So läuft das EBZ im Praxisalltag mit dem DS-Win

Mareen Riedel-Venturi, Zahnmedizinische Fachangestellte und selbstständige Praxismanagerin, berichtet, wie das elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren ihren Praxisalltag erleichtert, mit praktischen Tipps und Beispielen für das DS-Win.

Mein erster Eindruck zum neuen EBZ

Mal ehrlich, was haben Sie gedacht, als Sie vom EBZ gehört haben? Ich war direkt von der dahinterliegenden Idee begeistert und hatte eine große Hoffnung für meinen Praxisalltag: Endlich weniger Papier! Nach den ersten Erfahrungen mit dem eRezept, das wir in Bayern noch nicht nutzen, war ich trotz meiner Begeisterung auch etwas skeptisch. Sollte das neue Verfahren wirklich funktionieren und meine Arbeit erleichtern?

Ich habe schnell festgestellt: Ja, es funktioniert! Ich bin begeistert und möchte meine Tipps zum EBZ im DS-Win mit Ihnen teilen.

Wie habe ich mit dem EBZ angefangen?

Mir ist es wichtig, offen an neue Dinge heranzutreten und erst einmal zu sehen, was kommt. Ich habe im Austausch mit anderen Praxen und Kollegen vor dem Start des neuen Verfahrens nicht nur Positives, sondern auch einige Bedenken wahrgenommen. Die meisten haben sich für mich als unbegründet herausgestellt.

Wie bin ich also an die Umsetzung herangegangen? Ich habe im ersten Schritt das Webinar „Das neue Elektronische Beantragungsverfahren (EBZ) im DS-Win“ von Dampsoft gebucht. Darin habe ich die Grundlagen und Herangehensweisen gelernt. Mein Tipp: Laden Sie sich auch unbedingt die e-health-Anleitung zum EBZ auf der Download-Seite herunter. Sie ist ausführlich und hilfreich. Sehr praktisch ist auch die Checkliste zum Start, die aufzeigt, welche Voraussetzungen für das EBZ notwendig sind:

General-Update 2/2022
Produkterweiterung e-health
KIM-Postfach
eHBA oder eZAA
(optional) Komfortsignatur und zusätzliches Kartenmaterial

Um die Erfüllung dieser Voraussetzungen hatten wir uns im Vorfeld schon gekümmert. So stand dem Start von technischer Seite her nichts mehr im Wege. Am 1. Juli war es endlich so weit. Ich war ganz gespannt und hatte mir extra einen KBR-Plan (keine Sorge: In Bayern sind diese noch genehmigungspflichtig!) für diesen Tag liegen lassen.

Ich habe den Plan direkt an die Krankenkasse geschickt und erhielt innerhalb von zehn Minuten die Genehmigung zurück. Jetzt mal ehrlich: Das habe ich nicht erwartet! Ähnliche Erfahrungen konnte ich später mit elektronischen Heil- und Kostenplänen sammeln. Meist dauert die elektronische Genehmigung jetzt gerade einmal zwischen zwei Stunden bis zu zwei Tagen. Die Schnelligkeit ist für mich der größte Vorteil, besonders wenn es um dringliche Fälle geht oder die Patienten eine längere Anreise haben. Nicht zu vergessen, dass ich die Genehmigung direkt digital erhalte und nicht dem Original hinterherlaufen muss. Wir kennen das doch alle: „Oh, der Plan? Ja, da ist was gekommen. Den habe ich leider nicht dabei.“ Sie kennen das Spiel.

Wie erstelle ich einen elektronischen HKP?

Das Erstellen eines eHKP ist ganz einfach, denn der Heil- und Kostenplan wird im Grunde wie bisher erstellt. Ein kleiner Tipp, damit es schneller mit der Genehmigung geht: Nutzen Sie das Bemerkungsfeld nur in Ausnahmefällen. Sie finden unter Bemerkungen eine Auswahl von Punkten, die Sie angeben können. Das sind Standardbemerkungen, die oft schon sehr hilfreich sind. Folgende Auswahl wurde von der KZBV zur Verfügung gestellt:

Sie haben den HKP erstellt? Dann machen Sie aus dem „analogen“ Plan einen digitalen. Das geht wirklich einfach: Klicken Sie auf die Schaltfläche >>eHKP erstellen<< links unten im Reiter HKP. Anschließend über die e-health-Verwaltung den eHKP signieren und an die Kasse versenden.

