Warum es kein klassischer Softwarewechsel war
Softwarewechsel finden normalerweise zwischen zwei Systemen statt, deren Hersteller nur begrenzt miteinander zusammenarbeiten. Entsprechend standardisiert fallen Datenübernahmen für die Praxen aus, und je nach PVS-Anbieter werden Kosten von 700 bis 3.000 € erhoben. Bei der Migration von ErgoDent zu DAMPSOFT war die Ausgangssituation anders. Beide Unternehmen verfolgten dasselbe Ziel: den Zahnarztpraxen einen möglichst reibungslosen Übergang zu ermöglichen, ohne Mehrkosten für die Datenübernahme. Dafür wurde die bestehende Systemwechselschnittstelle (SWS 2.0) gemeinsam erweitert. Entwickler beider Unternehmen standen in engem Austausch und stimmten Export- und Importprozesse zwischen den beiden Systemen aufeinander ab. Das Ergebnis war eine „extended“ Datenübernahme, die deutlich über das hinausging, was bei einem klassischen Anbieterwechsel üblich ist.
„Der wichtigste Vorteil ist, dass viel mehr Daten übernommen werden können als beim herkömmlichen PVS-Wechsel“, sagt ErgoDent-Inhaber und Informatiker Martin Greiner. Auch aus Sicht von DAMPSOFT lag die Stärke der Zusammenarbeit darin, gemeinsam Lösungen zu entwickeln, statt lediglich Daten auszutauschen. „Durch eine offene, ehrliche und partnerschaftliche Zusammenarbeit lassen sich extrem komfortable und umfangreiche Lösungen entwickeln, die es Praxen leicht machen, den PVS-Wechsel ohne Ängste und Sorgen umzusetzen“, sagt Dr. Andrej Teterin, Head of Business Development & Strategy bei DAMPSOFT.
Was die enge Zusammenarbeit zwischen ErgoDent und DAMPSOFT ermöglicht hat:
Wechsel auch im laufenden Quartal
deutlich umfangreichere Datenübernahme
gemeinsame technische Tests
aufeinander abgestimmte Prozesse
einheitliche Kommunikation gegenüber den Praxen
frühzeitige Schulungs- und Onboarding-Angebote
Mehr als Stammdaten: Welche Informationen können übernommen werden?
Was passiert mit meinen Praxis- und Patientendaten? Das ist wohl die wichtigste Frage für viele Praxisinhaber bei einem Softwarewechsel. Genau deshalb spielte die Datenübernahme in diesem Projekt von Anfang an eine zentrale Rolle. Ziel war es, möglichst viele Informationen automatisiert und vollständig von ErgoDent in das DS-WIN oder DS4 von DAMPSOFT zu übertragen.
Dazu gehörten nicht nur Patientenstammdaten, sondern auch zahlreiche Informationen, die im Praxisalltag benötigt werden. „So haben wir es geschafft, dass ZE- und KBR-Pläne sowie Termine aus dem ErgoDent-Terminprogramm übergeben werden können. Auch sämtliche Fotos und Dokumente werden übertragen“, berichtet Martin Greiner.
Besonders wichtig war dabei die Qualitätssicherung. Beide Unternehmen testeten die Übernahme intensiv und überprüften die Ergebnisse anhand realer Anwendungsfälle. „Wir haben zum Test mit echten Patientendaten in ErgoDent Quartalsabrechnungen durchgeführt, die Daten dann zum PVS von DAMPSOFT exportiert und anschließend dort ebenfalls eine Quartalsabrechnung erstellt. Danach haben wir die beiden erzeugten Abrechnungsdateien miteinander verglichen“, so der ErgoDent-Gründer weiter.
Zusätzlich zur SWS 2.0 übertragbare Daten am Beispiel DS-WIN:
Patientenstammdaten
Termine
Dokumente
Bilder und Fotos
Befunde
ZE-Pläne
KBR-Pläne
KIM-Konfigurationen
Konnektor-Einstellungen
Sicherheit entsteht durch Vorbereitung
„Der PVS-Wechsel ist weniger ein technisches als ein pädagogisches Projekt“, weiß Dr. Andrej Teterin aus jahrelanger Erfahrung mit Wechselprojekten. Denn jährlich wechseln rund 185 Zahnärzte zu einer Praxissoftware des Marktführers. Die technische Migration ist nur ein Teil eines erfolgreichen Wechsels. Mindestens genauso wichtig ist die Vorbereitung des Praxisteams, das später täglich mit der neuen Software arbeitet. Deshalb begann das Onboarding bereits mehrere Monate vor dem eigentlichen Wechseltermin. Vom Customer Success Team erhielten die Praxen einen strukturierten Fahrplan, Checklisten und Zugang zum eLearning mit passenden Schulungsangeboten. Zusätzlich wurden spezielle Fragerunden eingerichtet, um Unsicherheiten und offene Fragen frühzeitig mit Experten zu klären.
