Der Businessplan als Basis für die erfolgreiche Gründung

Businessplan und Praxisgründung

Viele Praxisgründer betrachten den Businessplan als lästige Pflicht und stellen einen auf, weil die Kreditgeber danach verlangen. „Betrachten Sie Ihren Businessplan als Freund,“ empfiehlt unsere Gastautorin und Gründungsberaterin Diana Haber, Geschäftsführerin der solvi GmbH. Erfahren Sie, warum Sie sich vor der Gründung tief in die eigenen Pläne hineindenken sollten: Gewinnen Sie Übersicht und steuern Sie Ihre Zahnarztpraxis erfolgreich durch die turbulenten Anfangsjahre. Wie Sie den Businessplan angehen, lesen Sie hier.

Vom Zahnmediziner zum Unternehmer

Eine Zahnarztpraxis neu zu gründen oder zu übernehmen ist ein Großprojekt. Auf einmal sind Sie nicht mehr nur Zahnarzt – Sie sind auch Unternehmer. Sie sind nicht mehr nur für Ihre Patienten verantwortlich, sondern auch dafür, dass Sie Ihren eigenen Lebensunterhalt erwirtschaften und den Ihrer Mitarbeiter. Sie müssen Miete, Kredite und Lieferanten bedienen können. Sie müssen Darlehen aufnehmen und über Jahre abbezahlen. Da kann einem schon mulmig werden, wenn man sich diesen Berg an finanzieller Verantwortung mal so im Detail vor Augen führt. Manche machen die Augen deshalb lieber zu und hoffen einfach aufs Beste. Ihr Metier ist schließlich die Zahnmedizin, die beherrschen sie super – wird schon gutgehen. Andere überschlagen grob, was sie an Krediten brauchen, rechnen das mit vagen Annahmen oder Zahlen der Vorgänger gegen und verlassen sich auf ihren Optimismus.

Augen auf – Plan machen – und durch!

Optimismus ist für Praxisgründer tatsächlich wichtig. Sonst hätten Sie ja gar nicht den Mut zu gründen. Unterfüttern Sie ihn aber immer mit Realismus! Schauen Sie sich den Berg rechtzeitig ganz genau an, den Sie mit Ihrer Praxisgründung erschaffen wollen. Nicht, um ihm am Ende mutlos den Rücken zu kehren, sondern damit Sie vor Ihrem Aufstieg die Optionen klar vor Augen haben und wissen, wie Sie den Berg erklimmen können. Kurzum: Machen Sie einen Businessplan! Nicht, weil die Bank ihn für die Kreditvergabe verlangt, sondern für sich selbst. Ein Businessplan hilft Ihnen, Ihre Gedanken zu strukturieren, Ihre Finanzannahmen zu überprüfen, Ihre Risiken abzuschätzen und Lösungen zu entwickeln. Und er bietet Ihnen die Basis, auf der Sie Ihre Praxis durch die ersten Jahre steuern können – denn die sind entscheidend für Ihren langfristigen Erfolg. Die Erfahrung zeigt: Wer von Anfang an Erfolg hat, kann darauf aufbauen und wachsen.

Schritt 1: Chancen und Risiken analysieren

In einem Businessplan formulieren Sie Ihre Geschäftsidee, analysieren Ihr Marktumfeld, schätzen Ihre Umsatzerlöse, ermitteln Ihre Kosten und Ihren Finanzbedarf. Wenn Sie denken, meine Geschäftsidee ist doch klar – ich gründe eine Zahnarztpraxis – dann schließen sich daran Fragen über Fragen an: Welches Praxiskonzept planen Sie? Planen Sie allein oder mit Partnern zu arbeiten? Welche Schwerpunkte und Spezialisierungen haben Sie? Wie viele Zahnarztpraxen gibt es in Ihrer Nachbarschaft und welche Leistungen bieten diese an? Mit einer solchen Aufstellung machen Sie den ersten Schritt zu einer Chancen-Risiko-Analyse, die Sie wappnet für spätere Krisensituationen.

Schritt 2: Finanzen planen

Der zweite Schritt, der dafür unerlässlich ist, ist die Finanzplanung. Dazu gehört zum einen eine möglichst detaillierte Kostenabschätzung: Miete, Personalkosten, Software, Gerätekosten, Beitragszahlungen, Ausgaben für Verbrauchsmaterial und so weiter und natürlich die Investitionskosten: Was wollen Sie wann anschaffen? Zum anderen müssen Sie kalkulieren, wie viel Umsatz Sie mit wie vielen Stunden Arbeit pro Woche erwirtschaften wollen. Wie viel ist davon Behandlungszeit und wie viel Zeit fürs Praxismanagement?

Schritt 3: Privaten Bedarf planen

Und als dritten Schritt sollten Sie überlegen, wie hoch Ihr privater Geldbedarf ist. Schließlich möchte die Bank sehen, ob der geplante wirtschaftliche Überschuss ausreicht, um diesen zu decken und ob eine Rückzahlung der geplanten Praxiskredite gesichert ist. Entscheidend sind hierbei vor allem größere, wiederkehrende Ausgaben (z.B. Miete, private Darlehen, Versicherungen. Altersvorsorge, etc.), aber auch die Auflistung der sonstigen Lebenshaltungskosten (z.B. Lebensmittel, Reisen, etc.) hilft Ihnen sich einen Überblick zu verschaffen.

