nicht alles übernimmt, die eigene Betroffenheit und der Respekt vor einer Behandlung ohnehin bleiben, werden in der Folge Informationen gesammelt, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können. Gleichzeitig ist die Recherche durch das Internet noch nie so schnell, umfassend und unkompliziert möglich gewesen wie heute. Hier müssen Praxen aktiv werden, um die Informationsbedürfnisse der Patienten im eigenen Interesse proaktiv zu bedienen. Das ist eine ureigene Aufgabe des Praxismarketings.

3. Die Anspruchshaltung an die Kommunikation hat sich verändert

Patienten können die Kernleistung – das Primärbedürfnis nach Leistungs- und Ergebnisqualität – einer Zahnarztpraxis mangels eigener Qualifikation in den meisten Fällen nicht beurteilen. Es wird vorausgesetzt, aufgrund von Studium und Approbation, dass der behandelnde Zahnarzt die betreffende zahnmedizinische Leistung erbringen kann. Was aber kann der Patient beurteilen? Alle Ersatzassoziationen wie z. B. die Praxisräume, die Stimmung, der Kaffee im Wartezimmer, die erlebte Hygiene und – nicht zuletzt – die Kommunikation von der Website bis hin zum „Kümmern“ und zur Beratung durch das Praxisteam.

An diese Kommunikation stellen wir alle aufgrund unserer erworbenen Medienkompetenz, unserer Erfahrung aus anderen Branchen wie dem Handel und den rasanten Entwicklungen im Medienbereich viel höhere Ansprüche als früher: So beispielswese an die Auffindbarkeit, ans Design, an Technik und Nutzerfreundlichkeit. Vor allem immer dann, wenn es um hochqualitative Produkte und Dienstleistungen geht, „die ihren Preis haben“. Hier kommt das Praxismarketing ins Spiel, um die Anspruchs- und Erwartungshaltung der interessierten Patienten bestmöglich zu adressieren und auszusteuern.

4. Es geht um den eigenen Platz bei der Verdrängung von Konsumbedürfnissen

Neben der Verdrängung auf Ebene der Praxen gibt es noch eine weitere Verdrängung auf Ebene von uns allen: Jeder von uns hat seine ganz eigenen Konsumbedürfnisse mit unterschiedlichen Gewichtungen. Fakt ist: Wir können unser Haushaltsnettoeinkommen nur einmal ausgeben und tun dies entlang der Gewichtung unserer Konsumbedürfnisse und -gewohnheiten. Kurz gesagt: Konkurriert die höherwertige zahnmedizinische Dienstleistung, bei der ich selbst Geld zuzahlen muss und vor der ich Respekt habe (siehe Grund 2) mit anderen „teuren“ Ausgaben wie für den Urlaub oder das neue Auto, dann sind diese aus Sicht des Patienten deutlich angenehmer und aussichtsreicher. Zumal die Kommunikation in den genannten Beispielen meist hochprofessionell ist. Hier ist erneut das Praxismarketing gefragt, um den Patienten von den positiven Aspekten zu überzeugen.

5. Qualität ist das Positionierungsmerkmal

Wir haben bereits festgestellt, dass die Patienten den Kern der Dienstleistung, die zahnmedizinische Leistungs- und Ergebnisqualität, meist nicht vollumfänglich beurteilen können (siehe Grund 3) – die sogenannten Ersatzassoziationen aber sehr wohl. Umso wichtiger wird es, bevor die ersten Praxismedien aufgebaut werden, sich über die eigene Praxisphilosophie und die damit verbundenen Positionierungsmerkmale ganz klar zu werden. Diese können in ganz unterschiedlichen Bereichen liegen und sollten anfänglich gemeinsam mit einem Experten erarbeitet werden. In der Folge werden diese Merkmale in Layout und Text überführt um den Patienten – über die Ersatzassoziationen – die Qualität der Leistungen deutlich zu machen. Die beurteilbaren Ersatzassoziationen übertragen quasi das Wahrnehmen auf die Kernleistung. Dabei sollte auf Authentizität geachtet werden, denn wird auf der Homepage etwas versprochen, das vor Ort in der Praxis nicht oder nur unzureichend eingehalten wird, erzeugt das Unzufriedenheit beim Patienten.

