Digitale Patientenkommunikation für Zahnarztpraxen

Warum brauchen Zahnarztpraxen digitale Patientenkommunikation?

Mit digitalen Helfern wird der Alltag in der Zahnarztpraxis besser planbar: Weniger organisatorischer Aufwand, weniger Terminausfälle für die Zahnarztpraxis und ein Service, den Patienten zu schätzen wissen. Gerade in Zeiten knapper Personalressourcen ist das ein wichtiger Beitrag zu einem reibungslosen Praxisablauf.

Online-Terminvergabe für Zahnarztpraxen: So funktioniert die digitale Buchung im DS4

Termine organisieren, Anrufe annehmen, Ausfälle verhindern – eine anspruchsvolle Aufgabe für jedes Praxisteam. Mit der  Online-Terminvergabe im DS4 buchen viele Patienten ihre Termine einfach bequem über die Website der Zahnarztpraxis, jederzeit und unabhängig von Öffnungszeiten. Patienten können direkt die gewünschte Behandlung auswählen sowie optional ihren Wunschbehandler und sehen auf einen Blick, welche Zeiten frei sind. Über "reservierte Zeiten" legt die Praxis dabei selbst fest, ob grundsätzlich alle freien Öffnungszeiten für die Online-Terminvergabe verfügbar sind oder bestimmte Behandlungen – beispielsweise Schmerztermine – nur innerhalb spezieller Zeitfenster online gebucht werden können. Wird kein Behandler ausgewählt, prüft das System im Hintergrund automatisch, welches Personal oder Behandlungszimmer verfügbar ist. So lassen sich Termine optimal verteilen, Engpässe vermeiden und freie Zeitfenster füllen, ohne dass das Team ständig telefonisch nachsteuern muss. 

Zur Absicherung erfolgt bei der Terminbuchung eine SMS-TAN-Verifizierung. So wird sichergestellt, dass es sich um echte Patienten handelt und die angegebene Mobilnummer korrekt ist. Die SMS-TAN-Kosten trägt DAMPSOFT – für die Praxis fallen keine Zusatzkosten an.

Terminerinnerungen, Terminbestätigungen und Recall automatisieren 

Automatische Terminerinnerungen helfen Zahnarztpraxen dabei, ihre Patienten rechtzeitig an bevorstehende Termine zu erinnern und so Terminausfälle beziehungsweise No-Shows zu reduzieren. Das gilt auch für kurzfristig vergebene Termine, bei denen weniger als 24 Stunden zwischen Buchung und Behandlung liegen. Die SMS werden von DAMPSOFT versendet; im Abschlusstext kann auf Wunsch der Praxisname angezeigt werden. 

Auch Termine, die direkt am Empfang oder telefonisch vereinbart werden, können mit einer Terminerinnerung ergänzt werden. So lässt sich die Patientenkommunikation stärker automatisieren, während das Praxisteam bei wiederkehrenden organisatorischen Aufgaben entlastet wird. Monatlich sind 100 SMS kostenfrei enthalten, die sowohl für Terminerinnerungen als auch für Terminbestätigungen und weitere Nachrichten an Patienten genutzt werden können. 

Besonders praktisch: E-Mail- und SMS-Erinnerungen können unabhängig voneinander terminiert und miteinander kombiniert werden. So kann ein Patient beispielsweise 72 Stunden vor dem Termin per E-Mail und 24 Stunden vor dem Termin zusätzlich per SMS erinnert werden. Dadurch entsteht eine mehrstufige und verlässliche Terminkommunikation, die sich an den Abläufen der Zahnarztpraxis orientiert. 

Mit der sukzessiven Weiterentwicklung der DS4-Produkterweiterung "Digitale Patientenkommunikation" geht es nun einen Schritt weiter: Neben Erinnerungen können nun auch Terminbestätigungen und Recall-Nachrichten per E-Mail und SMS versendet werden. Die Terminbestätigung gibt es dabei nicht mehr nur für online gebuchte Termine, sondern auch bei in der Praxis eingetragen Terminen. Eine Absageoption kann zusätzlich als Link in der Terminbestätigungsmail für Online-Termine mitgesendet werden.

So reduzieren Zahnarztpraxen No-Shows

Von der Terminbestätigung über die Erinnerung bis zum Recall greifen die verschiedenen Kommunikationswege sinnvoll ineinander. Zahnarztpraxen können ihre Patienten per SMS und E-Mail erreichen, wiederkehrende Kommunikationsprozesse automatisieren und ihre Terminplanung besser absichern. Das schafft mehr Übersicht im Praxisalltag, reduziert unnötige Zettelwirtschaft und kann dazu beitragen, Terminausfälle beziehungsweise No-Shows in der Zahnarztpraxis zu reduzieren. 

Eine automatische Terminerinnerung und/oder -bestätigung per SMS oder E-Mail eignet sich auch für kurzfristige Buchungen, bei denen weniger als 24 Stunden zwischen Vergabe und Termin liegen. Auch für Termine, die direkt am Empfang oder telefonisch vergeben werden, können Terminbestätigungen und Terminerinnerungen versendet werden. So unterstützt die Produkterweiterung "Digitale Patientenkommunikation" eine verlässlichere Terminplanung und entlastet das Praxisteam bei wiederkehrenden Kommunikationsaufgaben. 

Patientenkommunikation transparent dokumentieren: Die Kommunikationshistorie in der Patientenakte

Für maximale Transparenz sorgt außerdem die Kommunikationshistorie in der Patientenakte. Dort sind alle an den Patienten gesendete E-Mails und SMS einsehbar. Die Praxis kann hier beispielsweise nachverfolgen, an welche Mobilnummer oder E-Mail-Adresse eine Nachricht versendet wurde und wann dies geschehen ist. So haben Praxen nicht nur einen strukturierten Überblick über die gesamte Kommunikation mit einem Patienten, sondern können bei Problemen auch schnell und einfach die Kontaktdaten des Patienten auf Aktualität und Richtigkeit prüfen. 

Flexibel einsetzbar und unabhängig voneinander nutzbar

Sowohl die Online-Terminvergabe als auch die Terminerinnerung per SMS und E-Mail sind eigenständige Funktionen der DS4-Produkterweiterung "Digitale Patientenkommunikation". Zahnarztpraxen können also selbst entscheiden, welche Features sie einsetzen möchten. Recall-Nachrichten per SMS und E-Mail sowie Terminbestätigungen für in der Praxis vereinbarte Termine können einzeln genutzt werden. 

Voraussetzung für den Versand terminbezogener E-Mails oder SMS im DS4 ist grundsätzlich die Produkterweiterung "Digitale Patientenkommunikation“.