Erfolg planen und kontrollieren

Wer sich die Zeit für eine solche Analyse nimmt, verabschiedet sich vom vagen Hoffen auf Erfolg und kann mit viel mehr Sicherheit in die Selbständigkeit starten. Denn Sie haben ja Ihren Plan und damit eine Grundlage, immer wieder zu prüfen, wie es um Ihre Zahnarztpraxis steht: Liegen Sie noch im Plan? Wenn nein, warum nicht – und was können Sie ändern? In den ersten Jahren werden Sie ohnehin den Businessplan ständig nachjustieren müssen, da er auf Annahmen beruht. Erfolgreiche Praxen führen solche Soll-Ist-Abgleiche zeitlebens durch. Nur so können Sie früh auf Fehlentwicklungen reagieren – oder Erfolgsfaktoren erkennen und ausbauen. Einfach wird das, wenn man seine Buchhaltung digitalisiert, statt von Hand führt, und ein Controlling-Tool nutzt. Dann sieht man mit wenigen Klicks, wohin sich die Praxis entwickelt. Und das sollten Sie nie aus den Augen verlieren.

Praxisgründer und -übernehmer können sich bei Experten wie solvi Unterstützung holen. Nutzen Sie hierfür Ihren Vorteil als Existenzgründer bei Dampsoft. Das Controlling Cockpit bietet eine schlaue Software-Lösung, mit der Sie die wirtschaftlichen Kennzahlen der Praxis per Knopfdruck jederzeit abrufen können. Die Produkterweiterung für das DS-Win ist im Existenzgründer-Paket von Dampsoft enthalten.

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Dampsoft bietet nicht nur schlaue Lösungen für das digitale Praxismanagement − von Anamnese und Aufklärung bis Verwaltung und Abrechnung, sondern auch wertvolle Unterstützung durch langjährige Erfahrung mit Praxisübernahmen und Neugründungen, persönlichen Ansprechpartnern, Events für Existenzgründer und einem starken Partnernetzwerk. Schon startklar? Bleiben Sie auf dem Laufenden mit unserem Newsletter für Existenzgründer!

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Gastautorin und Finanzexpertin Diana Haber

Diana Haber berät seit vielen Jahren sowohl etablierte Zahnarztpraxen als auch Praxisgründer in den Bereichen Finanzen, Steuerung und Controlling. Gemeinsam mit ihrem Team verhilft sie diesen zu einem nachhaltigen und gesunden Praxiserfolg. Bekannt ist sie außerdem durch den Podcast „Aufgebohrt“ sowie als Referentin für verschiedene Kammern, Verbände und Dentalfirmen.

 

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Interview mit Dr. Lilly Qualen über Zukunftsgedanken

Zahnärztin Dr. Lilly Qualen im Interview zur Praxisgründung

Dr. Lilly Qualen hat mit 26 Jahren den Sprung ins kalte Wasser mit eigener Praxis gewagt. Im Magazin „dentalfresh“ (Oemus Media AG) beantwortet sie regelmäßig Fragen rund um Leben, Lieben und Arbeiten als selbstständige Zahnärztin und Mutter. Lesen Sie hier einen Auszug aus der Ausgabe 1-2022.

Wie sieht für dich die „Zahnarztpraxis der Zukunft“ aus? Was bedeutet das für deine Praxis?

Die „Zahnarztpraxis der Zukunft“ ist für mich vor allem ein Gefühl und ein Eindruck, der bleibt – beim Team und bei den Patienten. Ich denke, das Thema Personalführung wird eine immer wichtigere Rolle spielen. Die Wertschätzung der Mitarbeiter muss mehr im Fokus stehen. Zufriedene Mitarbeiter, respektvoller Umgang, Spaß an der Arbeit und moderne Zahnmedizin sind kein Widerspruch. Im Gegenteil: Wenn eine positive Unternehmenskultur gelebt wird, hinterlässt das einen bleibenden Eindruck, den alle spüren, die eine „Zahnarztpraxis der Zukunft“ betreten. Für mich persönlich bedeutet es, dass ich eine gute Teamleaderin sein und bleiben möchte. Aus diesem Grund starte ich bald ein einjähriges Coaching. Für unsere Praxis bedeutet es, dass wir up to date bleiben möchten. Man lernt nie aus – und das ist auch gut so, denn nur so kommen wir weiter. Daher sind für mein Team und mich mehrere Fortbildungen im Jahr Teil unseres Qualitätsversprechens an unsere Patienten.

Was wünschst du dir für die Zukunft der Zahnmedizin?

Ich wünsche mir einen weiteren Bürokratieabbau. Wir sollten die Möglichkeiten nutzen, die die Telematikinfrastruktur und E-Health bieten. Durch innovative Praxisverwaltungssoftware und digitale Tools für das Praxismanagement können wir heute schon effizienter, fast papierlos und somit umweltschonender arbeiten. Die Zahnmedizin selbst ist durch den demografischen Wandel stark beeinflusst. Viele ältere Kollegen werden bald ohne Nachfolger ihre Praxis schließen. Auch die Patienten werden älter. Mit Parodontologie und Prophylaxe als Kernkompetenzen meiner Praxis sind wir noch guter Dinge. Was mir allerdings Sorge bereitet, ist die lückenlose Versorgung aller Patienten – besonders auf dem Land. Deshalb stehe ich gründungswilligen Kollegen beim Einstieg in die Selbstständigkeit immer mit Begeisterung zur Seite. Ausschließlich Zahnmedizinische Versorgungszentren bedeuten für mich nicht die Zukunft. Die kleineren Praxen sollten gefördert werden, indem zum Beispiel die Niederlassung so unproblematisch wie möglich gestaltet wird, damit wir auch noch in vielen Jahren so frei unseren Beruf leben können wie bisher

(Quelle: „Am Puls der Zeit − Q&A mit Lilly“, Dentalfresh (Oemus Media AG), 18. Jahrgang, März 2022, Seite 18, www.zwp-online.info)

Lesen Sie auch „Interview mit Dr. Lilly Qualen: Mit Sohn in der Praxis“!