6. Die Dynamik in der Medienwelt war noch nie so groß wie heute

Homepage, Facebook, Jameda, Instagram, TikTok, Snapchat, WhatsApp etc. – gefühlt gibt es jedes Quartal ein neues Medium. Und was hip ist, und was alt, ändert sich ebenso schnell. Übertrieben? Das mag sein. Dennoch ist klar: Die Verteilung von Zeit und Budget für die im Rahmen des Praxismarketings möglicherweise einzusetzenden Medien sollte gut überlegt sein. Oft erleben wir, dass sich Praxisgründer hierbei verzetteln, weil nicht in Pflicht und Kür unterschieden wird – also, was kann und was muss ich machen – und zudem nicht in den verschiedenen Marketingphasen der Gründung gedacht wird. Hier ist es dann unsere Aufgabe als Sparringspartner für den richtigen Medieneinsatz für den jeweiligen Standort und die jeweiligen Zielgruppen da zu sein.

Fazit: Praxiskommunikation will geplant sein

Es ist deutlich geworden, dass es viele gute Gründe gibt, das eigene Praxismarketing für die Praxisneugründung bzw. -übernahme professionell anzugehen. Rechtzeitig – im besten Falle fünf bis sechs Monate vorher – wird ein klares Konzept zur Praxispositionierung entwickelt, das alle relevanten Zielgruppen berücksichtigt. In der Folge werden neben dem Praxislogo die Must-Have-Medien Website und alles weitere an Print- und Onlinemedien umgesetzt und ggf. weitere relevante Kanäle und Medien je nach Standort und Zielgruppen aufgebaut.

Praxisgründer können sich bei Experten wie ieQ-health Unterstützung bei der Planung und Umsetzung des Marketingkonzepts für die eigene Praxis holen. Nutzen Sie hierfür Ihren Vorteil als Existenzgründer bei Dampsoft: In der exklusiven „Gründersprechstunde“ können Sie sich mit den Marketingexperten von ieQ-health unverbindlich austauschen.

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Gastautor und Marketingexperte Dr. Sebastian Schulz

Dr. Sebastian Schulz und sein Team der ieQ-health GmbH & Co. KG beraten und unterstützen seit vielen Jahren erfolgreiche Zahnärztinnen und Zahnärzte in Sachen Marketing und Kommunikation. In diesem Bereich hält Dr. Schulz auch zahlreiche Fachvorträge bei zahnmedizinischen Symposien und Kongressen.

 

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Businessplan und Praxisgründung

Viele Praxisgründer betrachten den Businessplan als lästige Pflicht und stellen einen auf, weil die Kreditgeber danach verlangen. „Betrachten Sie Ihren Businessplan als Freund,“ empfiehlt unsere Gastautorin und Gründungsberaterin Diana Haber, Geschäftsführerin der solvi GmbH. Erfahren Sie, warum Sie sich vor der Gründung tief in die eigenen Pläne hineindenken sollten: Gewinnen Sie Übersicht und steuern Sie Ihre Zahnarztpraxis erfolgreich durch die turbulenten Anfangsjahre. Wie Sie den Businessplan angehen, lesen Sie hier.

