Warum Praxissoftware in der Zahnklinik neu gedacht werden muss
Die Anforderungen an eine Praxissoftware in der Zahnklinik gehen weit über das hinaus, was klassische Zahnarztpraxen benötigen. Während in kleineren Strukturen Prozesse oft überschaubar bleiben, treffen in Universifätskliniken verschiedene Welten aufeinander: Patientenversorgung, Forschung und Lehre laufen parallel und müssen effizient miteinander verzahnt werden. Diese Komplexität zeigt sich besonders in der Vielzahl an Beteiligten. Unterschiedliche Fachabteilungen, Verwaltungsbereiche und IT-Strukturen greifen ineinander. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Dokumentation, Abrechnung und rechtliche Sicherheit kontinuierlich. „Das Onboarding ist bei Universitäten nicht so leicht wie bei einer Praxis – das greift viel tiefer in die Organisation ein“, fasst Dr. Frank Tolsdorf, Kaufmännischer Leiter der Universitätszahnklinik Witten/Herdecke, zusammen. Genau diese Tiefe macht eine moderne Praxissoftware zur zentralen Infrastruktur einer Zahnklinik.
Das Projekt „Universitätszahnklinik Witten/Herdecke“
Der Startpunkt: Warum ein Softwarewechsel notwendig wurde
Bereits im Jahr 2021 wurde in Witten/Herdecke deutlich, dass ein grundlegender Wechsel der Praxissoftware notwendig ist. Das bestehende System konnte die wachsenden Anforderungen einer modernen Großklinik nicht mehr erfüllen und wurde zunehmend zum Hindernis für effiziente Abläufe. Die Entscheidung für einen Wechsel fiel dabei nicht leicht. Insbesondere die Frage nach Datenmigration, Integration und Zukunftssicherheit spielte eine zentrale Rolle. Ein entscheidender Aspekt für die Praxissoftware von DAMPSOFT war dabei die langfristige Perspektive, erklärt Dr. Tolsdorf. „Digitalisierung ist nichts, was man einmal macht und dann ist es erledigt – man muss dauerhaft dranbleiben.“ Diese Haltung prägte die gesamte Projektstrategie.
Die größte Herausforderung: Veränderung statt Technik
Im Projektverlauf wurde schnell deutlich, dass die größte Herausforderung nicht in der Technik lag, sondern in der Organisation selbst. Der Wechsel der Praxissoftware ist vor allem eines: ein Change-Management-Projekt. Gerade in der Anfangsphase des Projekts zeigte sich, wie unterschiedlich die Erwartungen in der Klinik waren. Jede Abteilung hatte eigene Anforderungen und Prioritäten. Ohne klare Steuerung führte das zu Reibungsverlusten. Dr. Frank Tolsdorf beschreibt diese Phase sehr offen: „Jeder hat eine andere Idee im Kopf, was die Software können soll – und alle wollen, dass genau das umgesetzt wird.“ Erst durch einen intensiven Austausch, klare Strukturen und definierte Verantwortlichkeiten konnte das Projekt stabilisiert werden.
Der entscheidende Hebel: Ressourcen realistisch planen
Ein besonders kritischer Punkt war die Planung der Ressourcen. Wie in vielen Digitalisierungsprojekten wurde der tatsächliche Aufwand zunächst unterschätzt. „Das gehört zum Anfangsinvestment: Man muss Leute dafür freistellen – und zwar nicht nur ein bisschen“, erklärt Dr. Frank Tolsdorf. Die Erkenntnis: Ein Softwarewechsel in dieser Größenordnung benötigt volle Aufmerksamkeit und dedizierte Ressourcen. Erst als diese Voraussetzungen geschaffen wurden, konnte das Projekt effektiv vorangetrieben werden.