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Interview mit Dr. Verena Freier zu Praxisfinanzen

Wir fühlen Praxisgründern auf den Zahn und fragen nach, womit sie sich auseinandersetzen müssen. Heute: Praxisfinanzen. Im Studium eher stiefmütterlich behandelt – in der Praxis die Grundlage für das Unternehmen „eigene Praxis“. Wir sprachen mit der Zahnärztin Dr. Verena Freier über ihre Erfahrungen, worauf es ankommt, welche Herausforderung das betriebswirtschaftliche Zahlenwerk an sie stellt und was sie Kollegen und künftigen Praxisinhabern empfiehlt.

Dr. Freier, wie viel Betriebswirt sollte bei der Praxisgründung in einem Zahnarzt stecken? Oder anders: Sind Sie ein Zahlenmensch?

Wenn ich ein totaler Zahlenmensch wäre, hätte ich wohl BWL studiert. Trotzdem habe ich mir immer Gedanken über meine Zahlen gemacht: Wie funktioniert eine Finanzierung, was bedeuten Umsatz und Gewinn usw.? Als Zahnmedizinerin bin ich zahlenaffin. Das Thema ist komplex. Ohne Unterstützung schafft man es nicht. Ich hatte das Glück, dass meine Schwester Wirtschaftsprüferin und mein Schwager Banker ist, das war eine große Hilfe.

Wie haben Sie sich in Sachen Zahlen auf die Existenzgründung vorbereitet?

Anfangs habe ich als angestellte Zahnärztin kaum etwas davon mitbekommen. Die Aufgabe, einen Businessplan zu schreiben, war eine Herausforderung. Zur Planung meiner Selbstständigkeit bekam ich ein Stipendium für den Lehrgang „Betriebswirt der Zahnmedizin“. Da habe ich gelernt, wie eine Praxis wirtschaftlich funktioniert. Aber insgesamt braucht man heutzutage schon Beratung, um wirklich durchzusteigen und einen sicheren Plan aufzustellen.

Wie kommen Existenzgründer überhaupt an Zahlen und Vergleichswerte?

In der Regel erfährt man als Angestellte keine Praxiszahlen. Deshalb habe ich versucht, bestimmte Leistungskennzahlen selbst zu ermitteln: Was leiste ich in welcher Zeit? Was setze ich damit um? So konnte ich grundlegend sehen, was meine Arbeit wert ist und wie viel ich erwirtschaften kann. Das war viel Arbeit, aber es hat sich gelohnt.

Wie waren die ersten fünf Jahre? Ist Ihr Businessplan aufgegangen?

Durch die ersten fünf Jahre bin ich gut durchgekommen, ohne dass ich nachfinanzieren musste. Es hat mir geholfen, dass ich immer konservativ gerechnet und bescheiden geplant habe. Ich wusste: Eine Neugründung ist erst mal hart. Deshalb habe ich die ersten Jahre im Businessplan eher schlecht als gut berechnet. Damit bin ich gut gefahren, denn – toi, toi, toi – ich habe es bisher geschafft, nie in den roten Zahlen zu landen. Ich habe klein angefangen mit einer Teilzeitkraft für Prophylaxe und Assistenz. Meine Mutter hat anfangs bei der Anmeldung geholfen. Zwei Monate später kam noch eine Vollzeitkraft dazu und dann sind wir langsam gewachsen. Heute gibt es auch eine weitere Zahnärztin. Ich habe mich immer gefreut, wenn wir unsere Ziele erreicht oder Pläne sogar übertroffen haben. So wusste ich immer: Ich bin auf der sicheren Seite.

Wie läuft es heute, haben Sie Unterstützung beim Controlling?

Ich habe einen Steuerberater, der auf Zahnarztpraxen spezialisiert ist, und mich neben Steuern bei vielen Fragen berät. Eine Zahnarztpraxis ist ein kleines Unternehmen. Ohne Unterstützung geht es nicht. Aber ich versuche bei Buchhaltung und Controlling auch viel selbst zu machen, denn ich möchte wissen, was in meiner Praxis passiert. Genau das würde ich auch Praxisgründern raten: Selbst wenn ihr Partner und Spezialisten für Zahlen an eurer Seite habt, beschäftigt euch mit eurem Unternehmen Zahnarztpraxis, hinterfragt und versucht, es zu verstehen!

Worauf sollten sich Praxisgründer besonders konzentrieren?

Meine persönlich größte Empfehlung ist: Immer auf dem Teppich bleiben. Was auch immer mir von Banken und Depots angeboten wird, ich bin es, die das alles wieder erwirtschaften muss – und kein anderer. Da sollte man realistisch rechnen: Was will ich am Ende verdienen? Und was kann ich leisten, um das Ganze am Laufen zu halten?

Woran haben Sie nie gespart?

An der Digitalisierung, sowohl für das Praxismanagement als auch für die Behandlung. Bei jeder Anschaffung überlege ich: Bringt das meine Praxis voran? Für mich waren das immer Dinge, die mir bei meiner Arbeit helfen, weniger, ob ich beispielsweise Designer-Bürostühle habe. Eine Praxisverwaltungssoftware braucht man, das ist keine Frage. Für mich war immer wichtig, dass ich ein System habe, das erprobt ist, das funktioniert, viel kann und mich effizient bei meiner Arbeit als Zahnmedizinerin unterstützt.

Frau Dr. Freier, herzlichen Dank für das Gespräch und Ihre Zeit!

Dr. Verena Freier ist Zahnärztin aus Bad Soden am Taunus. Nach ihrer Assistenzzeit arbeitete sie als angestellte Zahnärztin. 2015 gründete sie ihre eigene Praxis und navigiert diese zielsicher durch die Zeiten. Erfahren Sie noch mehr über Dr. Verena Freier und ihre Leidenschaft für ästhetische und digitale Zahnmedizin in einem weiteren Interview!

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Selbstständigkeit und finanzielle Freiheit, geht das zusammen?