Vom Zahnmediziner zum Unternehmer

Eine Zahnarztpraxis neu zu gründen oder zu übernehmen ist ein Großprojekt. Auf einmal sind Sie nicht mehr nur Zahnarzt – Sie sind auch Unternehmer. Sie sind nicht mehr nur für Ihre Patienten verantwortlich, sondern auch dafür, dass Sie Ihren eigenen Lebensunterhalt erwirtschaften und den Ihrer Mitarbeiter. Sie müssen Miete, Kredite und Lieferanten bedienen können. Sie müssen Darlehen aufnehmen und über Jahre abbezahlen. Da kann einem schon mulmig werden, wenn man sich diesen Berg an finanzieller Verantwortung mal so im Detail vor Augen führt. Manche machen die Augen deshalb lieber zu und hoffen einfach aufs Beste. Ihr Metier ist schließlich die Zahnmedizin, die beherrschen sie super – wird schon gutgehen. Andere überschlagen grob, was sie an Krediten brauchen, rechnen das mit vagen Annahmen oder Zahlen der Vorgänger gegen und verlassen sich auf ihren Optimismus.

Augen auf – Plan machen – und durch!

Optimismus ist für Praxisgründer tatsächlich wichtig. Sonst hätten Sie ja gar nicht den Mut zu gründen. Unterfüttern Sie ihn aber immer mit Realismus! Schauen Sie sich den Berg rechtzeitig ganz genau an, den Sie mit Ihrer Praxisgründung erschaffen wollen. Nicht, um ihm am Ende mutlos den Rücken zu kehren, sondern damit Sie vor Ihrem Aufstieg die Optionen klar vor Augen haben und wissen, wie Sie den Berg erklimmen können. Kurzum: Machen Sie einen Businessplan! Nicht, weil die Bank ihn für die Kreditvergabe verlangt, sondern für sich selbst. Ein Businessplan hilft Ihnen, Ihre Gedanken zu strukturieren, Ihre Finanzannahmen zu überprüfen, Ihre Risiken abzuschätzen und Lösungen zu entwickeln. Und er bietet Ihnen die Basis, auf der Sie Ihre Praxis durch die ersten Jahre steuern können – denn die sind entscheidend für Ihren langfristigen Erfolg. Die Erfahrung zeigt: Wer von Anfang an Erfolg hat, kann darauf aufbauen und wachsen.

Schritt 1: Chancen und Risiken analysieren

In einem Businessplan formulieren Sie Ihre Geschäftsidee, analysieren Ihr Marktumfeld, schätzen Ihre Umsatzerlöse, ermitteln Ihre Kosten und Ihren Finanzbedarf. Wenn Sie denken, meine Geschäftsidee ist doch klar – ich gründe eine Zahnarztpraxis – dann schließen sich daran Fragen über Fragen an: Welches Praxiskonzept planen Sie? Planen Sie allein oder mit Partnern zu arbeiten? Welche Schwerpunkte und Spezialisierungen haben Sie? Wie viele Zahnarztpraxen gibt es in Ihrer Nachbarschaft und welche Leistungen bieten diese an? Mit einer solchen Aufstellung machen Sie den ersten Schritt zu einer Chancen-Risiko-Analyse, die Sie wappnet für spätere Krisensituationen.

Schritt 2: Finanzen planen

Der zweite Schritt, der dafür unerlässlich ist, ist die Finanzplanung. Dazu gehört zum einen eine möglichst detaillierte Kostenabschätzung: Miete, Personalkosten, Software, Gerätekosten, Beitragszahlungen, Ausgaben für Verbrauchsmaterial und so weiter und natürlich die Investitionskosten: Was wollen Sie wann anschaffen? Zum anderen müssen Sie kalkulieren, wie viel Umsatz Sie mit wie vielen Stunden Arbeit pro Woche erwirtschaften wollen. Wie viel ist davon Behandlungszeit und wie viel Zeit fürs Praxismanagement?

Schritt 3: Privaten Bedarf planen

Und als dritten Schritt sollten Sie überlegen, wie hoch Ihr privater Geldbedarf ist. Schließlich möchte die Bank sehen, ob der geplante wirtschaftliche Überschuss ausreicht, um diesen zu decken und ob eine Rückzahlung der geplanten Praxiskredite gesichert ist. Entscheidend sind hierbei vor allem größere, wiederkehrende Ausgaben (z.B. Miete, private Darlehen, Versicherungen. Altersvorsorge, etc.), aber auch die Auflistung der sonstigen Lebenshaltungskosten (z.B. Lebensmittel, Reisen, etc.) hilft Ihnen sich einen Überblick zu verschaffen.