Der Schlüssel zur erfolgreichen Einführung: Onboarding und Schulung
Ein entscheidender Erfolgsfaktor war die intensive Begleitung während der Einführung. Statt ausschließlich auf digitale Formate zu setzen, wurde bewusst eine persönliche Begleitung in den Mittelpunkt des Projekts gestellt. Für die rund 180 Beschäftigten wurden intensive und individuell auf die Abteilungen zugeschnittene Schulungen durchgeführt und durch offene Sprechstunden ergänzt. Besonders wirkungsvoll war die direkte Unterstützung durch DAMPSOFT-Experten vor Ort, die den Arbeitsalltag während des Onboardings begleitet haben. Diese Nähe zum Anwender hat maßgeblich zur Vertrauensbildung und zu schneller Akzeptanz beigetragen. „Die Kollegen sind einfach durch die Abteilungen gegangen und haben gefragt: Was braucht ihr? Das war wirklich toll“, erinnert sich Dr. Tolsdorf.
Welche Effekte hat moderne Praxissoftware in der Zahnklinik erzielt?
Die Einführung des neuen Praxissystems hat die Universitätszahnklinik Witten/Herdecke in vielen Bereichen nachhaltig gestärkt und schnell konkrete Ergebnisse gezeigt – besonders in wirtschaftlicher Hinsicht. Für den Kaufmännischen Leiter Dr. Frank Tolsdorf ein besonderer Grund zur Freude:. „Die Software hat sich bereits nach einem Jahr refinanziert. Und neben der Wirtschaftlichkeit hat sich auch die Stabilität der Dokumentation deutlich verbessert.“ Auch Prozesse seien transparenter und nachvollziehbarer geworden. Ein weiterer wichtiger Effekt war die Anschlussfähigkeit an neue Technologien. Die Klinik ist nun in der Lage, weitere digitale Lösungen zu integrieren und kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Erfolgsfaktoren für die Einführung von Praxissoftware in der Zahnklinik
Aus den Erfahrungen lassen sich klare Erfolgsfaktoren ableiten. Besonders entscheidend sind eine klare Zieldefinition und eine starke Projektstruktur. Ebenso wichtig ist die Fähigkeit, die Organisation aktiv mitzunehmen. Veränderung muss erklärt, begleitet und moderiert werden. „Man muss die Leute mitnehmen – es reicht nicht, ihnen einfach ein System hinzustellen“, fasst Dir. Andrej Teterin, Head of Business Development & Strategy bei DAMPSOFT zusammen. Ergänzt durch realistische Planung, offene Kommunikation und die Auswahl eines Partners, der nicht nur technologisch, sondern auch kulturell passt, entsteht das perfekte Fundament für die Implementierung einer Praxissoftware bei komplexen Versorgungsstrukturen.
Fazit: Praxissoftware als strategischer Erfolgsfaktor
Die Einführung moderner Praxissoftware in der Zahnklinik ist ein komplexer, aber strategisch entscheidender Schritt. Die Zusammenarbeit mit der Universitätszahnklinik Witten/Herdecke zeigt, wie eine erfolgreiche Kooperation zwischen Softwareanbieter und Großklinik gelingen kann und dass der Erfolg nicht allein von der Technologie abhängt, sondern von der Art und Weise, wie der Veränderungsprozess gestaltet wird. „Am Ende geht es darum, gemeinsam besser zu werden“, fasst Dr. Tolsdorf zusammen. Seine Empfehlung: „Ziele müssen klar definiert werden. Es bedarf eines deutlichen Commitments der Führungsebene, transparenter Kommunikation sowie der Fähigkeit, auch herausfordernde Phasen auszuhalten. Schauen Sie sich die Softwarelösung in einer anderen Praxis an, sammeln Sie Eindrücke, prüfen Sie, welche Anpassungen für die eigenen Abläufe möglich sind. Kliniken, die diesen Ansatz verfolgen, schaffen nicht nur effizientere Prozesse, sondern legen den Grundstein für nachhaltige digitale Entwicklung.“
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