Selbstständigkeit und finanzielle Freiheit

„Selbstständigkeit und finanzielle Freiheit – das geht, und zwar je früher desto besser!“, sagt unser Gastautor und Finanzexperte Christian Brendel, Geschäftsführer der solvi GmbH. Erfahren Sie im ersten Teil, wie Sie es – nicht trotz, sondern mit eigener Praxis – schaffen können, gut zu leben, ohne Finanzsorgen zu haben: Indem Sie sowohl für Ihre Zahnarztpraxis als auch privat einen finanziellen Puffer aufbauen.

Rücklagen lassen Praxisinhaber besser schlafen

Was verstehen Sie unter finanzieller Freiheit? Für den einen ist es der Wunsch irgendwann nicht mehr arbeiten zu müssen, für den anderen vielleicht nur seine Arbeitszeit merklich zu reduzieren. Beides sind Wünsche, auf die man in der Regel jedoch Jahrzehnte hinarbeiten muss. Kurzfristig beginnt die finanzielle Freiheit schon während der Praxisgründung – indem man so viel Finanzpuffer aufbaut, dass man für mögliche Krisen gewappnet ist. Dieser Puffer ist es, der einen Praxisinhaber am Ende ruhig schlafen lässt.

Denn wer eine eigene Zahnarztpraxis hat, sollte sich möglicher Ausfallrisiken bewusst sein. Gründe gibt es viele: Krankheit oder Skiunfall, Datencrash oder Cyberangriffe, die die Praxis lahmlegen, oder – wie es im letzten Jahr leider einige erfahren mussten – Überschwemmungen, die die Praxis wegspülen, oder Pandemie-Pausen. Plötzlich brechen dann die Einnahmen weg. Wer dann nicht vorgesorgt hat, kann rasch ins Minus rutschen. Auch ohne akute Krise gilt: Wenn eine Praxis auf Kante wirtschaftet, hat sie irgendwann keinen Spielraum mehr, um sich mit Investitionen auf Stand zu halten.

Faustregel für den Finanzpuffer

Der erste und wichtigste Schritt zur finanziellen Freiheit ist also einen Puffer aufzubauen. Die Höhe hängt von den laufenden Ausgaben der Praxis und dem individuellen Sicherheitsbedürfnis der Praxisinhaber ab. Dafür muss man zuerst seine finanzielle Reichweite ermitteln, also klären: wie viele Monate würde ich überleben, wenn ich ab sofort keine Einnahmen mehr hätte? Als Faustregel gilt: Zwischen drei und sechs Monaten finanzielle Reichweite sollte eine Praxis haben, das heißt, in dieser Zeit von ihren Rücklagen zehren können.

Zu hohe Rücklagen sind übrigens ökonomisch nicht sinnvoll. Ist der Finanzpuffer für die Zahnarztpraxis gesichert, sollte im nächsten Schritt mit dem Aufbau eines passiven Einkommens begonnen werden. Totes Kapital, das ungenutzt auf dem Girokonto liegt, kann für langfristige Investitionen verwendet werden. Je früher mit dem Vermögensaufbau begonnen wird, desto eher ist finanzielle Freiheit zu erreichen. Spätestens zur Rente sollte es so weit sein, im Idealfall weit früher.

Liquiditätsanalyse als Basis für den Sparplan

Sind die Praxis-Rücklagen noch nicht auf dem erwünschten Stand, heißt es ganz banal: sparen. Aber mit Überblick und Plan! Bei einer Liquiditätsanalyse wird ermittelt, ob die Praxis langfristig ihre Ausgaben (Kreditkosten, Gehälter, Rechnungen etc.) aus ihren Einnahmen bestreiten kann und wieviel danach noch für Tilgung, Investition, Steuern und Leben übrigbleibt.

Zahnärzte, die sich eine solche Analyse nicht selbst zutrauen, können sich bei Experten wie solvi Hilfe holen. Nutzen Sie Ihren Vorteil als Existenzgründer bei Dampsoft. Außerdem gibt es mit dem Controlling Cockpit eine schlaue Software-Lösung, mit der die wirtschaftlichen Kennzahlen der Praxis mit nur wenigen Klicks jederzeit abgerufen werden können. Die Funktion ist auch im Existenzgründer-Paket von Dampsoft enthalten.

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Gastautor und Finanzexperte Christian Brendel

Selbstständigkeit und finanzielle Freiheit

Christian Brendel ist seit Kindertagen mit den unternehmerischen Aspekten von Zahnarztpraxen vertraut. Sein Anliegen ist es, Zahnärzte auf ihrem Weg zu mehr unternehmerischer Freiheit zu unterstützen. Neben seinen Erfahrungen aus dem Banken- und Finanzsektor, entwickelt er mit seinem Team intelligente Software-Lösungen. Lesen Sie auch fünf Tipps zur finanziellen Freiheit von Christian Brendel.

 

5 Tipps zur finanziellen Freiheit, so geht’s!

5 Tipps zur finanziellen Freiheit

Unser Gastautor und Finanzexperte Christian Brendel, Geschäftsführer der solvi GmbH, verrät Praxisgründern fünf Tipps zur finanziellen Freiheit. Im ersten Teil erfahren Sie, warum es wichtig ist, sowohl für Ihre Zahnarztpraxis, als auch privat einen finanziellen Puffer aufzubauen. Wie das geht, erfahren Sie hier!

1. Es ist Ihre Entscheidung

Sie können so leben: „Ich habe viel Geld für Alkohol, Frauen und schnelle Autos ausgegeben. Den Rest habe ich einfach verprasst“ (Zitat von George Best, einer britischen Fußball-Legende) – was eine Zeitlang viel Spaß machen kann. Oder aber Sie verprassen den Rest lieber doch nicht, legen ihn gut an und haben auch später noch jede Menge Spaß im Leben.