Erfolg planen und kontrollieren

Wer sich die Zeit für eine solche Analyse nimmt, verabschiedet sich vom vagen Hoffen auf Erfolg und kann mit viel mehr Sicherheit in die Selbständigkeit starten. Denn Sie haben ja Ihren Plan und damit eine Grundlage, immer wieder zu prüfen, wie es um Ihre Zahnarztpraxis steht: Liegen Sie noch im Plan? Wenn nein, warum nicht – und was können Sie ändern? In den ersten Jahren werden Sie ohnehin den Businessplan ständig nachjustieren müssen, da er auf Annahmen beruht. Erfolgreiche Praxen führen solche Soll-Ist-Abgleiche zeitlebens durch. Nur so können Sie früh auf Fehlentwicklungen reagieren – oder Erfolgsfaktoren erkennen und ausbauen. Einfach wird das, wenn man seine Buchhaltung digitalisiert, statt von Hand führt, und ein Controlling-Tool nutzt. Dann sieht man mit wenigen Klicks, wohin sich die Praxis entwickelt. Und das sollten Sie nie aus den Augen verlieren.

Praxisgründer und -übernehmer können sich bei Experten wie solvi Unterstützung holen. Nutzen Sie hierfür Ihren Vorteil als Existenzgründer bei Dampsoft. Das Controlling Cockpit bietet eine schlaue Software-Lösung, mit der Sie die wirtschaftlichen Kennzahlen der Praxis per Knopfdruck jederzeit abrufen können. Die Produkterweiterung für das DS-Win ist im Existenzgründer-Paket von Dampsoft enthalten.

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Gastautorin und Finanzexpertin Diana Haber

Diana Haber berät seit vielen Jahren sowohl etablierte Zahnarztpraxen als auch Praxisgründer in den Bereichen Finanzen, Steuerung und Controlling. Gemeinsam mit ihrem Team verhilft sie diesen zu einem nachhaltigen und gesunden Praxiserfolg. Bekannt ist sie außerdem durch den Podcast „Aufgebohrt“ sowie als Referentin für verschiedene Kammern, Verbände und Dentalfirmen.

 

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Zahnärztin Dr. Lilly Qualen im Interview zur Praxisgründung

Dr. Lilly Qualen hat mit 26 Jahren den Sprung ins kalte Wasser mit eigener Praxis gewagt. Im Magazin „dentalfresh“ (Oemus Media AG) beantwortet sie regelmäßig Fragen rund um Leben, Lieben und Arbeiten als selbstständige Zahnärztin und Mutter. Lesen Sie hier einen Auszug aus der Ausgabe 1-2022.

Wie sieht für dich die „Zahnarztpraxis der Zukunft“ aus? Was bedeutet das für deine Praxis?

Die „Zahnarztpraxis der Zukunft“ ist für mich vor allem ein Gefühl und ein Eindruck, der bleibt – beim Team und bei den Patienten. Ich denke, das Thema Personalführung wird eine immer wichtigere Rolle spielen. Die Wertschätzung der Mitarbeiter muss mehr im Fokus stehen. Zufriedene Mitarbeiter, respektvoller Umgang, Spaß an der Arbeit und moderne Zahnmedizin sind kein Widerspruch. Im Gegenteil: Wenn eine positive Unternehmenskultur gelebt wird, hinterlässt das einen bleibenden Eindruck, den alle spüren, die eine „Zahnarztpraxis der Zukunft“ betreten. Für mich persönlich bedeutet es, dass ich eine gute Teamleaderin sein und bleiben möchte. Aus diesem Grund starte ich bald ein einjähriges Coaching. Für unsere Praxis bedeutet es, dass wir up to date bleiben möchten. Man lernt nie aus – und das ist auch gut so, denn nur so kommen wir weiter. Daher sind für mein Team und mich mehrere Fortbildungen im Jahr Teil unseres Qualitätsversprechens an unsere Patienten.