Auch aus Sicht des Customer Success Teams zeigte sich, dass gute Vorbereitung der entscheidende Faktor für einen entspannten Wechsel ist. Bereits zehn bis zwölf Wochen vor der Migration starteten Kick-off-Termine, eLearning-Angebote und die Probedatenübernahme. So blieb genügend Zeit, Prozesse kennenzulernen und Fragen zu klären.
Ein weiterer Vorteil: Die Praxis muss während des Wechsels nicht stillstehen. „Es gibt im Normalfall keine Ausfallzeiten. Der Wechsel wird im laufenden Betrieb vorgenommen“, sagt Ines Vangerow, Service Owner im Customer Success Team von DAMPSOFT.
Die wichtigsten Bausteine der Vorbereitung:
persönlicher Kick-off-Termin
individueller Zeitplan
eLearning-Kurse
Checklisten und Dokumentationen
Probedatenübernahme
Fragerunden mit Experten
persönlicher Support durch Customer Success und Technischen Support
Wechsel im laufenden Betrieb: Warum die Praxis nicht stillstehen muss
Ein entscheidender Vorteil der speziell entwickelten ErgoDent-Datenübernahme besteht darin, dass der Umstieg bei entsprechender Vorbereitung auch während eines laufenden Quartals erfolgen kann. Dadurch muss der Softwarewechsel nicht zwangsläufig bis zum nächsten Quartalsbeginn aufgeschoben werden. Auch ein zusätzlicher Schließtag der Praxis ist im Normalfall nicht erforderlich. Voraussetzung dafür ist allerdings eine sorgfältige Vorbereitung. Insbesondere die Probedatenübernahme spielt eine zentrale Rolle: Die übertragenen Informationen sollten frühzeitig kontrolliert werden, damit mögliche Abweichungen noch vor der endgültigen Migration geklärt werden können. So wird aus einem einzelnen Umstellungstag ein geplanter Prozess, der bereits Wochen zuvor beginnt.
Was andere Praxen aus dem Projekt lernen können
Die Migration von ErgoDent zu DAMPSOFT war in vielerlei Hinsicht ein Sonderfall. Gleichzeitig lassen sich daraus Erkenntnisse ableiten, die für jede Zahnarztpraxis relevant sind, die über einen Softwarewechsel nachdenkt.
Die wichtigste lautet: Ein erfolgreicher Wechsel beginnt lange vor dem eigentlichen Umstellungstag. Wer gut vorbereitet ist, das Team einbindet und ausreichend Zeit für Schulungen, Tests und die Kontrolle der Datenmigration einplant, reduziert Risiken erheblich und schafft gute Voraussetzungen für einen sicheren Start mit der neuen Software.
Die Erfahrungen aus dem Projekt zeigen außerdem, wie wichtig Transparenz und klare Prozesse sind. Zahnarztpraxen sollten bei der Auswahl eines neuen Anbieters deshalb nicht nur auf den Funktionsumfang der Software achten, sondern auch darauf, wie der Weg vom Erstgespräch bis zur ersten Quartalsabrechnung gestaltet wird. „Glauben Sie keinen Versprechungen, sondern fordern Sie Garantien und verbindliche Zusagen ein, die Ihnen Sicherheit geben“, empfiehlt Dr. Andrej Teterin.
Die sechs wichtigsten Erfolgsfaktoren beim Wechsel der Zahnarztsoftware
Frühzeitig mit der Planung beginnen.
Das gesamte Praxisteam einbeziehen.
Zeit für eLearning/Schulungen einplanen.
Eine Probedatenübernahme durchführen und sorgfältig prüfen.
Anforderungen und offene Fragen frühzeitig kommunizieren.
Einen langfristig stabilen Anbieter mit gutem Support wählen.