2. Sparen ist eine Frage der Balance

Niemand muss à la Dagobert Duck oder Ebenezer Scrooge zum Geizkragen werden, um ein Vermögen aufzubauen. Wichtig ist erstens: Lebensstandard und Einnahmen in Balance zu halten. Und zweitens: den Lebensstandard lieber etwas langsamer aufzubauen – denn wer sich erst mal an großzügige Ausgaben gewöhnt hat, kommt davon schlecht wieder weg.

3. Manche Strafzinsen zahlen wir gerne

Niemand möchte der Bank Strafzinsen hinterherwerfen, nur weil der Kontostand zu hoch ist. Wer aber für seine Zahnarztpraxis einen Finanzpuffer für Krisenzeiten vorhalten will, kommt schnell über die Toleranzgrenze der Bank. „Diese Strafzinsen zahlen wir im Zweifel gerne, denn die sollte man einfach wie einen Versicherungsbeitrag betrachten“, sagt Christian Brendel. „Der Betrag, den du dort liegen hast, sichert dich ab, und das lässt dich gleich viel besser schlafen.“

4. Kreditabbau hilft Kosten senken

Manchmal lassen sich Ausgaben relativ einfach senken. Zum Beispiel bei Krediten durch Sondertilgungen: Dadurch verkürzt sich die Laufzeit und damit die Zinslast. In der Zahnarztpraxis empfiehlt sich Controlling, um schlummernde unnötige Kosten zu entdecken.

5. Einfach mal anfangen

Rücklagen bilden, finden Sie sinnvoll, aber gerade jetzt geht es nicht? Und nächsten Monat auch nicht? Und eigentlich schon die ganze Zeit nicht? Dann ist es höchste Eisenbahn, dass Sie sich Ihre Einkommens- und Ausgabenlage gründlich und vor allem ehrlich ansehen: Wo hakt es? Wie können Sie Ihre Finanzen besser aussteuern? Und dann: einfach anfangen.

Unser Tipp: Hören Sie den Podcast „Aufgebohrt“

In Folge 54 des Podcasts „Aufgebohrt“ widmen sich Christian Brendel und Diana Haber speziell der Frage „Wie aus Gewinn Geld wird“. Regelmäßig lauschen Sie dort entspannt und unterhaltsam Expertengesprächen zu relevanten Themen für Praxisgründer und -übernehmer in der Zahnmedizin.

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Dampsoft bietet nicht nur schlaue Lösungen für das digitale Praxismanagement − von Anamnese und Aufklärung bis Verwaltung und Abrechnung, sondern auch wertvolle Unterstützung durch langjährige Erfahrung mit Praxisübernahmen und Neugründungen, persönlichen Ansprechpartnern, Events für Existenzgründer und einem starken Partnernetzwerk. Schon startklar? Machen Sie den Anfang mit unserer Checkliste für Existenzgründer!

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Selbstständigkeit und finanzielle Freiheit

Gastautor und Finanzexperte Christian Brendel

Christian Brendel ist seit Kindertagen mit den unternehmerischen Aspekten von Zahnarztpraxen vertraut. Sein Anliegen ist es, Zahnärzte auf ihrem Weg zu mehr unternehmerischer Freiheit zu unterstützen. Neben seinen Erfahrungen aus dem Banken- und Finanzsektor, entwickelt er mit seinem Team intelligente Software-Lösungen. In Kooperation mit Dampsoft ist das Controlling Cockpit entstanden.

Voll transparent – Warum Praxisfinanzen schon vor der Eröffnung wichtig sind

Voll transparent Tipps für Praxisgründer

In seinem ersten Gastbeitrag zum Thema Existenzgründung hat Christian Brendel, Geschäftsführer der Praxisberatung solvi GmbH, die Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung für zahnärztliche Existenzgründer herausgestellt. In diesem Artikel erklärt er, warum gerade während der Existenzgründung saubere und effiziente Praxisfinanzen wichtig sind.

Zwei gute Gründe für digitale Praxisfinanzen

Welchen Nutzen können Praxisinhaber von der Digitalisierung des Praxisalltags erwarten? Im administrativen Bereich der Praxis zeigt sich der Nutzen in der Optimierung von Praxisabläufen und in wirtschaftlichen Vorteilen. Besonders groß ist der Hebel dabei immer dort, wo es um bares Geld geht. Die Praxisfinanzen spielen auch in Bezug auf die Automatisierung von Prozessen eine wichtige Rolle und gliedern sich in zwei Teilbereiche:

1Praxissteuerung: Die Beschäftigung mit den Praxiszahlen als Erfolgskontrolle und mit dem Ziel der Optimierung des Praxiserfolgs.

2Finanzprozesse: Die Erledigung der administrativen Aufgaben im Bereich der Praxisfinanzen mit dem Ziel der maximalen Effizienz bei minimalen Fehlerquoten.

Praxissteuerung: Die Praxisfinanzen ab dem ersten Tag fest im Blick

Als Praxisinhaber ist es besonders wichtig, jederzeit die Finanzen im Blick zu haben – schließlich leitet man nicht nur ein Praxisteam und behandelt Patienten, sondern ist auch für die wirtschaftliche Entwicklung der Zahnarztpraxis zuständig. Die Entwicklung der neu gegründeten Praxis ist in den ersten Jahren sehr dynamisch und es bestehen in der Regel weder Erfahrungswerte noch Liquiditätspuffer. Um den aktuellen Praxiserfolg und die zukünftige Liquiditätsentwicklung einschätzen zu können, sollten sich Gründer regelmäßig im Rahmen eines Controllings und einer aktiven Praxissteuerung mit der Leistungserbringung und den eigenen Finanzkennzahlen beschäftigen.