Was wünschst du dir für die Zukunft der Zahnmedizin?

Ich wünsche mir einen weiteren Bürokratieabbau. Wir sollten die Möglichkeiten nutzen, die die Telematikinfrastruktur und E-Health bieten. Durch innovative Praxisverwaltungssoftware und digitale Tools für das Praxismanagement können wir heute schon effizienter, fast papierlos und somit umweltschonender arbeiten. Die Zahnmedizin selbst ist durch den demografischen Wandel stark beeinflusst. Viele ältere Kollegen werden bald ohne Nachfolger ihre Praxis schließen. Auch die Patienten werden älter. Mit Parodontologie und Prophylaxe als Kernkompetenzen meiner Praxis sind wir noch guter Dinge. Was mir allerdings Sorge bereitet, ist die lückenlose Versorgung aller Patienten – besonders auf dem Land. Deshalb stehe ich gründungswilligen Kollegen beim Einstieg in die Selbstständigkeit immer mit Begeisterung zur Seite. Ausschließlich Zahnmedizinische Versorgungszentren bedeuten für mich nicht die Zukunft. Die kleineren Praxen sollten gefördert werden, indem zum Beispiel die Niederlassung so unproblematisch wie möglich gestaltet wird, damit wir auch noch in vielen Jahren so frei unseren Beruf leben können wie bisher

(Quelle: „Am Puls der Zeit − Q&A mit Lilly“, Dentalfresh (Oemus Media AG), 18. Jahrgang, März 2022, Seite 18, www.zwp-online.info)

Lesen Sie auch „Interview mit Dr. Lilly Qualen: Mit Sohn in der Praxis“!

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Wir fühlen Praxisgründern auf den Zahn und fragen nach, womit sie sich auseinandersetzen müssen. Heute: Praxisfinanzen. Im Studium eher stiefmütterlich behandelt – in der Praxis die Grundlage für das Unternehmen „eigene Praxis“. Wir sprachen mit der Zahnärztin Dr. Verena Freier über ihre Erfahrungen, worauf es ankommt, welche Herausforderung das betriebswirtschaftliche Zahlenwerk an sie stellt und was sie Kollegen und künftigen Praxisinhabern empfiehlt.

Dr. Freier, wie viel Betriebswirt sollte bei der Praxisgründung in einem Zahnarzt stecken? Oder anders: Sind Sie ein Zahlenmensch?

Wenn ich ein totaler Zahlenmensch wäre, hätte ich wohl BWL studiert. Trotzdem habe ich mir immer Gedanken über meine Zahlen gemacht: Wie funktioniert eine Finanzierung, was bedeuten Umsatz und Gewinn usw.? Als Zahnmedizinerin bin ich zahlenaffin. Das Thema ist komplex. Ohne Unterstützung schafft man es nicht. Ich hatte das Glück, dass meine Schwester Wirtschaftsprüferin und mein Schwager Banker ist, das war eine große Hilfe.

Wie haben Sie sich in Sachen Zahlen auf die Existenzgründung vorbereitet?

Anfangs habe ich als angestellte Zahnärztin kaum etwas davon mitbekommen. Die Aufgabe, einen Businessplan zu schreiben, war eine Herausforderung. Zur Planung meiner Selbstständigkeit bekam ich ein Stipendium für den Lehrgang „Betriebswirt der Zahnmedizin“. Da habe ich gelernt, wie eine Praxis wirtschaftlich funktioniert. Aber insgesamt braucht man heutzutage schon Beratung, um wirklich durchzusteigen und einen sicheren Plan aufzustellen.