Sobald der Plan dann zurückkommt, muss er verarbeitet werden. Das heißt, Sie nehmen die Antwort der Krankenkasse an, indem Sie den eHKP in der e-health-Verwaltung auswählen und über die Schaltfläche >>Verarbeiten<< die Rückantwort bearbeiten. So übernimmt das DS-Win die Daten in Ihr System.

Wie reagieren Patienten und wie gehe ich mit Zusatzversicherungen um?

Meine Patienten sind froh, dass sie sich nicht mehr selbst um die Genehmigungen kümmern müssen und sind gerade in dringlichen Fällen dankbar, dass wir schneller helfen können. Negative Reaktionen habe ich persönlich bisher keine erlebt.

Es kommt hin und wieder vor, dass Zusatzversicherungen eine Kopie des genehmigten Heil- und Kostenplans benötigen. Kein Problem: Sie können dann einfach die Patienteninformation ausdrucken. Gehen Sie in den Reiter „HKP“ und wählen Sie die Schaltfläche >>Drucken<<. Im neuen Dialogfenster wird im Reiter „Kasse“ der Bereich „Elektronische Beantragung“ angezeigt.

Dieses Formular ist ein Standardformular. Es ist genauso offiziell wie der rosa HKP, den wir jahrelang benutzt haben. Lassen Sie sich nicht verunsichern.

Genauso machen Sie es auch bei der Abrechnung von andersartigen Versorgungen. Sie legen der Rechnung das neue Formular für Direktabrechnung bei. Dieses wird direkt bei der Rechnung des Heil- und Kostenplans ausgedruckt und ersetzt den rosa HKP-Ausdruck. Das leitet der Patient dann wie gewohnt an seine Krankenkasse zur Erstattung weiter.

Mein Tipp für das Bonusheft

Wussten Sie, dass Bonushefte im DS-Win bereits digital hinterlegt werden können? Sie gehören zu den ersten „medizinischen Informationsobjekten“ (MIO). Mithilfe dieser Daten werden medizinische Daten standardisiert und in der elektronischen Patientenakte (ePA) dokumentiert. Die Einträge aus dem Bonusheft können mit der ePA synchronisiert werden. Um Einträge im Bonusheft vorzunehmen, folgen Sie wie gewohnt dem Pfad „Patient/Formular/Bonusheft“. Hier können Sie auch Untersuchungen vermerken, die nicht in Ihrer Praxis stattgefunden haben. Danach laden Sie die Einträge in die ePA hoch. Eine genaue Anleitung finden Sie hier auf Seite 94 der e-health-Anleitung.

Bitte prüfen Sie immer, ob der Bonus von der Krankenkasse richtig bestätigt wurde! Diese Information finden Sie direkt im HKP.

Zusammenfassung und Vorteile des EBZ

Ich bin von der ersten Minute an ein Fan des neuen EBZ. Auch wenn es hier und da noch nicht zu 100 Prozent läuft, ist das neue Verfahren für mich nicht mehr wegzudenken. Starten Sie also unbedingt auch mit dem EBZ durch, es lohnt sich! Hier noch meine Lieblings-Vorteile des EBZ:

Ich erhalte Genehmigungen viel schneller
Ich muss keinen Formularen hinterherlaufen
Sicherer und schneller Versand direkt aus dem DS-Win
Schnellere Umsetzung der Behandlung
Rein digitales Archivieren möglich

Ich hoffe, ich konnte Sie für das neue elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren begeistern. Ich freue mich auf weitere Erleichterungen und neue Möglichkeiten im Bereich e-health in naher Zukunft!

Gastautorin und Praxismanagerin Mareen Riedel-Venturi

Mareen Riedel-Venturi ist gelernte ZFA und Betriebswirtin für zahnärztliche Abrechnung und Praxisorganisation. Mit Ihrer knapp 20-jährigen Berufserfahrung unterstützt sie Zahnarztpraxen getreu dem Motto: „Aus der Praxis für die Praxis!“. Folgen Sie Mareen für weitere Tipps auf Instagram oder vereinbaren Sie ein kostenfreies Kennenlerngespräch.