Den meisten Gründenden fehlt die Erfahrung und Zeit, sich diese Informationen selbst zusammenzustellen. Sie können hierfür Anwendungen zur Praxissteuerung einsetzen, die Daten zur Leistungserbringung, Finanz- und Lohnbuchhaltung, Arbeitszeiterfassung und Materialverwaltung aufbereitet. So werden Praxisinhaber und Praxismanagement mit aktuellen und aufschlussreichen Kennzahlen versorgt. Gerade für Gründer lohnt sich der regelmäßige Blick auf die Zahlen. Zum einen als Frühindikator für Praxiserfolg, zum anderen für die Erfolgskontrolle.

Finanzprozesse: Schon vor der Praxiseröffnung sauber aufstellen

Abgesehen vom finanziellen Durchblick spielt die effiziente Abwicklung der Finanzprozesse eine große Rolle. Leider fallen gerade diese Tätigkeiten in Anbetracht der täglichen Herausforderungen oft weg. Dabei geht es genau an dieser Stelle doch darum, dass sich der ganze Aufwand lohnt und in Form von finanziellem Erfolg auf den Praxis- und Privatkonten niederschlägt.

Besonders während der Existenzgründung ist es daher wichtig, dass Prozesse der Abrechnung, des Mahnwesens, des Belegwesens, des Zahlungsverkehrs und der Buchhaltung oder Buchhaltungsvorbereitung zeitnah, effizient und fehlerfrei laufen. Denn wer diese Prozesse nicht im Griff hat, riskiert einen verzögerten Geldeingang, Umsatzausfälle durch erbrachte aber nicht-abrechenbare Leistungen, zu hohe Praxiskosten und im Ergebnis einen zu niedrigen Praxisgewinn.

Zur effizienten Erledigung der Finanzprozesse bietet sich der Einsatz schlauer Softwarelösungen an. Hierdurch wird die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern und Dienstleistern gesenkt und die Fehlerquote minimiert. Mit digitalen Anwendungen zur Erledigung der Praxisfinanzen lassen sich beispielsweise Eingangsbelege digitalisieren, der Zahlungsverkehr erledigen, offene Patientenrechnungen automatisch austragen und die Buchhaltung für das Steuerbüro vorbereiten.

Fazit: Digitale Praxisfinanzen sind ein wesentlicher Erfolgsfaktor

Die Anforderungen an Praxisinhaber sind hoch und scheinen fortlaufend zu steigen. Gerade als Existenzgründer ist es daher erfreulich, wenn man in Teilbereichen entlastet wird. Wer die Finanzprozesse und die Praxissteuerung in der Existenzgründung ab dem ersten Tag digital und effizient gestaltet, kann sich auf die Kernaufgaben als Zahnarzt konzentrieren.

Schlaue Software-Lösungen und spezialisierte Beratungen können hierbei einen wertvollen Beitrag leisten. Lösungen wie das Dampsoft Controlling Cockpit ermöglichen Existenzgründer eine einfache und intuitive Erledigung dieser Aufgaben – und das alles von jedem Ort und zu jeder Zeit.

Wer sich bei der Umsetzung digitaler Finanzprozesse Unterstützung wünscht, dem helfen die Experten der solvi GmbH. Hierbei bekommen Praxisinhaber einen Rundumservice, bei dem das Team um Diana Haber und Christian Brendel die Praxisbuchhaltung vorbereitet, die Praxiszahlen geordnet auswertet und die wesentlichen Beobachtungen regelmäßig mit Praxisinhaber oder Praxismanagement bespricht.

Gemeinsam auf Erfolgskurs

Wer sich für die eigene Praxis entscheidet, dem bietet Dampsoft nicht nur schlaue Lösungen für das digitale Praxismanagement − von Anamnese und Aufklärung bis Verwaltung und Abrechnung −, sondern auch wertvolle Unterstützung durch langjährige Erfahrungen mit Praxisübernahmen und Neugründungen, persönlichen Ansprechpartner, Events für Existenzgründer und ein starkes Partnernetzwerk.

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Interview mit Dr. Lilly Qualen: Mit Sohn in der Praxis

Interview Update mit Dr. Lilly Qualen

Dr. Lilly Qualen hat mit 26 Jahren den Sprung ins kalte Wasser mit eigener Praxis gewagt. Im Magazin „dentalfresh“ (Oemus Media AG) beantwortet sie regelmäßig Fragen rund um Leben, Lieben und Arbeiten als selbstständige Zahnärztin und frischgebackene Mutter. Lesen Sie hier einen Auszug aus der Ausgabe 4-2021.

Lilly, deine Praxisgründung ist über drei Jahre her. Hast du deine Entscheidung jemals bereut?

Nein, noch nie. Natürlich gab es den ein oder anderen Realitätscheck. Zahnärztin in der eigenen Praxis zu sein bedeutet nämlich längst nicht, nur „Zahnärztin“ in der eigenen Praxis zu sein. Man ist die Chefin eines größer werdenden Teams und braucht ein offenes Ohr für Sorgen, Ideen oder auch mal Kritik, muss sich durch den Dschungel der Betriebswirtschaft kämpfen, mit etlichen Gewerken und Laboren kommunizieren und auch mal Reinigungskraft oder Handwerker ersetzen. Genau diese Abwechslung macht mir aber auch viel Spaß. Doch ich bin ehrlich: Manchmal würde ich die eine oder andere Verantwortung gern abgeben. In stressigen Zeiten habe ich mich auch schon dabei ertappt, wie ich mich nach der entspannten Assistenzzeit zurücksehnte. Alles in allem möchte ich die Freiheiten der Selbstständigkeit aber nicht mehr missen. Genau deshalb ist das auch für mich der richtige Weg. Ich muss niemanden um Erlaubnis fragen, ob ich meinen Sohn hin und wieder mit in die Praxis nehmen darf. Stattdessen ist er für mein Team und unsere Patientinnen und Patienten das Highlight des Tages, wenn er dabei ist. Er zaubert allen ein Lächeln ins Gesicht – und stärkt damit schon jetzt unsere Praxisphilosophie.