Wie kommen Existenzgründer überhaupt an Zahlen und Vergleichswerte?

In der Regel erfährt man als Angestellte keine Praxiszahlen. Deshalb habe ich versucht, bestimmte Leistungskennzahlen selbst zu ermitteln: Was leiste ich in welcher Zeit? Was setze ich damit um? So konnte ich grundlegend sehen, was meine Arbeit wert ist und wie viel ich erwirtschaften kann. Das war viel Arbeit, aber es hat sich gelohnt.

Wie waren die ersten fünf Jahre? Ist Ihr Businessplan aufgegangen?

Durch die ersten fünf Jahre bin ich gut durchgekommen, ohne dass ich nachfinanzieren musste. Es hat mir geholfen, dass ich immer konservativ gerechnet und bescheiden geplant habe. Ich wusste: Eine Neugründung ist erst mal hart. Deshalb habe ich die ersten Jahre im Businessplan eher schlecht als gut berechnet. Damit bin ich gut gefahren, denn – toi, toi, toi – ich habe es bisher geschafft, nie in den roten Zahlen zu landen. Ich habe klein angefangen mit einer Teilzeitkraft für Prophylaxe und Assistenz. Meine Mutter hat anfangs bei der Anmeldung geholfen. Zwei Monate später kam noch eine Vollzeitkraft dazu und dann sind wir langsam gewachsen. Heute gibt es auch eine weitere Zahnärztin. Ich habe mich immer gefreut, wenn wir unsere Ziele erreicht oder Pläne sogar übertroffen haben. So wusste ich immer: Ich bin auf der sicheren Seite.

Wie läuft es heute, haben Sie Unterstützung beim Controlling?

Ich habe einen Steuerberater, der auf Zahnarztpraxen spezialisiert ist, und mich neben Steuern bei vielen Fragen berät. Eine Zahnarztpraxis ist ein kleines Unternehmen. Ohne Unterstützung geht es nicht. Aber ich versuche bei Buchhaltung und Controlling auch viel selbst zu machen, denn ich möchte wissen, was in meiner Praxis passiert. Genau das würde ich auch Praxisgründern raten: Selbst wenn ihr Partner und Spezialisten für Zahlen an eurer Seite habt, beschäftigt euch mit eurem Unternehmen Zahnarztpraxis, hinterfragt und versucht, es zu verstehen!

Worauf sollten sich Praxisgründer besonders konzentrieren?

Meine persönlich größte Empfehlung ist: Immer auf dem Teppich bleiben. Was auch immer mir von Banken und Depots angeboten wird, ich bin es, die das alles wieder erwirtschaften muss – und kein anderer. Da sollte man realistisch rechnen: Was will ich am Ende verdienen? Und was kann ich leisten, um das Ganze am Laufen zu halten?

Woran haben Sie nie gespart?

An der Digitalisierung, sowohl für das Praxismanagement als auch für die Behandlung. Bei jeder Anschaffung überlege ich: Bringt das meine Praxis voran? Für mich waren das immer Dinge, die mir bei meiner Arbeit helfen, weniger, ob ich beispielsweise Designer-Bürostühle habe. Eine Praxisverwaltungssoftware braucht man, das ist keine Frage. Für mich war immer wichtig, dass ich ein System habe, das erprobt ist, das funktioniert, viel kann und mich effizient bei meiner Arbeit als Zahnmedizinerin unterstützt.

Frau Dr. Freier, herzlichen Dank für das Gespräch und Ihre Zeit!

Dr. Verena Freier ist Zahnärztin aus Bad Soden am Taunus. Nach ihrer Assistenzzeit arbeitete sie als angestellte Zahnärztin. 2015 gründete sie ihre eigene Praxis und navigiert diese zielsicher durch die Zeiten. Erfahren Sie noch mehr über Dr. Verena Freier und ihre Leidenschaft für ästhetische und digitale Zahnmedizin in einem weiteren Interview!

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