Junge Mutter und selbstständige Zahnärztin: Welche digitalen Helfer erleichtern dir das Leben zwischen Praxis und zu Hause?

Mein digitaler Helfer Nummer Eins ist mein Smartphone. Es ist immer in meiner Handtasche. Seitdem mein Sohn auf der Welt ist, telefoniere ich deutlich öfter mit meinem Team. Für alles, was keine direkten Absprachen braucht, habe ich einen sicheren VPN-Zugang zu meinem Praxisverwaltungssystem. Dadurch kann ich von zu Hause aus E-Mails beantworten, die gesamte Abrechnung kontrollieren oder auch mal online Rechnungen an unsere Factoring-Gesellschaft übermitteln. Hinzu kommt: Ich kann auf unser Terminmanagement zugreifen und mich optimal auf bevorstehende Arbeitstage vorbereiten. Ich weiß dadurch auch, wann ich private Termine wie Kinderarztbesuche einplanen kann. Wenn es nötig ist, kann ich Termine auch von zu Hause aus ohne Probleme neu planen. Meine digitalen Helfer geben mir die Möglichkeit, zu Hause mit meinem Kleinen zu kuscheln und dennoch so produktiv wie vor der Geburt zu bleiben […]

(Quelle: „Meine Freiheit: Auch mal mit Sohn in der Praxis − Q&A mit Lilly“, Dentalfresh (Oemus Media AG), 17. Jahrgang, November 2021, Seite 20, www.zwp-online.info)

Lesen Sie auch: „Interview mit Dr. Lilly Qualen: Wiedereinstieg nach der Babypause“!

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Dr. Lilly Qualen: Wiedereinstieg nach der Babypause

Interview Update mit Dr. Lilly Qualen

Im Magazin „dentalfresh“ (Oemus Media AG) beantwortet die Praxisgründerin Dr. Lilly Qualen regelmäßig Fragen rund um Leben, Lieben und Arbeiten als selbständige Zahnärztin und frischgebackene Mutter. Lesen Sie hier einen Auszug aus der Ausgabe 3-2021.

Realitätscheck: Lief der Wiedereinstieg nach deiner Babypause wie geplant?

Um es kurz zu machen: Am Ende kommt immer alles anders, als man denkt. Schon kurz nach der Entbindung habe ich wieder stundenweise gearbeitet. Als Chefin eines siebenköpfigen Teams konnte ich nicht lange zu Hause bleiben. Also war ich jede Woche in der Praxis, wenn auch nicht am Behandlungsstuhl. Gestört hat es mich nicht, denn ich freue mich jeden Tag aufs Neue auf mein Team. In den ersten Wochen konnte ich von zu Hause aus viel erledigen, da ich per Remote-Verbindung auf mein Praxisverwaltungssystem zugreifen kann. E-Mails versenden, Termine organisieren oder die Abrechnung checken – alles lief gut. Nach acht Wochen zu Hause bin ich wieder täglich in der Praxis. Ich kann den kleinen Mann ganz entspannt mitnehmen. Das stört glücklicherweise weder ihn noch mich. Im Gegenteil: In der Praxis freuen sich alle, ihn endlich kennenzulernen […]

Wie waren die Reaktionen von deinen Patienten – und von deiner Community?

Unsere Patienten haben mir die kleine Auszeit durchweg gegönnt und mein Team hat mich super vertreten und die Zufriedenheit in der Praxis war weiterhin hoch. Unsere Community bei Instagram interessiert sich sehr für den Spagat zwischen Muttersein und Selbstständigkeit. Ich stehe jetzt vielen Kolleginnen, die einen ähnlichen Plan haben, mit meinen Erfahrungen zur Seite. Gleichzeitig bekomme ich hilfreiches Feedback von Kolleginnen, die diesen Weg selbst schon gegangen sind. Mein Fazit: Ja, es ist kompliziert, aber nicht unmöglich. Dabei kann ich nur immer wieder betonen: Ohne meine Familie und Praxisfamilie wäre das alles nicht möglich.

(Quelle: „Nach der Babypause: Zurück im Praxisalltag − Q&A mit Lilly“, Dentalfresh (Oemus Media AG), 17. Jahrgang, September 2021, Seite 32, www.zwp-online.info)

Lesen Sie auch: „Interview Update: Dr. Lilly Qualen“

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Interview Update: Dr. Lilly Qualen

Interview Update mit Dr. Lilly Qualen

Dr. Lilly Qualen hat mit 26 Jahren den Sprung ins kalte Wasser mit eigener Praxis gewagt. Im Magazin „dentalfresh“ (Oemus Media AG) beantwortet sie regelmäßig Fragen rund um Leben, Lieben und Arbeiten als selbständige Zahnärztin und frischgebackene Mutter. Lesen Sie hier einen Auszug aus der Ausgabe 2-2021.

Hand auf Herz und Bauch: Passen Kinderwunsch und eigene Praxis zusammen?

Ich halte es wie Pippi Langstrumpf: „Das habe ich noch nie vorher versucht, also bin ich völlig sicher, dass ich es schaffe.“ Am Ende kommt alles, wie es kommen soll. Trotzdem braucht es Planung, ganz klar. Wenn man plötzlich schwanger ist, muss es schnell gehen. Neun Monate sind kürzer als man denkt. Ohne Vertretung ist man auf dicke Finanzpolster angewiesen – und wer hat die schon nach der Praxisgründung? Zum Glück habe ich eine tolle Kollegin über mein Netzwerk gefunden. Seit dem 1. Januar 2021 ist sie mit im Boot und konnte sich bereits einarbeiten.

Was hast du sonst noch für die Babypause vorbereitet?

Ich habe im Grunde den Einzug von beiden Babys vorbereitet – meinem „richtigen“ Baby und meinem „Praxis-Baby“. Beispielsweise musste ich mit Erschrecken feststellen, dass mein alter Laptop nicht gerade Homeoffice-tauglich ist. Meine erste Investition für die Babypause waren also weder Babybettchen noch Wickeltisch, sondern ein neuer Laptop. Dank einer VPN-Schnittstelle kann ich auch von zu Hause auf meine Praxisverwaltungssoftware von DAMPSOFT zugreifen. Auf diese Weise bin ich aus der Ferne mit dabei. Wie lange genau ich zu Hause bleiben werde, weiß ich selbst noch nicht. Geplant ist eine entspannte Zeit zu Hause, die in einen „Soft-Start“ mit verkürzter Stundenzahl übergehen soll. Mein Partner geht in Elternzeit, meine Familie wohnt nebenan – ich habe also auch während des Mutterschutzes schon viel privates Back-up, sollte das „Praxis-Baby“ mal nach mir schreien […]

(Quelle: „Zwischen Praxis und Babypause – Q&A mit Lilly“, Dentalfresh (Oemus Media AG), 17. Jahrgang, Juni 2021, Seite 18, www.zwp-online.info) 

Lesen Sie auch die Interviews mit Dr. Lilly Qualen Teil 1, Teil 2 und Teil 3!

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Dampsoft bietet nicht nur schlaue Lösungen für das digitale Praxismanagement − von Anamnese und Aufklärung bis Verwaltung und Abrechnung, sondern auch wertvolle Unterstützung durch langjährige Erfahrung mit Praxisübernahmen und Neugründungen, persönlichen Ansprechpartnern, Events für Existenzgründer und einem starken Partnernetzwerk. Schon startklar? Machen Sie den Anfang mit unserer Checkliste für Praxisgründer!

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GOZ-Ziffer 0030 und 0040 – Der feine Unterschied

GOZ Ziffern im HKP

Gerade während der Gründungsphase spielt Liquidität eine entscheidende Rolle. Doch das Thema Finanzen bleibt auch darüber hinaus wichtig. Zum Beispiel ist eine gebührenkonforme Abrechnung während der gesamten zahnärztlichen Tätigkeit ein Muss. Wichtig ist also, von Anfang an Honorarverluste zu vermeiden. Die Abrechnungsexpertin Sina Olfers der BFS health finance GmbH erklärt, wie Zahnärzte Heil- und Kostenpläne durch den korrekten Einsatz der GOZ-Ziffern 0030 und 0040 optimieren können.

Ziffer 0040 nicht vernachlässigen

Die gängige Abrechnung für die Aufstellung aller privaten Heil-und Kostenpläne erfolgt über die GOZ-Ziffer 0030 – aber warum wird die GOZ-Ziffer 0040 so selten eingesetzt? In den meisten Köpfen ist verankert, dass eine Berechnung der GOZ-Ziffer 0040 lediglich für die Aufstellung von Heil- und Kostenplänen in der KFO legitim ist – die Gebührenziffer gerät daher gerade in Zahnarztpraxen in den Hintergrund. Tatsächlich besagt der Leistungstext der GOZ-Ziffer 0040 jedoch: „Aufstellung eines schriftlichen Heil- und Kostenplans bei kieferorthopädischer Behandlung oder bei funktionsanalytischen und funktionstherapeutischen Maßnahmen nach Befundaufnahme und Ausarbeitung einer Behandlungsplanung“. Für die Praxis bedeutet dies im Umkehrschluss, dass – sobald funktionsanalytische oder -therapeutische Maßnahmen geplant werden – die GOZ-Ziffer 0040 einsatzfähig ist.

Honoraroptimierung durch GOZ-Ziffer 0040

Mit einer Berechnung der Gebührennummer 0030 wird in diesem Fall bares Geld verschenkt, denn zu Recht ist GOZ-Ziffer 0040 mit 32,34 Euro bei Faktor 2,3 um 6,47 Euro besser bewertet als die Gebührennummer 0030. Mit einer falschen Berechnung wird also in der Praxis mit jedem privaten Heil- und Kostenplan Geld verschenkt!

Gründer-Tipp von BFS health finance

Eine zeitgleiche Berechnung der GOZ-Ziffern 0030 und 0040 ist möglich, wenn es sich um unterschiedliche Planungsinhalte für dieselbe Versorgungssituation handelt. Beispielsweise GOZ-Ziffer 0030 für die Implantat-Planung neben GOZ-Ziffer 0040 für die ZE-Planung.

Ebenso ärgerlich wie vermeidbar ist der verschenkte Aufwand beim Schreiben von Heil- und Kostenplänen, die schlussendlich nicht durchgeführt werden. Die Experten der BFS health finance GmbH zeigen in Online-Events zum Thema HKP-Recall, wie Zahnärzte durch Anpassung des Praxis-Workflows eine erfolgreiche HKP-Telefonie etablieren können oder das Thema gewinnbringend auslagern. Von Gesprächseinstieg bis -abschluss erhalten sie außerdem wertvollen Input rund um den entscheidenden Erfolgsfaktor beim HKP-Recall: die Kommunikation.

Gemeinsam auf Erfolgskurs

Wer sich für die eigene Praxis entscheidet, dem bietet Dampsoft nicht nur schlaue Lösungen für das digitale Praxismanagement − von Anamnese und Aufklärung bis Verwaltung und Abrechnung −, sondern auch wertvolle Unterstützung durch langjährige Erfahrungen mit Praxisübernahmen und Neugründungen, persönlichen Ansprechpartnern, Events für Existenzgründer und ein starkes Partnernetzwerk.

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